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V-Hub by Vodafone BusinessDigitalisierungKünstliche IntelligenzSchluss mit Zeitverschwendung: So wird Ihr Unternehmen effizienter
Eine Gruppe von vier Personen diskutiert in einem Büro an einem Laptop
Digitalisierung

Schluss mit Zeitverschwendung: So wird Ihr Unternehmen effizienter

Vodafone-LogoV-Hub Redaktion
09.08.2024
6 Min.

    „Hey Chef, dafür habe ich leider keine Zeit.“ Ein oft gehörter Satz, denn in deutschen Unternehmen wird jede Menge Zeit verbrannt, die dann für wichtige und dringende Aufgaben fehlt. Laut aktuellem Workplace-Insights-Report klagen 60 Prozent der Beschäftigten über eine zu hohe Arbeitsbelastung. Dabei gibt es hervorragende Lösungen, um die Arbeitszeit effizienter zu nutzen. Die Cloud macht die unübersichtliche Papierablage überflüssig. Softphones ersetzen den Hörer auf dem Schreibtisch. Und smart eingesetzte künstliche Intelligenz (KI) hilft, Dinge schneller zu erledigen.

    Und Expert:innen wissen: Nicht nur die Chefetagen freuen sich über mehr Effizienz. Vor allem die Belegschaft in den Unternehmen profitiert von den digitalen Tools. Denn Cloud, KI und weitere smarte Lösungen nehmen ihnen lästige Routineaufgaben ab. Legen Sie jetzt ganz einfach los: mit digitalen Power-Tools. Die drei wesentlichen Maßnahmen für mehr Effizienz auf einen Blick:

    • Konsequent digital kommunizieren
    • Routineaufgaben an KI abgeben
    • Daten in der Cloud lagern und gemeinsam bearbeiten

    Sie haben schon eine Vorstellung davon, wie Sie digitalisieren wollen? Wir helfen Ihnen direkt:

    Softphones statt Fax, Teams statt Telefonanlage: Mehr Flexibilität im Büro erreichen

    Laut Bitkom-Branchenverband verwendeten 2023 ganze 82 Prozent der befragten deutschen Unternehmen weiterhin das Fax als Kommunikationsmittel – 33 Prozent sogar häufig oder sehr häufig. Doch brauchen Sie im Büro wirklich ein analoges Faxgerät und Telefone mit Hörer und Schnur?
    Eine praktische Lösung für mehr betriebliche Effizienz liegt auf der Hand: Stellen Sie Ihre Telefonanlage einfach auf Softphones oder sogar komplett auf eine einheitliche Kommunikations-Lösung wie Teams um. Das bietet Ihnen eine ganze Reihe an Vorteilen:
    • Mobilität und Flexibilität: Ihre Mitarbeiter:innen können Softphones und Meeting-Lösungen auf verschiedenen Geräten nutzen – egal, wo sie sich gerade befinden. Ein Segen für Mitarbeitende, die mal im Homeoffice, mal unterwegs oder bei Kunden und dann wieder im Büro arbeiten.
    • Kosteneffizienz: Weniger altmodische Telefone auf den Schreibtischen und weniger analoge Telefonanlagen im Keller heißt vor allem: geringerer Wartungsaufwand. Gleichzeitig können Sie einfacher skalieren, wenn Ihr Unternehmen beispielsweise wächst. Wo weiterhin ein Telefon sinnvoll und/oder notwendig ist, es trotzdem weiterhin angeschlossen werden.
    • Vielseitige Kommunikation: Lösungen wie Vodafone RingCentral und Microsoft Teams bieten alle Kommunikationsmöglichkeiten in nur einer Oberfläche: Telefonate, Videokonferenzen, Weiterleitungen, Textnachrichten und Team-Messaging sind nur Beispiele dafür, wie moderne Kommunikationslösungen aufgestellt sind.

    Lästige Routineaufgaben abgeben – und zwar ganz einfach an KI

    Wie ging das noch mal mit PowerPoint? Wie erstelle ich eine Pivot-Tabelle in Excel? Und wie bewältige ich die tägliche Flut an E-Mails, die immer wieder ähnliche Antworten erfordern?
    Eine Studie von Microsoft unter Nutzer:innen der KI-Anwendung Copilot belegt: 70 Prozent waren mit der Microsoft-KI produktiver. Denn 64 Prozent der Befragten mussten beispielsweise viel weniger Zeit für Mailverkehr investieren.
    Auch Ihre Angestellten verbringen wahrscheinlich viel Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben. Warum eigentlich? KI zeigt Ihnen Abkürzungen in den Standardprogrammen – oder übernimmt Aufgaben gleich ganz. So kann Microsoft 365 Copilot Ihre Mitarbeitenden spürbar entlasten:
    • PowerPoint-Präsentationen erstellen – inklusive Bildern: Geben Sie einfach die grobe Richtung vor und und lassen die KI den Rest erledigen: inklusive zündender Ideen für das Vortragsthema, den passenden Aufmacher, spannenden Fakten und Inhalte.
    • E-Mails sortieren und sogar beantworten – nach welchem System, bestimmen Sie. Vorgefertigte Antworten verhelfen Ihnen bei Standardanfragen zu deutlich mehr Zeit, in der Sie sich um die wirklich wichtigen Dinge des Business kümmern können.
    • Daten analysieren und auswerten – zum Beispiel in Excel und anderen Office-Programmen: Arbeiten Sie direkt mit dem Ergebnis, die Analyse und Aufbereitung dahinter übernimmt die KI.

    Einfacher zusammenarbeiten, weniger Kosten verursachen – so setzen Sie Cloud-Services sinnvoll ein

    Wo liegen die Akten des letzten Quartals? Wo ist dieser eine Kundenvertrag? Und was passiert eigentlich, wenn der lokale Server im Büro kaputt oder in Flammen aufgeht? Die Schäden durch Datenverlust können enorm sein und von einem Tag auf den anderen Existenzen ruinieren. Denn wenn es keine Sicherungskopien gibt, gehen wichtige Informationen mitunter für immer verloren.
    Die Zahlen dazu alarmieren: Ganze 9 von 10 deutschen Unternehmen wurden laut einer Bitkom-Untersuchung bereits Opfer von Hackingangriffen. Die verursachten Schäden liegen im dreistelligen Milliardenbereich. Die Verlagerung von Daten in die Cloud bietet einen wirksamen Schutz, den lokale Systeme häufig nicht leisten können.
    Sicherheit ist hier das eine. Eine schlanke Zusammenarbeit das andere. Fast jedes Dokument geht durch mehrere Hände. Es wird bearbeitet, umgestellt, kommentiert. Kaum möglich, den Überblick zu behalten, wenn unzählige Versionen einer Datei per Mail durchs Unternehmen wandern. Cloud-Speicher wie Microsoft Azure lösen diese Probleme und bieten weitere Vorteile:
    • Sicherheit und Compliance für Ihre Daten: Die meisten großen Anbieter von Cloud-Speichern stellen sicher, dass gesetzliche Anforderungen erfüllt sind. Auch um Back-ups und Serverwartung müssen Sie sich nicht kümmern.
    • Skalierbarkeit: Reagieren Sie schnell auf Änderungen, ohne sich Gedanken um die Kosten zu machen. Zahlen Sie nur das, was Sie in Anspruch nehmen. Sie können mehr Speicherplatz dazubuchen oder wieder stornieren – sehr kurzfristig, auch temporär.
    • Kooperation und Mobilität: Ob im Homeoffice, auf Geschäftsreise, vor Ort beim Kunden oder im Büro: Ihre Belegschaft kann überall auf alle wichtigen Daten zugreifen und diese zusammen bearbeiten. Eine klare Versionierung ist automatisch dabei. So schaffen Sie eine nahtlose Kommunikation, die unabhängig vom Standort funktioniert.
    Laut einer aktuellen Untersuchung ebenfalls von Bitkom nutzen zwar 8 von 10 deutschen Unternehmen bereits Cloud-Services – jedoch nicht in dem Umfang, wie es möglich und sinnvoll wäre. Im Schnitt hat bisher nur rund ein Drittel der IT-Anwendungen den Weg in die Cloud gefunden. Und nur 4 von 10 Unternehmen denken „Cloud-first“. Welche Lösungen besonders schnell Ergebnisse liefern und Sie deutlich effizienter machen, haben wir für Sie auf unserer Lösungsseite zusammengestellt.
    Infografik zu Cloud-Tools rund um das Thema Effizienz
    Mit Tools wie RingCentral, Microsoft Teams, Copilot und Azure steigern Sie Ihre betriebliche Effizienz enorm.

    Das Fazit: Steigen Sie jetzt aus dem Digitalisierungs-Teufelskreis aus

    Das Thema Effizienz ist in vielen Unternehmen nach wie vor eine Art Teufelskreis, denn: Oft fehlt für die konsequente Digitalisierung schlicht die Zeit. 54 Prozent der Unternehmen geben dies sowie fehlende finanzielle Mittel als Gründe an, noch nicht in dem Umfang digitalisiert zu haben, der für sie möglich wäre.
    Doch wenn Sie jetzt in digitale Tools investieren, sparen Sie mittel- und langfristig erheblich. Der Grund: Sie arbeiten deutlich ressourceneffizienter, sind als Arbeitgeber attraktiver und bleiben auch in Zukunft wettbewerbsfähig.
    Wir unterstützen und beraten Sie gerne und helfen Ihnen dabei, Schritt für Schritt den digitalen Wandel anzugehen. Und das alles, ohne den laufenden Betrieb zu bremsen oder bei der Belegschaft auf allzu große Widerstände zu stoßen. Damit Sie künftig häufiger den Satz hören: „Hey Chef, was kann ich als Nächstes tun? Ich habe noch Kapazitäten.“
    Ein Mann im grünen Hemd sitzt lächelnd an einem Desktop-Rechner und telefoniert via Smartphone

    Keine Zeit für Effizienz-Projekte? Wir begleiten Sie

    Unsere Digitalisierungs-Profis kümmern sich gerne um das Thema betriebliche Effizienz für Sie und erarbeiten mit Ihnen gemeinsam einen Schritt-für-Schritt-Plan. Darin enthalten unter anderem:

    • Sofortmaßnahmen, um typische Zeitfresser loszuwerden
    • Digitale Lösungen, die bis zu 40 Prozent Zeitersparnis bringen
    • Workshops, Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen
    Jetzt mehr erfahren
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    09.08.2024
      # Tags:Künstliche IntelligenzCloudOffice
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      Erleben Sie, wie Ihr Unternehmen mit KI und Microsoft Azure das nächste Level erreicht! In unserer 1-stündigen Online-Session zeigen Ihnen unsere Expert:innen Stephan Pepersack, Partner Technology Strategist von Microsoft Deutschland, Dr. Maryam Khanian, Modern AI-Data Analysis Solution Manager von reply DE und Torsten Mertens, Solution Sales Manager von Vodafone, die transformative Kraft von KI für den Mittelstand.

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