Zwei Hände halten einen Tablet-Computer mit einer Software für Industrietechnologie; im Hintergrund eine Werkshalle mit Maschinen
Digitalisierung

Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Die wichtigsten Fakten im Überblick

Digitalisierung ist in vielen Branchen ein zentraler Faktor, um wettbewerbsfähig zu bleiben, insbesondere in einer sich schnell wandelnden Welt. Digitale Geschäftsprozesse können dazu beitragen, zeitraubende Aufgaben zu automatisieren, Ressourcen gezielt einzusetzen und ein neues Maß an Flexibilität zu erreichen. Wie Sie die Transformation meistern und welche Abläufe Sie digitalisieren können, erfahren Sie hier.

Anträge stellen, Rechnungen oder Berichte verfassen, Kundenanfragen bearbeiten – viele alltägliche Geschäftsabläufe lassen sich durch Prozessdigitalisierung deutlich effizienter gestalten. Oft beginnt die Reise zur Digitalisierung mit dem Abschied von der Zettelwirtschaft hin zu papierlosen Prozessen.

Darüber hinaus bieten skalierbare und flexible Software-Lösungen eine breite Palette an Möglichkeiten, um produktiver und zukunftsfähiger zu wirtschaften. Die Lösungen sind für Unternehmen jeder Größe geeignet – branchenübergreifend oder individuell angepasst – und sie schaffen Mehrwert für alle Beteiligten: von der Geschäftsführung und Belegschaft bis hin zu Kunden rn. Mit der richtigen Herangehensweise können Sie möglicherweise schon mit minimalen Investitionen zügig die ersten positiven Effekte erzielen.

Inhaltsverzeichnis

Was bedeutet Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bezeichnet den Übergang von traditionellen, meist analogen und papierbasierten Arbeitsabläufen hin zu elektronischen Workflows. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Qualität zu verbessern. Gleichzeitig soll die Digitalisierung es Unternehmen ermöglichen, flexibler auf Marktveränderungen zu reagieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.
Möglichkeiten für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gibt es für viele Arbeitsbereiche, darunter Finanzwesen, Produktentwicklung, Einkauf, Produktion, Logistik, Personalwesen, Kundendienst und Marketing.
Auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Automatisierung von Routineaufgaben. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels erhöht dies die Effizienz und setzt Ressourcen für die Kernaufgaben frei. Und auch angesichts des steigenden Kostendrucks sind digitale Lösungen notwendiger denn je.
Damit die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gelingt, bedarf es einer klaren Strategie – vergleichbar mit einer Landkarte, die sicher durch unübersichtliches Terrain führt.
Innovationen wie schnelleres Internet, browserbasierte Software und Cloud-Computing haben den digitalen Wandel in den letzten 15 Jahren vorangetrieben. Neuere Technologien wie künstliche Intelligenz, Machine Learning und natürliche Sprachverarbeitung (NLP = Natural Language Processing) gehen noch einen Schritt weiter. Sie bieten noch effizientere Methoden, beispielsweise durch datenbasierte Entscheidungen, automatisch formulierte E-Mails oder elektronische Analysen von Lieferketten und Marktentwicklungen.
Die Einsatzmöglichkeiten reichen von universellen Cloud-Applikationen für alltägliche Arbeitsprozesse wie die Abrechnung bis hin zu maßgeschneiderten Programmen für spezialisierte Bereiche wie Materialbedarfsplanung in Nischenbranchen.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Warum werden Geschäftsprozesse digitalisiert?

Digitalisierte Geschäftsprozesse schaffen stringentere Arbeitsabläufe, indem sie Aktivitäten bündeln und besser vernetzen.
In vielen Branchen ist die Digitalisierung längst ein unverzichtbarer Erfolgsfaktor, weil der Markt zunehmend Druck auf Unternehmen ausübt. Wer den digitalen Wandel verpasst, riskiert, an Wettbewerbsfähigkeit einzubüßen. Die Konkurrenz kann dann vergleichbare Angebot oft kostengünstiger anbieten.
Dabei geht es nicht nur darum, bestehende Prozesse digital abzubilden, sondern vielmehr darum, sie von Grund auf zu überdenken und neu zu gestalten. Bedürfnisse von Kund:innen und Benutzer:innen müssen mehr als je zuvor im Fokus stehen.
Moderne Technologien wie künstliche Intelligenz, Datenanalysen, Automatisierung und Cloud-Computing machen dies möglich.
Durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse entstehen Vorteile entlang der gesamten Wertschöpfungskette: Kundenaufträge lassen sich schneller bearbeiten, die Logistik wird optimiert und das Finanzwesen profitiert von beschleunigten Prozessen wie dem Reporting oder dem Abschluss der Bücher. Nachhaltigkeit gewinnt ebenfalls an Bedeutung, sei es durch papierlose Büros, die Reduzierung von Geschäftsreisen oder die Förderung von Remote Work.
Im Einkauf lassen sich durch algorithmusbasierte Ansätze bessere Verhandlungsergebnisse erzielen und Kosten senken, da vollautomatisierte Informationsflüsse die Transparenz in den Lieferketten erhöhen. In manchen Branchen sorgt der digital unterstützte Einkauf für signifikante Kosteneinsparungen. Software für die Lieferketten- und Bestandsoptimierung überwacht beispielsweise konstant die Entwicklungen bei einzelnen Lieferanten. So erstellt sie Vorhersagen, wann, in welcher Qualität und zu welchem Preis bestimmte Materialien voraussichtlich verfügbar sein werden.
Auch in Kombination mit Förderprogrammen für die Digitalisierung entstehen für Unternehmen Chancen, um wirtschaftlich erfolgreicher, nachhaltiger und zukunftsorientierter zu handeln.
Dabei muss der Fachkräftemangel im IT-Bereich keine Hürde für die digitale Transformation darstellen. Es gibt neue Ansätze, die die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen auf mehrere Schultern verteilen, die IT-Abteilungen entlasten und den Mitarbeitenden die Chance geben, in ihrem Bereich aktiv an der digitalen Transformation mitzuwirken. Diese Entwicklung sorgt häufig für eine höhere Motivation und mehr Zufriedenheit im Team.
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Wichtige Gründe für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Überblick:

  • Effizienz steigern: Viele manuelle Prozesse lassen sich durch eine digitale Lösung schneller und besser ausführen, das spart Zeit und Geld.
  • Aufgaben automatisieren: Routineaufgaben, die sich wiederholen, lassen sich besonders gut automatisieren. Das entlastet Ihre Belegschaft und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren.
  • Echtzeit-Analysen: Digitale integrierte Analyse-Tools verarbeiten Daten in Echtzeit, sodass Sie schneller fundierte Entscheidung treffen können.
  • Transparenz erhöhen: Intelligente Tools liefern detaillierte Berichte, unterstützen die Überwachung von Compliance-Vorschriften und schaffen durch die visuelle Aufbereitung von Daten einen schnellen Überblick über die Aktivitäten.
  • Zusammenarbeit vereinfachen: IhreMitarbeitenden können mithilfe digitaler Plattformen von mehreren Standorten aus zusammenarbeiten, auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs.
  • Software-Integration unterstützen: Innovative Software ist heute oft nahtlos in bestehende Systeme integriert. So sind digitale Assistenten Teil der Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation; und über Videokonferenzsysteme lassen sich Kundendaten managen.
  • Kosten reduzieren: Papier, Porto und die manuelle Bearbeitung von Aufträgen entfallen zunehmend, das spart Kosten und verbessert die Nachhaltigkeit.
  • Kundenkontakt optimieren: Dank digitaler Tools können Unternehmen ihren Kundenservice verbessern, schneller und persönlicher auf Kundenwünsche eingehen und Angebote zielgenau erstellen.
  • Risiken minimieren: Durch automatisierte Cloud-Back-ups gehen wichtige Daten nicht mehr verloren.
Ein Flugplatz und verschiedene Flugzeuge aus der Vogelperspektive

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Welche Geschäftsprozesse können digitalisiert werden?

Die Digitalisierung begann in den Bereichen Kundenauftragsabwicklung und Materialbedarfsplanung bereits sehr früh. Sie beschränkte sich anfangs eher auf isolierte Einzellösungen. Doch im Laufe der Zeit entstanden umfassende Systeme, die verschiedene Geschäftsaktivitäten miteinander vernetzen, eine umfassende Integration ermöglichen und die Effizienz deutlich steigern können.
Branchenübergreifend finden sich digitale Lösungen in den folgenden Geschäftsbereichen:
  • Finanzen: Digitale Buchhaltungssysteme erleichtern die Abrechnung, verbessern den Datenaustausch und beschleunigen das Reporting. Die Verbuchung lässt sich abteilungsübergreifend automatisieren, auch etwa bei Reisekostenbelegen.
  • Produktentwicklung: CAD-Systeme (Computer-Aided Design) unterstützen heute die Entwicklung von Produkten in Branchen wie Bauwesen, Automobil, Handwerk, Health Care und Konsumgüter. 3D-Drucker ermöglichen die Herstellung von Prototypen, Fertigteilen und passgenauen Baumaterialien.
  • Einkauf/Beschaffung: Technologien wie künstliche Intelligenz und das Internet of Things (IoT) optimieren den Einkauf durch Echtzeit-Sensordaten aus Lagerhallen, umfassende Lieferantenbewertungen und autonome Bestellprozesse.
  • Produktion und Logistik: IoT-Technologie überwacht Maschinenzustände und ermöglicht die proaktive Wartung. Digitale Tools verbessern die Auslastung von Anlagen und unterstützen die Qualitätskontrolle.
  • Personalwesen: Digitale Personalakten und automatisierte Bewerbermanagementsysteme erhöhen die Effizienz und vereinfachen die Verwaltung im Personalbereich.
  • Kundendienst: CRM-Systeme (Customer Relationship Management) verbessern die Kundenbetreuung und erleichtern die Nachverfolgung von Kundenanfragen.
  • Vertrieb: Datengestützte Analysen unterstützen den Vertrieb – beispielsweise bei der Auswertung, welche Produkte gut laufen und welche Kund:innen schon länger nichts gekauft haben. Stationärer Einzelhandel und E-Commerce verschmelzen zunehmend; das schafft neue, einfach nutzbare digitale Vertriebskanäle.
  • Marketing: Marketing-Tools liefern aufschlussreiche Informationen darüber, wie das Suchverhalten potenzieller Kund:innen im Internet aussieht, und schaffen Anreize für die erste Kontaktaufnahme. Zugleich erhöhen gute Erfahrungsberichte von Bestandskund:innen die (regionale) Auffindbarkeit eines Unternehmens im Internet oder über Social-Media-Kanäle.

Digitalisierung: Die wichtigsten Schritte

Sie finden das Konzept grundsätzlich überzeugend, fragen sich jedoch, wie die praktische Umsetzung gelingen kann? Um Zeit und Aufwand zu sparen, empfiehlt es sich, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Vorwege umfassend zu analysieren und den Ansatz schrittweise und strategisch zu integrieren. Dabei kann es übrigens passieren, dass sich das eigene Geschäftsmodell verändert – beispielsweise indem Sie eine E-Commerce-Lösung einführen.
So können Sie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse Schritt für Schritt umsetzen:
  • Digitalisierungs-Check durchführen: Analysieren Sie zunächst Ihre bestehenden Geschäftsprozesse, identifizieren Sie ineffiziente Abläufe und ermitteln Sie Digitalisierungspotenziale. Bestimmen Sie den digitalen Reifegrad Ihres Unternehmens und priorisieren Sie Bereiche, die besonders von neuen Technologien profitieren könnten. Fragen Sie sich: Sind Prozesse vollständig analog, bereits zum Teil digital (z. B. durch Excel), überwiegend digital (Software) oder bereits komplett automatisiert?
  • Ziele und Zeitplan festlegen: Definieren Sie auf dieser Basis klare Ziele für einzelne Geschäftsprozesse und erstellen Sie eine Digitalisierungsstrategie. Ziehen Sie bei Bedarf Expert:innen hinzu. Wichtige Fragen hierbei: Wie oft wird der Prozess durchlaufen? Welche Risiken gibt es und wie lassen sie sich minimieren? Wo können Zeit und Ressourcen eingespart werden?
  • Technologien auswählen: Wählen Sie geeignete Tools wie CRM-Software, Prozessmanagement-Plattformen, Cloud-Lösungen oder Automatisierungstechnologien. Beachten Sie dabei regulatorische Anforderungen und prüfen Sie auch den langfristigen Mehrwert der Tools.
  • Mitarbeitende einbeziehen: Fördern Sie die Selbstmanagement-Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden, um diese aktiv in den Wandel einzubinden und das IT-Team zu entlasten. Bieten Sie Schulungen an, die zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passen, und stärken Sie die Digital-Leadership-Kompetenzen Ihrer Führungskräfte. Sensibilisieren Sie Ihre Belegschaft für die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung, insbesondere im Hinblick auf Work-Life-Balance und hybride Arbeitsmodelle.
  • Prozessdigitalisierung umsetzen: Starten Sie mit den priorisierten Aufgaben und digitalisieren Sie schrittweise. Sorgen Sie für Flexibilität und passen Sie digitale Prozesse kontinuierlich an, um die Akzeptanz zu erhöhen und Chaos zu vermeiden.
  • Sicherheitskonzept entwickeln: Eine solide Digitalstrategie erfordert umfassende Maßnahmen zur IT-Sicherheit. Wie bei physischen Schutzmaßnahmen im Unternehmen sollten Sie auch digitale Bedrohungen proaktiv abwehren.
  • Erfolg messen durch KPIs: Legen Sie Messkriterien und Key Performance Indicators (KPIs) fest, um den Erfolg der Digitalisierungsmaßnahmen regelmäßig zu überprüfen. Messen Sie etwa die Auslastung von Maschinen oder in einzelnen Abteilungen und stellen Sie sicher, dass gesteckte Ziele erreicht werden.
Software-Lösungen können dabei entweder im Rechenzentrum des Betriebs installiert sein oder auf dem Remote-Server eines Cloud-Anbieters. Der Zugriff auf die Cloud erfolgt in der Regel auf Abonnementbasis. Die Wartung und Aktualisierung übernimmt in dem Fall der Cloud-Anbieter. Außerdem gibt es hybride Lösungen, für die Unternehmen sowohl eigene Software On-Premises als auch cloudbasierte Anwendungen nutzen. Diese letzte Variante dient manchen Unternehmen auch dazu, den Wechsel in die Cloud kontrolliert zu vollziehen.
Menschen vor einer Wand

Microsoft Teams Telefonie

Nutzen Sie Microsoft Teams auch als Telefonanlage. Mit Teams telefonieren Sie von außerhalb Ihres Unternehmens mit der selben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.

  • Ihre Telefonnummer bleibt
  • Mobiles Arbeiten ortsunabhängig und mit jedem Gerät
  • Flexibel skalierbar

Das Wichtigste zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Kürze

  • Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen betrifft nahezu alle Unternehmen und Branchen. Sie bietet Vorteile wie Effizienzsteigerung, Kostensenkung, bessere Kundenbetreuung und mehr Flexibilität.
  • Zu den typischen Bereichen der Digitalisierung gehören die Verwaltung von Daten, die Kommunikation innerhalb der Teams und mit Kunden, die Automatisierung von Routineaufgaben und das Marketing.
  • Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den digitalen Wandel individuell an den eigenen Bedarf anzupassen und aktiv zu gestalten, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
  • Dazu gehört es, Mitarbeitende durch Schulungen einzubinden, ihre digitalen Selbstmanagement-Fähigkeiten zu stärken und bei Bedarf externe Partner hinzuzuziehen.
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