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Digitales Whiteboard im Einsatz bei einer Konferenz
Digitalisierung

Die nützlichsten Büro-Gadgets und smarte Assistenten im Überblick

Portrait von Christian KlotzChristian Klotz
20.08.2021
6 Min.

    Computer statt Schreibmaschine, E-Mail statt Post und Tablet statt Notizbuch: Moderne Technologien ändern unsere Kommunikation und Arbeitsweise im Büro. Nicht nur Softwarelösungen wie Microsoft 365, sondern auch Gadgets vereinfachen Abläufe und optimieren die flexible Zusammenarbeit. So können Sie mit smarter Unterstützung auch durch IoT-Technologie die Produktivität im digitalen Büro regelrecht beflügeln.

    Mit den digitalen Kommunikationstechnologien halten auch moderne Arbeitsplatz- und Zeitmodelle in unserer Arbeitswelt Einzug. „Das Büro“ wird dank Smartphone, mobilem Internet und Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 Business zum flexiblen Arbeitsplatz. So sind die externen Kolleg:innen im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen im Büroalltag und bei Besprechungen so präsent wie nie zuvor.

    Doch auch Komponenten aus dem IoT- und Smart-Home-Umfeld können helfen, auch Büroräume und Arbeitsumgebungen smarter zu gestalten. Die Folge: Es bleibt mehr Zeit für Produktivität, anstatt sich mit organisatorischen Themen zu beschäftigen; oder mehr Freizeit, je nachdem.

    Inhaltsverzeichnis

    Technik, die Ihre Mitarbeiter:innen motiviertSmarte Assistenten statt SekretariatDigitale Whiteboards für vernetzte VideokonferenzenOptimale Raumplanung per Applikation

    Technik, die Ihre Mitarbeiter:innen motiviert

    Dass intelligente Tech-Tools am Arbeitsplatz für viele Arbeitnehmer:innen weitaus mehr sind als nur unterhaltsame Spielzeuge, ergab eine Befragung des Immobiliendienstleisters JLL. So gelten neue smarte Techniken im Büro als massive Beschleuniger menschlicher Leistungsfähigkeit. Arbeitnehmer:innen, die auf einem hohen Leistungsniveau arbeiten, haben demnach Zugang zu einer Vielzahl von Spitzentechnologien.
    95 Prozent der Befragten Fach- und Führungskräfte sind der Meinung, dass sie schon vor 2020 bereit und in der Lage waren, auch aus der Ferne zu arbeiten, gegenüber 77 Prozent im Durchschnitt. Daraus ergab sich eine höhere Arbeitszufriedenheit, die unter anderem auf dem Vorhandensein gut funktionierender Technik basiert.
    Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die nützlichsten und innovativsten Büro-Gadgets, die es derzeit gibt.

    Smarte Assistenten statt Sekretariat

    Mit Microsoft 365 gelingt die tägliche Terminplanung noch besser

    Wer jetzt noch nicht auf Microsoft 365 Business als cloudbasierte Office-Lösung setzt, sollte sich das Software-Paket einmal näher anschauen: Die enthaltene Teams-Umgebung sowie Microsoft Outlook machen die Terminplanung und -erinnerungen einfacher als je zuvor. Setzen Sie sich individuelle Erinnerungen an bevorstehende Termine und lassen Sie sich hierüber via Smartphone, per E-Mail, oder direkt am Desktop als Benachrichtigung rechtzeitig erinnern.  Auch hier gilt: Besser eine Erinnerung zu viel als eine zu wenig.
    Arbeiten am Tablet im Gegenlicht

    Jetzt informieren: Vodafone Cloud-Backup für Microsoft 365

    Als Cloud-Native-Lösung sichert das Vodafone Cloud-Backup für Microsoft 365 zuverlässig Ihre Office-Daten vor alltäglichen Risiken. Denn jeder Datenverlust kostet Sie wertvolle Zeit und somit Geld. Ihre Vorteile im Überblick:

    • Back-up für alle Microsoft 365-Anwendungen
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    • Compliance-konform und sicher
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    Der Smart-Home-Assistent erinnert akustisch an Termine

    Wer tagtäglich Unmengen an verschiedenen Tätigkeiten ausführt, ist froh, wenn wichtige Termine nicht einfach untergehen. Eine Desktop- und Smartphone-Benachrichtigung ist gut und schön – noch einfacher ist es aber, wenn Sie einen der vielen Smart-Home-Assistenten wie Google Home, Alexa oder Apples Homepod so programmieren, dass Sie an wichtige Termine per Sprachnachricht erinnert werden. Gleiches gilt auch für die mögliche Erinnerung an den Feierabend oder die „Runde um den Block” in der Mittagspause.

    Mit künstlicher Intelligenz und Spracherkennung zum Meeting-Transkript

    Auch beim Thema Transkripte können smarte Assistenten eine wichtige Rolle spielen: So manche handschriftliche Meeting-Notiz ist später kaum noch zu entziffern, wichtiger Kontext fehlt und ebenso die Zeit, alles, was handschriftlich aufgezeichnet wurde, später noch in digitale Form zu bringen. Wie gut, dass moderne Smartphones (und Computer allgemein) auch Transkription unterstützen: Einfach eine passende App herunterladen und schon wird Ihr Meeting später automatisch in Textform überführt. Das Einverständnis der Teilnehmenden bezüglich der Aufzeichnung natürlich immer vorausgesetzt.

    Auch Smartwatches leisten wertvolle Business-Dienste

    Wer beruflich unterwegs ist und nicht ständig am Computer oder Smartphone „hängt”, profitiert möglicherweise auch von sogenannten „Wearables”. Die Mittagspause mit dem Kunden zieht sich, doch wann war noch gleich der Anschlusstermin? Auf das Smartphone zu schauen wäre jetzt unhöflich. Der Blick auf die smarte „Armbanduhr” hingegen wird eher verziehen und zeigt Ihrem Gegenüber, dass Sie zwar diskret, aber dennoch komplett vernetzt sind und Ihnen nichts Wichtiges entgeht.
    Übrigens: Auch für Geschäftsreisen gibt es smarte Gadgets, die das mobile Arbeiten erleichtern.

    Digitale Whiteboards für vernetzte Videokonferenzen

    Dank mobilem Internet, Cloud-Software und Gadgets für das mobile Büro ist der digitale Arbeitsplatz ein flexibler Ort. Trotzdem bleiben Meetings ein zentraler Bestandteil Ihres Arbeitsalltags. Dank flexibler Technik müssen Sie auch auf die externen Kollegen im Homeoffice oder Außendienst dabei nicht verzichten. Binden Sie sie einfach effektiv in lokale Meetings ein.
    Digitale Whiteboards wie der Surface Hub von Microsoft vereinfachen virtuelle Konferenzen mit einem interaktiven 4K-Touchscreen für Video-Übertragungen und Präsentationen. Ebenso möchte Google mit seinem Jamboard die Zusammenarbeit produktiver gestalten. Dafür digitalisiert die vernetzte Tafel alle Notizen und speichert sie automatisch in Google Drive. Zudem können Teilnehmer mit einen G-Suite-Account Dateien von ihren Mobilgeräten auf das Whiteboard übertragen – auch, wenn sie nur per Videokonferenz zugeschaltet sind.
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    Optimale Raumplanung per Applikation

    Wer möchte schon in engen Büros dicht an dicht gedrängt sitzen und sich dadurch in der eigenen Kreativität eingeschränkt fühlen? Genau so schlimm können zu weitläufig designte Büros sein, in denen sich Ihre Mitarbeiter:innen fühlen, als hielten sie sich in einer Bahnhofshalle auf. Ein weiteres Problem betrifft viele Unternehmen: Mitarbeiter:innen einer Arbeitsgruppe planen eine Besprechung. Das Problem: Schon wieder ist kein Besprechungsraum frei.
    Solche unschönen Szenarien lassen sich durch eine vorausschauende Planung Ihrer Unternehmensräume schon im Ansatz verhindern – mit intelligenter Raumplanung per App. Mit Tools wie beispielsweise K+N Smart Office können Unternehmen die Aufteilung ihrer Arbeitsplätze so planen. Mitarbeiter:innen soll so ein möglichst gutes Arbeitsumfeld geschaffen werden.
    Ein wesentlicher Vorteil von smarter Termin- und Raumplanung ist, dass Sie auch im Nachhinein noch sehen können, welcher Besprechungsraum und welche Bürofläche wann wie stark ausgelastet ist und war. In der Folge sehen Sie, wenn ein bestimmter Konferenzraum kaum gebucht wird und können diesen entweder anderweitig nutzen – oder am Ende sogar Ihre Büroflächen verkleinern. Gleiches gilt, wenn Räume überfrequentiert sind: Vielleicht ist es hier an der Zeit, bislang ungenutzte Flächen zu Meeting-Räumen umzuwandeln.

    Frische Luft für frische Ideen: Wynd personalisiert das Arbeitsklima

    Schlechte Luft hemmt nachweislich die Konzentration und Arbeitsleistung und gerade in Pandemiezeiten ist ein regelmäßiger Luftaustausch im Büro mehr als nur ein verständlicher Wunsch der Mitarbeiter:innen. Doch an der Frage „Fenster auf oder Fenster zu?“ scheiden sich im Großraumbüro oft die Geister.
    Der Luftreiniger von Wynd verspricht da Abhilfe. Direkt am Arbeitsplatz filtert er Schadstoffe, Staub, Allergene und andere Verunreinigungen aus der Raumluft, während integrierte Sensoren die Luftqualität der Umgebung messen. In Echtzeit landen die Werte auf dem Smartphone und werden via iOS– oder Android-App ausgewertet.
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    Gesundes Rückgrat im Büro: UpRight optimiert die Körperhaltung

    Ob ergonomische Stühle, höhenverstellbare Stehpulte oder Gymnastikbälle: um Verspannungen und Rückenleiden vorzubeugen, lassen sich Menschen, die beruflich an den Schreibtisch gebunden sind, einiges einfallen. Der smarte „Bio-Feedback“-Trainer Upright möchte ganz nebenbei und langfristig für eine gesunde Körperhaltung sorgen.
    Dafür lässt sich das Wearable an der oberen Rückenpartie befestigen und erinnert bei einer verkrampften oder schädlichen Sitzposition durch leichtes Vibrieren daran, eine andere Haltung einzunehmen. Im Tracking-Modus zeichnet das Gadget alle Bewegungs- und Haltungsmuster auf, sodass die Werte über die  Android- oder iOS-App ausgewertet werden können.
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    20.08.2021
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