Microsoft Teams: So starten Sie schnell und effektiv

Welches Preismodell für wen?

• Gratisvariante: „Microsoft Teams kostenlos“ steht als Einsteigerversion für Einzelpersonen per Gratis-Lizenz zur Verfügung. Diese erlaubt unbegrenzt viele Gruppenbesprechungen bis zu 60 Min. Länge und mit bis zu 100 Teilnehmenden und hält 5 GB Cloudspeicher auf einem Basis-OneDrive vor. Aufzeichnungen von Besprechungen oder Transkripte sowie die Integration weiterer Apps sind damit leider nicht möglich.
• Microsoft Teams Essentials: Microsoft Teams Essentials ist eine Stand-alone-Lösung für Nutzer:innen, die keine Anwendungen der Microsoft 365 Suite brauchen. Teams Essentials bietet unbegrenzt viele Gruppenbesprechungen bis zu 30 Stunden Länge mit maximal 300 Teilnehmenden, 10 GB Cloudspeicher pro Lizenz sowie Nutzungsberichte, Support und weitere Funktionen.
• Businessvariante(n): In den drei Varianten Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium ist Teams standardmäßig mit 1 TB Speicherplatz enthalten und erlaubt Besprechungen mit bis zu 300 Personen sowie virtuelle Live-Ereignisse mit bis zu 20.000 Teilnehmer:innen. Je nach Variante sind weitere Office-365-Apps nahtlos in Teams integriert. Mit vorheriger Planung über das Microsoft 365 Live Event Assistance Programm sind Liveereignisse mit bis zu 100.000 Teilnehmer:innen möglich.

1. Chat: Sofortnachrichten für den Austausch in Einzel- oder Gruppenchats mit bis zu 300 Personen, inklusive Emojis, GIFs, Formatierungsoptionen und Hyperlinks.
2. Videokonferenzen: Virtuelle Meetings mit bis zu 300 Personen inklusive Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung, Breakout-Räumen und virtuellen Hintergründen.
3. Dateifreigabe: Teilen von und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in der Teams-App.
4. Telefonie: Telefongespräche – auch Gruppenanrufe – innerhalb einer Organisation über die Teams-App. Per Anrufplan bzw. Direct Routing oder Operator Connect sind auch Gespräche im öffentlichen Telefonnetz möglich.
5. Kanäle: Strukturierte Kommunikation und Organisation von Bereichen nach Themen oder Projekten. Wer keinen direkten Kontakt benötigt, kann über einen Newsfeed alle aktuellen Neuigkeiten rund um den eigenen Arbeitsbereich erhalten.
6. Apps und Integrationen: Nahtlose Verbindung mit Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint und mögliche Integration von mehr als 250 Drittanbieter-Apps wie Trello oder Evernote.
7. Aufgabenmanagement: Aufgaben zuweisen, visualisieren und verfolgen mithilfe der integrierten Planner-App sowie Microsoft To Do.
8. Kalender: Meetings und Termine im Gemeinschaftskalender übersichtlich planen und koordinieren, unterstützt durch den Terminplanungs-Assistent und die Statusanzeige von Kolleg:innen.
9. Berechtigungen: Sicheres Verwalten von Zugriffsrechten für Teammitglieder.
10. Mobilzugriff: Nutzung auf Desktop, Tablet und Smartphone.
11. Sicherheit: Verschlüsselungs- und Compliance-Tools zum Schutz von Daten und Kommunikation sowie automatische Filter für Spam und Schadsoftware.
12. Unterstützung durch Künstliche Intelligenz (KI): Nahtlose Integration von Microsoft Copilot, der Teams um Funktionen mit künstlicher Intelligenz (KI) erweitert, zum Beispiel um automatisch Gesprächsprotokolle zu erstellen.
13. Cloud Speicher: Hochgeladene Dateien allen Teilnehmer:innen zur Verfügung stellen.

• Geben Sie die URL „teams.microsoft.com“ ein. Es erscheint ein Anmeldefenster, in dem Sie sich mit Ihrer Unternehmensadresse oder Ihrem privaten Microsoft-Konto anmelden. Wenn Sie das zum ersten Mal machen, erhalten Sie anschließend eine Aufforderung zum Download der Teams-App. Dies ist nicht zwingend nötig, Sie könnten Teams auch als Web-App über den Browser nutzen, doch ist es zu empfehlen, denn die Desktop-App läuft in der Regel flüssiger als die Browser-Variante.
• In der Browser-Version finden Sie auf der linken Seite in der Hauptnavigation unten das Symbol für „Apps“. Laden Sie Teams von dort aus herunter.
• Installieren Sie nun die App und melden Sie sich mit Ihrer Unternehmensadresse oder gegebenenfalls dem privaten Microsoft-Konto erneut an.

• Gehen Sie nun in der Hauptnavigation links auf das Symbol für „Teams“. Es erscheint ein Dialogfenster mit den Auswahlmöglichkeiten "Einem Team mit einem Code beitreten“ und „Neues Team erstellen".
• Wählen Sie "Neues Team erstellen" aus.
• Geben Sie dem neuen Team einen Namen. Optional können zusätzlich auch eine Beschreibung eintragen. Hierfür können Sie eine Vorlage nutzen.
• Wählen Sie aus, ob das Team privat (nur auf Einladung) oder öffentlich (für alle in der Organisation zugänglich) sein soll.
• Fügen Sie Team-Mitglieder hinzu, indem Sie deren E-Mail-Adressen eingeben. Sie können auch Kontakte von Personen hinzufügen, die nicht zur Organisation gehören.

In Microsoft Teams können Sie einem Team beitreten oder ein eigenes Team gründen.

Nutzen Sie Vorlagen in Microsoft Teams zum Beispiel für das Onboarding von Mtarbeiter:innen.

• Standardmäßig hat jedes Team einen Kanal namens „Allgemein“.
• Um weitere Kanäle hinzuzufügen, klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Teamnamen und wählen Sie „Kanal hinzufügen“ aus.
• Geben Sie dem Kanal einen Namen wie zum Beispiel „Marketing“, „Verwaltung“, „Kampagne“. Meist beziehen sich die Namen auf einzelne Themen, Projekte oder Abteilungen.

• Klicken Sie nun in der linken Seitenleiste auf das Kalender-Symbol.
• Wählen Sie dort „Neues Ereignis“ aus und geben Sie die Details einer geplanten Besprechung ein, zum Beispiel Titel, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer:innen und Wiederholungstermine. Es gibt dort auch einen Button, über den Sie Eingeladene auffordern können, in Präsenz an einer Besprechung teilzunehmen.
• Versenden Sie die Einladung. Die Eingeladenen können den Besprechungstermin dann in ihrem Outlook-Kalender sehen und mit einer Zu- oder Absage antworten. Dies ist auch aus anderen Kalender-Apps möglich, sobald der Termin importiert wurde.

Microsoft Teams sorgt für mehr Übersicht und Effizienz in der Zusammenarbeit.

• Sie können in jedem Kanal Dateien mit den Teammitgliedern teilen. Hierzu klicken Sie auf „Dateien“ im oberen Menü des Kanals und laden die Dateien hoch.
• Teammitglieder können die Dateien anschließend innerhalb von Teams öffnen, bearbeiten und kommentieren.

• Klicken Sie auf die drei Punkte in der linken Seitenleiste und geben Sie in die Sucheingabe den Namen der App ein, die Sie integrieren möchten, zum Beispiel Asana oder SAP S7vHANA. Wählen Sie aus der angezeigten Liste die gewünscht App aus.
• Es erscheint ein Dialogfenster. Klicken Sie dort auf „Verwendung der App beginnen“. Nun können Sie diese App innerhalb von Teams nutzen.

Die Auswahl an Apps, die Sie in Microsoft Teams integrieren können, ist sehr groß.

• Gehen Sie nun links in der Seitenleiste auf das Administrator-Icon.
• Es öffnet sich ein Dashboard mit verschiedenen Optionen zum Verwalten von Lizenzen, Benutzer:innen, Besprechungseinstellungen und mehr. Dort können Sie verschiedene Details festlegen, zum Beispiel ob Teammitglieder zu Online-Besprechungen automatisch zugelassen werden oder bis zum Start im Wartebereich bleiben müssen.

Die übersichtliche Oberfläche von MS Teams vereinfacht die Verwaltung für Adminstrator:innen.

• (Team-)Besitzer:innen: Die Gruppenbesitzer:innen sind verantwortlich für die Zusammenstellung der einzelnen Teams, fungieren als Administrator:innen und können sämtliche Einstellungen bearbeiten. Außerdem können sie andere Mitglieder zu Besitzer:innen ernennen, um bestimmte Aufgaben und Zuständigkeiten mit ihnen zu teilen.
• Mitglieder: Alle aktiven Team-Mitglieder können Kanäle hinzufügen oder umbenennen und auch zum Beispiel Registerkarten oder Bots hinzufügen.
• Gäste: Gelegentliche Team-Mitglieder haben abgesehen von der Teilnahme an den Besprechungen keine der beschriebenen Rechte.

Telefongespräche im Unternehmen und ins öffentliche Netz können Sie direkt über MS Teams führen.

Sofortige Besprechung aus dem Kalender starten:

1. Navigieren Sie links in der Seitenleiste zum Kalender-Icon.
2. Wählen Sie oben in der Menüleiste „Jetzt besprechen“ aus. Vergeben Sie für die Besprechung einen Namen. Wählen Sie „Link zur Freigabe abrufen“ aus, um den Link mit den gewünschten Teilnehmer:innen zu teilen.
3. Klicken Sie nun auf „Besprechung beginnen“. Sobald sich die Eingeladenen über den Link eingeloggt haben, kann die Besprechung losgehen. Eine Besprechung per Schnellstart ist als Video-Call angelegt, doch die Teilnehmer:innen haben die Möglichkeit sich nur über das Audiosignal zu beteiligen, wenn Sie die Kamera einfach ausgeschaltet lassen. Alternativ können sie sich per Telefon in das Video-Meeting einwählen.

1. Microsoft Teams-Hilfe und -Learning: Die produktbezogenen Support-Seiten von Microsoft sind eine gute Informationsquelle für Teams-Nutzer:innen; sie finden dort detaillierte Anleitungen und Videos zu allen Teams-Features. Auch Chats mit Expert:innen sind möglich.
2. YouTube-Kanal von Microsoft Teams: In mehr als 200 aktuellen Videos gibt der offizielle Microsoft Teams Kanal Nutzer:innen viele Anwendungsbeispiele und Bedienungsanleitungen (jedoch nur auf Englisch).
3. Microsoft Support: Der allgemeine Microsoft Support ermöglicht in der Regel einen schnellen, direkten Kontakt zu spezialisierten Support-Mitarbeitenden für Teams.
4. Microsoft Community-Foren: Wertvolle Tipps aus der Praxis und Antworten auf häufig gestellte und individuelle Fragen gibt es kostenlos online über die Microsoft Community-Foren. Hier beraten sich User:innen gegenseitig – auf dem schnellen Weg.
5. Vodafone Support für Microsoft Office 365: Während der Geschäftszeiten erreichen Sie unsere Support-Mitarbeitenden und können mit ihnen technische (Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr) und kaufmännische Fragen (Montag bis Donnerstag von 8 bis 17 Uhr) rund um Microsoft Teams direkt klären.