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Screenshot des Google Workspace auf einem Notebook
Cloud & Hosting

Google Workspace: Cloudbasierte Google-Tools

Marcus Ladwig im PortraitMarcus Ladwig
Portrait von Dr. Lorenz SteinkeLorenz Steinke
26.06.2024
7 Min.

    Google Docs, Tabellen, Gmail, Google Meet und mehr unter einem Dach: Viele Unternehmen vertrauen derzeit auf die Tools von Googles. Doch ist Google Workspace wirklich so gut, wie der Suchmaschinenriese verspricht? Wir zeigen Ihnen, was im Paket alles enthalten ist, welche Stärken es hat und wo die Unterschiede zur Microsoft-Alternative liegen.

    Google Apps for Business, Google Apps for Work und G Suite: Die Liste der früheren Namen für das heutige Google Workspace-Produkt ist lang. Das Prinzip dahinter ist jedoch gleich geblieben: Business-Kunden:innen erhalten über ein monatliches Abonnement Zugriff auf jede Menge Google-Dienste unter einem Dach – teils mit erweiterten Funktionen gegenüber der Gratis-Variante und Zusatztools für die Administration.

    Das Prinzip des Cloud Computing und der Groupware (beziehungsweise der Collaboration Tools) ist dabei nicht unbedingt neu: Bekanntester Vertreter solcher Lösungen ist der Redmonder Software-Konzern Microsoft. Hier erhalten Sie im Rahmen einer Microsoft-365-Lizenz ebenfalls die aus der Office-Welt bekannten Produktivitäts-Tools in ihrer Cloud-Version, inklusive weiterer Kollaborations-Tools.

    Inhaltsverzeichnis

    Die Abrechnungsmodelle bei Google WorkspaceGoogle Workspace: Das ist alles enthaltenDer Google Workspace im Vergleich mit Microsoft 365Das Wichtigste zu Google Workspace in Kürze

    Die Abrechnungsmodelle bei Google Workspace

    Wer sich für Google Workspace entscheidet, hat nach einer 14-tägigen Probeversion für bis zu zehn Benutzer die Auswahl zwischen einem Jahres- oder Monatstarif. Die Abrechnung erfolgt pro Nutzer und es besteht die Möglichkeit, unbegrenzten Speicherplatz sowie den Online-„Tresor“ Google Apps Vault dazuzubuchen. Er bietet die Möglichkeit, Dateien und Informationen aus dem Workspace aufzubewahren, gezielt nach bestimmten Elementen zu suchen und das Arbeitsumfeld in einer Art Back-up-Lösung zu speichern.
    Derzeit existieren vier Varianten von Google Workspace:
    • In der Business-Starter-Version sind 30 Gigabyte Cloud-Speicher pro Nutzer:in sowie die Standard-Apps enthalten.
    • Die Business-Standard-Version ermöglicht bis zu 150 Teilnehmer:innen an Videokonferenzen, deren Aufzeichnung und zwei Terabyte Speicher pro Nutzer.
    • Die Business-Plus-Version bietet den erwähnten App-Tresor mit E-Discovery und Aufbewahrung, 500 Videokonferenz-Teilnehmer:innen und 5 Terabyte Speicherplatz pro Nutzer.
    • Bei der Enterprise-Variante, die nur über den Google-Vertrieb erhältlich ist, können sogar bis zu 1000 Teilnehmer:innen konferenieren und Sie können das 5 Terabyte-Limit per Einzelvereinbarung heraufsetzen. Außerdem erhalten Sie individuellen Support.
    Ähnlich wie bei Microsoft 365 Business existiert auch bei Google Workspace eine Education-Version, die für Bildungseinrichtungen kostenlos ist. Sie kann wie das reguläre Angebot auch durch kostenpflichtige, optionale Zusatzfunktionen ergänzt werden.
    Junge Geschäftsfrau telefoniert am Schreibtisch

    Unified Communications: Die Vorteile

    Mit UCC bündeln Sie alle relevanten Kommunikationsdienste und Medien in einer zentralen Plattform. Sprachtelefonie über Fest- oder Mobilnetz, Videokonferenzen, E-Mails oder Chats – Unified Communications-Lösungen machen es möglich.

    • Effizientere Kommunikation
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    Google Workspace: Das ist alles enthalten

    Im Google Workspace sind bereits in der Basisversion diese Apps enthalten: 
    • Gmail: E-Mails in einem Online-Interface oder alternativ via Outlook und Co. abrufen und versenden: Gmail ist das E-Mail-System von Google. Abwesenheitsnotizen sind ebenso möglich wie die Nutzung von externen E-Mail-Clients via POP3 und IMAP.
    • Google Apps Script: Programmieren Sie Minianwendungen zur Verwendung im Google Workspace. Die hier genutzte Skriptsprache ist relativ leicht zu erlernen und basiert auf JavaScript.
    • Google Calendar: Der Google-Online-Kalender ist nahtlos in Google Meet integriert und ähnlich wie andere Apps auf Android-Smartphones und Tablets bereits vorinstalliert.
    • Google Chat: Wer Teil des Google Workspace ist, ist auch per Google Chat erreichbar. Es gibt auch einen Download-Client, der in Sekundenschnelle installiert ist.
    • Google Docs: Die Google-Version einer Textverarbeitung ist ähnlich aufgebaut wie das Vorbild Microsoft Word und bietet die Online-Zusammenarbeit mit mehreren Nutzern an.
    • Google Drive: Im Online-Speicher Google Drive legen Sie Dokumente ab und können von jedem Ort der Welt aus online auf diese zugreifen.
    • Google Forms: Mit selbst erstellten Umfragen können Sie herausfinden, wie Ihre Mitarbeiter:innen oder Ihre Zielgruppe über bestimmte Sachverhalte denken.
    • Google Keep: Erstellen Sie Text-, Sprach- oder Bildnotizen in Kurzform und teilen Sie diese mit Kolleg:innen. Auch das gemeinsame Bearbeiten ist möglich.
    • Google Meet: Die Videokonferenz-Lösung für Online-Meetings mit Chatfunktion unterstützt schon in der Basisvariante 100 gleichzeitige Teilnehmer:innen.
    • Google Sites: Erstellen Sie eigene Webseiten – entweder für den internen Gebrauch oder zur Veröffentlichung im Web.
    • Google Slides: Erstellen Sie Präsentationen ähnlich wie in PowerPoint, einschließlich Folienmaster und Import-/Export-Funktion.
    • Google Tabellen: Die Tabellenkalkulation (in vielen Google-Übersichten und -Verlinkungen unter seinem englischen Name Google Sheets zu finden) funktioniert ähnlich wie Microsoft Excel. Die App bietet allerdings deutlich mehr Kollaborationsfunktionen als ihr Microsoft-Pendant.

    (Erweiterte) Tools zur Administration des Google Workspace

    Zur Verwaltung (Administration) Ihrer Workspace-Lösung stehen weitere Tools zur Verfügung. Sie sind je nach gewähltem Preismodell komplett oder nur teilweise beziehungsweise in eingeschränkter Form enthalten:
    • Google Admin: Der:die Administrator:in Ihres Google Workspace nutzt dieses Dashboard-Tool, um beispielsweise Benutzer:innen hinzuzufügen, Geräte zu verwalten oder Sicherheitsfunktionen anzupassen.
    • Google Endpoint: Mitarbeiter:innen, die unterwegs auf Ihre Daten zugreifen, sollen dies auf sichere Art und Weise tun. Selbiges gilt, wenn mal Geräte abhanden kommen oder Sie das BYOD-Modell ("Bring Your Own Device") umsetzen wollen. Die Endpoint-Lösung sichert diese Fälle ab.
    • Google Vault: hierbei handelt es sich um eine Art Back-up-Lösung für Ihre Workspace-Daten. Diese umfasst sowohl die Sicherung von Drive-Dateien, als auch von Chat-Nachrichten und E-Mails.
    • Google Work Insights: Wie nutzt die Belegschaft Google Workspace im Alltag? Work Insights liefern Informationen auf Basis von Organisationseinheiten, Gruppen oder nach Hierarchievorgaben (beispielsweise für Abteilungsleiter:innen).
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    Einmal anmelden – alles nutzen

    Die Google-Workspace-Lösung enthält somit eine ganze Palette an nützlichen Produktivitäts-Tools. Das Praktische hierbei: Diese laufen grundsätzlich in der Cloud – eine lokale Installation entfällt. Einmal angemeldet, können Nutzer:innen auf sämtliche Dienste zugreifen, egal auf welchem Rechner und mit welchem Betriebssystem.
    Natürlich sind die Tools untereinander auch auf intelligente Weise verknüpft. In neuen Terminen, die Sie in der Calendar-Funktion erstellen, können Sie beispielsweise problemlos eine Google-Meet-Videokonferenz anlegen. In Google Tabellen oder Google Docs können Sie Nutzer:innen markieren, die dann eine E-Mail erhalten und zur Mitarbeit aufgefordert werden.
    Die Basis hierfür ist jeweils die Google-Workspace-Mailadresse, die (normalerweise) nicht wie sonst bei Google üblich auf @gmail.com lautet, sondern die Domain Ihres Unternehmens nutzt. So lassen sich die private und die berufliche Nutzung von Google-Diensten problemlos voneinander trennen.
    Mit Gemini hat auch Google ein Tool auf Basis künstlicher Intelligenz, das in Gmail, Docs und viele weitere Apps eingebunden ist. Es soll Sie bei automatisierbaren Standardaufgaben unterstützen.

    Der Google Workspace im Vergleich mit Microsoft 365

    Das Google-Angebot ist verlockend: Jede Menge Apps, mit denen Google sich bereits einen Namen gemacht hat wie Gmail, Meet und der Kalender stehen für zahlende Kund:innen in einer teilweise erweiterten, professionelleren Version zur Verfügung.
    Dazu gibt es Alternativen zu den gängigen Office-Tools. Außerdem erhält jeder Nutzer bereits in der Basisversion eine Menge Online-Speicherplatz zur eigenen Verwendung (in der Educational-Variante ist der Online-Speicherplatz unter den Nutzern aufgeteilt).
    Überraschend professionell kommen sowohl Google Docs als auch Google Tabellen daher. Beide Anwendungen stehen ihren Gegenstücken Word und Excel nur in wenigen Funktionen nach – die im Alltag sicher nicht jeder verwendet. Dafür legt Google mehr Wert auf Kollaborationsfunktionen.
    Etwas abgespeckt wirkt Google Slides: Wer PowerPoint professionell nutzt, wird mit Google Slides aufgrund des eingeschränkten Funktionsumfangs derzeit wohl nur bedingt glücklich.
    Hinzu kommt: Die gewöhnungsbedürftige Web-Oberfläche von Google Mail kann weder mit dem Funktionsumfang noch der Professionalität von Outlook mithalten – zumindest aber ist es möglich, Google Mails auch mit Outlook (oder anderen Mailprogrammen) abzurufen und zu versenden. Doch wenn Unternehmen am Ende beide Lösungen vorhalten müssen, lassen sich insgesamt betrachtet die Schwächen von Microsoft 365 wohl eher verschmerzen als die des Google Workspace.
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    Zwar ist Microsoft 365 in vielen Unternehmen immer noch erste Wahl. Doch Google Workspace bietet eine interessante Alternative, die insbesondere mit Kollaborationsfunktionen punktet. Beim Schreiben von E-Mails und bei den Grafikfunktionen sammelt hingegen Microsoft 365 mehr Punkte. Bei der Produktivität und beim Enterprise Social Networking wiederum spielen aus subjektiver Sicht weder der Google Chat noch Teams bislang ganz oben mit. Hier kann es beispielsweise sinnvoll sein, auf einen anderen Messenger wie Slack auszuweichen – der immerhin sowohl eine Integration mit Google Drive als auch mit OneDrive anbietet. Mit Google Gemini und Microsoft 365 Copilot haben beide Anbieter spannende KI-Assistenten im Portfolio, die laufend weiterentwickelt werden.
    Unser Fazit: Bei Google Workspace erhalten Sie eine flexible Lösung, die bereits in der Basisversion eine Menge Funktionen mitbringt. An den professionellen Funktionsumfang von Microsoft 365 reicht das Google-Angebot trotz teils überraschender Stärken in einzelnen Bereichen jedoch nicht heran.

    Das Wichtigste zu Google Workspace in Kürze

    • Neue Nutzer:innen von Google Workspace haben nach einer 14-tägigen Probeversion die Auswahl zwischen einem Jahres- oder Monatstarif.
    • Google Workspace enthält eine ganze Palette an nützlichen Produktivitäts-Tools. Diese laufen grundsätzlich in der Cloud.
    • Google Workspace gibt es auch als eine Education-Version, die für Bildungseinrichtungen kostenlos verfügbar ist.
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      # Tags:OfficeDigitalNew WorkMicrosoft 365Mobiles Arbeiten
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