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Digitalisierung
Ein Public Viewing organisieren: Was ist zu beachten?
08.03.2024
10 Min.
Mit der Fußball-Europameisterschaft steht im Juni 2024 das nächste sportliche Großereignis in Deutschland vor der Tür. Für Firmen und deren Geschäftsfreund:innen ist dies eine willkommene Gelegenheit, das Teambuilding zu stärken und sich gastfreundlich zu zeigen. Aber auch als Gastronom:in können Sie sich darauf vorbereiten und ein Public Viewing in Ihren Räumlichkeiten anbieten. Damit das optimal gelingt und Sie nicht in eine rechtliche Falle tappen, sollten Sie sich entsprechend vorbereiten.
Gerade zur Fußball-WM oder -EM versammeln sich Tausende Menschen vor den Bildschirmen daheim oder beim Public Viewing an verschiedenen Orten. Vielleicht möchten Sie gerne das eine oder andere Spiel mit den Mitarbeiter:innen Ihrer Firma oder Ihrem Projektteam schauen? Auch Gastronom:innen winkt bei Public Viewings jede Menge Umsatz.
Wir zeigen Ihnen, auf was Sie bei der Übertragung einer Sportveranstaltung als Event in Ihrer Firma achten müssen. Darüber hinaus geben wir Ihnen Tipps, wie Ihnen eine optimale Live-Übertragung in der Gastronomie gelingt.
Inhaltsverzeichnis
Public Viewing als Firmenevent
Möchten Sie ein Sportereignis wie beispielsweise ein Fußballspiel bei der EM mit Ihrer Belegschaft oder darüber hinaus auch mit Geschäftsfreund:innen schauen, sollten Sie auf jeden Fall einige Dinge beachten. Ein gelungenes gemeinsames Public-Viewing-Event kann zum Teambuilding beitragen und die Bindung der Mitarbeiter:innen an Ihr Unternehmen stärken. Je nach Firmengröße reicht es aus diesem Grund nicht, einfach einen Fernseher und eine Kiste Getränke bereitzustellen.
Im Folgenden finden Sie einige Hinweise, mit denen Sie eine gelungene Veranstaltung planen und durchführen können. Alternativ können Sie auch gemeinsam im Team ein Public-Viewing-Event in einer Gaststätte oder an einem öffentlichen Ort besuchen. Doch auch hier sollten Sie sich im Vorfeld Gedanken über Zielsetzung, mögliche Teilnehmer:innen, die konkrete Durchführung und die örtlichen Gegebenheiten machen.
Kommunikation im Vorfeld
Planen Sie ein Public Viewing mit Ihrer Belegschaft, bewerben Sie es in Ihrem Unternehmen entsprechend. Machen Sie bereits im Vorfeld klar, dass es sich nicht um eine Pflichtveranstaltung handelt. Viele Menschen interessieren sich nicht für Sport oder möchten ihre private Zeit nicht mit ihren Kolleg:innen verbringen. Respektieren Sie das. Teilen Sie darüber hinaus Personen, die zu der Veranstaltung kommen möchten, mit, dass es sich dabei nicht um bezahlte Arbeitszeit handelt, falls es sich um ein internes Event handelt. Soll die Veranstaltung hingegen zu Marketingzwecken mit externen Gästen dienen, handelt es sich um eine offiziell abzurechnende Firmenveranstaltung.
Geschäftspartner:innen
Sollten Gäste teilnehmen, die von außerhalb der Firma stammen, gilt es besonders aufzupassen. Hier geht es neben der Geselligkeit vor allem um den Eindruck, den Ihr Unternehmen vermittelt. Mit der Art der Veranstaltung geben Sie sozusagen eine Visitenkarte Ihrer Firma ab, die erheblichen Einfluss darauf haben kann, wie diese Personen Ihrem Unternehmen künftig begegnen.
Achten Sie vor allem bei Teilnehmer:innen aus anderen Kulturkreisen auf deren Gewohnheiten. Verzichten Sie im Zweifelsfall auf ein Angebot alkoholischer Getränke und besprechen Sie vorab mit Ihren Mitarbeiter:innen, welcher Eindruck bei anwesenden externen Personen hinterlassen werden soll, etwa wenn eine Geschäftsanbahnung bevorsteht.
Begrüßung
Geben Sie dem Public Viewing einen offiziellen Rahmen, etwa durch eine kurze Begrüßung. Diese sollte ungezwungen und in lockerem Ton erfolgen, aber auch deutlich machen, dass sich die Anwesenden auf einer Firmenveranstaltung und nicht im privaten Umfeld befinden.
Technik
Stellen Sie vorab sicher, dass die Technik funktioniert. Testen Sie die eingesetzte Hardware wie Smart-TV, Mobilgeräte oder Beamer, prüfen Sie die Verkabelungen, den Ton und die Internetverbindung. Bei letzterer kommt es darauf an, ob Sie das ohnehin vorhandene Internet in Ihrer Firma nutzen oder beispielsweise eine Außenveranstaltung mithilfe des 5G-Netzes durchführen möchten. Starten Sie die Übertragung rechtzeitig, um auf eventuelle Probleme kurz vor dem Event reagieren zu können.
Verpflegung
Stellen Sie sicher, dass genügend Essen und Trinken für die Anwesenden bereitsteht. Mit Sicherheit erwartet niemand ein mehrgängiges Menü, meist reichen bei einer firmeninternen Veranstaltung kleine Snacks und etwas zum Knabbern. Bieten Sie ausreichende Mengen und gegebenenfalls zum Event passende Dinge an, etwas Bratwurst bei einem Fußballspiel oder Hamburger beim Superbowl. Beachten Sie auch etwaige Speisegebote und stellen Sie vegetarische beziehungsweise vegane Alternativen bereit. Fragen Sie eventuelle Unverträglichkeiten im Vorfeld ab und besprechen Sie diese individuell mit Ihren Mitarbeiter:innen. Auf diese Weise fühlen sich diese ernstgenommen und berücksichtigt.
Alkohol
Klären Sie im Vorfeld, inwieweit Alkohol beim Public Viewing erwünscht ist. Beim gemeinsamen Fußballschauen gehört für viele Fans zum Beispiel Bier unbedingt dazu. Stellen Sie dieses sowie nichtalkoholische Erfrischungsgetränke bereit und klären Sie darüber hinaus ab, dass Alkoholkonsum weder Pflicht noch in exzessivem Maße erwünscht ist.
Public Viewing in der Gastronomie
Sind Sie hingegen Gastronom:in müssen Sie weitere Dinge bedenken. Ein erfolgreich durchgeführtes Event kann Ihnen erhebliche Umsätze bescheren, wenn Sie dabei einige wichtige Dinge beachten. Bei uns finden Sie wichtige Tipps dafür, dass Ihr Public Viewing ein Erfolg wird.
Tipp #1: Schaffen Sie Platz für Ihre Zuschauer:innen
Überlegen Sie zunächst, welche Bereiche Sie im verfügbaren Gastraum so abteilen können, dass sich andere Besucher:innen Ihres Lokals oder beispielsweise Anwohner:innen, die nicht Fußball schauen wollen, nicht gestört fühlen. Falls Sie diese Aufteilung nicht vornehmen können oder wollen, sollten Sie im Vorfeld dafür sorgen, dass Ihr TV-Gerät im gesamten Gastraum bestens einsehbar ist – oder Sie zusätzliche Geräte beziehungsweise einen Beamer und eine Leinwand organisieren.
Anschließend sollten Sie prüfen, ob es nicht sinnvoll ist, die Anzahl der Tische zugunsten von mehr Sitz- oder gar Stehmöglichkeiten zu reduzieren. Gleiches gilt für Ihren Außenbereich: Schaffen Sie Platz für den Beamer und die Leinwand oder einen entsprechend großen Fernseher und sorgen Sie dafür, dass beides überdacht und sicher vor Wind und Wetter geschützt steht. Einen leichten Schauer werden Ihre Gäste vielleicht verkraften – die teure Elektronik zur Übertragung jedoch möglicherweise nicht.
Tipp #2: Testen Sie die Übertragung auf Beamer und Leinwand im Vorfeld
Großereignisse wie die Fußball-EM werden normalerweise auf verschiedenen Wegen übertragen: Im Free-TV sind dies meist die beiden öffentlich-rechtlichen Sender ARD und ZDF, die sich – im Falle von WM und EM – mit der Berichterstattung jeweils abwechseln. Doch auch im Internet werden viele Spiele und Ereignisse live und in voller Länge übertragen. Die entsprechenden Webseiten hierzu sind sportschau.de und sportstudio.de.
Bei einem terrestrischen TV-Anschluss (also der Übertragung aus dem Free-TV) sollten Sie vorab prüfen, ob Sie zusätzliche Kabel verlegen müssen und ob beispielsweise Splitter und Verstärker zum Einsatz kommen müssen. Bauen Sie die gesamte Anlage im Vorfeld auf und testen Sie sie. Nur so können Sie eventuelle Probleme rechtzeitig erkennen und beheben – und nicht erst, wenn Ihre Gäste da sind.
Mit einem schnellen Internetanschluss von Vodafone können Sie die Spiele alternativ auch via Internet streamen. Alles was Sie dazu prinzipiell benötigen, sind ein Smart-TV mit der entsprechenden App oder ein aktuelles Smartphone. Mit einem einem oder mehreren Chromecast-Adaptern (Android) oder AppleTV-Geräten (iPhone und Co.) bringen Sie da Bild vom Mobilgerät auf den Fernseher. Rufen Sie vor Beginn der Spiele das Streamingangebot der Anbieter auf und testen Sie sicherheitshalber, ob die Übertragung einwandfrei auf dem TV zu sehen ist.
Tipp #3: Sorgen Sie für ausreichend Personal
Die Anzahl an Gästen dürfte in Ihrem Lokal wie bereits erwähnt während Großereignissen höher ausfallen als im regulären Betrieb. Sorgen Sie also dafür, dass Sie im Fall der Fälle auf spontane Einsatzkräfte zurückgreifen können – und passen Sie den vorhandenen Schichtplan rechtzeitig und entsprechend an. Da der Zeitraum, in dem das Public Viewing stattfindet, für Ihr Personal vermutlich zusätzlichen Stress wegen durstiger und hungriger Gäste bedeutet, sollten Sie ihnen danach eventuell längere Auszeiten gönnen als sonst – oder über Zulagen nachdenken.
Tipp #4: Sorgen Sie für ein passendes gastronomisches Angebot
Auch bei den Speisen und Getränken kann ein reduziertes und auf die Bedürfnisse von Sportfans zugeschnittenes Angebot sinnvoll sein. Während der Übertragungen bestellen Gäste aller Voraussicht nach vor allem Bier, alkoholfreie Erfrischungsgetränke und Wasser – bevorraten Sie sich also entsprechend. Für die Speisen gilt wiederum: Weniger ist mehr. Je schneller die Gerichte zubereitet werden können, desto glücklicher die Gäste.
Ob Sie eine Bewirtung am Platz durchführen wollen und können, hängt natürlich von den Gegebenheiten bei Ihnen vor Ort ab. Ein Fünf-Gänge-Menü mit korrespondierenden Weinen wird vermutlich niemand erwarten, weshalb Sie und Ihre Gäste häufig mit schnellen Gerichten und Imbissen wie Bratwurst und Pommes oder vegetarischen Alternativen bestens bedient sind.
Tipp #5: Besorgen Sie sich die notwendigen Genehmigungen
Das sogenannte Public Viewing ist nicht einfach nur ein gesellschaftliches Phänomen – es handelt sich inzwischen um eine Klassifizierung für ein Event, das möglicherweise eine Anmeldepflicht nach sich zieht. Dies beinhaltet im Falle von Fußball-EM und WM laut FIFA-Reglements grundsätzlich jede Veranstaltung, bei der eine Übertragung „für ein Publikum zur Verfügung gestellt wird“ und zwar „an einem anderen Ort als in privaten Wohnräumen“.
Ob Ihre Veranstaltung nun genehmigungspflichtig ist oder nicht, hängt unter anderem davon ab, ob Sie zusätzlich zum normalen Betrieb Sponsoringaktionen durchführen und ob Sie Eintrittsgeld für die Übertragung der Spiele verlangen. In diesem Fall (und möglichen weiteren Fällen) müssen Sie Ihre Veranstaltung bei der UEFA (EM) oder FIFA (WM) anmelden. Für Kino- und Theatersäle sowie Veranstaltungen mit mehr als 5.000 erwarteten Teilnehmer:innen gelten wiederum andere Regelungen.
Außerdem sollten Sie die GEMA-Regulierungen beachten: Sofern Sie extra für die Veranstaltung, egal für welches Ereignis, zusätzliche Geräte aufstellen und diese nicht über Ihre vorhandene GEMA-Anmeldung abgedeckt sind, benötigen Sie eine zusätzliche Lizenz. Näheres dazu finden Sie auf der GEMA-Webseite.
Eine weitere Genehmigung benötigen Sie eventuell für die Durchführung einer Veranstaltung, die nicht im Rahmen Ihres normalen Gaststättenbetriebs stattfindet. Diese erteilt Ihnen bei rechtzeitiger Einreichung das zuständige Ordnungsamt, das auch etwaige Auflagen festlegt. Beim Lärmschutz hingegen sind die Bestimmungen im Falle der Fußball-Großereignisse etwas lockerer: Finden Spiele nach 22 Uhr statt, ist deren Übertragung auch im Außenbereich trotz des zu erwartenden Lärms grundsätzlich gestattet.
Tipp #6: Bewerben Sie Ihre Veranstaltung
Gerade als Gastronom:in halten Sie passend zur Art des Ereignisses wahrscheinlich ein spezielles Angebot bereit, beziehungsweise, Sie sollten dies tun. Damit Sie tatsächlich auch von ihren potenziellen Gästen wahrgenommen werden, ist eine Bewerbung Ihrer Übertragungstermine im Vorfeld fast schon Pflicht.
Stellen Sie also rechtzeitig Schilder auf, aus denen hervorgeht, welche Spiele oder Ereignisse Sie übertragen werden. Außerdem empfehlen wir Ihnen das Anlegen von Veranstaltungen auf Social-Media-Portalen einschließlich Zeit und Ort der Übertragung.
Ein Public Viewing organisieren: Das Wichtigste in Kürze
- Ein gelungenes gemeinsames Public-Viewing-Event in der Firma kann zum Teambuilding beitragen und die Bindung der Mitarbeiter:innen an Ihr Unternehmen stärken.
- Achten Sie auf eine klare Kommunikation im Vorfeld: Unterscheiden Sie zwischen einem Event als interne Firmenveranstaltung und einem Public-Viewing-Event zu Marketingzwecken. Darunter fällt auch, ob die Veranstaltung zur Arbeitszeit zählt oder nicht.
- Nehmen Sie Rücksicht auf mögliche anwesende Geschäftspartner:innen und fragen Sie die gewünschte Verpflegung sowie mögliche Speisegebote ab. Klären Sie, ob und inwieweit Alkohol konsumiert werden darf.
- Richten Sie ein Public Viewing als Gastronom:in aus, sollten Sie zunächst für ausreichende Platzverhältnisse und den Schutz vor Wind und Wetter sorgen.
- Prüfen Sie sowohl in Ihrem Unternehmen als auch in der Gastronomie die eingesetzte Technik und passen Sie diese im Vorfeld gegebenenfalls an, etwa durch einen schnelleren Internetanschluss oder einen GigaCube 5G, falls Ihr WLAN für draußen nicht ausreicht.
- Sorgen Sie für ausreichend Personal und ein passendes gastronomisches Angebot für Ihre Gäste. Besorgen Sie sich darüber hinasus bei einer größeren Veranstaltung die entsprechenden Genehmigungen bei den Behörden.
08.03.2024
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