Eine einfache und gleichzeitig auch ausgesprochen effektive Methode des Zeitmanagements ist es, zu Beginn des Arbeitstags seinen Tag zu planen. Wer maximal 10 Minuten Zeit investiert, um den bevorstehenden Tag zu strukturieren und zu planen, spart durchschnittlich eine volle Stunde Arbeitszeit. Ein ebenfalls leicht in den Arbeitsalltag integrierbares Mittel des Zeitmanagements ist es, sich Notizen zu machen. Was Sie sich notiert haben, brauchen Sie nicht im Kopf zu haben. So können Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren und fokussieren.
Neben der klassischen To-do-Liste ist auch die Not-to-do-Liste ein nützliches Tool. Entscheiden Sie mit nachfolgender Methode, welche Aufgaben Sie vernachlässigen und aus Ihrem Zeitplan streichen können:
Wichtiges von Unwichtigem trennen: Die Eisenhower-Methode
Sowohl Unternehmen als auch deren Mitarbeiter:innen profitieren von strukturellen Anpassungen. Effizienz bedeutet in der Regel nicht Über-, sondern vielmehr Entlastung. Mit einer optimierten Arbeitshaltung senken Sie die tatsächliche Arbeitszeit und erzielen bessere Ergebnisse. Eine echte Win-Win-Situation.
Eine Umfrage von Microsoft ergab, dass bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von durchschnittlich 45 Stunden etwa ein Drittel dieser Zeit unproduktiv bleibt. Dieser Wert zeigt, dass nur die wenigsten Menschen ihr Potenzial, effizient zu arbeiten, vollständig ausschöpfen.
Gerade in unserer modernen, stark vernetzten Gesellschaft führen viele Störfaktoren zu Ineffizienz am Arbeitsplatz. Smartphones, E-Mails und Social Media sorgen dafür, dass Menschen immer und überall erreichbar sind. Für die alltägliche Arbeit bedeutet diese Vernetzung zwar eine erleichterte Kommunikation, aber auch Ablenkung. Letztendlich entscheiden die eigene Arbeitshaltung und Disziplin, wie effizient Personen tatsächlich arbeiten. Die klassische Postkorb-Übung ist in jedem Fall eine gute Vorbereitung für Ihre Selbstorganisation: Das gilt für alle Informationen und Anfragen, die Sie auf unterschiedlichen Kanälen erreichen:
Ist etwas wichtig und dringend, gehört es auf Ihre persönliche Prioritäten-Liste nach oben.
Ist etwas wichtig, aber nicht dringend: Fragen Sie sich, ob es delegiert werden kann.
Unwichtig und nicht dringend: Solche Anliegen können Sie entweder als irrelevant abtun oder delegieren.
So strukturieren Sie mit der ALPEN-Methode den Tag
Die sogenannte ALPEN-Methode liefert Ihnen fünf Kategorien für Ihre Tagesplanung:
Aufgaben und Termine aufschreiben
Länge der Aktivitäten abschätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidung über Prioritäten
Nachkontrolle
Für welche Methode Sie sich entscheiden, bleibt Ihnen überlassen. Sämtliche Methoden haben jedoch ein gemeinsames Ziel: sie sollen mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag bringen. So nehmen Sie Ihre Aufgaben gezielter in Angriff, eliminieren zeitraubende Störfaktoren und können auf Dauer Zeit und Nerven sparen.
Die komplexe Variante: GTD
GTD (Getting Things Done) ist eine Methode des Selbstmanagements nach David Allen. Sie notieren hierbei sämtliche Aufgaben in einem Verwaltungssystem und bewerten diese nach Dringlichkeit. Diese Methode ist relativ komplex und wird eigens in Büchern und Schulungen vermittelt, um sie korrekt anzuwenden, weshalb wir sie hier nur erwähnen und nicht weiter ausführen.
Nutzen Sie Tools für Ihr Projektmanagement
Um Ihr Zeitmanagement in den Griff zu bekommen, gibt es viele Hilfsmittel wie Software für Organisation und Projektmanagement. Diese können Sie sowohl für die Teamarbeit als auch zur Selbstorganisation einsetzen. Einfache Browser-Tools wie etwa Trello sind gut dafür geeignet, um in Projekten grundlegend den Überblick zu behalten. Die sogenannten Boards können Sie mit anderen teilen, wenn Sie damit Ihre eigene Arbeit strukturieren oder die Teamarbeit koordinieren wollen.
Doch Trello kommt bei komplexerem Projektmanagement mit vielen Beteiligten schnell an seine Grenzen. In einem separaten Artikel haben wir für Sie weitere Tools für das Projektmanagement zusammengestellt. 
