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Ein Konferenztelefon steht auf einem Tisch. Daneben sitzt ein Geschäftsmann mit gefalteten Händen, der an einer Telefonkonferenz teilnimmt.
Unified Communication

Telefonkonferenzen kostenlos abhalten: Die besten Praxis-Tipps

Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
Portrait von Freca DumreseFreca Dumrese
10.12.2024
14 Min.

    Es muss nicht immer die Videokonferenz sein: Auch Telefonkonferenzen ohne Bild gehören nach wie vor zum Alltag vieler Unternehmen oder werden mit Videokonferenzen beispielsweise via Microsoft Teams kombiniert. Ob für kleinere Besprechungen oder Konferenzen – die Zusammenkunft mehrerer Personen per Telefon ist heute auf einfache Weise per Festnetztelefon und Mobilgerät möglich. Auch in Zeiten flexibler Arbeitsmodelle, von Home-Office und Remote Work hat die klassische Telefonkonferenz längst nicht ausgedient.

    Kommunikation und Koordination sind im modernen Arbeitsalltag so wichtig wie nie zuvor – sei es als länger geplante Zusammenkunft oder spontane Abstimmung im Team. Häufig kommen die beteiligten Personen zwar nicht (mehr) an einem physischen Ort zusammen, doch hybride Arbeitsformen und die Vernetzung mit externen Partner:innen sind kein Hindernis für produktive und effiziente Gespräche. Telefonkonferenzen zwischen mehreren Festnetz- und Mobilgeräten sind dafür eine gute Möglichkeit – wenn Sie einige Dinge beachten.

    Was Sie bei einer Telefonkonferenz via Festnetz, iPhone oder Android-Smartphone beachten sollten und welche kostenlosen Anbieter es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.

    Inhaltsverzeichnis

    Was ist eine Telefonkonferenz?Arten von TelefonkonferenzenTelefonkonferenz einrichten – so gelingt esKriterien für die Anbieterauswahl

    Was ist eine Telefonkonferenz?

    Telefonkonferenzen sind Verbindungen zwischen Telefoniegeräten mit insgesamt mindestens drei Teilnehmer:innen. Sie beschränken sich auf die reine Audioübertragung – bei einer Zusammenkunft mit audiovisuellen Inhalten spricht man hingegen von einer Webkonferenz. Letztere kann allerdings auch nur per Audioverbindung stattfinden (zum Beispiel bei einem Sprachanruf innerhalb einer Groupware-Suite wie Slack oder vergleichbaren Programmen). In der Regel stellen Kollaborationstools für Webkonferenzen den Nutzer:innen mittlerweile zur Wahl, ob sie ihr Videobild einschalten oder nur per Audio teilnehmen möchten.
    Die Übertragung der klassischen Telefonkonferenz erfolgt gewöhnlich über das Telefon- oder das Mobilfunknetz – Hybridformen über das Internet mit Voice-over-IP-Anlagen sind aber ebenfalls üblich. Theoretisch ist bei einer Telefonkonferenz eine Zahl von bis zu mehreren hundert Teilnehmer:innen möglich. Meist nehmen jedoch nur drei bis zehn Personen daran teil, um eine sinnvolle, aktive Beteiligung aller zu garantieren.
    Webkonferenzen hingegen werden üblicherweise über das Internet durchgeführt und daher auch als Online-Meeting bezeichnet. Mittlerweile können sich Teilnehmer dank der hohen Datenraten meist auch über ihr Mobilfunkgerät in eine Webkonferenz einloggen.
    Junge Frau telefoniert und schaut dabei auf ihren Computermonitor

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    Arten von Telefonkonferenzen

    Zu Zeiten der analogen Telefonie lief die Kommunikation per Telefon und auf dem Computer üblicherweise getrennt voneinander ab. Seit der Einführung der TAPI-Schnittstelle sind diese beiden Welten aber miteinander verschmolzen. TAPI steht für „Telephony Application Programming Interface”, auf Deutsch also in etwa „Programmierschnittstelle für Telefonieanwendungen”.
    Seitdem können Telefoniefunktionen wie Konferenzen mit mehreren Teilnehmer:innen über einen Rechner gesteuert werden, was die Administration und Durchführung deutlich vereinfacht. An die Stelle des Telefonhörers ist zudem das Headset mit Mikrofon getreten.
    Bei Telefonkonferenzen unterscheidet man allgemein folgende Arten der Organisation und Einwahl:
    • Dial-out-Konferenz: Einladung durch einen Host, der die Teilnehmer:innen anruft
    • Dial-in-Konferenz: selbstständige Einwahl durch die einzelnen Teilnehmer:innen
    • Preset-Konferenz (auch „Ad-hoc-Konferenz“ oder „Notkonferenz“): automatische Einberufung von Teilnehmer:innen auf Basis einer Telefonliste
    • Add-on-Konferenz: zusätzliche Einberufung von Teilnehmer:innen zu einer bereits bestehenden Konferenzrunde durch den Host
    Aus Sicherheitsgründen erhalten die Teilnehmer:innen vor der Telefonkonferenz üblicherweise eine Einwahl-PIN, die häufig nach der ersten Einwahl gültig bleibt. Dadurch müssen sie die PIN nicht bei jeder Einwahl erneut angeben.

    Telefonkonferenz einrichten – so gelingt es

    Einige Telefone verfügen über eine Telefonkonferenz-Funktion, die aber in der Regel auf bis zu drei Konferenzteilnehmer:innen beschränkt ist. Sie eignet sich entsprechend eher für kurzfristig anberaumte Konferenzen zwischendurch.
    Es ist aber auch sehr einfach, per Einladung eine Telefonkonferenz mit deutlich mehr Konferenzteilnehmer:innen einzurichen. Professionelle Telefonkonferenz-Anbieter bieten hierfür unterschiedliche Lösungen an. Die Nutzung der Dienste für Telefonkonferenzen ist teilweise kostenlos. Wer in größerer Runde konferieren oder Zusatzleistungen wie eine Gesprächsaufzeichnung in Anspruch nehmen möchte, kann eine kostenpflichtige Lösung buchen (mehr dazu weiter unten).
    Für welche Lösung Sie sich auch entscheiden: Sie können Ihre Telefonkonferenz in drei Schritten einrichten:
    1. Telefonkonferenz buchen: Wählen Sie einen Anbieter. Meist können können Sie sich dort online über die Website anmelden. Dazu werden in der Regel bestimmte Daten wie Name, Firma, E-Mail und Rechnungsadresse abgefragt.
    2. Zugangsdaten erhalten: Der Anbieter richtet dann einen Telefonkonferenzraum für Sie ein und schickt Ihnen hierfür Ihre persönlichen Zugangsdaten (zum Beispiel per E-Mail). Diese bestehen in der Regel aus einer Rufnummer und einem PIN-Code für die Einwahl. Jeder Telefonkonferenzraum hat einen eigenen PIN-Code, damit sich nur befugte Konferenzteilnehmer:innen einwählen können. Bei manchen Anbietern heißt er auch „Einwahl-Code“ oder „Einwahl-PIN“. Die Daten für die Einwahl senden Sie den Konferenz-Teilnehmer:innen zusammen mit der Einladung zum Konferenztermin.
    3. In die Konferenz einwählen: Zum gewünschten Termin tippen die Konferenzteilnehmer:innen nun die Zugangsdaten (Rufnummer und PIN) in ihr Telefon ein. Danach sind sie in den Telefon-Konferenzraum eingewählt und können meist direkt miteinander sprechen. In einigen Fällen bekommen Konferenz-Leiter:innen eine eigene PIN, damit sie die Gesprächsrunde offiziell eröffnen können. Es kann auch sein, dass bis dahin eine Wartemelodie für alle weiteren Teilnehmer:innen ertönt.

    Warum ist eine Telefonkonferenz praktisch?

    Telefonkonferenzen haben den Vorteil, dass die Konferenzteilnehmer:innen nicht anreisen müssen. Das spart Ressourcen und Zeit. Die Gesprächsteilnehmer:innen können von verschiedenen Orten teilnehmen, sei es von unterwegs, vom Büro oder von zu Hause aus.
    Im Vergleich zu Webkonferenzen sind Telefonkonferenzen flexibler; da keine besondere Software oder Internet-Verbindung nötig sind. Ein Telefon reicht aus.
    Unternehmen können teure Videokonferenzsysteme einsparen und eine Telefonkonferenz generiert keine großen Datenmengen.
    Telefonkonferenzen erweisen sich in der Praxis zum Teil als effizienter; die Teilnehmer:innen können sich teilweise besser auf das Gesagte konzentrieren, da Videobilder auch ablenken können.

    Kriterien für die Anbieterauswahl

    Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Telefonkonferenzen zu organisieren und durchzuführen. Aus diesem Grund sollten Sie vor der Auswahl eines konkreten Anbieters darüber nachdenken, welche Kriterien für Ihr Unternehmen eine wichtige Rolle spielen.
    • Wie häufig nutzen Sie Telefonkonferenzen in Ihrem Unternehmen? Konferieren Sie nur gelegentlich – beispielsweise mit einem wichtigen Kunden – oder halten Sie wöchentliche Telefonkonferenzen als integralen Bestandteil Ihres Geschäftsprozesses ab?
    • In welchem Umfeld halten Sie Telefonkonferenzen ab? Dienen diese lediglich der internen Absprache oder gibt es externe Teilnehmer:innen?
    • Für wie viele Personen sollte die Telefonkonferenz ausgelegt sein? Von einer Handvoll Beteiligter bis hin zu großen Audio-Events mit mehreren hundert Teilnehmer:innen gibt es eine große Bandbreite.
    • Möchten Sie internationale Teilnehmer:innen integrieren? Diesen sollten keine zusätzlichen Kosten aufgrund einer für sie ausländischen Einwahlnummer entstehen.
    • Benötigen Sie Zusatzfunktionen? Oft reicht die einfache Telefonie für eine Telefonkonferenz nicht aus. Besonders bei größeren Konferenzen empfehlen sich Funktionen wie zum Beispiel Stummschaltung und Gesprächsaufzeichnung,
    • Welche Sicherheitskriterien sollten bei der Einwahl beachtet werden? Wie sensibel ist das Besprochene? Reicht eine wiederverwendbare PIN als Sicherheitsschranke aus?
    • Welche Kosten und Vertragsbindungen kommen auf Ihr Unternehmen zu? Soll die Telefonkonferenz sowohl für Ihr Unternehmen als auch für die Teilnehmer:innen kostenlos sein? Die Modelle variieren in dieser Hinsicht stark.
    • Bieten kostenlose Konferenzlösungen für Ihre Ansprüche die erforderliche Professionalität? Bedenken Sie, dass Funktionsumfang und Verbindungsqualität begrenzt und somit nicht für Ihre Zwecke geeignet sein könnten.
    Detailaufnahme eines modernen Festnetztelefons mit vielen Funktionstasten und einem kleinen Bildschirm. Eine Hand greift nach dem Hörer.
    Moderne Festnetztelefone erleichtern die Durchführung von professionellen Telefonkonferenzen in Unternehmen erheblich.

    Vergleich kostenloser Telefonkonferenzanbieter

    Nach wie vor gibt es auf dem Markt etliche Anbieter für „klassische“ Telefonkonferenzen. Sie können aktuell unter folgenden Anbietern wählen, die zumindest keine Vertragsbindung oder Grundgebühr verlangen:
    Deutsche Telefonkonferenz
    • Einwahlnummer: 0211 / 49 111 11 (deutsches Festnetz)
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: unbegrenzt
    • Zusatzfunktionen: Individuelle PINs, Konferenz-Recording, Bildschirm teilen
    Meebl.de
    • Einwahlnummer: Lokale Festnetznummer je nach DACH-Region
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: unbegrenzt
    • Zusatzfunktionen: Stummschaltung
    Globafy
    • Einwahlnummer: 50 lokale Zugangsnummern
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: maximal 100
    • Zusatzfunktionen: keine bekannt
    MyTelco FREE
    • Einwahlnummer: 06151 / 275 1111 (sowie internationale Ortsnetznummern)
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: 4
    • Zusatzfunktionen: keine bekannt
    Phonesty
    • Einwahlnummer: Festnetznummer (Deutschland und USA)
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: unbegrenzt
    • Zusatzfunktionen: keine bekannt
    Konferenzen.eu
    • Einwahlnummer: Festnetznummer (Deutschland)
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: maximal 5
    • Zusatzfunktionen: keine bekannt
    FreeConferenceCall.com
    • Einwahlnummer: Festnetznummern (über 80 Länder)
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: maximal 1.000
    • Zusatzfunktionen: Nebenräume
    freeTelco
    • Einwahlnummer: Festnetznummern (Deutschland)
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: unbegrenzt
    • Zusatzfunktionen: keine bekannt
    Eine Hand tippt auf die Tastatur eines stationären Telefons

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    Telefonkonferenz via Instant-Messaging-Dienst wie Skype oder WhatsApp

    Für eine schnelle Telefonkonferenz, beispielsweise mit Ihrem Projektteam, können Sie auch auf die Konferenzfunktionen von Instant-Messaging-Diensten wie WhatsApp zurückgreifen. Dessen Betreiber Meta (vormals Facebook) hat die Gruppenanruffunktion mittlerweile auf 32 Teilnehmer:innen erweitert.
    Durch die große Verbreitung und einfache Handhabung eignet sich WhatsApp vor allem für informelle Besprechungen. Aus Datenschutzgründen kann es hingegen für vertrauliche Konferenzen sinnvoll sein, auf eine kommerzielle Lösung zu setzen. Immerhin ist WhatsApp in Deutschland zumeist auf Privatgeräten und nicht auf Diensthandys installiert.
    Auch Skype von Microsoft ist als App für alle gängigen Kommunikationsgeräte verfügbar und bietet Telefonkonferenzen ohne Video. Genau genommen handelt es sich bei Telefonkonferenzen via WhatsApp und Skype jedoch um Webkonferenzen, die sich lediglich auf die Audiokomponente beschränken.

    Kostengünstige Telefonkonferenzanbieter

    Gerade größere Konferenzen in einem professionellen Umfeld benötigen häufig umfangreiche Funktionen, die in kostenlosen Angeboten nicht enthalten sind. Das bedeutet allerdings nicht zwangsläufig, dass Sie große Summen für einen Telefonkonferenzanbieter investieren müssen. In vielen Fällen ist beispielsweise in professionelle Business-Suiten bereits eine Telefon-/Webkonferenz-Funktion integriert.
    Wenn Sie allerdings auf die klassische Telefonkonferenz über das Telefonnetz zurückgreifen möchten, stehen viele Anbieter zur Auswahl, die geringe monatliche Grundgebühren oder überschaubare Minutenpreise verlangen. Die Kosten bewegen sich hier gewöhnlich im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat – je nach dem, für welches Modell Sie sich entscheiden.
    Im Unterschied zu kostenlosen Angeboten sind mehr Teilnehmer:innen möglich. Außerdem gibt es meist eine Reihe an Zusatzfunktionen, zum Beispiel Gesprächsaufzeichnung, eine verbesserte Online-Administration der Einwahlen und Teilnehmer:innen sowie verschiedene parallele Konferenzräume.
    Vodafone Conferencing beispielsweise kombiniert professionelle Telefon- und Webkonferenzen miteinander, erlaubt Präsentationen sowie Filesharing und ist plattformunabhängig nutzbar. Im Inland erfolgt die Einwahl aus den deutschen Fest- oder Mobilfunknetzen über die Rufnummer 01805-84 64 64-0 (kostenpflichtig). Für die Einwahl aus dem Ausland steht folgende Durchwahl bereit: +491805 84 64 64. Hier können die Kosten je nach Land und Ursprungsnetz variieren.
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    Telefonkonferenz auf Festnetz oder Handy?

    Der Unterschied zwischen Telefonkonferenzen über Festnetz oder Handy liegt vor allem in der Art der Verbindung. Nach wie vor ist die Telefonverbindung bei der Festnetztelefonie stabiler und klarer. Sie ist außerdem weniger störanfällig.
    Konferenzteilnehmer:innen, die per Handy an einer Telefonkonferenz teilnehmen wollen, brauchen für eine sichere Verbindungen einen Ort, der eine gute Signalstärke gewährleistet.
    Demgegenüber ist das Festnetztelefon ortsgebunden, was wiederum für das Smartphone sprechen könnte, da es mehr Flexibilität ermöglicht.
    Auch die Kosten können eine Rolle spielen: Vor allem bei Flatrates kann eine Festnetznummer die bessere Wahl sein, beispielsweise bei (längeren) internationalen Telefonkonferenzen.
    Mobile Geräte wie Smartphones, Tablets oder Laptops haben den Vorteil, dass Teilnehmer:innen während der Konferenz unkompliziert einen Blick in Ihren Kalender werfen können, da er ins jeweilige Gerät integriert ist.
    Fazit: Sowohl das Festnetztelefon als auch das mobile Gerät bieten ihre eigenen Vorteile für die Teilnahme an einer Telefonkonferenz.

    So starten Sie eine Telefonkonferenz ohne separaten Anbieter

    Die Dreierkonferenz auf dem Festnetz

    Im geschäftlichen Alltag kann eine spontane Besprechung nötig sein, wenn beispielsweise Mitarbeiter:innen nicht physisch an einem Ort anwesend sind. Anstatt einer „richtigen“ Telefonkonferenz können Sie alternativ ein Telefonat mit drei Teilnehmer:innen führen – die so genannte „Dreierkonferenz“.
    Bei der Dreierkonferenz handelt es sich genau genommen um keine Telefonkonferenz, da hierfür keine Konferenzschaltung durch einen Anbieter eingerichtet werden muss. Sie können Dreierkonferenzen mit jedem modernen Telefon durchführen. Dies funktioniert auf sehr einfache Weise:
    • Sie rufen die erste Person an, die an der Dreierkonferenz teilnehmen soll.
    • Ist die Verbindung etabliert, drücken oder tippen Sie die Konferenztaste Ihres Telefons. Je nach Modell heißt sie auch „Anruf hinzufügen“, „Makeln“ oder „Rückfrage“. Manche Geräte haben dazu lediglich ein „Plus“-Symbol.
    • Anschließend rufen Sie die dritte Person an.
    • Steht auch diese Verbindung, drücken Sie die Konferenztaste erneut. Damit ist die Dreierkonferenz etabliert.
    In Mobilfunknetzen können Sie hingegen je nach Anbieter noch mehr Teilnehmer:innen in das Gespräch einbeziehen, ohne einen separaten Anbieter für Telefonkonferenzen zu bemühen.

    Telefonkonferenz mit Android

    Mit einem Android-Smartphone können Sie schnell und einfach eine kostenlose Telefonkonferenz starten. Bei Vodafone können Sie auf diesem Weg zum Beispiel eine kostenlose Telefonkonferenz mit bis zu fünf Personen führen. Um eine Telefonkonferenz zu beginnen, rufen Sie einfach jemanden an. Wurde das Gespräch angenommen, setzen Sie die Person über die entsprechende Anruffunktion auf „Halten“. Nun rufen Sie eine weitere Person an und fügen sie dem Gespräch hinzu.
    Nutzen Sie einen Smartphone-Tarif mit Telefon-Flatrate in sämtliche Netze, ist in der Regel die gesamte Telefonkonferenz kostenlos.

    Telefonkonferenz mit dem iPhone

    Telefonkonferenzen sind auch auf dem iPhone spontan möglich. Das Vorgehen ist hierbei ebenfalls sehr einfach:
    • Rufen Sie zunächst eine Person an.
    • Sobald diese abgenommen hat, tippen Sie auf dem iPhone-Screen auf „Anruf hinzufügen”.
    • Wählen Sie nun die Rufnummer der nächsten Person oder wählen diese aus Ihrer Kontaktliste aus.
    • Warten Sie, bis diese den Anruf annimmt und tippen Sie auf „Konferenz”.
    • Diesen Vorgang können Sie solange wiederholen, bis sich insgesamt fünf Teilnehmer:innen in der gemeinsamen Unterhaltung befinden.
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    Wie führt man eine Telefonkonferenz?

    Für den Erfolg einer Telefonkonferenz ist nicht allein die passende Technik entscheidend. Ein wesentlicher Faktor ist zudem die richtige Vorbereitung. Mit einer gründlichen Organisation gelingt Ihre Telefonkonferenz besser.

    Die Einladung

    Der wichtigste Schritt: Legen Sie den Inhalt der Telefonkonferenz, den Teilnehmerkreis, das Datum, die Uhrzeit sowie die Dauer vorab fest. Dann können Sie Einladungen versenden. Neben den wichtigen Daten (Datum und Uhrzeit, Einwahlnummer, Login-PIN) sollte Ihre Einladung eine detaillierte, aber übersichtliche Agenda aufweisen.
    Sie können Einwahlnummer und PIN auch erst mit der Teilnahmebestätigung versenden. So gewährleisten Sie, dass sich potenzielle Teilnehmer:innen tatsächlich anmelden; und Sie besitzen den Überblick über deren Anzahl. Bei großen Telefonkonferenzen sollten Sie in der Einladung möglichst Ihre Referent:innen nennen. Das wertet die Besprechung auf und bietet den Beteiligten die Möglichkeit, sich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
    Daneben sollten Sie Ihre Teilnehmer:innen darauf hinweisen, dass es sich um eine Telefon- und nicht um eine Videokonferenz handelt. Erklären Sie in der Einladung zudem die wichtigsten Steuerungsfunktionen während der Konferenz. Manche Telefonkonferenzen bieten beispielsweise Abstimmungsfunktionen. Legen Sie bei internationalen Telefonkonferenzen eine einheitliche Sprache fest.
    Achten Sie außerdem darauf, dass Sie Ihre Teilnehmer:innen mit Namen und Titel ansprechen. Unpersönliche Masseneinladungen sollten Sie vermeiden.

    Die Moderation

    Ob Ihre Telefonkonferenz ein Erfolg wird, hängt auch von Ihnen als Moderator:in ab. Generell sollte Ihr Ziel sein, dass die Teilnehmer:innen sich wohlfühlen und die Inhalte leicht aufnehmen. Die passende Atmosphäre stellt sich schon bei der Begrüßung ein, da die Teilnehmer:innen sich nicht sehen können.
    Folgende Punkte sollten Sie bei der Moderation einer Telefonkonferenz beachten:
    • Stellen Sie die Teilnehmer:innen sowie deren Funktion und Position kurz vor.
    • Führen Sie freundlichen Smalltalk, bis sich alle eingewählt haben.
    • Nennen Sie zu Beginn die Agenda der Telefonkonferenz.
    • Fragen Sie nach Unklarheiten in Bezug auf Inhalt und Ablauf der Konferenz.
    • Weisen Sie in diesem Zusammenhang auf die wichtigsten Konferenzregeln hin.
    • Behalten Sie während der Abhandlung der einzelnen Agendapunkte stets die Zeit im Blick.
    • Bremsen Sie überaktive Redner:innen höflich, animieren Sie dagegen zurückhaltende Personen durch Zwischenfragen zu Antworten.
    • Ermöglichen Sie Zwischenfragen erst nach Beitragsende, um nicht-zielführende Diskussionen zu vermeiden.
    • Fassen Sie gegen Ende die Beiträge zusammen, um Unklarheiten auszuschließen.
    • Stellen Sie am Schluss der Telefonkonferenz die Ergebnisse dar und legen Sie daraus resultierende Aufgaben fest.
    • Vereinbaren Sie eventuelle Folgetermine.
    • Bedanken Sie sich freundlich und verabschieden Sie die Teilnehmer:innen, bevor Sie die Konferenz offiziell beenden.
    Frau sitzt mit gefalteten Händen an einem Tisch und schaut nach unten
    Als Moderator:in einer Telefonkonferenz kann freundliches und professionelles Auftreten zu deren Gelingen beitragen.

    Die Benimmregeln

    Egal, ob Organisator:in, Moderator:in, Referent:in oder einfache Teilnehmer:in – wie bei jedem anderen Gespräch gibt es auch in einer Telefonkonferenz gewisse Benimmregeln. Darunter fallen:
    • Vorbereitung: Halten Sie Einwahlnummer, PIN und eventuelle erforderliche Unterlagen bereit.
    • Pünktlichkeit: Wählen Sie sich rechtzeitig in die Telefonkonferenz ein – zur Sicherheit einige Minuten früher.
    • Störungsfreie Umgebung: Vermeiden Sie unnötige Geräusche, indem Sie zum Beispiel andere Telefone auf lautlos stellen und ein „Bitte nicht stören“-Schild an Ihre Bürotür hängen. Nutzen Sie Papier und Stift für Notizen, um Geräusche mit der Tastatur zu vermeiden. Schalten Sie das eigene Mikrofon stumm, solange Sie nicht sprechen.
    • Anweisungen folgen: Halten Sie sich an Gesprächsregeln und fallen Sie nicht durch unnötige Zwischenrufe auf. Bringen Sie andere Personen nicht aus deren Redekonzepten.
    • Höflichkeit: Lassen Sie andere Teilnehmer: innen ausreden. Vermeiden Sie unbedingt eine aggressive Sprache oder gar persönliche Anschuldigungen und unterbinden Sie diese bei anderen konsequent.
    • Geduld: Sprechen Sie als Teilnehmer:in nur, wenn Ihnen das Wort erteilt wird oder eine längere Gesprächspause entsteht (je nach Vereinbarung); und nur dann, wenn Ihr Beitrag einen Mehrwert für die anderen Teilnehmer:innen bietet.
    • Vorstellung: Gerade in einer Telefonkonferenz mit vielen unbekannten Teilnehmer:innen sollten Sie sich vor dem eigentlichen Redebeitrag kurz vorstellen.
    • Ausdrucksweise: Sprechen Sie mit angemessener Lautstärke, langsam, aber nicht einschläfernd. Benutzen Sie kurze, einprägsame Sätze. Machen Sie Sprechpausen – besonders, wenn Zwischenfragen erlaubt sind. Verzichten Sie zudem auf Wiederholungen, sondern begründen Sie Ihre Auffassung stattdessen sachlich und mit wenigen Worten.

    Telefonkonferenzen: Das Wichtigste in Kürze

    • Eine Telefonkonferenz ist ein Gespräch über das Telefonnetz oder das Internet mit mindestens drei Teilnehmer:innen und ohne Bildanteil.
    • Anbieter von kostenlosen Telefonkonferenzen bieten mitunter unbegrenzte Teilnehmerzahlen, über das Konferenzgespräch hinaus aber selten weitere Funktionen.
    • Angebote für kostenpflichtige Telefonkonferenzen beinhalten eine Reihe an Zusatzfunktionen wie Audiomitschnitt und separate Konferenzräume (zum Beispiel bei Vodafone Conferencing).
    • Auf dem iPhone und auf Android-Smartphones können Sie auf einfache Weise und ohne separaten Anbieter Telefonkonferenzen mit bis zu fünf Teilnehmer:innen durchführen.
    • Wie bei Konferenzen mit physischer Anwesenheit sollten Sie auch bei einer geschäftlichen Telefonkonferenz auf professionelles Verhalten und die Einhaltung von Benimmregeln achten.
    Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
    Portrait von Freca DumreseFreca Dumrese
    10.12.2024
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