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Unified Communication

Hybrides Arbeiten – das Arbeitsmodell der Zukunft?

Portrait von Freca DumreseFreca Dumrese
Portrait von Christian KlotzChristian Klotz
07.03.2025
11 Min.

    Die Arbeitswelt ist im Wandel: Herkömmliche Jobmodelle mit durchgehender Präsenz im Büro sind in vielen Branchen nicht mehr Standard. Stattdessen wird hybrides Arbeiten immer beliebter. Was verbirgt sich dahinter und was sollten Sie beachten, wenn Sie hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen einführen möchten?

    Immer mehr Berufstätige arbeiten teilweise oder sogar komplett im Homeoffice. Laut einer Befragung von PricewaterhouseCoopers International aus dem Jahr 2024 hängt die Wahl eines neuen Arbeitgebers für 39 Prozent der Befragten daran, ob im neuen Arbeitsverhältnis ein Angebot für Homeoffice besteht. Für 43 Prozent ist dieser Punkt zumindest wichtig, aber nicht entscheidend.

    Was hybrides Arbeiten ist, wie diese moderne Form der Arbeit funktioniert und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.

    Inhaltsverzeichnis

    Was ist hybrides Arbeiten?Diese hybriden Arbeitsmodelle gibt esVoraussetzungen für hybrides ArbeitenDie Vor- und Nachteile von Hybrid Work

    Was ist hybrides Arbeiten?

    Hybrides Arbeiten beschreibt in der digitalen Arbeitswelt die Verbindung von Arbeiten im Firmenbüro und der mobilen Arbeit auf Reisen oder von zu Hause aus. Je nach gewähltem Arbeitsmodell wechseln die Tage im Büro und außerhalb entweder nach festen Regeln oder nach individueller Vereinbarung.
    Die Definition für hybride Arbeit leitet sich von dem englischen Begriff „hybrid“ ab, der auf Deutsch „gemischt“ oder „verschiedenartig“ bedeutet. Dabei wird das Arbeiten auch als mobiles Arbeiten bezeichnet, wenn es ohne voll ausgestattetes Homeoffice erfolgt, zum Beispiel auf Reisen und von zu Hause aus. 
    Hybrides Arbeiten als regelhafter Prozess beinhaltet auch technische und rechtliche Aspekte. Voraussetzung für das Gelingen hybrider Meetings ist beispielsweise eine professionelle Konferenzraumtechnik. Diese umfasst mindestens ein hochwertiges Mikrofon und Lautsprecher und möglichst eine Kamera, die alle Personen im Raum gut erkennbar zeigt, damit Zugeschaltete nichts verpassen.
    Für die Arbeit im Homeoffice greifen das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Für die Ausstattung eines digitalen Arbeitsplatzes im Homeoffice oder als mobiles Büro ist in der Regel der Arbeitgeber zuständig.  
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    Diese hybriden Arbeitsmodelle gibt es

    Beim hybriden Arbeiten wird zwischen vier unterschiedlichen Anwesenheitsmodellen unterschieden:  
    • Office-First: Hierbei wird hauptsächlich im Büro gearbeitet. Das Arbeiten im Homeoffice hat nur einen sehr kleinen Anteil an der gesamten Arbeitszeit. 
    • Teilflexible Arbeit: Dieses Modell kennt zwei Unterarten. Bei der synchron hybriden Arbeit hat das gesamte Team feste Tage, an denen alle Mitarbeiter:innen „synchron“ im Büro arbeiten. Bei der statisch hybriden Arbeit gibt es hingegen individuelle Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber, an welchen Tagen die einzelnen Beschäftigten jeweils zu Hause oder im Büro arbeiten.  
    • Vollflexible Arbeit: Bei diesem Modell entscheiden allein die Mitarbeiter:innen, wann sie im Büro, unterwegs oder im Homeoffice arbeiten. Dieses Modell wird daher auch „Work from anywhere“ (WFA) genannt, frei übersetzt: “von überall aus arbeiten”. 
    • Remote-First: Das Arbeiten außerhalb des Büros hat hier grundsätzlich Vorrang. Die Mitarbeiter:innen sind nur noch ausnahmsweise im Büro am Firmensitz, beispielsweise zu wichtigen Kundenterminen oder zu bestimmten Präsenzbesprechungen. 
    Zusätzlich zu den Anwesenheitsmodellen gibt es auch noch unterschiedliche Arbeitszeitregelungen: 
    • Feste Arbeitszeiten (auch „Nine-to-Five-Jobs“ genannt): Hier bestimmt der Arbeitgeber die Arbeitszeiten.  
    • Teilflexibel (auch Gleitzeit genannt): Für die Mitarbeiter:innen gibt es feste Kernzeiten, in denen alle Beschäftigten anwesend sind. In diesen Zeiten finden beispielsweise auch Konferenzen statt. Die Kernzeiten decken aber nur einen Teil der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit ab. Die Beschäftigten entscheiden selbständig, ob sie die verbleibenden Arbeitsstunden vor oder nach den Kernzeiten abarbeiten. 
    • Vollständig freie Arbeitszeiten (auch Vertrauensarbeitszeit genannt): Die Beschäftigten entscheiden allein, zu welchen Zeiten sie arbeiten. Ursprünglich entfiel bei diesem Modell in vielen Firmen die Arbeitszeiterfassung komplett, weil hierbei allein die erbrachte Arbeitsleistung im Vordergrund steht. Nach einem Urteil des Landesarbeitsgerichtes München vom Oktober 2022 müssen Arbeitgeber mittlerweile auch bei Vertrauensarbeitszeit die geleisteten Arbeitszeiten erfassen und dem Betriebsrat hierüber auf dessen Wunsch hin Auskunft erteilen.  
    Die einzelnen Anwesenheitsmodelle und Arbeitszeitregelungen für hybride Arbeit können Sie nahezu beliebig kombinieren, sodass in der Praxis viele unterschiedliche Modelle entstehen. Je nach gewähltem Modell können Sie auch die Organisation der Arbeitsplätze in Ihren Büroräumen entsprechend anpassen. 
    Beispielsweise können Sie für Mitarbeiter:innen, die nach dem Prinzip Office-First arbeiten, weiterhin persönliche Arbeitsplätze im Büro einrichten. Für Beschäftigte, die Remote-First tätig sind und zu Hause bereits einen vollständig ausgestatteten Telearbeitsplatz besitzen, richten Sie für die verbleibenden Bürotage hingegen sogenannte Schreibtischpools ein.  
    Ihre Mitarbeiter:innen suchen sich dort zu Arbeitsbeginn einen freien Schreibtisch, an dem sie an diesem Tag arbeiten.
    Dieses System wird auch Flex-Desk oder Desk-Sharing genannt. Das bedeutet frei übersetzt: „flexibler Schreibtisch“ oder „Geteilter Arbeitsplatz“.  Mit technischen Lösungen wie Workplace-as-a-Service können Sie die Einrichtung dieser Arbeitsplätze an einen externen Dienstleister vergeben und dadurch standardisieren und Kosten sparen.
    So haben Ihre Mitarbeiter:innen überall immer die gleichen bekannten Arbeitsumgebungen und müssen sich nicht um Software-Installationen und Updates kümmern. Welche Variante Sie für Hybrid Working wählen, hängt im Einzelfall auch von den Abläufen in Ihrem Unternehmen und Ihrer Unternehmenskultur ab. Außerdem sollten Sie hybride Arbeitsmodelle zusätzlich mit dem Betriebsrat abstimmen. 

    Voraussetzungen für hybrides Arbeiten

    Damit hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen funktioniert, müssen einige Bedingungen erfüllt sein. Im Einzelnen sind dies: 
    • Sichere Verbindung ermöglichen: Ihre Mitarbeiter:innen müssen von überall her über das Internet eine sichere Verbindung zu Ihrem Firmennetz aufbauen können. Dies geschieht üblicherweise mittels eines
      Virtual Private Network (VPN)
    • Grundlagen der Zusammenarbeit schaffen: Mit Collaboration Tools wie Microsoft 365 Business oder Google Workspace schaffen Sie die technischen Grundlagen, damit Ihre Teams auch an unterschiedlichen Orten gemeinsam arbeiten können – an einzelnen Dokumenten oder ganzen Projekten. 
    • Hardware bereitstellen: Ihre Mitarbeiter:innen sollten über Business-Laptops und Business-Smartphones verfügen, mit denen sie von überall her bequem, schnell und sicher arbeiten können.  
    • Videokonferenzen ermöglichen: Wenn es bei Ihnen keine festen Präsenztage gibt, an denen alle Mitarbeiter:innen im Büro sind, sollten Besprechungen auch als Videokonferenzen möglich sein. 
    • Telearbeitsplatz einrichten: Für das regelmäßiges Arbeiten von zu Hause aus sollten sie Ihren Mitarbeiter:innen normgerechte Telearbeitsplätze einrichten. Der Gesetzgeber verlangt, dass sie dieselben Anforderungen an Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz erfüllen wie Arbeitsplätze in der Betriebsstätte. Dazu gehören auch eine ausreichende und blendfreie Beleuchtung sowie die Ergonomie von Schreibtisch und Bürostuhl. Einzelheiten finden Sie in Nummer 6 des Anhangs der Arbeitsstättenverordnung sowie in der Broschüre „Bildschirm- und Büroarbeitsplätze – Leitfaden für die Gestaltung“ der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung. 
    • Eine UCC-Plattform schaffen: Mittels Unified Communications (UCC) fassen Sie alle Kommunikationsdienste in Ihrem Unternehmen auf einer Plattform zusammen. So schaffen Sie einfach zu nutzende Kommunikationsstrukturen für Ihre Mitarbeiter:innen. Die Kommunikation per Telefon, Messenger oder Videokonferenz gewinnt durch hybride Arbeit gegenüber dem direkten persönlichen Gespräch an Bedeutung. Deshalb ist eine effiziente Kommunikationslösung eine wichtige Voraussetzung für hybrides Arbeiten.  
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    Die Vor- und Nachteile von Hybrid Work

    Für viele Unternehmen, aber auch für viele Beschäftigte sind hybride Arbeitsmodelle heute sehr wichtig. Sie entscheiden mitunter, wie attraktiv Arbeitgeber nach außen erscheinen. Dennoch ist der Umstieg auf hybride Arbeit eine große Umstellung. Er bietet viele Chancen, bringt aber einige Veränderungen mit sich, die Sie bereits im Vorfeld berücksichtigen sollten.
    Die Vorteile von Hybrid Work sind:  
    • Ihre Mitarbeiter:innen reduzieren ihre Zeiten für den Arbeitsweg. So sparen sie Geld und Zeit und schonen die Umwelt. Effektiv ist dies auch ein Gewinn an Lebenszeit und damit ein Plus für die Work-Life-Balance. 
    • Viele Berufstätige, insbesondere Eltern, können Hybrid Work besser mit ihrem Familienleben vereinbaren. Bei Ausfällen in Kindergarten und Schule können sie flexibel zu Hause arbeiten oder einen Teil der Arbeitszeit in die Abendstunden verschieben, wenn die Kinder im Bett sind.  
    • Die geringere Auslastung Ihrer Büroräume in Verbindung mit Desk-Sharing spart teure Büroflächen ein. Gerade in hochpreisigen Innenstadtlagen sparen Sie so einen Teil Ihrer Gewerbemieten und Betriebskosten. 
    • Viele Beschäftigte schätzen die zusätzlichen persönlichen Freiheiten, die ihnen Hybrid Work verschafft. Sie gewinnen dadurch zusätzliche Motivation und arbeiten produktiver.  
    • Hybrid Work macht Sie als Arbeitgeber für viele Bewerber:innen interessanter und wirkt sich positiv auf Ihr Employer-Branding aus. In Zeiten des Fachkräftemangels verbessern Sie so Ihre Chancen im Wettbewerb um die besten Nachwuchs- und Führungskräfte. 
    • Fahrten und Reisezeiten entfallen. Mitarbeiter:innen im Außendienst müssen nach einem Kundentermin in Wohnortnähe nicht erst wieder in die Firma zurück, um dort ihren Bericht zu schreiben, sondern können dies im Homeoffice erledigen. 
    • Ihr Unternehmen wird robuster gegenüber Betriebsstörungen. Fallen im Büro der Strom, das Telefon oder die Internetverbindung aus oder verhindern größere Baustellen eine zügige Anfahrt zum Arbeitsplatz, arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen einfach von zu Hause aus. Besonders gut funktioniert dies, wenn Sie alle Ihre Server und Ihre Telefonanlage als externe Clouddienste einrichten. Dann ist diese Infrastruktur für Ihre Beschäftigten auch weiterhin störungsfrei erreichbar.  
    Den Vorteilen des hybriden Arbeitens stehen einige Nachteile gegenüber, die Sie kennen sollten. Einige davon können Sie durch entsprechende Planung im Vorfeld weitgehend vermeiden: 
    • Nicht alle Beschäftigten möchten zu Hause arbeiten. Manche bevorzugen die Präsenz und den direkten Austausch am Arbeitsplatz. Hier sollten Sie im Vorfeld mit Ihren Mitarbeiter:innen Einzelgespräche führen, welche Lösungen im beiderseitigen Interesse sind und ob Homeoffice im jeweiligen Fall überhaupt möglich ist. 
    • Wenn sich Kolleg:innen und ganze Arbeitsgruppen weniger oder kaum persönlich sehen, kann dies einen negativen Einfluss auf das Gemeinschaftsgefühl innerhalb Ihrer Teams haben. Hier können Sie beispielsweise mit monatlichen Präsenztagen gegensteuern.
    • Hybrides Arbeiten kann den Arbeits- und Organisationsaufwand insbesondere für Führungskräfte und Projektleiter:innen erhöhen: Mitarbeiter:innen sind nicht mehr während der Kernarbeitszeiten an einem festen Büroarbeitsplatz für ein kurzes persönliches Gespräch erreichbar.
    • Durch den ganz oder teilweise wegfallenden persönlichen Kontakt ist es für Führungskräfte schwieriger zu erkennen, wenn einzelne Mitarbeiter:innen überlastet sind; zum Beispiel, weil sie im Homeoffice regelmäßig Überstunden erbringen, ohne diese zu erfassen.
    • Das dauerhafte parallele Bereitstellen von persönlichen Arbeitsplatzcomputern am Firmensitz zusätzlich zu Telearbeitsplätzen im Homeoffice kann Ihr Hardware-Budget belasten und die Anzahl der Geräte erhöhen, die Administrationsaufwand mit sich bringen.
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    Das passende hybride Arbeitsmodell finden

    Um das beste hybride Arbeitsmodell für Ihre Mitarbeiter:innen zu finden, sollten Ihr Unternehmen zunächst die Bedürfnisse und Präferenzen ihrer Belegschaft verstehen. Eine Umfrage kann zum Beispiel helfen, Einblicke in die bevorzugten Arbeitsweisen und -orte zu gewinnen.
    Basierend auf diesen Daten können Sie flexible Arbeitsrichtlinien entwickeln, die sowohl Remote- als auch Büroarbeit ermöglichen. Es ist wichtig, klare Kommunikationskanäle und regelmäßige Check-ins zu etablieren, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen informiert und eingebunden bleiben.
    Technologie spielt eine entscheidende Rolle: Ihr Unternehmen sollten in Tools investieren, die nahtlose Zusammenarbeit und Produktivität fördern, unabhängig vom Standort. Darüber hinaus sollten Ihre Führungskräfte eine Kultur des Vertrauens und der Eigenverantwortung fördern, indem sie klare Ziele und Erwartungen setzen.
    Regelmäßige Feedback-Schleifen helfen, das Modell kontinuierlich zu verbessern und an die sich ändernden Bedürfnisse anzupassen. Schließlich sollten Unternehmen auch die rechtlichen und sicherheitstechnischen Aspekte berücksichtigen, um ein sicheres und konformes Arbeitsumfeld zu gewährleisten. Indem sie diese Schritte befolgen, kann Ihre Firma ein hybrides Arbeitsmodell schaffen, das sowohl die Produktivität steigert als auch die Zufriedenheit der Belegschaft erhöht.
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    Die Zukunft der Arbeitswelt?

    Ob hybride die herkömmlichen Arbeitsmodelle in Gänze ersetzen werden, ist zweifelhaft. Jedoch kann hybrides Arbeiten die Zukunft der Arbeit erheblich beeinflussen. Unternehmen, die hybride Modelle einführen, bieten ihren Mitarbeiter:innen mehr Flexibilität, was zu einer besseren Work-Life-Balance führen kann. Diese Flexibilität kann die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung erhöhen, da Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten und -orte an ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen können.
    Ihr Unternehmen kann von geringeren Betriebskosten profitieren, da weniger Bürofläche benötigt wird. Gleichzeitig ermöglicht hybrides Arbeiten den Zugang zu einem größeren Talentpool, da geografische Beschränkungen wegfallen. Dies kann die Vielfalt und Innovation im Unternehmen fördern.
    Insgesamt macht hybrides Arbeiten die Arbeitswelt im besten Fall flexibler, inklusiver und effizienter. Das erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Anpassung, um die Vorteile voll auszuschöpfen. Ob dieses Arbeitsmodell auch für Ihr Unternehmen geeignet ist, können Sie zum Beispiel mit Hilfe von externen Berater:innen ermitteln.
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    Das Wichtigste zu hybridem Arbeiten in Kürze

    • Hybrides Arbeiten ist mittlerweile weit verbreitet. Viele Beschäftigte schätzen die Flexibilität, die es ihnen gibt. 
    • Welches hybride Arbeitsmodell für Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt von mehreren Faktoren ab und ist von Fall zu Fall und Branche zu Branche unterschiedlich. 
    • Unternehmen, die Hybridarbeit praktizieren, bieten für viele Bewerber:innen einen erheblichen Mehrwert und haben so einen Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt. 
    • Für Hybrid-Work gibt es unterschiedliche Anwesenheits- und Arbeitszeitmodelle. Prüfen Sie sorgfältig, welches dieser Modelle gut zu Ihrem betrieblichen Alltag passt. 
    • Unternehmen, die bereits Unified Communications sowie Cloudlösungen für Daten und Telefonie nutzen, haben vielfältige technische Vorteile bei der Einführung von hybrider Arbeit. 
    • Mit bestimmter Hardware wie leistungsfähigen Laptops und Mobilgeräten sowie einer entsprechenden Konferenztechnik in Ihren Besprechungsräumen schaffen Sie die technische Grundlage für hybride Zusammenarbeit. 
    Portrait von Freca DumreseFreca Dumrese
    Portrait von Christian KlotzChristian Klotz
    07.03.2025
      # Tags:New WorkBusiness BasicsDigitalMobiles ArbeitenInnovationMicrosoft 365Tipps
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