Der Monitor eines Notebooks mit der Ansicht des Programms Microsoft Outlook zur Einrichtung einer Signatur
Digitalisierung

Outlook: So ändern Sie die Signatur richtig

Name, Firma, E-Mail-Adresse und Telefonnummer - die Angabe einer ordnungsgemäßen Signatur in geschäftlichen E-Mails ist seit vielen Jahren verpflichtend. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in Microsoft Outlook sowohl in der App als auch im Browser eine Standardsignatur für Ihre Korrespondenz einrichten und ändern – und was diese enthalten muss.

Es ist ein weitverbreitetes Missverständnis, doch Ihr Name und der Ihrer Firma allein reichen nicht aus: Wenn Sie Rechtssicherheit bei der Einrichtung Ihrer geschäftlichen Signatur erreichen wollen, müssen Sie weitere Angaben machen. Sonst riskieren Sie kostenpflichtige Abmahnungen. In Microsoft 365 Business und Outlook haben Sie glücklicherweise die Möglichkeit, Ihre E-Mails automatisch mit einer solchen digitalen Absenderangabe zu versehen.

Wie Sie Ihre Outlook-Signatur ändern und wie Sie unterschiedliche Signaturen innerhalb eines E-Mail-Kontos verwenden, erfahren Sie in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis

Eine Signatur in Outlook erstellen oder einrichten: So funktioniert es

Um Ihre Signatur(en) in der Desktop-App von Microsoft Outlook anzulegen oder zu bearbeiten, wählen Sie zunächst „Neue E-Mail“. Dort gehen Sie in den Reiter „Nachricht“ – und es öffnet sich direkt darunter das entsprechende Menüband. Darin klicken Sie auf das Symbol für „Signatur“ bzw. darin auf „Signaturen“, sodass sich das Dialogfeld „Signaturen und Briefpapier“ öffnet. Dort sehen Sie bereits bestehende Signaturen, die dem entsprechenden E-Mail-Konto zugeordnet sind; und können auch eine neue Signatur anlegen.
Alternativ können Sie auch im Outlook-Menü „Datei | Optionen | E-Mail“ wählen. Dort finden Sie die Schaltfläche „Signaturen“, mit der Sie ebenfalls in das oben genannte Dialogfeld gelangen.
Hier können Sie nun mithilfe des „Neu”-Buttons eine neue Signatur für das aktuelle oder ein anderes mit Outlook verwaltetes Mailkonto anlegen. Vergeben Sie hier eine aussagekräftige Bezeichnung – speziell, wenn Sie vorhaben, mehrere verschiedene Signaturen zu verwenden. Dies kann der Fall sein, wenn Sie mehrere Rollen im Unternehmen haben oder verschiedene E-Mail-Konten in Outlook verwalten wollen.
Menü zur Bearbeitung von Signaturen in Microsoft Outlook
Hier legen Sie die Signatur in der Desktop-App von Microsoft Outlook an.
Erstellen Sie anschließend im untenstehenden Textfeld Ihre Signatur. Falls Ihr Arbeitgeber eine Vorgabe macht, kopieren Sie die Vorlage in das Textfeld und passen Sie Ihre persönlichen Daten an. Sofern es keine Vorgabe gibt, geben Sie Ihre Daten wie Name, Position und Telefonnummer ein. Welche weiteren Daten bei E-Mail-Signaturen verpflichtend sind, erfahren Sie im Folgenden.
Sie können Ihre Signatur mithilfe des Editors ähnlich wie in Word formatieren. Allgemein gilt jedoch: Weniger ist mehr, gerade in der geschäftlichen Korrespondenz. Eine übermäßig bunte oder aufwendig formatierte Signatur kann schnell unprofessionell wirken. Sollte es keine verbindliche Vorlage im Unternehmen geben, stimmen Sie Inhalt und Gestaltung in jedem Fall mit Ihrem Arbeitgeber ab.
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Eine Signatur in Outlook 365 im Web anlegen und bearbeiten

Sie können Ihre Signatur auch in Outlook 365 im Browser anlegen. Diese Version von Outlook steht für Sie bereit, wenn Sie ein persönliches Microsoft-Konto wie zum Beispiel ein Outlook.com- oder ein Hotmail.com-Konto besitzen. Ein solches erhalten Sie zum Beispiel bei der Registrierung von Windows.
Auch geschäftliche Accounts mit Microsoft 365 Business in der Basic-Lizenz greifen ausschließlich über die Web- und Mobilversion auf Outlook zu. Die Desktopversion steht erst ab der Lizenz Microsoft 365 Business Standard für Sie bereit.
Rufen Sie hierfür zunächst outlook.com auf und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-365-Konto an, sofern Sie nicht bereits eingeloggt sind. Klicken Sie anschließend rechts oben auf das Zahnradsymbol und wählen im nun erscheinenden Fenster den Menüpunkt „Konto“. Dort finden Sie den Bereich „Signaturen“.
Screenshot der Outlook-Einstellungen zu Signaturen auf einem Notebook-Monitor
Mittlerweile finden Sie die Signatur-Einstellungen im Menüpunkt „Konto“ – früher fanden sie sich unter „E-Mail“.
Hier haben Sie nun mehrere Möglichkeiten: Entweder erstellen Sie eine neue Signatur, indem Sie auf „+ Neue Signatur“ klicken; oder Sie benennen eine bestehende Signatur um, löschen sie oder bearbeiten sie im darunter liegenden Feld.
Im Bereich „Auswählen von Standardsignaturen“ legen Sie fest, ob die E-Mails des Kontos eine Signatur enthalten sollen. Falls Sie dies möchten, können Sie dabei unterscheiden, welche Signatur Sie beim Erstellen neuer Nachrichten und/oder beim Antworten auf oder Weiterleiten von Nachrichten verwenden möchten.
Wichtig: Bestätigen Sie nach erfolgter Anpassung das Dialogfenster unten rechts mit „Speichern“. Ihre Änderungen synchronisieren sich automatisch mit dem Outlook-Server und stehen anschließend auch in der Outlook-App für Desktopgeräte zur Verfügung.

Wie fügen Sie der Outlook-Signatur ein Logo oder Bild bei?

Sie können Ihrer Signatur ergänzend zu Ihren Textangaben auch ein Logo oder ein Bild beifügen. Dies können Sie tun, um der Signatur eine Optik zu verleihen, die zu der Ihres Unternehmens passt. In manchen Fällen ist dies sogar verpflichtend, lässt sich aber mittels des Imports einer zugewiesenen Signatur nicht umsetzen.
Um ein derartiges grafisches Element hinzuzufügen, gehen Sie wie oben beschrieben in das Menü zur Erstellung beziehungsweise Bearbeitung Ihrer Signatur. Dort finden Sie im Dialogfeld zur Bearbeitung Ihres Signaturtextes verschiedene Symbole, die Sie anklicken können.
Verwenden Sie in der Desktop-App das kleine Symbol rechts neben „Visitenkarte”, um das Logo Ihres Unternehmens einzufügen. In der Browser-Variante von Outlook 365 klicken Sie links unten im Menüband unter dem Textfeld ganz links auf das Bildsymbol. Achten Sie darauf, dass es nach dem Einfügen optisch mit der Signatur „harmoniert” und weder zu groß noch zu klein ist.
Tipp: Sofern Sie nicht nur Ihre Signatur, sondern auch das Aussehen Ihrer E-Mails festlegen wollen, haben Sie im Bereich „Persönliches Briefpapier” die Möglichkeit, für ausgehende E-Mails beispielsweise die Standardschriftart Ihres Unternehmens sowie bestimmte Designs und beliebige andere Schriftarten festzulegen.
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So verwenden Sie Ihre professionelle Signatur in der Praxis

Nachdem Sie Ihre Signatur angelegt haben, sollten Sie unter „Datei | Optionen | E-Mail | Signaturen…” festlegen, ob Outlook Ihre Signatur automatisch an „Neue Nachrichten” sowie beim „Antworten und Weiterleiten” anhängen soll (in diese eingefügt).
Wenn Sie in den beiden Feldern des Einstellungsdialogs für Signaturen „(Ohne)” auswählen, können Sie Ihre Signatur auch fallweise an Ihre E-Mails anhängen. Schreiben Sie hierzu zunächst Ihre E-Mail und wählen Sie dann oben aus der Menüleiste „Einfügen | Signatur” und anschließend Ihre erstellte Signatur aus. Outlook fügt diese nun automatisch an das Ende Ihrer E-Mail an.
Sie können für diese Fälle auch unterschiedliche Signaturen anlegen: beispielsweise eine lange Signatur mit allen relevanten Angaben für neue Nachrichten und eine verkürzte Form beim Antworten und Weiterleiten.
Übrigens: Sie können mit Outlook viel mehr machen als E-Mails zu schreiben. An anderer Stelle im V-Hub erklären wir Ihnen beispielsweise, wie Sie per Outlook Ihren Terminkalender führen.

Legen Sie eigene Signaturen für verschiedene Mailkonten fest

Wenn Sie mehrere Mailkonten in Outlook verwenden, können Sie für jedes Konto eine oder mehrere eigene Signaturen verwenden. Legen Sie dazu einfach so viele Signaturen an, wie Sie benötigen. Sie entscheiden dann, von welchem Konto Sie diese versenden und welche Signatur sie tragen soll.
Auch in diesem Fall können Sie Standards festlegen: Wählen Sie im Signaturdialog unter „Standardsignatur auswählen” zunächst das Mailkonto, um das es geht. Anschließend legen Sie darunter fest, welche Signatur bei „Neuen Nachrichten” sowie beim „Antworten und Weiterleiten” zum Einsatz kommen soll. Wenn Sie nun eine neue Nachricht erstellen und das Mailkonto ändern, ändert sich die Signatur automatisch mit.
Mit einer automatisch eingefügten Signatur haben Sie im E-Mail-Verkehr den wesentlichen Vorteil, dass Ihre E-Mail automatisch den rechtlichen Vorgaben entspricht, was die Anbieterkennzeichnung angeht. Außerdem sparen Sie Zeit, da Sie nicht jede E-Mail aufwändig mit den notwendigen Angaben versehen müssen.
Ebenfalls praktisch: Synchronisieren Sie Ihre Outlook-Kontakte zwischen verschiedenen Geräten.
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Gesetzliche Vorgaben für Signaturen: Das muss rein

Die Angaben in Ihrer E-Mail-Signatur sollten gewisse Mindestanforderungen erfüllen. Die wesentlichen Bestandteile einer rechtskonformen Signatur im Geschäftsverkehr sind ähnlich wie beim Impressum Ihrer Firmenwebseite:
  • Firmenname: die exakte Bezeichnung Ihrer Firma, so, wie sie im Handelsregister eingetragen ist, einschließlich der Rechtsform
  • Firmensitz: der Ort der Niederlassung, in der Sie arbeiten, oder der Sitz der Gesellschaft mit ladungsfähiger Anschrift (kein Postfach)
  • Gerichtsstandort: das zuständige Registergericht inklusive Handelsregisternummer, sofern vorhanden
  • Geschäftsführung bei einer GmbH: die Namen aller Geschäftsführer:innen sowie gegebenenfalls des:der Aufsichtsratsvorsitzenden, jeweils mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen
  • Haftung: bei einem Unternehmen, das nicht von einer natürlichen Person geführt wird, sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft
  • Bei Aktiengesellschaften: alle Vorstandsmitglieder sowie der:die Vorsitzende des Aufsichtsrats, jeweils mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
Für nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmer:innen galten bis 2009 die Vorschriften der Gewerbeordnung, die für eine E-Mail-Signatur ähnliche Angaben verlangten wie in Geschäftsbriefen. Diese Vorgaben wurden zwar inzwischen gestrichen – jedoch sollten Sie zur Sicherheit trotzdem Ihren Vor- und Zunamen sowie eine ladungsfähige Anschrift nennen und Angaben zu allen eventuellen Gesellschafter:innen machen.
Außerdem können und sollten Sie neben Ihrem eigenen Namen weitere Angaben hinzufügen, um möglichst leicht erreichbar zu sein:
  • Nennen Sie neben Ihrem Namen auch Ihre Abteilung und/oder Ihre Berufsbezeichnung, sofern relevant.
  • Geben Sie Ihre Telefonnummer möglichst im internationalen Format an, falls Sie ausländische Adressaten haben, und machen Sie Ihre Durchwahl beispielsweise mit einem Strich kenntlich.
  • Falls Sie ein Fax besitzen oder auf ein solches Zugriff haben, geben Sie dessen Nummer ebenfalls in diesem Format an.
  • Logo Ihres Unternehmens: In vielen Unternehmen gibt es zur Verwendung des Logos strenge Vorgaben, die in sogenannten Corporate-Design-Regeln festgelegt sind. Diese sollten Sie gegebenenfalls berücksichtigen.
  • Üblich sind zudem die Angabe der Website Ihres Unternehmens und eventueller Auftritte in sozialen Medien (je nach Branche).
Eine weitere gesetzliche Anforderung ist außerdem, dass die Signatur gut lesbar sein muss – wählen Sie also keine unleserliche oder zu kleine Schriftart.
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Darum ist eine professionelle Signatur sinnvoll

Ob Sie viele oder wenige E-Mails schreiben, ob Sie in einem kleinen oder großen Unternehmen arbeiten – eine professionelle Signatur ist auch abgesehen von Rechtsvorschriften im geschäftlichen E-Mail-Verkehr sinnvoll. Es sprechen drei wesentliche Gründe dafür, jeder E-Mail eine professionelle Signatur beizufügen:
  1. Kontaktinformationen: Mit der professionellen Signatur übermitteln Sie ausführliche Kontaktdaten, die abseits Ihrer E-Mail-Adresse wichtig sein können. Sei es die Telefonnummer Ihres Unternehmens, Ihre persönliche Durchwahl oder die Firmenwebsite – auch nach längeren Zeiträumen können geschäftliche Adressaten darauf zurückgreifen, um Sie oder Ihre Unternehmen zu kontaktieren.
  2. Seriosität: Eine professionelle E-Mail-Signatur mit beruflichen Kontaktinformationen und einer einheitlichen Corporate Identity unterstreicht Ihre persönliche Glaubwürdigkeit. Dies gilt besonders, wenn Sie erstmals mit einer Person E-Mail-Kontakt aufnehmen, die Sie und auch möglicherweise Ihr Unternehmen nicht kennt.
  3. Sicherheit: Eine professionelle E-Mail-Signatur zeigt den immer intelligenteren Spam-Filtern Ihrer Adressaten, dass es sich bei Ihrer E-Mail nicht um eine Spam-Mail, sondern um eine seriöse E-Mail handelt. Dies ist dann besonders wichtig, wenn Sie vielleicht individuelle und nicht übliche Domainnamen verwenden, die der Spamfilter irrtümlich aussortieren könnte.

Eine Signatur in Outlook erstellen: Das Wichtigste in Kürze

  • Sie können in Microsoft Outlook eine oder mehrere Signaturen für Ihre E-Mail-Adressen einrichten. Dies ist sowohl mit der Desktop-App als auch in der Browser-Version über Outlook.com bzw. innerhalb von Microsoft 365 Business möglich.
  • Ändern Sie etwas an Ihren Signaturen, synchronisiert Outlook diese für Ihren Account, so dass sie für alle Geräte wirksam sind, mit denen Sie Outlook verwenden.
  • Bei geschäftlichem E-Mail-Verkehr muss die Signatur je nach Rechtsform des Unternehmens bestimmte Informationen enthalten.
  • Nutzen Sie die Signatureinrichtung von Outlook, um je nach Bedarf verschiedene Signaturen für Ihre E-Mail-Konten einzurichten.
  • Achten Sie hierbei darauf, dass die Signatur sowohl den gesetzlichen Anforderungen entspricht als auch denen Ihres Unternehmens.
  • Eine professionelle E-Mail-Signatur ist sinnvoll, um Ihrer geschäftlichen Korrespondenz eindeutige Kontaktinformationen hinzuzufügen, Seriosität zu vermitteln und Spamfilter zu vermeiden.
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