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Eine Frau sitzt in einer Lounge am Laptop und praktiziert hybrides Arbeiten
Unified Communication

Hybrides Arbeiten – das Arbeitsmodell der Zukunft?

Portrait von Freca DumreseFreca Dumrese
28.11.2022
11 Min.

    Die Arbeitswelt ist im Wandel: Herkömmliche Jobmodelle mit durchgehender Präsenz im Büro sind in vielen Branchen nicht mehr Standard. Stattdessen wird Hybrides Arbeiten immer beliebter. Was verbirgt sich dahinter und was sollten Sie beachten, wenn Sie hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen einführen möchten?

    Immer mehr Berufstätige arbeiten ganz oder teilweise im Homeoffice. Die Digitalisierung ermöglicht hybride Arbeitsmodelle, die sich weniger nach Zeit und Ort richten und mehr Flexibilität für die Organisation von Arbeit erlauben. Nach Angaben der Hans-Böckler-Stiftung gaben bei Umfragen im Jahr 2023 nur noch 15 Prozent der Beschäftigten an, dass die Anwesenheit im Büro für ihre Vorgesetzten sehr wichtig sei. Vor 2020 lag dieser Wert noch bei 60 Prozent.

    Nach den im Juli 2023 veröffentlichten Zahlen des Statistischen Bundesamts arbeitete im Jahr 2022 durchschnittlich rund ein Viertel der Erwerbstätigen zumindest gelegentlich von zu Hause aus, wobei der Anteil je nach Wirtschaftszweig deutlich höher lag. So nutzte die überwiegende Mehrheit der Beschäftigten bei den IT-Dienstleistern (76,0 Prozent) sowie in der Unternehmensverwaltung und -beratung (73,0 Prozent) und der Versicherungsbranche (70,4 Prozent) das Homeoffice. Im Gesundheitswesen (6,6 Prozent) und im Baugewerbe (7,8 Prozent) konnten nur wenige ihre Arbeit auch zu Hause erledigen.

    Inhaltsverzeichnis

    Was ist hybrides Arbeiten?Diese hybriden Arbeitsmodelle gibt esVoraussetzungen für hybrides ArbeitenDie Vor- und Nachteile von Hybrid Work

    Was ist hybrides Arbeiten?

    Hybrides Arbeiten beschreibt in der digitalen Arbeitswelt die Verbindung von Arbeiten im Büro am Firmensitz mit der mobilen Arbeit auf Reisen oder von zu Hause aus. Je nach gewähltem Arbeitsmodell wechseln sich die Tage im Büro und außerhalb entweder nach festen Regeln oder nach individueller Vereinbarung ab.
    Der digitale Wandel macht Hybrid-Work erst möglich

    Dank fortschreitender Digitalisierung können Berufstätige immer mehr Tätigkeiten von zu Hause oder mobil erledigen. Bereits 2018 vermeldete der Branchenverband Bitkom, dass rund die Hälfte der Arbeitsplätze in Deutschland Computerarbeitsplätze sind. Seitdem ist deren Zahl noch einmal stark angestiegen. Jahr für Jahr werden in Deutschland rund eine Million zusätzliche Computerarbeitsplätze eingerichtet, hat das Statistikportal Statista ermittelt. Computerarbeit kann in der Regel auch mobil oder von zu Hause aus erledigt werden. Die Voraussetzungen für hybrides Arbeiten sind also gut. 

    Die Definition für hybride Arbeit leitet sich von dem englischen Begriff „hybrid“ ab, der auf Deutsch „gemischt“ oder „verschiedenartig“ bedeutet. Dabei wird das Arbeiten auf Reisen oder von zu Hause ohne voll ausgestattetes Homeoffice auch als mobiles Arbeiten bezeichnet. 
    Hybrides Arbeiten als regelhafter Prozess beinhaltet auch technische und rechtliche Aspekte. Voraussetzung für das Gelingen hybrider Meetings ist beispielsweise eine professionelle Konferenzraumtechnik.
    Diese umfasst mindestens ein hochwertiges Mikrofon und Lautsprecher und möglichst eine Kamera, die alle Personen im Raum gut erkennbar zeigt, damit Zugeschaltete nichts verpassen.
    Für die Arbeit im Homeoffice greifen das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und das Arbeitszeitgesetz (ArbZG).Für die Ausstattung eines digitalen Arbeitsplatzes im Homeoffice oder als mobiles Büro ist in der Regel der Arbeitgeber zuständig.  
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    Diese hybriden Arbeitsmodelle gibt es

    Beim hybriden Arbeiten wird zwischen vier unterschiedlichen Anwesenheitsmodellen unterschieden:  
    • Office-First: Hierbei wird hauptsächlich im Büro gearbeitet. Das Arbeiten im Homeoffice hat nur einen sehr kleinen Anteil an der gesamten Arbeitszeit. 
    • Teilflexible Arbeit: Dieses Modell kennt zwei Unterarten. Bei der synchron hybriden Arbeit hat das gesamte Team feste Tage, an denen alle Mitarbeiter:innen „synchron“ im Büro arbeiten. Bei der statisch hybriden Arbeit gibt es hingegen individuelle Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber, an welchen Tagen die einzelnen Beschäftigten jeweils zu Hause oder im Büro arbeiten.  
    • Vollflexible Arbeit: Bei diesem Modell entscheiden allein die Mitarbeiter:innen, wann sie im Büro, unterwegs oder im Homeoffice arbeiten. Dieses Modell wird daher auch WFA „Work from anywhere“ (WFA) genannt, frei übersetzt also: “Von überall aus arbeiten”. 
    • Remote-First: Das Arbeiten außerhalb des Büros hat hier grundsätzlich Vorrang. Die Mitarbeiter:innen sind nur noch ausnahmsweise im Büro am Firmensitz, beispielsweise zu wichtigen Kundenterminen oder zu bestimmten Präsenzbesprechungen. 
    Zusätzlich zu den Anwesenheitsmodellen gibt es auch noch unterschiedliche Arbeitszeitregelungen: 
    • Feste Arbeitszeiten (auch „Nine-to-Five-Jobs“ genannt): Hier bestimmt der Arbeitgeber die Arbeitszeiten.  
    • Teilflexibel (auch Gleitzeit genannt): Für die Mitarbeiter:innen gibt es feste Kernzeiten, in denen alle Beschäftigten anwesend sind. In diesen Zeiten finden beispielsweise auch Konferenzen statt. Die Kernzeiten decken aber nur einen Teil der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit ab. Die Beschäftigten entscheiden selbständig, ob sie die verbleibenden Arbeitsstunden vor oder nach den Kernzeiten abarbeiten. 
    • Vollständig freie Arbeitszeiten (auch Vertrauensarbeitszeit genannt): Die Beschäftigten entscheiden allein, zu welchen Zeiten sie arbeiten. Ursprünglich entfiel bei diesem Modell in vielen Firmen die Arbeitszeiterfassung komplett, weil hierbei allein die erbrachte Arbeitsleistung im Vordergrund steht. Nach einem Urteil des Landesarbeitsgerichtes München vom Oktober 2022 müssen Arbeitgeber mittlerweile auch bei Vertrauensarbeitszeit die geleisteten Arbeitszeiten erfassen und dem Betriebsrat hierüber auf dessen Wunsch hin Auskunft erteilen.  
    Die einzelnen Anwesenheitsmodelle und Arbeitszeitregelungen für hybride Arbeit können Sie nahezu beliebig kombinieren, sodass in der Praxis viele unterschiedliche Modelle entstehen. Je nach gewähltem Modell können Sie auch die Organisation der Arbeitsplätze in Ihren Büroräumen entsprechend anpassen. 
    Beispielsweise können Sie für Mitarbeiter:innen, die nach dem Prinzip Office-First arbeiten, weiterhin persönliche Arbeitsplätze im Büro einrichten. Für Beschäftigte, die Remote-First tätig sind und zu Hause bereits einen vollständig ausgestatteten Telearbeitsplatz besitzen, richten Sie für die verbleibenden Bürotage hingegen sogenannte Schreibtischpools ein.  
    Ihre Mitarbeiter:innen suchen sich dort zu Arbeitsbeginn einen freien Schreibtisch, an dem sie an diesem Tag arbeiten. Dieses System wird auch Flex-Desk oder Desk-Sharing genannt. Das bedeutet frei übersetzt: „flexibler Schreibtisch“ oder „Geteilter Arbeitsplatz“.  Mit technischen Lösungen wie Workplace-as-a-Service können Sie die Einrichtung dieser Arbeitsplätze an einen externen Dienstleister vergeben und dadurch standardisieren und Kosten sparen.
    So haben Ihre Mitarbeiter:innen überall immer die gleichen bekannten Arbeitsumgebungen und müssen sich nicht um Software-Installationen oder Updates kümmern. Welche Variante Sie für Hybrid Working wählen, hängt im Einzelfall auch von den Abläufen in Ihrem Unternehmen und Ihrer Unternehmenskultur ab. Außerdem sollten Sie hybride Arbeitsmodelle zusätzlich mit dem Betriebsrat abstimmen. 
    Das Bild zeigt einen Mann mit einem Smartphone

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    Voraussetzungen für hybrides Arbeiten

    Damit hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen funktioniert, müssen einige Bedingungen erfüllt sein. Im Einzelnen sind dies: 
    • Sichere Verbindung ermöglichen: Ihre Mitarbeiter:innen müssen von überall her über das Internet eine sichere Verbindung zu Ihrem Firmennetz aufbauen können. Dies geschieht üblicherweise mittels eines Virtual Private Network (VPN). 
    • Grundlagen der Zusammenarbeit schaffen: Mit Collaboration Tools wie Microsoft 365 Business oder Google Workspace schaffen Sie die technischen Grundlagen, damit Ihre Teams auch an unterschiedlichen Orten gemeinsam arbeiten können – an einzelnen Dokumenten oder ganzen Projekten. 
    • Hardware bereitstellen: Ihre Mitarbeiter:innen sollten über Business-Laptops und Business-Smartphones verfügen, mit denen sie von überall her bequem, schnell und sicher arbeiten können.  
    • Videokonferenzen ermöglichen: Wenn es bei Ihnen keine festen Präsenztage gibt, an denen alle Mitarbeiter:innen im Büro sind, sollten Besprechungen auch als Videokonferenzen möglich sein. 
    • Telearbeitsplatz einrichten: Für das regelmäßiges Arbeiten von zu Hause aus sollten sie Ihren Mitarbeiter:innen normgerechte Telearbeitsplätze einrichten. Der Gesetzgeber verlangt, dass sie dieselben Anforderungen an Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz erfüllen wie Arbeitsplätze in der Betriebsstätte.   Dazu gehören auch eine ausreichende und blendfreie Beleuchtung sowie die Ergonomie von Schreibtisch und Bürostuhl. Einzelheiten finden Sie in Nummer 6 des Anhangs der Arbeitsstättenverordnung sowie in der Broschüre „Bildschirm- und Büroarbeitsplätze – Leitfaden für die Gestaltung“ der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung. 
    • Eine UCC-Plattform schaffen: Mittels Unified Communications (UCC) fassen Sie alle Kommunikationsdienste in Ihrem Unternehmen auf einer Plattform zusammen. So schaffen Sie einfach zu nutzende Kommunikationsstrukturen für Ihre Mitarbeiter:innen.   Die Kommunikation per Telefon, Messenger oder Videokonferenz gewinnt durch hybride Arbeit gegenüber dem direkten persönlichen Gespräch an Bedeutung. Deshalb ist eine effiziente Kommunikationslösung eine wichtige Voraussetzung für hybrides Arbeiten.  
    Mitarbeiterin mit Telefon, Smartphone und Laptop im Büro

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    Die Vor- und Nachteile von Hybrid Work

    Für viele Unternehmen, aber auch für viele Beschäftigte sind hybride Arbeitsmodelle heute sehr wichtig. Dennoch ist der Umstieg auf hybride Arbeit eine große Umstellung. Er bietet viele Chancen, bringt aber einige Veränderungen mit sich, die Sie bereits im Vorfeld berücksichtigen sollten. Vorteile von Hybrid Work sind:  
    • Ihre Mitarbeiter:innen reduzieren ihre Pendelzeiten für den Weg zur Arbeit. So sparen sie Geld und Zeit und schonen die Umwelt. Effektiv ist dies auch ein Gewinn an Lebenszeit und damit ein Plus für die Work-Life-Balance. 
    • Viele Berufstätige, insbesondere Eltern, können Hybrid Work besser mit ihrem Familienleben vereinbaren. Bei Ausfällen in Kindergarten und Schule können sie flexibel von zu Hause aus arbeiten oder einen Teil der Arbeitszeit in die Abendstunden verschieben, wenn die Kinder im Bett sind.  
    • Die geringere Auslastung Ihrer Büroräume in Verbindung mit Desk-Sharing spart teure Büroflächen ein. Gerade in hochpreisigen Innenstadtlagen sparen Sie so einen Teil Ihrer Gewerbemieten und Betriebskosten ein. 
    • Viele Beschäftigte schätzen die zusätzlichen persönlichen Freiheiten, die ihnen Hybrid Work verschafft. Sie gewinnen dadurch zusätzliche Motivation und arbeiten produktiver.  
    • Hybrid Work macht Sie als Arbeitgeber für viele Bewerber:innen interessanter und wirkt sich positiv auf Ihr Employer-Branding aus. In Zeiten des Fachkräftemangels verbessern Sie so Ihre Chancen im Wettbewerb um die besten Nachwuchs- und Führungskräfte. 
    • Fahrten und Reisezeiten entfallen. Mitarbeiter:innen im Außendienst müssen nach einem Kundentermin in Wohnortnähe nicht erst wieder in die Firma zurück, um dort ihren Bericht zu schreiben, sondern können dies im Homeoffice erledigen. 
    • Ihr Unternehmen wird robuster gegenüber Betriebsstörungen. Fallen im Büro der Strom, das Telefon oder die Internetverbindung aus oder verhindern größere Baustellen eine zügige Anfahrt zum Arbeitsplatz, arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen einfach von zu Hause aus. Besonders gut funktioniert dies, wenn Sie alle Ihre Server und Ihre Telefonanlage als externe Clouddienste einrichten. Dann ist diese Infrastruktur für Ihre Beschäftigten auch weiterhin störungsfrei erreichbar.  
    Hybrides Arbeiten bietet viele Vorteile; diesen stehen einige Nachteile gegenüber, die Sie berücksichtigen sollten. Einige davon können Sie durch entsprechende Planung im Vorfeld weitgehend vermeiden: 
    • Nicht alle Beschäftigten möchten zu Hause arbeiten. Manche bevorzugen die Präsenz und den direkten Austausch am Arbeitsplatz. Wenn die Wohnverhältnisse zudem sehr beengt sind und es kein getrenntes Arbeitszimmer gibt, kann Remote Work zur Belastung für Familie und Beruf werden. Hier sollten Sie im Vorfeld mit Ihren Mitarbeiter:innen Einzelgespräche führen, welche Lösungen im beiderseitigen Interesse sind und ob Homeoffice im jeweiligen Fall überhaupt möglich ist. 
    • Wenn sich Kolleg:innen und ganze Arbeitsgruppen weniger oder kaum persönlich sehen, kann dies einen negativen Einfluss auf das Gemeinschaftsgefühl innerhalb Ihrer Teams haben. Hier können Sie beispielsweise mit monatlichen Präsenztagen gegensteuern. An denen sind dann alle Kolleg:innen der jeweiligen Arbeitsgruppe zur selben Zeit im Büro. Auch Teamevents helfen dabei, das Wir-Gefühl zu stärken. 
    • Hybrides Arbeiten kann den Arbeits- und Organisationsaufwand insbesondere für Führungskräfte und Projektleiter:innen erhöhen: Mitarbeiter:innen sind nicht mehr während der Kernarbeitszeiten an einem festen Büroarbeitsplatz für ein kurzes persönliches Gespräch erreichbar. Durch flexible Arbeitszeiten wird das Abstimmen von Konferenzterminen aufwändiger und Besprechungen mit mehreren Teilnehmer:innen müssen mit mehr Vorlauf terminiert werden.  
    • Durch den ganz oder teilweise wegfallenden persönlichen Kontakt ist es für Führungskräfte schwieriger zu erkennen, wenn einzelne Mitarbeiter:innen überlastet sind; zum Beispiel, weil sie im Homeoffice regelmäßig Überstunden erbringen, ohne diese zu erfassen. Dies kann bei den betroffenen Mitarbeiter:innen zu einem Burnout, aber auch zur inneren Kündigung führen – mit anschließendem Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber oder längerer Krankheit.   Hier helfen Regelungen zum Schutz der Beschäftigten: So können Sie beispielsweise Ihren internen Mailserver so konfigurieren, dass am Wochenende keine dienstlichen Mails oder Messenger-Nachrichten zugestellt werden. Außerdem sollten Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeiter:innen Gespräche führen, um Überlastung frühzeitig zu erkennen.  
    • Das dauerhafte parallele Bereitstellen von persönlichen Arbeitsplatzcomputern am Firmensitz zusätzlich zu Telearbeitsplätzen im Homeoffice kann Ihr Hardware-Budget belasten und die Anzahl der zu administrierenden Geräte erhöhen. Alternativen sind günstigere Modelle wie Workplace-as-a-Service oder Arbeitsplätze mit Laptop-Dockingstationen. 
    Frau telefoniert mit Headset

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    Hybrid-Working bedeutet Hybrid-Meetings

    Ein wichtiges Element der hybriden Arbeit ist das sogenannte Hybrid-Meeting. Dieser Begriff beschreibt Konferenzen, bei denen einige Teilnehmer:innen im Konferenzraum am Firmensitz teilnehmen und andere Teilnehmer:innen sich per Videokonferenz zuschalten.
    Dieses Format stellt hohe Anforderungen an Ihre Technik-Infrastruktur. Denn alle Teilnehmer:innen müssen sich gegenseitig gut sehen und hören können. Die Kamera im Konferenzraum muss hierfür möglichst alle Personen im Raum scharf fokussieren. Außerdem müssen Auflösung und Bandbreite für die Übertragung so beschaffen sein, dass das Gesamtbild in für die zugeschalteten Teilnehmer:innen gut erkennbar ist.  
    Es sollte im Raum möglichst keine dunklen oder toten Winkel geben. Umgekehrt sollten alle Personen im Raum die zugeschalteten Teilnehmer:innen beispielsweise auf einer großen, hellen Videoleinwand oder Videowand nebeneinander sehen können. Die Videowand sollte lichtstark sein, damit Sie den Raum dafür nicht abdunkeln müssen. Gut funktionierende Hybrid-Meetings sind entscheidend für die Zusammenarbeit beim Hybrid-Working. 
    Idealerweise statten Sie Ihre Besprechungsräume mit einem professionellen Videokonferenzsystem aus, das mit der Konferenzsoftware auf den Arbeitsplatzrechnern kompatibel ist und gut harmoniert. 
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    Das Wichtigste zu hybridem Arbeiten in Kürze

    • Hybrides Arbeiten ist mittlerweile weit verbreitet. Viele Beschäftigte schätzen die Flexibilität, die es ihnen gibt. 
    • Welches hybride Arbeitsmodell für Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt von mehreren Faktoren ab und ist von Fall zu Fall und Branche zu Branche unterschiedlich. 
    • Unternehmen, die Hybridarbeit praktizieren, bieten für viele Bewerber:innen einen erheblichen Mehrwert und haben so einen Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt. 
    • Für Hybrid-Work gibt es unterschiedliche Anwesenheits- und Arbeitszeitmodelle. Prüfen Sie sorgfältig, welches dieser Modelle gut zu Ihrem betrieblichen Alltag passt. 
    • Unternehmen, die bereits Unified Communications sowie Cloudlösungen für Daten und Telefonie nutzen, haben vielfältige technische Vorteile bei der Einführung von hybrider Arbeit. 
    • Mit bestimmter Hardware wie leistungsfähigen Laptops und Mobilgeräten sowie einer entsprechenden Konferenztechnik in Ihren Besprechungsräumen schaffen Sie die technische Grundlage für hybride Zusammenarbeit. 
    Portrait von Freca DumreseFreca Dumrese
    28.11.2022
      # Tags:New WorkBusiness BasicsDigitalMobiles ArbeitenInnovationMicrosoft 365Tipps
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