Outlook-Kalender freigeben – so funktioniert’s

• Öffnen Sie die Microsoft 365-Web-App auf und melden sich mit Ihrem Benutzerkonto an.
• Oben rechts können Sie in die „Calendar”-App wechseln.
• Klicken Sie anschließend auf „Kalender Freigeben”: Dort geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie den Kalender freigeben möchten.
• Im Drop-down-Menü können Sie nun auswählen, ob Sie nur Ihre Verfügbarkeit, eingeschränkte oder alle Termindetails freigeben möchten
• Versenden Sie abschließend die Kalenderfreigabe.

So geben Sie Ihren Outlook-Kalender innerhalb Ihres Unternehmens frei

• Zunächst aktivieren Sie über das Kalendersymbol unten links (oder den entsprechenden Text) die Kalenderansicht.
• Klicken Sie anschließen oben in der Menüleiste auf „Start | Kalender freigeben”.
• Daraufhin erscheint ein Fenster, in dem Sie unter „Details” einstellen können, welche Berechtigung Sie vergeben wollen. Sie haben die Möglichkeit, nur Ihre reine Verfügbarkeit, eingeschränkte Termindetails oder alle Termindetails mit der Möglichkeit der Bearbeitung zu teilen.
• Unter dem Punkt „An…” können Sie die (firmeninterne) E-Mail-Adresse der Person eingeben, die Zugriff auf den Kalender erhalten soll.
• Sie haben auch die Möglichkeit, die Freigabe um eine Nachricht zu ergänzen. Sie können auch festlegen, ob Sie ebenfalls den Kalender der betreffenden Person sehen möchten. Diese Anfrage muss der/ die Empfänger:in nur noch bestätigen.
• Die eingeladene Person erhält eine E-Mail und kann dort entscheiden, ob sie die Freigabeeinladung annimmt oder nicht.

So funktioniert die Freigabe für Personen, die nicht in Ihrem Unternehmen arbeiten

• Geben Sie anschließend unter „An…” die E-Mail-Adresse einer Person ein, die nicht in Ihrem Unternehmen arbeitet, und senden Sie die Freigabe ab.
• Der Empfänger erhält nun eine E-Mail mit einer Einladung, Ihren Kalender mitzubenutzen.

• Klicken Sie in Outlook unten links auf das Kalendersymbol (oder den entsprechenden Text) und wechseln Sie zur Kalenderansicht.
• Klicken Sie auf „Kalender per E-Mail senden”.
• Wählen Sie nun aus, welchen Ihrer Kalender Sie freigeben wollen und welchen Zeitraum („Datumsbereich”) Sie zur Verfügung stellen möchten.
• Im Menü „Detail” legen Sie fest, welche Details Ihrer Termine der Empfänger sehen soll.
• Mögliche Kalenderanlagen (beispielsweise eine PDF-Datei) können Sie ebenfalls versenden. Diese Option stellen Sie unter dem Punkt „Erweitert” ein. Hier legen Sie außerdem die Sichtbarkeit von Einträgen fest, die als privat markiert sind.
• Der Kalender wird nun in eine neue E-Mail eingefügt, die Sie wie gewohnt an den/die Empfänger:in verschicken.
• Neben einer grafischen Darstellung Ihres Kalenders enthält die Mail auch eine sogenannte „iCalendar”-Datei mit der Endung „.ics”, die mit diversen Programmen von Drittanbietern geöffnet werden kann – unter anderem mit dem Apple- und Google-Kalender.

So teilen Sie Ihren Outlook-Kalender auf einer Website

• Wechseln Sie zunächst mithilfe der „Kalender”-Schaltfläche in die Kalenderansicht.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf „Ordner | Kalender freigeben”.
• Geben Sie die E-Mail-Adresse des/der Empfänger:in ein.
• Aktivieren Sie die Option „Empfänger zum Anzeigen Ihres Ordners vom Typ ‘Kalender’ berechtigen”.
• Geben Sie, falls gewollt, eine persönliche Nachricht zu Ihrer Freigabe ein.
• Klicken Sie anschließend auf „Senden”.

• Navigieren Sie zunächst in die Kalenderansicht.
• Wählen Sie im Menüpunkt „Meine Kalender” Ihren Standardkalender aus („Kalender”).
• Klicken Sie anschließend auf „Kalender freigeben”. Es öffnet sich ein Fenster zum Versenden einer Mail.
• Geben Sie die E-Mail-Adresse des/der Empfänger:in ein.
• Aktivieren Sie die Option „Empfänger zum Anzeigen Ihres Ordners vom Typ ‘Kalender’ berechtigen”.
• Ergänzen Sie eventuell eine persönliche Nachricht zu Ihrer Freigabe.
• Klicken Sie anschließend auf „Senden”.