• Start
V-Hub by Vodafone BusinessDigitalisierungNew WorkDigital Workplace – das sollten Sie darüber wissen
Sieben Hände liegen aufeinander, manche davon in Anzugsärmeln. Davor sind digitale Symbole mit geschäftlicher Bedeutung wie zum Beispiel Diagramme zu sehen.
Digitalisierung

Digital Workplace – das sollten Sie darüber wissen

Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
25.10.2023
16 Min.

    Projektmanagement via Cloud-Computing, Videobesprechungen mit der Teams-Software und Kundenservice durch eine Call-Center-Anwendung – dies sind nur einige Elemente der voranschreitenden Digitalisierung innerhalb der klassischen Büroarbeit. Der Digital Workplace verlagert Arbeitsbereiche und -prozesse in Unternehmen mitunter komplett in die digitale Sphäre. Der digitale Arbeitsplatz ersetzt somit den traditionellen Büroarbeitsplatz – doch was heißt das eigentlich genau?

    Die klassische Büroarbeit fand bis vor wenigen Jahren vorwiegend dort statt, wo sich auch das physische Büro befand: im Unternehmen. Mit fortgeschrittener Netzwerktechnik und vor allem modernem Cloud-Computing ist Büroarbeit allerdings nicht mehr an einen physischen Ort gebunden. Rund 84 Prozent der deutschen Unternehmen setzten 2022 nach einer Umfrage von Bitkom bereits Cloud-Computing ein. Von wo aus die Belegschaft ihre Arbeit ausführt, ist dabei nicht mehr entscheidend. Der Büroarbeitsplatz ist in den digitalen Raum gewandert, er wurde zum Digital Workplace. Dieser bietet Unternehmen wie Arbeitnehmer:innen viele Vorteile.

    Wie genau ein solcher digitaler Arbeitsplatz aussieht, was der Unterschied zwischen Digital Workplace und Digital Workspace ist und wie Sie einen Arbeitsplatz in wenigen Schritten digitalisieren können, erfahren Sie in diesem Artikel.

    Inhaltsverzeichnis

    Was ist ein digitaler Arbeitsplatz? Abgrenzung der BegrifflichkeitenVorteile und Nachteile eines digitalen ArbeitsplatzesDigital Workplace – die wichtigsten Anwendungsgebiete und Tools

    Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?

    Digitale Arbeitsplätze sind vielerorts längst die Regel. Bei dieser neuen Form des Büroarbeitsplatzes stellen Unternehmen sämtliche für die Arbeit benötigten Anwendungen, Daten und Services auf Basis einer digitalen Arbeitsumgebung zur Verfügung. Der Digital Workplace vereint diese Umgebung (Workspace) mit den nunmehr ebenfalls digitalisieren Arbeitsprozessen in Unternehmen.
    Der Digital Workplace kann also die komplette Infrastruktur für alle einzelnen Mitarbeiter:innen eines Unternehmens zur Verfügung stellen. Er bietet zentralisierte Informationen, indem er auf einem internen oder externen Server Daten und Services bereitstellt. Diese können prinzipiell sämtliche Mitarbeiter:innen abrufen – sieht man von spezifischen Zugangsbeschränkungen für bestimmte Gruppen ab. In gewisser Form ist der Digital Workplace in vielen Firmen an die Stelle des bisherigen Intranets getreten, bietet aber aufgrund der vorherrschenden Cloud-Anbindung eine deutlich größere Flexibilität.
    Der Digital Workplace ermöglicht damit nicht nur einen schnellen Informationsaustausch, sondern macht viele Prinzipien von New Work wie zum Beispiel hybrides und mobiles Arbeiten erst möglich. Die dazu notwendige Infrastruktur basiert zumeist auf Cloud-Services wie Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS).
    Wichtige Bestandteile des digitalen Arbeitsplatzes für die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens sind beispielsweise Kollaborationstools, Unified-Communications-Services, virtuelle Teamräume sowie Anwendungen für das Customer-Relationship-Management (CRM) und das Enterprise-Ressource-Planning (ERP).
    Das Bild zeigt einen Mann mit einem Smartphone

    Business Internet Pro-Tarif

    Egal, ob Sprache oder Daten: Mit Kabel-Internet und Highend-Features stellen Sie Ihr Unternehmen professionell auf.

    • Highspeed-Internet bis 1000 Mbit/s
    • QoS für bis zu 50 Sprachkanäle
    • Bis zu 64 feste IP-Adressen
    • LTE-Back-up für hohe Ausfallsicherheit
    • Business-Router für professionelle Vernetzung
    Jetzt sorgenfrei durchstarten

    Abgrenzung der Begrifflichkeiten

    Digital Workspace vs. Digital Workplace

    Häufig findet man eine synonyme Nutzung der beiden unterschiedlichen Begriffe Digital Workplace, also digitaler Arbeitsplatz, und Digital Workspace, was dagegen den digitalen Arbeitsraum bezeichnet. Dies ist jedoch nicht ganz korrekt.
    Grundlegend kann man die beiden ähnlichen Begriffe folgendermaßen voneinander abgrenzen:
    Digital Workspace: Allgemein bezeichnet der Begriff zunächst ausschließlich den virtuellen Arbeitsraum, der mittels Software wie etwa einer Office-Suite und Hardware, zum Beispiel eines Laptops, an die Stelle eines physischen Arbeitsplatzes tritt. Er kann sich für einzelne Mitarbeiter:innen nach den jeweiligen Anforderungen unterscheiden. Der Digital Workspace ist Teil des Digital Workplace.
    Digital Workplace: Um einen vollen digitalen Arbeitsplatz handelt es sich erst dann, wenn der digitale Arbeitsbereich auch in entsprechende unternehmerische Prozesse eingebettet ist. Die Infrastruktur dazu stellt normalerweise das Unternehmen zur Verfügung und ermöglicht der Belegschaft die vollständige Integration ihrer Arbeit in Geschäftsprozesse – ohne zwingend einen physischen Arbeitsraum zur Verfügung stellen zu müssen.
    Die Abgrenzung zwischen beiden Begriffen findet jedoch häufig nicht statt: Selbst die Anbieter von Softwarelösungen sprechen häufig von Workspace, wenn sie eigentlich den Workplace meinen. Zudem gibt es Anwendungen, die beides in einer einzigen Suite miteinander vereinen. Generell kann also beides gemeint sein, wenn Sie auf die Begriffe Digital Workplace und Digital Workspace treffen.

    Digitaler Arbeitsplatz vs. Virtueller Arbeitsplatz

    Virtuelle Arbeitsplätze (Englisch: Virtual Workplace) beschreiben ebenso wie digitale Arbeitsplätze Plattformen, mit denen der Zugriff auf unterschiedliche Anwendungen und Services im Netzwerk oder in der Cloud möglich ist. Die Begriffe meinen also prinzipiell das Gleiche und lassen sich allgemein synonym verwenden.
    Man grenzt hiervon begrifflich aber häufig noch den Cloud-Arbeitsplatz ab. Dies soll deutlich machen, dass Cloud-Anbieter sämtliche Software bereitstellen, nicht das eigene Unternehmen. Da dies aber in den vergangenen Jahren nahezu zum Standard geworden ist, ist diese Abgrenzung nicht immer zwingend notwendig.
    Junge Frau arbeitet zuhause am Tablet

    Modernes Arbeiten: Jetzt mehr erfahren

    New Work liefert die richtigen Werkzeuge für den modernen, produktiven Arbeitsplatz.  Erfahren Sie mehr in unserem UCC-Whitepaper:

    • Modernes Arbeiten von jedem Ort aus
    • Collaboration-Tools im Überblick
    • Best-Practice-Beispiele
    Jetzt Whitepaper downloaden

    Vorteile und Nachteile eines digitalen Arbeitsplatzes

    Digital Workplaces setzen sich in den meisten Unternehmen wie erwähnt immer mehr durch. Für viele Arbeitnehmer:innen, vor allem aber für Freelancer:innen und Start-up-Mitarbeiter:innen, gehört es bereits seit Jahren zum Standard. Manche Firmen führen das Prinzip hingegen erst nach und nach ein.
    Der Digital Workplace bietet unter anderem folgende Vorteile:
    Ortsunabhängiges Arbeiten: Digital Workplaces schaffen erst die Voraussetzung für mobiles Arbeiten. Die physische Präsenz und der Arbeitsort sind nicht mehr entscheidend, stattdessen zählt das Arbeitsergebnis. Unternehmen etablieren damit eine moderne digitalgestützte Unternehmenskultur, die vorhandenen und potenziellen Mitarbeiter:innen zeitgemäße und attraktive Rahmenbedingungen bietet.
    Effektive Kommunikation: Auf Basis von Unified Communications & Collaboration (UCC) können Digital Workplaces sämtliche Personen miteinbeziehen, die am Geschäftsprozess beteiligt sind – sowohl intern als auch extern. Zu UCC gehören unter anderem Chat- und Messenger-Programme, Videokonferenzsysteme, Teamräume und Dokumententeilung.
    Zentrale Anwendungen und Daten: Alle Anwendungen und Services sowie sämtliche Daten stehen zentral bereit. Zugangsbeschränkungen regeln Zugriffsrechte für bestimmte Gruppen.
    Beschleunigung: Digital Workplaces können für eine erhebliche Beschleunigung von Workflows und den unternehmerischen Geschäftsprozessen insgesamt sorgen, indem sie Daten und Arbeitsprozesse vernetzen und zentralisieren.
    Höhere Zufriedenheit: Die größere Flexibilität und Anpassbarkeit von Arbeitszeiten und -orten führt zu einer höheren Zufriedenheit der Belegschaft, da diese beispielsweise Arbeit und Familie besser miteinander vereinbaren kann.
    Größere Produktivität: Eine höhere Zufriedenheit sorgt nicht nur für eine bessere Identifikation mit dem Arbeitgeber, sondern auch für eine höhere Produktivität. In diesem Zusammenhang reduziert sich auch der Arbeitsaufwand für Administration und Kommunikation.
    Kostenreduktion: Unternehmen müssen nicht zwangsläufig physische Arbeitsplätze und Büroräume für alle Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen. Gleichzeitig reduzieren sich durch Cloud-Computing auch die Kosten für Hardware sowie deren Administration, Instandhaltung und Energieverbrauch.
    Flexibilität: Die enorme Anpassbarkeit und Individualisierung der verwendeten Systeme ermöglichen passgenaue Lösungen für spezifische Tätigkeiten, Branchen und wechselnde Kapazitätsanforderungen.
    Zentraler Datenschutz und Rechtemanagement: Unternehmen können Compliance-Richtlinien und Datenschutzbestimmungen zentral implementieren und durchsetzen.
    Der Digital Workplace bietet viele Vorteile; dennoch sollten Unternehmen auch die möglichen Probleme und Herausforderungen im Blick haben. Sie sollten nicht nur die Einführung des Digital Workplace kritisch begleiten und evaluieren, sondern auch den fortwährenden Einsatz in den täglichen Geschäftsprozessen.
    Bei falscher Implementierung und mangelnder Kontrolle können Digital Workplaces folgende Nachteile mitbringen:
    Inneffektive Arbeitsprozesse: Sie können Arbeitsprozesse nicht einfach beibehalten, sondern müssen sie an die neue Arbeitsweise anpassen. Digitale Workflows unterliegen aufgrund ihrer Geschwindigkeit und Dezentralisierung anderen Erfordernissen als die Prozesse der klassischen Büroarbeit mit physischer Anwesenheit.
    Abhängigkeit: Vor allem bei SaaS-Lösungen machen sich Unternehmen von externen Anbietern abhängig. Sie sollten Compliance-Richtlinien, Speicherkapazitäten und den Anwendungsumfang an die Erfordernisse Ihrer Geschäftsprozesse anpassen, um größtmögliche Effektivität zu erzielen. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch die Vertragslaufzeiten, Preismodelle und Verlässlichkeit (Reliability) der genutzten (Cloud-)Systeme regelmäßig überprüfen.
    Mangelnde Medienkompetenz: Damit der Digital Workplace in einem Unternehmen funktioniert, sollten alle potenziellen Nutzer:innen über die erforderliche Medienkompetenz verfügen. Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen sorgen dafür, dass die Belegschaft auf einem einheitlichen Stand ist, um Effizienz und Produktivität auch tatsächlich zu steigern.
    Motivation und Akzeptanz: Alle Beteiligten sollten die Systeme und Prozesse des Digital Workplace akzeptieren. Stehen Mitarbeiter:innen während ihrer Arbeit vor Problemen, die sie beispielsweise alleine im Homeoffice nicht lösen können, kann dies zu mangelnder Motivation führen.
    Ständige Verfügbarkeit: Gerade der Digital Workplace erfordert eine klare Trennung zwischen Arbeitszeit und Freizeit. Die Möglichkeit zu mobiler Arbeit und Homeoffice sollten nicht dazu führen, dass sich Mitarbeiter:innen zu ständiger Bereitschaft genötigt sehen. Statt einer erwünschten besseren Work-Life-Balance kann ein solches Gefühl zu einem erhöhten Leistungsdruck und mehr Stress führen.
    Administrativer Aufwand: Mit dem Digital Workplace ändern sich viele Aufgaben Ihrer IT-Administration. Anstatt vor Ort die bisherigen On-Premises-Systeme zu pflegen, erfordert der Digital Workplace in Unternehmen eine zentralisierte Verwaltung von Hard- und Software. Die Aufgaben von IT-Administrator:innen wandeln sich dadurch mehr zu einer Managementfunktion. Besonderen Stellenwert nehmen dabei etwas das Unified-Endpoint-Management (UEM) und das Enterprise-Mobility-Management (EMM) ein.

    Digital Workplace – die wichtigsten Anwendungsgebiete und Tools

    Digitale Arbeitsplätze bestehen gewöhnlich nicht aus einer einzelnen Anwendung, sondern aus einer Vielzahl an Programmen und Tools. Die verschiedenen Dienste stehen den Benutzer:innen üblicherweise auf einer vereinheitlichten Benutzeroberfläche webbasiert zur Verfügung. Darüber haben sie je nach Berechtigung Zugriff auf Anwendungen und Daten, die sie für Ihre Tätigkeit im Rahmen der Geschäftsprozesse benötigen.
    Im Folgenden erfahren Sie, welche Anwendungsgebiete und Tools üblicherweise zu einem digitalisierten Arbeitsplatz ausmachen.Dazu gehören üblicherweise unter anderem:

    Office Suite

    Moderne Office-Programmpakete bieten maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen. Vorreiter wie Microsoft 365 Business und Google Workspace stehen cloudbasiert als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung und liefern Umfang und Funktionen je nach Bedarf. Dazu gehören neben Anwendungen zum Schreiben, für Tabellenkalkulationen und Präsentationen auch Unified-Communications-Tools für die Kommunikation und Kollaboration: Microsoft 365 bietet beispielsweise mit Sharepoint ein standortunabhängiges Intranet, das auf den Cloud-Speicher OneDrive for Business zurückgreift. Mit Microsoft Teams ist zudem ein führendes Programm für Audio- und Videokonferenzen mit an Bord.

    Projektmanagement

    Software für das Projektmanagement hilft dabei, komplexe Aufgaben und Vorgänge in einfache Strukturen zu fassen. Dazu gehören Aufgaben- und Projektmanagement für kleinere und größere Personengruppen, Zeiterfassung, Aufgabenabhängigkeiten, grafische Darstellungen (zum Beispiel via Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen) und Verknüpfungsmöglichkeiten mit weiteren Programmen und externen Benutzer:innen. Mehr zu Projektmanagement-Tools erfahren Sie bei uns anderer Stelle.

    Enterprise Social Networks / Teamsoftware

    Wichtige Tools sind auch webbasierte Instant-Messaging-Dienste, die gewissermaßen als „Kommunikationszentrum“ Ihres Unternehmens dienen. Sie bündeln das Messaging in flexibel definierbare Kanäle oder Gruppen und ermöglichen idealerweise auch Telefonie sowie Videokonferenzen. Darüber hinaus bieten sie Dokumententeilung und die Anbindung an weitere Anwendungen wie etwa Office-Suiten und Cloud-Speicher. Beispiele dafür sind Microsoft Teams und Slack.

    Customer-Relationship-Management

    Auch das Customer-Relationship-Management (CRM) ist gewöhnlich Teil des Digital Workplace. Dabei bündeln leistungsfähige Tools Kontaktaufnahmen von Kund:innen über alle Kanäle in einer einzigen Anwendung, also Anrufe, E-Mails, Messenger-Nachrichten und Anfragen über Kontaktmasken auf Unternehmenswebseiten.
    Die Software ist in der Lage, zu priorisieren und Anliegen an die entsprechend Zuständigen weiterzuleiten. Analyse-Tools geben Aufschluss darüber, wie lange die Beantwortung gedauert hat und wie zufrieden die Kund:innen damit gewesen sind.

    Arbeitszeiterfassung

    Der Digital Workplace bedeutet mehr Eigenverantwortung und Freiheit für die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens. Um Arbeitszeiten allgemein, aber auch abzurechnende Stunden bei Kunden (sogenannte „billable hours“) zu erfassen, sollte der Workplace auch ein Tool zur übersichtlichen Arbeitszeiterfassung bieten. Statt über eine Stempeluhr am Firmeneingang loggen sich die Mitarbeiter:innen im Tool ein und buchen Zeiten auf ihre Tätigkeiten.
    Dieses System bietet üblicherweise eine gute Mischung aus Transparenz, Flexibilität und Kontrolle. Unternehmen können Zeiten auf einen Blick den Tätigkeiten zuordnen und müssen gewöhnlich keinen Missbrauch fürchten – häufig eine der größten Ängste von Arbeitgebern, die bislang auf klassische Büroarbeit mit physischer Anwesenheit gesetzt haben.
    Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

    Fertig für Sie eingerichtet und startklar: Microsoft 365 Business mit Vodafone Services

    Produktivität steigern. Sicherheit stärken. Und sich dabei komplett auf Ihr Business konzentrieren? Das geht. Unsere Expert:innen helfen mit Ihren Microsoft 365 Business-Lizenzen. So haben Sie Zeit für Ihr Kerngeschäft.

    Jetzt mehr erfahren

    Wearables als ergänzende Hardware

    Nach Notebook, Tablet und Smartphone gewinnen auch Wearables am Digital Workspace an Bedeutung. Smarte Armbänder oder Headsets können die Kommunikation innerhalb von Teams verbessern. Mitarbeiter:innen können über diese Geräte schnell auf Nachrichten zugreifen, Informationen teilen oder in Echtzeit miteinander kommunizieren, was besonders in umfangreichen Arbeitsumgebungen oder bei remote arbeitenden Teams von Vorteil ist.
    Unternehmen können Virtual oder Augmented Reality über Brillen oder Headsets für Schulungen und Fortbildungen einsetzten. Darüber werden interaktive Lernmaterialien geliefert oder Simulationen für Trainingseinheiten bereitgestellt. Dadurch können die Angestellten praktische Erfahrungen sammeln und ihre Fähigkeiten in einem realistischen Umfeld verbessern.
    Und während Augmented Reality in der Fertigung schon heute durch Datenbrillen Arbeitsschritte erleichtert, werden ähnliche Wearables künftig auch in anderen Branchen und Unternehmensbereichen Einzug halten. In Logistik und Wartung können beispielsweise smarte Helme oder Brillen Arbeitsanweisungen oder Wartungsanleitungen anzeigen sowie Produkt- oder Bestandsinformationen liefern. Und Servicekräfte im Gesundheitswesen werden sich Detailinformationen und Kundendaten via Smartglass einblenden lassen.
    Am Arbeitsplatz der Zukunft wird die Technik also immer stärker im Dienste der Nutzer:innen stehen. Ob mittelständischer Betrieb oder globaler Konzern: Letztendlich profitiert, wer die digitalen Trends ganzheitlich in seine Unternehmenskultur integriert. Die Modernisierung des Workspace sollte daher auf allen Firmenebenen und nicht nur für die IT-Abteilung auf der Agenda stehen.
    Übrigens: Mit einer virtuellen Telefonanlage wie One Net Enterprise machen Sie Ihr Business ortsunabhängig: Sie verlagern hierdurch Ihre Telefonie in die Cloud, damit Sie und Ihre Mitarbeiter:innen in Zukunft noch flexibler von überall arbeiten können – mit einer Nummer für alle erreichbar, egal wo Sie sind.
    virtuelle Telefonanlage von VF: zentral, standortübergreifend und IP-basiert. Sie integriert einheitlich alle Teilnehmer:innen und Geräte, also Ihre Büromitarbeiter:innen, Außendienstler:innen und Heimarbeiter:innen mit ihren Mobilgeräten, Festnetz-Telefonen und PCs.

    In sechs Schritten zum digitalen Arbeitsplatz

    Der digitale Arbeitsplatz benötigt mehr als einen Workspace. Stattdessen müssen Sie die entsprechenden Tools der Arbeitsumgebung in unternehmensweite Prozesse einbinden. Ohne eine akribische Vorbereitung, klare Definitionen und ständige Evaluation kann der Digital Workplace seine Stärken nicht richtig entfalten. Um dies zu erreichen, gehen Sie wie folgt vor:

    Schritt 1: Vision

    Haben Sie entschieden, den Umstieg von traditionellen Formen des Arbeitens hin zum Digital Workplace zu gehen, sollten Sie sich zunächst die folgenden Fragen stellen:
    • Welche Gründe sprechen für die Transformation?
    • Welche Vorteile soll Ihnen der Digital Workplace konkret bieten?
    • Wie lässt sich die Einführung mit dem laufenden Geschäft vereinbaren?
    • Wo sehen Sie Ihr Unternehmen nach der erfolgreichen Einführung des Digital Workplace?

    Schritt 2: Strategie

    Haben Sie die Gründe und Ziele für die Einführung des Digital Workplace entwickelt, sollten Sie eine konkrete Strategie dafür entwerfen. Je nach Größe Ihres Unternehmens definieren Sie dabei für sämtliche Abteilungen und Einsatzbereiche, auf welche Weise der Digital Workplace deren Prozesse beeinflusst und verbessert.
    Dazu gehört auch, dass Sie eine gute Kenntnis darüber erlangen, wie die Abteilungen aktuell arbeiten und wie die Einführung des Digital Workplace konkret zu Verbesserungen führen kann. Beziehen Sie dabei (leitende) Mitarbeiter:innen aus den jeweiligen Bereichen mit ein. Diese sind am besten dazu in der Lage, konkrete Initiativen und künftige Prozesse für ihre Abteilungen zu entwerfen.

    Schritt 3: Die Wahl des richtigen Anbieters

    Auf der Basis Ihrer Strategie und Anforderungen sollten Sie sich über geeignete Software-Anbieter für Ihr Unternehmen informieren. Recherchieren Sie entweder selbst nach Anbietern, die Ihren Wunschvorstellungen nahekommen, oder ziehen Sie die Expertise externer IT-Dienstleister zu Rate. Vergleichen Sie potenzielle Anbieter und deren Digital-Workplace-Lösungen miteinander, um einzugrenzen, welcher die Bedürfnisse Ihres Unternehmens am besten abdeckt.
    Testen Sie Demo- oder Trial-Versionen entsprechender Software-Suites und setzen Sie sich gegebenenfalls mit den Anbietern direkt in Verbindung. Auf diese Weise können Sie herausfinden, inwieweit eine Anwendung tatsächlich zu Ihren täglichen Geschäftsprozessen passt. Auch mögliche Anpassungen und Individualisierungen hinsichtlich des Funktions- und Leistungsumfangs können Sie dabei in Erfahrung bringen.

    Schritt 4: Einbeziehung der Mitarbeiter:innen

    Es reicht nicht aus, Abteilungs- und Projektleiter:innen in Ihr Vorhaben miteinzubeziehen. Für die Umstellung von traditionellen Arbeitsweisen auf den Digital Workplace sind Einbindung von und Akzeptanz durch Ihre Belegschaft Voraussetzungen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen aus diesem Grund von Anfang an, was Sie vorhaben, wie die Transformation zum Digital Workspace aussehen soll und welche Vorteile das neue System für sie mit sich bringt.
    Nehmen Sie Feedback auf und binden Sie es in Ihre Transformationsstrategie ein. Wenn sich alle Beteiligten mitgenommen fühlen, funktioniert der Übergang zu einem digitalen Arbeitsplatz möglichst reibungslos. Die Rückmeldungen sollten Sie auch im Zuge der anschließenden Integration in Ihre Geschäftsprozesse in regelmäßigen Abständen einholen.

    Schritt 5: Migration und Integration

    Haben Sie sich für einen Anbieter entschieden, können Sie die Einführung der Digital-Workplace-Systeme in Ihrem Unternehmen angehen. Ein vorab definierter und an die Belegschaft kommunizierter Zeitplan sorgt für Transparenz. Der Anbieter selbst oder wahlweise Ihre eigenen IT-Expert:Innen sorgen für die Einrichtung der Digital-Workplace-Anwendungen. Auch die Anbindung an bestehende Systeme erfolgt in diesem Schritt.
    Funktioniert die Kernstruktur des Digital Workplace reibungslos, kann Ihre IT-Administration die Verbindung zu Ihren Unternehmensdaten herstellen, die Sie entweder lokal oder in der Cloud speichern. Im Zusammenhang mit einem Digital Workplace empfiehlt sich ein Cloud-Speicher. Achten Sie jedoch auf bestimmte Datenschutzvoraussetzungen, die Sie möglicherweise erfüllen müssen, etwa im Umgang mit Kundendaten.
    Danach können Sie die jeweiligen Rollen und Zugriffsberechtigungen der Benutzer:innen einrichten. Wichtig ist hierbei, dass genau definiert ist, welche Personen Zugriff auf bestimmte Daten haben. Auch die Maßnahmen zur Cybersecurity sollten Sie spätestens hier einführen, um in Ihren neuen IT-Strukturen größtmögliche Sicherheit vor Angriffen zu gewährleisten.
    Anschließend sollte eine möglichst transparente Schulung Ihrer Belegschaft erfolgen. Nehmen Sie hier Rückmeldungen in Bezug auf Fehler, Probleme und mangelnde Usability ernst. Nur, wenn sich alle Personen, die künftig mit dem Digital Workplace arbeiten, wohlfühlen und damit effektiv umgehen können, kann die neue digitale Infrastruktur zu mehr Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen führen.

    Schritt 6: Organisation und Prozesse anpassen

    Ist der Digital Workplace eingerichtet, verändern sich auch die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen teilweise grundlegend – unter Umständen sogar Ihre gesamte Unternehmenskultur. Routinetätigkeiten verkürzen sich, die Kommunikation innerhalb der Belegschaft läuft direkter und zielgerichteter ab. Daneben müssen Abteilungen und Projektteams ihre konkreten Arbeitsabläufe neu justieren.
    Auch die Tätigkeiten der leitenden Personen im Unternehmen ändern sich. Gerade in der dezentralen, hybriden Arbeit ist häufig mehr Begleitung und Kommunikation notwendig, als sie es aus der klassischen Büroarbeit gewöhnt sind.
    Gewähren Sie diesem Übergang Zeit. Wo sich die Struktur der Arbeitsplätze grundlegend ändert, benötigen neue Prozesse und der Umgang damit ausreichend Zeit, um sich zu etablieren. Begleiten Sie diesen Prozess eng und berücksichtigen Sie die Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter:innen, um den Digital Workplace im Sinne aller Beteiligten innerhalb Ihres Unternehmens zu optimieren.
    Auf diese Weise entstehen von Beginn an neue Arbeitsprozesse und eine Unternehmenskultur, in der die Vorteile des Digital Workplace bestmöglich zum Tragen kommen. Bei Gelingen integrieren Sie damit unkompliziert hybride und mobile Arbeitsformen und machen Ihr Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber fit für die Zukunft.
    Das Foto zeigt einen Mann und einen Hund, die ein Notebook betrachten

    Können wir durch intelligente Anwendungen besser zusammenarbeiten, egal wo wir sind?

    Halten Sie jetzt Schritt: Mit flexiblen digitalen Lösungspaketen von Vodafone hat Ihr Team alles, was es für eine gute, sichere und ortsunabhängige Zusammenarbeit braucht.   

    Mehr Infos hier

    Digital Workplace: Das Wichtigste in Kürze

    • Der Digital Workplace ist die neue Form des Büroarbeitsplatzes, bei dem Unternehmen alle Anwendungen, Daten und Services in einer digitalen Arbeitsumgebung zur Verfügung stellen, die für die Arbeit benötigt werden.
    • Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht hybrides und mobiles Arbeiten mit Cloud-Computing und schafft Unternehmen eine Basis für die Herausforderungen der Zukunft.
    • Oft herrscht Verwirrung hinsichtlich der Begrifflichkeiten: Der Digital Workplace meint die Einbindung digitaler Arbeitsbereiche in unternehmerische Prozesse. Der Digital Workspace hingegen bezeichnet die dafür notwendige Arbeitsumgebung, also zumeist Hard- und Software.
    • Wichtige Bestandteile des Digital Workplace sind zum Beispiel Office-Suiten, Kollaborationstools, Unified-Communications-Services, virtuelle Teamräume sowie Anwendungen für das Customer-Relationship-Management (CRM).
    • Die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes in Unternehmen erfordert eine klare Strategie und genaue Planung. Sowohl bei der Etablierung als auch bei der weiteren Nutzung des Digital Workplace ist eine ständige Evaluation der Systeme und Prozesse sowie gegebenenfalls deren Nachjustierung erforderlich.
    • Gelingt dies, führt der Digital Workplace im besten Fall zu effizienteren Geschäftsprozessen und damit zu mehr Produktivität, einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen. Außerdem macht ihr Unternehmen damit New Work erst möglich und ist damit attraktiver für Bewerber:innen attraktiver.
    Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
    25.10.2023
      # Tags:New WorkDigital
      Das könnte Sie auch interessieren:
      Security
      Eine Person sitzt vor einem Notebook an einem Tisch. Auf dem Display ist die Abkürzung VPN zu sehen

      VPN-Probleme: Diese Lösungsmöglichkeiten gibt es

      Ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) ist Ihre sichere Datenverbindung von außerhalb in Ihr Unternehmen, gut geschützt auch über unsichere Verbindungswege hinweg. Doch was, wenn Ihre VPN-Verbindung nicht zustande kommt, ständig abbricht oder Probleme auf Ihrem Computer macht? Wir haben die häufigsten Schwierigkeiten beim Thema VPN und Tunneling zusammengetragen und passende Lösungen gefunden. Eine VPN-Verbindung stellt von jedem beliebigen Ort aus eine sichere Verbindung mit Ihrem Firmennetzwerk her. Dabei werden sämtliche Daten, die Sie aus Ihrem sogenannten Intranet (also dem firmeninternen, eigens abgesicherten Netzwerk) beziehen und die Sie dorthin schicken, unterwegs aufwändig verschlüsselt. Nur Sie als Empfänger:in und Ihre Gegenseite im Unternehmen „wissen”, wie die Entschlüsselung funktioniert. Ein Abhören der Verbindung ist also nahezu unmöglich – für den Umgang mit Firmeninterna bei der Arbeit von Zuhause ist das besonders wichtig. Doch wenn die VPN-Verbindung Probleme macht, ist es mit der Arbeit häufig erstmal vorbei. Dabei liegt das Problem oft an: falschen Netzwerkeinstellungen geänderten Serveradressen auf Anbieterseite blockierten Ports falsch konfigurierten Firewalls oder Problemen mit der VPN-Software selbst Wichtige Firmendaten sind dann im Homeoffice oder unterwegs nicht mehr verfügbar. So verzögern sich beispielsweise dringende Abgaben oder Datenübermittlungen auf unbestimmte Zeit. Dabei lassen sich viele typische Probleme mit virtuellen privaten Netzwerken ziemlich leicht abstellen. Unsere Übersicht zeigt Ihnen exemplarisch Lösungswege für typische VPN-Probleme unter Windows 10 und 11. Für Mac-Nutzer und solche mit sogenannten Custom-VPNs (eigene Software, die von Ihrem Unternehmen bereitgestellt wird, wie beispielsweise Surfshark oder ExpressVPN) funktionieren die meisten Lösungsansätze ähnlich. Ansonsten hilft Ihnen zumeist der Support des jeweiligen Anbieters weiter. Und Mac-Nutzer finden auf den Apple-Hilfeseiten umfangreiche Unterstützung rund um das Thema VPN-Verbindungen.

      Weiterlesen
      Telefon

      Digitalisierungs-Beratung

      Sie haben Fragen zur Digitalisierung? Jetzt kostenlos beraten lassen. Montag-Freitag von 8-18 Uhr, außer an Feiertagen.

      0800 505 4539

      Hilfe und Service

      Montag bis Freitag von 8 bis 20 Uhr, außer an Feiertagen.

      0800 172 1234
      Online
      Vor Ort