Formatvorlagen in Word – Basis für einheitlichen Textstil
Die Verwendung der richtigen Formatierungen ist die Voraussetzung, damit Word Ihr Inhaltsverzeichnis korrekt erfassen kann. Standardmäßig basieren diese auf der sogenannten „normal.dotm”-Formatvorlage. Eine solche Vorlage legt Standard-Schriftgrößen und andere Texteigenschaften wie Absatzabstände und Schriftarten fest. Wenn Sie ein neues Dokument anlegen, stellt Word die Standardschriftart für Ihren Text beispielsweise zunächst auf „Calibri” in der Schriftgröße „11” (früher: „Arial”).
Sie können auch eigene Formatvorlagen anlegen, indem Sie die Standardvorlage anpassen und speichern:
- Klicken Sie dazu in der Menüleiste mit der rechten Maustaste beispielsweise auf „Überschrift 1” und wählen Sie „Ändern…”.
- Führen Sie nun die gewünschten Formatänderungen durch.
- Wählen Sie „Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente”, falls die Änderungen auch in späteren neuen Dokumenten zur Verfügung stehen sollen.
Sie können den Detailgrad Ihres Inhaltsverzeichnisses anpassen, indem Sie zunächst das Inhaltsverzeichnis anklicken und dann in der Menüleiste unter dem Menüpunkt „Referenzen” auf „Inhaltsverzeichnis | Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis…” klicken. Entscheiden Sie hier unter anderem, ob Sie Seitenzahlen anzeigen wollen, welche Füllzeichen verwendet werden und insbesondere, wie viele Ebenen der Gliederung (Voreinstellung: 3) Sie anzeigen möchten.
Auf diese Weise erleichtern Sie nicht nur Ihren Lesern den Überblick über Ihre Arbeit, sondern können auch selbst sehen, ob Ihr Dokument logisch und sinnvoll strukturiert ist.
Falls Sie Änderungsbedarf sehen, markieren Sie erneut Ihre jeweilige(n) Überschrift(en) und ändern Sie deren Formatierung, bis Sie zufrieden sind.
Wenn Sie die „Strg”-Taste gedrückt halten und eine Überschrift im Inhaltsverzeichnis anklicken, gelangen Sie direkt zur entsprechenden Stelle innerhalb des Dokuments.
Sollte Ihnen bei der Formatierung Ihres Dokuments die dritte (und vierte) Gliederungsebene, also die Überschriften 3 und 4, unter „Start | Formatvorlagen” nicht zur Verfügung stehen, erfahren Sie im Folgenden, wie Sie dieses Problem lösen: