Ohne einen realen Veranstaltungsraum voller Menschen, die zusammenkommen und sich austauschen, müssen Sie bereits vor Beginn des Events das Interesse wecken. Dabei ist eine spannende Agenda sehr hilfreich.
Ihre Agenda sollte bei potenziellen Teilnehmern Begeisterung und Neugier auslösen, sobald sie sie sehen. Dabei sollten Sie neben den wichtigsten Inhalten auch organisatorische Dinge bedenken und gegebenenfalls nennen. Dazu gehören:
Ein Zeitplan: Kein Vortrag sollte länger als 30 Minuten dauern.
Planen Sie Pausen ein und machen Sie genaue Vorgaben, wann die Teilnehmer wieder online sein sollen.
Überfrachten Sie Ihren virtuellen Event nicht. Wenn Sie viele Inhaltspunkte haben, sollten Sie die Veranstaltung auf mehrere Tage aufteilen.
Erwähnen Sie Besonderheiten bereits in der Agenda: Beispielsweise eine lockere Gestaltung mit interaktiven Inhalten wie ein Quiz, Umfragen und Schlagwortwolken.
Besprechen Sie im Vorfeld die Einsätze Ihrer Moderatoren. Selbst wenn dies erfahrene Redner sind, könnte Ihre Ideen des Vortrags für sie Neuland sein. Schauen Sie daher deren Präsentationen vorab mit ihnen durch, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Ton für Ihre Zielgruppe treffen und die interaktiven Tools problemlos verwenden können.
Tools wie Slido, AhaSlides oder Crowdpurr eignen sich ideal, um Ihre virtuelle Konferenz interaktiv zu gestalten. Damit können Sie die Veranstaltung mit einem Quiz auflockern und Umfragen durchführen. Je nach Funktionsumfang bieten die Tools noch andere Optionen, die Interaktion zwischen den Moderatoren und dem Publikum zu fördern. Sie ermöglichen es Ihnen auch, während des gesamten Events Feedback zu sammeln. Natürlich sollten Sie die Tools mit Testfragen vorab ausprobieren, um die Technik zu checken. Im Idealfall ermöglichen Sie vor dem Event auch Ihren Moderatoren einen Test, damit diese sich mit der Technik vertraut machen und ihnen so die Angst vor einer Live-Blamage genommen wird.