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Digitalisierung

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice: Wie sie funktioniert und was sie bietet

Vodafone-LogoV-Hub Redaktion
25.10.2023
7 Min.

    Die moderne Arbeitswelt erlebt einen fundamentalen Wandel, in dem die Arbeit von zu Hause aus einen zentralen Platz einnimmt. Mit diesem Paradigmenwechsel entstehen neue Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice. Wird diese richtig umgesetzt, profitieren sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer:innen.

    Wir werfen einen detaillierten Blick auf die Hintergründe, Mechanismen und Vorteile der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice. Erfahren Sie, wie diese Praxis gesetzlichen Vorgaben gerecht wird und wie sie die Grundlage für eine effiziente und erfolgreiche Arbeitsstruktur bildet.

    Inhaltsverzeichnis

    Arbeitszeiterfassung im Homeoffice: Das steckt dahinter Die Erfassung ist Pflicht: Warum eigentlich? Wie die Zeiterfassung im Homeoffice funktioniert Was genau muss erfasst werden?

    Arbeitszeiterfassung im Homeoffice: Das steckt dahinter

    Seit September 2022 müssen laut einem Entscheid des Bundesarbeitsgerichts (Az. 1 ABR 21/22) Beschäftigte in Deutschland ihre Arbeitszeit festhalten. Das betrifft auch die Arbeit im Homeoffice, das viele seit der Coronapandemie nutzen – laut dem Statistischen Bundesamt arbeiteten im Jahr 2021 fast 25 Prozent der Angestellten von zu Hause aus.  
    Diese Entwicklung hat einen bedeutenden Einfluss auf die Arbeitskultur und die Art und Weise, wie Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter:innen verwalten. Die Einführung der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice mag eine Herausforderung sein. Siebietet aber auch eine Antwort auf die wachsende Notwendigkeit, flexiblere Arbeitszeitmodellezu unterstützen und gleichzeitig die Transparenz und Fairness bei der Vergütung zu gewährleisten. 
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    Die Erfassung ist Pflicht: Warum eigentlich?

    Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein wichtiges Urteil zur Erfassung von Arbeitszeiten gefällt. In diesem Urteil wurde festgelegt, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen mit einem klaren, zuverlässigen und leicht zugänglichen System erfassen müssen. 
    Ende 2022 wurde dieses Urteil mit einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts in deutsches Recht überführt:Ganz egal, ob jemand im Büro oder im Homeoffice arbeitet – die Arbeitszeiterfassung ist für alle Unternehmen und Mitarbeiter:innen Pflicht.
    Eine Vorgabe mit großen Auswirkungen, da sie über die bisherigen Regeln des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG, § 16 Abs. 2) hinausgeht. Bisher mussten nur Überstunden, jetzt jede Arbeitsstunde erfasst werden – das schließt reguläre Arbeitszeiten und sogar kürzere Zeiten mit ein. Arbeitgeber müssen dafür geeignete Erfassungssysteme einführen, was einige wichtige Entscheidungen für Unternehmen nach sich zieht.  

    Wie die Zeiterfassung im Homeoffice funktioniert

    Die Zeiterfassung im Homeoffice erfolgt in der Regel mit spezialisierten digitalen Lösungen, die eine genaue Erfassung der Arbeitszeit und der Aktivitäten der Mitarbeitenden ermöglichen. Diese Technologien schaffen eine bequeme Möglichkeit, Arbeitsstunden festzuhalten, und nutzen eine zentrale Plattform zur Speicherung dieser Daten.  
    Mit den erfassten Informationen können die Verantwortlichen im Unternehmen die Arbeitszeit effizient verwalten, Projekte besser planen und die Produktivität im Homeoffice fördern. Dies gilt über sämtliche Branchen hinweg. Ob in der Architektur, im Content-Management oder im Grafikdesign: Die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice schafft Transparenz und bildet die Grundlage dafür, die Arbeit optimal zu gestalten. 
    Ein älterer Mann sitzt an einem Schreibtisch vor einem Monitor. Auf dem Bildschirm und auf dem Tisch sind Grafiken und Skizzen zu sehen.
    Es gibt viele Berufe, in denen die Zeiterfassung im Homeoffice Teil einer flexibleren Arbeitswelt geworden ist.

    Was genau muss erfasst werden?

    Die Arbeitszeiterfassungspflicht betrifft die effektive Arbeitszeit. Sie als Arbeitgeber:in sind verpflichtet, den Arbeitsbeginn und das -ende sowie die Verteilung der Arbeitszeiten und Überstunden im Unternehmen festzuhalten.  
    Während Pausenzeiten gesetzlich vorgeschrieben sind, zählen sie gemäß Arbeitszeitgesetz nicht zur eigentlichen Arbeitszeit. Sie müssen von der Gesamtarbeitszeit abgezogen werden, um die tatsächliche Arbeitszeit zu ermitteln. Im Kontext der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice sind die folgenden Punkte besonders relevant: 
    • Beginn der Arbeitszeit 
    • Ende der Arbeitszeit 
    • Gesamte Arbeitszeit 
    • Pausenzeiten 
    • Überstunden 
     Diese Aufzeichnungen sind essenziell, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und ein korrektes Abbild der geleisteten Arbeit zu erhalten. 

    Regelung der Arbeitszeit im Homeoffice

    Im Homeoffice gelten dieselben Regeln wie im Büro gemäß Arbeitszeitgesetz. Auch flexible Arbeitszeiten bleiben oft bestehen oder werden durch das Homeoffice weiter optimiert. Grundsätzlich dürfen Mitarbeitende nicht mehr als acht Stunden pro Tag arbeiten. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn viel Arbeit ansteht, sind an manchen Tagen bis zu zehn Stunden zulässig. In diesem Fall müssen Mitarbeitende die zusätzlichen Stunden jedoch innerhalb von sechs Monaten ausgleichen.
    Die Pausenregelungen bleiben im Homeoffice ebenfalls gleich und richten sich nach dem Arbeitszeitgesetz. An Tagen mit mehr als sechs Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben. Wenn die Arbeitszeit mehr als neun Stunden beträgt, erhöht sich die Mindestpausenzeit auf 45 Minuten.
    Auch die Ruhezeiten sind festgelegt: Zwischen dem Feierabend und dem nächsten Arbeitsbeginn müssen mindestens elf Stunden liegen. Es gibt eine Möglichkeit zur Anpassung: Falls an einem Tag die Ruhezeit kürzer ist, muss sie an einem anderen Tag innerhalb von vier Wochen auf mindestens zwölf Stunden aufgestockt werden, um den Ausgleich zu gewährleisten. 

    Vor- und Nachteile der Zeiterfassung im Homeoffice

    Die Zeiterfassung im Homeoffice bringt viele Vorteile und einige Nachteile mit sich. Die wichtigsten haben wir im Folgenden erläutert. Vorteile: 
    • Effiziente Übersicht: Dank digitaler Zeiterfassungssysteme behalten Arbeitgeber und Verwaltung immer den Überblick über Anwesenheiten und Abwesenheiten. Dies ermöglicht rechtzeitige Vertretungsmaßnahmen und Überstundenabbau. Auch Mitarbeitende können Echtzeitdaten zu ihrem Arbeitszeitkonto einsehen. 
    • Zeitersparnis: Automatisierte Abläufe in der Software sparen viel Zeit. Fehler werden vermieden, Abgleiche von Urlaubsanträgen mit Dienstplänen entfallen. Zudem werden Lohnabrechnungen durch einfache Arbeitszeitdokumentation beschleunigt. 
    • Gesetzeskonformität: Moderne Programme kennen die Arbeitsrechtsregelungen und gewährleisten deren Einhaltung. Darüber hinaus sind in der Regel Datenschutzbestimmungen integriert. 
    • Flexibilität: DieArbeitszeiterfassung läuft in der Regel über Desktop-Software oder mobile Apps –Investitionen in neue Geräte sind nicht nötig.  
    • Leichtere Planung: Durch den fortwährenden Einblick in die Arbeitszeiten können Unternehmen und Mitarbeitende Maßnahmen wie Überstundenabbau gezielt planen. Zusätzlich werden Abwesenheiten, Urlaube und Krankschreibungen erfasst. 
    • Einfache Abrechnung: Onlinestundenzettel können monatlich für die Lohnbuchhaltung heruntergeladen werden. 
    Nachteile:  
    • Vertrauensverlust: Zeiterfassungssysteme beeinflussen die Vertrauensarbeitszeit und den Mitarbeitenden wird ein Stück Eigenverantwortung genommen.  
    • Kontrollaspekt: Die Kontrolle der Arbeitszeiten durch den Arbeitgeber wird durch die digitale Zeiterfassung im Homeoffice einfacher. Bei Angestellten, die im Homeoffice arbeiten, könnte ein Gefühl der Überwachung entstehen.  
    • Missbrauch: Ein Missbrauch von Zeiterfassungssystemen ist möglich und könnte zu finanziellem Schaden führen sowie das Arbeitgebervertrauen schwächen. 
    • Kosten und Aufwand: Die Einführung zieht je nach Zeiterfassungssystem Kosten und Zeitaufwand auf verschiedenen Ebenen nach sich. 
    Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen, offen zu kommunizieren und die richtige Balance zu finden. Gesetzliche Vorgaben lassen es allerdings nicht zu, komplett auf eine Zeiterfassung im Homeoffice zu verzichten. 

    Zeiterfassung im Homeoffice: Welche Möglichkeiten gibt es?

    Es gibt verschiedene Optionen für die Zeiterfassung im Homeoffice. Wichtig ist es, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter:innen effizient zu verwalten und gleichzeitig zu idealen Arbeitsbedingungen im Homeoffice beizutragen. Dazu gehört beispielsweise, dass Arbeitnehmer:innendurch eine effektive Arbeitszeiterfassung klare Grenzen zwischen Arbeits- und Freizeit setzen können –was eine gesunde Work-Life-Balancefördert.  
    Eine Möglichkeit besteht darin, digitale Stundenzettel manuell auszufüllen, beispielsweise durch das Eintragen von Arbeitsbeginn und -ende sowie weiterer relevanter Daten in eine Excel-Tabelle. Diese Datei wird anschließend zur Einsicht an die Führungskraft weitergereicht bzw. in Excel als Teil von Microsoft 365 freigegeben.  
    Alternativ können Unternehmen Chatbots einsetzen, um Arbeitszeiten mit Sprach- oder Textbefehlen zu dokumentieren. Über eine App können Mitarbeitende einfache Kommandos wie „Einstempeln“, „Austempeln“ und „Pause“ verwenden, um die Zeiterfassung zu steuern. Diese Daten werden in Verbindung mit einer HR-Software gespeichert und von Vorgesetzten überprüft.  
    Besonders fortschrittlich gelingt die Arbeitszeiterfassung mit cloudbasierter HR-Software. Das Unternehmen gibt die Mitarbeiterdaten, wöchentlichen Arbeitszeiten und Schichten in das System ein, was eine schnelle Einführung der Zeiterfassung ermöglicht. Die Mitarbeitenden tragen ihre Arbeitszeit entweder über eine App oder eine Webplattform ein. Außerdem werden Feiertage und Abwesenheiten über die Software verwaltet. 
    Die Vorgesetzten haben Zugriff auf die Daten und behalten die Arbeitszeit im Blick, inklusive eventueller Überstunden oder Minusstunden. Abhängig von der Software, den Anforderungen und der Ausrichtung des Unternehmens ist es zudem möglich, Projekte und Abrechnungsprozesse über eine solche HR-Software zu verwalten. 
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    Arbeitszeiterfassung im Homeoffice: Das Wichtigste in Kürze

    • Seit 2022 verlangt ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts die genaue Arbeitszeiterfassung,unabhängig von der Arbeitsumgebung – also auch für alle Mitarbeiter:innen im Homeoffice. Dies bietet die Chance, Arbeitsabläufe zu optimieren und flexible Arbeitsmodelle mit transparenter Vergütung zu fördern. 
    • Am besten funktioniert die Zeiterfassung im Homeoffice mit spezialisierter Software, die neben einer präzisen Erfassung auch die Speicherung von Arbeitszeit und Aktivitäten unterstützt. Diese Technologien ermöglichen eine effiziente Verwaltung und die Optimierung von Projekten. 
    • Die Zeiterfassung im Homeoffice bietet Vorteile wie eine effiziente Übersicht, Zeitersparnis, Gesetzeskonformität, Flexibilität und eine einfachere Abrechnung. Es kann jedoch auch zu Vertrauensverlust, Kontrollproblemen, Software-Missbrauch sowie Kosten und Aufwand kommen. 
    • Die Regelung und Erfassung der Arbeitszeit im Homeoffice orientiert sich an den Regelungen für die Arbeit im Unternehmen, wobei flexible Modelle möglich sind. Dabei gelten tägliche Höchstarbeitszeiten sowie Pausen- und Ruhezeiten gemäß Arbeitszeitgesetz.  
    • Für die Zeiterfassung im Homeoffice gibt es verschiedene Optionen. Neben manuell auszufüllenden Stundenzetteln und interaktiven Apps können Unternehmen fortschrittliche cloudbasierte HR-Software nutzen. Sie erlaubt Datenpflege, Arbeitszeitüberwachung, Abwesenheitsverwaltung und bietet Optionen für die Projektorganisation sowie Abrechnungsprozesse. 
    Vodafone-LogoV-Hub Redaktion
    25.10.2023
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