In vielen Unternehmen treibt die sogenannte Schatten-IT ihr Unwesen. Gemeint sind Programme und Webdienste, die Mitarbeiter:innen nutzen, ohne dass dies von der hauseigenen IT abgesegnet oder für gut befunden wurde. Hintergrund sind häufig komplizierte Arbeitsprozesse, für die es einfachere Lösungen gibt – häufig jedoch auf Kosten der Datensicherheit.
Gerade in Zeiten vielfältiger, teils kostenlos nutzbarer Cloud-Dienste sollten Unternehmen das Phänomen zumindest kennen und Schritt für Schritt die notwendigen Arbeitsprozesse darauf ausrichten.
Kennen Sie das auch? Bevor Sie einen Tag im Homeoffice verbringen, schicken Sie sich die relevanten Unterlagen per Mail nach Hause. Wieder im Büro stellen Sie fest, dass Sie die aktuelle Datei noch zu Hause auf dem Rechner haben. Die Lösung: Sie laden sie einfach in Ihr eigenes Google-Drive-Verzeichnis oder in die Dropbox hoch.
Die IT-Abteilung ist darüber wenig begeistert, denn das Hochladen firmeninterner Dokumente auf fremde Server stellt sehr schnell einen Compliance-Verstoß beziehungsweise ein Sicherheitsrisiko dar. Leider ist das kein Einzelfall. Die Studie „Mobile Content Management in Deutschland“ zeigt: In vielen Unternehmen fehlt es bis heute an vorgegebenen Lösungen zur geräteunabhängigen Zusammenarbeit.
Die Kostenexplosion im Softwarebereich betrifft viele Unternehmen. Durch den Einsatz von SaaS (Software-as-a-Service) können Sie hohe Anfangsinvestitionen vermeiden. Die Kosten für Unternehmen bleiben durch Abonnements-Modelle in einem festgelegten Rahmen. Zudem sinken die internen IT-Kosten, da Wartung und Administration der gebuchten Services in der Hand des SaaS-Dienstleisters liegen. Software-as-a-Service (SaaS) bietet komplette Softwareanwendungen über das Internet an. Bekannte Beispiele für browserbasierte Cloud-Anwendungen sind Microsoft 365 und Applikationen im Google Workspace. Das Angebot ist jedoch nicht auf solche Standard-Anwendungen begrenzt, sondern umfasst alle Arten von Applikationen.
