Den offensichtlichen Vorteilen der digitalen Buchhaltung stehen oft noch Bedenken bei der Datensicherheit und Gesetzeskonformität gegenüber – zu Unrecht. Die größten Herausforderungen bei der Umstellung können Sie in 5 Schritten abhaken.
1. Die richtige Buchhaltungssoftware finden
Technische Voraussetzung für das digitale Rechnungswesen ist eine passende Buchhaltungssoftware. Für jedes Budget, jede Branche und Unternehmensgröße bietet der Markt mittlerweile zugeschnittene Tools. Wenn Sie die Buchhaltung nicht nur papierlos, sondern auch „bürolos“ abwickeln möchten, bietet sich eine (cloudbasierte) Online-Lösung an, mit der Sie auch von mobilen Endgeräten jederzeit auf die Buchhaltungsdaten zugreifen können. Professionelle Anbieter integrieren entsprechende Sicherheits- und Verschlüsselungs-Mechanismen, um einen größtmöglichen Schutz der sensiblen Finanzdaten zu gewährleisten. 2. Funktionen vergleichen und Testphasen nutzen
Wie umfassend eine Software die Buchhaltung erleichtert, hängt von ihrem Funktionsumfang ab. Viele Tools unterstützen Sie nicht nur bei der Erstellung der Jahresabschlussbilanz und Vorbereitung der Steuererklärung, sondern können via Elster-Anbindung auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch ans Finanzamt schicken. Eine DATEV-Schnittstelle vereinfacht währenddessen die Kommunikation und den Informationsaustausch mit dem Steuerberater. Ebenso können Zahlungsein- und -ausgänge beim Online-Banking durch eine digitale Automatik verbucht werden. In jedem Fall lohnt es sich, die Funktionen unterschiedlicher Programme zu vergleichen und deren Handhabung bei kostenlosen Testphasen auszuprobieren.
3. Rechtliche Rahmenbedingungen im Blick behalten
4. Papierlos denken: Umstellung heißt Einarbeitung
Der größte Aufwand bei der Umstellung zur digitalen Buchhaltung betrifft Dokumente, die ursprünglich in Papierform vorliegen. Kontoauszüge, analoge Verträge, Rechnungen und Belege müssen für die digitale Archivierung eingescannt werden, was etwas Zeit beansprucht. Ebenso wird bei vielen Kollegen ein Umdenken in die rein digitalen Arbeitsprozesse erforderlich. Außerdem kann die Einarbeitung in das neue System durchaus etwas Geduld erfordern.
5. Den Steuerberater einbeziehen
Die Rücksprache und der Austausch mit dem Steuerberater bleiben auch bei der digitalen Buchhaltung unerlässlich. So gut wie jeder Finanzexperte nutzt mittlerweile selbst elektronische Lösungen und begrüßt es, wenn Unternehmen ihr Rechnungswesen ebenfalls digital managen. Eine ordnungsgemäße Buchführung kann auch dem Steuerberater Arbeit ersparen, was er im Gegenzug mit einem Preisnachlass honorieren könnte.
Mittlerweile sind sowohl technisch als auch rechtlich alle Hürden für das papierlose Büro ausgeräumt. Auf lange Sicht erweist sich die digitale Buchhaltung für Unternehmen jeder Größe und Branche als gewinnbringende Investition. Oder möchten Sie sich weiterhin mit Papierkram rumärgern?