Am Anfang eines jeden Workshops, Seminars oder einer Online-Konferenz steht natürlich die Vorbereitung. Diese sollte mit etwas Vorlauf stattfinden, etwa zwei Wochen vor dem eigentlichen Termin. Und auch wenn Sie sich zum Zeitpunkt des Workshops vermutlich alleine oder zusammen mit Ihrer Kamera-Regie im Raum aufhalten: Ihre Teilnehmer sind durchaus real und lauschen gespannt Ihren Ausführungen. Umso wichtiger ist es, dass Sie gut vorbereitet sind und die Besonderheiten der Online-Welt nicht aus den Augen verlieren.
Überfordern Sie Ihre Teilnehmer nicht mit Workshop-Marathons
Bei der Gestaltung Ihres Online-Workshops sind aufgrund des besonderen Mediums und der fehlenden Präsenz vor Ort bestimmte Dinge zu beachten. Insbesondere der zeitliche Ablauf ist von besonderer Bedeutung. Ganztägige Workshops sind hier meist nicht der richtige Weg, da viele Teilnehmer für eine Online-Veranstaltung ungern einen ganzen Tag einplanen. Ein solcher Workshop sollte somit selten länger als vier Stunden dauern – und im Zweifel über mehrere Tage verteilt stattfinden. Der Richtwert von maximal vier Stunden schließt Pausen bereits mit ein – von denen Sie genau wie in einer „realen” Veranstaltung reichlich einplanen sollten.
Stellen Sie alle notwendigen Hintergrundinfos vorab bereit
Ihre Zeit ist genau wie die Ihrer Teilnehmer kostbar. Sie möchten diese sicher nicht damit vergeuden, dass Teilnehmer während des eigentlichen Workshops Hintergrundinformationen lesen. Fügen Sie Ihrer Einladung daher bereits Informationen bei, welche die Teilnehmer für ihre eigene Vorbereitung nutzen sollen. Formulieren Sie in der Einladung deutlich, welche Kenntnisse bei der Veranstaltung vorausgesetzt werden. Auf diese Weise können Sie zu Beginn des Workshops gleich loslegen und auf einem gemeinsamen Wissensstand aufbauen.
Laden Sie den richtigen Mix an Personen und Persönlichkeiten ein
Virtuelle Workshops, insbesondere solche mit dem Ziel der Ideenentwicklung, benötigen die richtige Balance von Charakteren, um produktiv zu sein und am Ende greifbare Ergebnisse zu erzielen.
Denken Sie daher nicht nur an die „naheliegenden” Teilnehmer. Vermeintlich plausible und interessante Ideen müssen stets aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet und natürlich hinterfragt werden. Es kann sich auszahlen, Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen einzuladen, um möglichst viele verschiedene Perspektiven zu hören.
Versuchen Sie dabei auch, eine Vielzahl verschiedener Persönlichkeitstypen einzubeziehen. Zum Beispiel können einfühlsame Menschen Probleme gut aus Kundensicht durchdenken. Datengesteuerte Menschen hingegen bieten meist objektivere und logischere Lösungen an.
konsequent
Wenn Sie einen virtuellen Workshop oder ein Seminar durchführen, ist kaum etwas ärgerlicher, als wenn mittendrin die Technik streikt. Das ist zwar auch im realen Konferenzraum ärgerlich, aber Online funktioniert dann gar nichts mehr. Wenn Sie Ihre Teilnehmer plötzlich nicht mehr sehen und hören (oder umgekehrt), können Sie nicht auf deren mögliches Fachwissen oder jemanden „aus der Technik” im Raum nebenan zurückgreifen. Im schlimmsten Fall können Sie nicht einmal mehr um Geduld bitten und Ihre Teilnehmer haben sich längst ausgeklinkt, wenn Sie wieder live sind.
Folgende Tools sind für die Durchführung einer Online-Veranstaltung sozusagen das Pflichtprogramm:
Ein Online-Kalender (wie Google Kalender oder Outlook)
Überlassen Sie besser nichts dem Zufall – wenn Sie eines der Tools zum ersten Mal verwenden, testen Sie es vorher unbedingt unter möglichst realistischen Bedingungen. Und falls während Ihrer Sitzung Anmeldedaten benötigt werden, stellen Sie sicher, dass jeder diese rechtzeitig bekommt. Testen Sie außerdem unbedingt das Zusammenspiel all dieser Komponenten für die spätere Live-Veranstaltung. Selbst wenn die Tools für sich genommen einzeln funktionieren, können sie im gleichzeitigen Betrieb trotzdem für Probleme sorgen.
Achten Sie weiterhin darauf, dass Sie die notwendigen Lizenzen vorab beschaffen. Kaum etwas ist peinlicher, als wenn Ihr Seminar nach 30 Minuten zuende ist, bloß weil Sie nach wie vor die kostenlose Variante nutzen.