Ein dienstliches Fahrtenbuch führen: Das sind Ihre Möglichkeiten
Ganz gleich, ob für ein Leasingfahrzeug, ein teilweise privat genutztes Firmenfahrzeug oder aus anderen Gründen: Wenn Sie ein korrektes Fahrtenbuch führen wollen, gibt es einiges zu beachten. Wir zeigen Ihnen, worauf es ankommt – und wie Sie den Prozess zu großen Teilen automatisieren können.
Kennen Sie das? Eigentlich führen Sie ein dienstliches Fahrtenbuch, doch manchmal geht der notwendige Eintrag nach einer Fahrt in der Hektik dann doch unter. Ihnen bleibt dann, wenn Sie sich an die zurückliegenden Fahrten nicht mehr erinnern können, unter Umständen nur noch der Wechsel in die Ein-Prozent-Regelung. Denn ein Fahrtenbuch, in dem Einträge fehlen, wird möglicherweise vom Finanzamt nicht anerkannt. Wie gut, dass Fahrtenbücher jetzt dank modernster Technik auch teilautomatisiert und vollelektronisch gepflegt werden können.
Inhaltsverzeichnis
Ein dienstliches Fahrtenbuch führen: Die Anforderungen
- Identifikation: Das amtliche Kennzeichen des verwendeten Fahrzeugs
- Kilometerstand: Hiermit wird die jährliche Fahrleistung ermittelt. Dazu wird der Kilometerstand vom 1.1. eines Jahres von dem Kilometerstand am 31.12. nach Fahrtende abgezogen.
- Zweck der Fahrt: Geben Sie an, welche Art von Fahrt Sie durchführen. Hier sind folgende Fahrtzwecke üblich:
- Betriebliche Fahrten: Diese Fahrten sind dienstlich veranlasst und hängen unmittelbar mit der Firmentätigkeit zusammen.
- Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Auch Ihre Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen als solche erfasst und ausgewiesen werden.
- Privatfahrten: Wenn Sie privat unterwegs sind, müssen Sie den Zweck der Fahrt nicht näher präzisieren. Es reicht hier die Angabe der gefahrenen Kilometer.
- Fahrten mit Bezug zu anderen Einkünften: Wenn Sie beispielsweise Vermieter sind und das Dienstfahrzeug zum Besuch eines von Ihnen betreuten Mietobjekts nutzen, sollten Sie dies separat aufführen.
- Fahrten bei doppelter Haushaltsführung: Sofern Sie einen doppelten Haushalt führen, sollten Sie Fahrten zwischen diesen beiden Orten ebenfalls als solche ausweisen.
- Betriebliche Fahrten: Diese Fahrten sind dienstlich veranlasst und hängen unmittelbar mit der Firmentätigkeit zusammen.
- Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Auch Ihre Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen als solche erfasst und ausgewiesen werden.
- Privatfahrten: Wenn Sie privat unterwegs sind, müssen Sie den Zweck der Fahrt nicht näher präzisieren. Es reicht hier die Angabe der gefahrenen Kilometer.
- Fahrten mit Bezug zu anderen Einkünften: Wenn Sie beispielsweise Vermieter sind und das Dienstfahrzeug zum Besuch eines von Ihnen betreuten Mietobjekts nutzen, sollten Sie dies separat aufführen.
- Fahrten bei doppelter Haushaltsführung: Sofern Sie einen doppelten Haushalt führen, sollten Sie Fahrten zwischen diesen beiden Orten ebenfalls als solche ausweisen.
- Betriebliche Fahrten: Diese Fahrten sind dienstlich veranlasst und hängen unmittelbar mit der Firmentätigkeit zusammen.
- Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Auch Ihre Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen als solche erfasst und ausgewiesen werden.
- Privatfahrten: Wenn Sie privat unterwegs sind, müssen Sie den Zweck der Fahrt nicht näher präzisieren. Es reicht hier die Angabe der gefahrenen Kilometer.
- Fahrten mit Bezug zu anderen Einkünften: Wenn Sie beispielsweise Vermieter sind und das Dienstfahrzeug zum Besuch eines von Ihnen betreuten Mietobjekts nutzen, sollten Sie dies separat aufführen.
- Fahrten bei doppelter Haushaltsführung: Sofern Sie einen doppelten Haushalt führen, sollten Sie Fahrten zwischen diesen beiden Orten ebenfalls als solche ausweisen.
- Betriebliche Fahrten: Diese Fahrten sind dienstlich veranlasst und hängen unmittelbar mit der Firmentätigkeit zusammen.
- Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Auch Ihre Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen als solche erfasst und ausgewiesen werden.
- Privatfahrten: Wenn Sie privat unterwegs sind, müssen Sie den Zweck der Fahrt nicht näher präzisieren. Es reicht hier die Angabe der gefahrenen Kilometer.
- Fahrten mit Bezug zu anderen Einkünften: Wenn Sie beispielsweise Vermieter sind und das Dienstfahrzeug zum Besuch eines von Ihnen betreuten Mietobjekts nutzen, sollten Sie dies separat aufführen.
- Fahrten bei doppelter Haushaltsführung: Sofern Sie einen doppelten Haushalt führen, sollten Sie Fahrten zwischen diesen beiden Orten ebenfalls als solche ausweisen.
- Datum und Kilometerstand zu Beginn der Fahrt sowie Startort (möglichst mit Straße, Hausnummer und Ort – Abkürzungen wie „Zh” für „Zuhause” bei häufigen Zielen sind zulässig).
- Datum und Kilometerstand zum Ende der Fahrt (beispielsweise bei Fahrten über Nacht) sowie Zielort.
- Reiseroute („über”): Hierdurch soll verhindert werden, dass Sie unnötige Umwege fahren.
- Kunde, Geschäftspartner oder Reisezweck: Machen Sie hier präzise Angaben zum Reisezweck oder besuchten Kunden, um die betriebliche Fahrt zu rechtfertigen.
Ein dienstliches Fahrtenbuch führen: Das sind die Möglichkeiten
Das Wichtigste über dienstliche Fahrtenbücher in Kürze
- Um ein Fahrtenbuch korrekt zu führen, müssen Sie für jede getätigte Fahrt einen Protokolleintrag vornehmen.
- Dieser muss sowohl Daten zu Fahrtantritt und -ende als auch gefahrene Kilometer, Reiseroute und (bei dienstlichen Fahrten) den Namen des besuchten Unternehmens oder Geschäftspartners beinhalten.
- Ein Fahrtenbuch, das nicht plausibel wirkt oder in dem Einträge fehlen, kann vom Finanzamt nachträglich abgelehnt werden.
- Viele der auf dem Markt angebotenen Fahrtenbuch-Apps erfüllen nicht vollumfänglich die gesetzlichen Anforderungen.
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