So erstellen und nutzen Sie einen Outlook-Gruppenkalender

Einen Gruppenkalender erstellen

• Öffnen Sie zuerst in Outlook den Kalender: Der Button befindet sich oben links in der Symbolleiste neben Ihrer Ordnerstruktur unter dem Symbol für „E-Mail“.
• Danach klicken Sie auf den Reiter „Start” und in der angezeigten Symbolleiste auf „Hinzufügen“.
• Dort wählen Sie „Neuen leeren Kalender erstellen“.
• Geben Sie einen Namen für den gemeinsamen Kalender ein und bestätigen Sie das Eingabefeld mit „OK”. Ihr neu angelegter Kalender erscheint nun links unten unter „Meine Kalender”, zum Beispiel mit dem Namen „Teamkalender“.
• Davor oder danach können Sie für den Teamkalender eine neue Gruppe anlegen, wenn er nicht unter „Meine Kalender“ zu finden sein soll. Mit einem Rechtsklick auf „Meine Kalender“ erstellen Sie eine neue Kalendergruppe. Geben Sie dieser einen Namen und verschieben Sie danach Ihren neuen Teamkalender einfach per Drag&Drop in diese Gruppe.

Sie können Ihrer Kalendergruppe die Kalender weiterer Personen hinzufügen.

Kalender von anderen Personen hinzufügen

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kalendergruppe und dort auf „Kalender hinzufügen“.
• Hier können Sie wählen, ob Sie Kalender von Kontakten aus Ihrer persönlichen Kontaktliste, einem Adressbuch, einer Raumliste in Ihrem Unternehmensgebäude, dem Internet oder aus bereits für Sie freigegebenen Kalendern anderer Personen hinzufügen möchten.
• Wählen Sie diejenigen Personen oder Kalender, die Sie zum Gruppenkalender hinzufügen möchten und übernehmen Ihre Auswahl. Danach klicken Sie auf „OK“.
• Der Gruppenkalender ist nun aktiviert. Die Namen der Gruppenmitglieder finden Sie unter dem Namen Ihrer Kalendergruppe, also im sogenannten Ordnerbereich.
• Sie können die einzelnen Kalender Ihrer Gruppenmitglieder dort durch Setzen oder Löschen des Häkchens vor dem jeweiligen Namen ein- und ausblenden.

Farben anpassen

1. Wechseln Sie dazu zunächst wieder in das Kalendermenü von Outlook.
2. Klicken Sie auf den Reiter „Start“ in der Menüleiste.
3. In der geöffneten Symbolleiste gehen Sie dann ganz rechts auf „Teilen“. Hier finden Sie nun Ihre in Outlook verwalteten E-Mail-Ostfächer und darunter jeweils die Kalender, die diesen zugeordnet sind.
4. Wählen Sie hier Ihren Kalender, dessen Termine Sie mit anderen Personen teilen möchten – zum Beispiel den Kalender, in dem sich Ihre Geschäftstermine finden.
5. Hier öffnet sich das Menü „Eigenschaften“. Wählen Sie dort im Reiter „Berechtigungen“ per „Hinzufügen“ diejenigen Personen aus, mit denen Sie den Kalender teilen möchten.
6. Sie können diesen anschließend noch eine Berechtigungsstufe zuweisen, etwa dass sie nur Leserechte besitzen.

Sie können Ihren Kalender einfach für weitere Mitglieder freigeben.

1. Wechseln sie in das Kalendermenü.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, den Sie für andere Personen freigeben möchten. Alternativ erstellen Sie vorher einen leeren Kalender, den Sie zum Beispiel „Teamkalender“ nennen.
3. Wählen Sie „Teilen und Berechtigungen“ im Kontextmenü.
4. Geben Sie hier die E-Mail-Adressen ein, mit denen Sie den Kalender teilen möchten. Über den Exchange-Server sind alle Adressen erreichbar, die in Ihrem Unternehmen für Sie freigegeben sind.
5. Bestätigen Sie mit einem Klick auf „Freigeben“.

• Übersicht: Bei einem Gruppenkalender haben Sie jederzeit die individuellen Termine und verfügbaren Zeiten Ihrer Mitarbeiter:innen im Blick.
• Koordination: In einem Teamkalender können Sie Ihren individuellen Kalender mit dem des Teams abgleichen oder überlagern lassen.
• Verfügbarkeit: Sie können jederzeit Termine zu freien Zeiten eintragen, die Ihre Kolleg:innen in Echtzeit angezeigt bekommen.
• Projektorientierung: Sie können Kalender für einzelne Personen, Projektteams, Abteilungen oder das ganze Unternehmen erstellen und für den jeweiligen Personenkreis freigeben.
• Effizienz: Sie können Termine mit den jeweiligen Personen ohne großen Koordinationsaufwand festlegen und sparen damit Zeit und beugen Missverständnissen und Überschneidungen vor.
• Collaboration: Sie können den Gruppen- oder Teamkalender in Outlook als Bestandteil von Microsoft 365 Business einfach mit den weiteren Anwendungen der Suite kombinieren – allen voran natürlich mit Teams, indem Sie angesetzte Termine im Kalender direkt mit Links zu Video-Meetings verbinden.