Kalender mit einem Stift darauf liegend
Unified Communication

Microsoft Bookings: Einfache Terminplanung für Unternehmen

Jede Menge E-Mails und Telefonate bis der Termin endlich steht, doch dann sagt Ihr Kontakt im letzten Moment ab und bittet erneut um Verschiebung: Die manuelle Organisation von Terminen kann für Unternehmen sehr zeitaufwändig sein. Deshalb bietet Ihnen Microsoft den Dienst „Bookings“ als Erweiterung zu Microsoft 365 Business. Damit optimieren Sie Ihr Termin-Management.

Mit rund 60 Millionen geschäftlichen Nutzer:innen ist Microsoft 365 die weltweit führende Business-Software – wohl nicht zuletzt, weil Online-Dienste wie Exchange, Teams und der Cloud-Service OneDrive professionelle Lösungen für die interne sowie externe Unternehmenskommunikation bieten. Auch die Terminfindung mit Ihren Kund:innen können Sie mit einem integrierten Dienst aus dem Microsoft 365-Portfolio vereinfachen: Microsoft Bookings heißt der Service, den Abonnent:innen von Microsoft 365 Business nutzen können.

Inhaltsverzeichnis

Automatische Terminbuchung als Kundenservice

Mit Microsoft Bookings bieten Sie Ihren Kund:innen eine eigenes Portal für die Terminfindung und -Buchung. Statt umständlich E-Mails zu schreiben oder anzurufen, wählen Ihre Kund:innen einfach freie Terminfenster aus und wählen Uhrzeit und Wunsch-Ansprechparter:in. Das System sendet dann eine E-Mail-Bestätigung an Ihre Kund:innen, die den Eintrag in ihren Kalender übernehmen können. Erinnerungen werden auf Wunsch ebenfalls automatisch versendet. In vielen Branchen sind derartige Kundenportale bereits Standards und viele Kund:innen freuen sich über diesen Komfort und Service.
Falls die Buchung doch einmal verschoben werden soll, legen Sie als Unternehmer:in fest, in welchem Zeitraum Absagen oder Verschiebungen möglich sein sollen. Sämtliche Einträge synchronisieren sich auch automatisch mit den Kalendern Ihrer Mitarbeiter:innen – nicht nur über den Outlook-Kalender in Microsoft 365 Business, sondern auch mit Diensten wie Outlook.com oder Google Kalender.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Terminbuchungen für kleinere und mittlere Unternehmen

Microsoft Bookings vereinfacht die Terminorganisation für kleine und mittlerer Unternehmen und ist damit auch für Dienstleister sehr interessant. Denn dort fallen oft besonders viele Kundentermine und Meetings an. Damit ist das Service-Tool von Microsoft beispielsweise für Friseursalons, Physiotherapeut:innen oder auch Arzt- und Heilpraxen interessant.
Praktisch: Das Buchungstool gibt Ihren Kund:innen einen Überblick über freie Termine, so dass diese ganz einfach den für sie passenden Slot wählen können.
Ihre Kund:innen können den Service über eine Website nutzen, die sowohl von Desktop-Rechnern als auch Mobilgeräten aufgerufen werden kann. Den Link dahin können Sie Ihren Kund:innen beispielsweise auf Ihrer Facebook-Seite, in Ihrer Instagram-Bio, auf Ihrer eigenen Webseite oder oder per E-Mail-Newsletter zur Verfügung stellen.
Auf der Buchungs-Website von Bookings pflegen Sie die wesentlichen Informationen zu Ihrem Geschäft ein, beispielsweise welche Leistungen Sie anbieten, wie viele Kund:innen gleichzeitig bedient werden können und wie Ihre Geschäftszeiten sind. Außerdem müssen Sie im System noch Ihre Unternehmens-Kontaktdaten für die Benachrichtigungen und Kalendereinträge hinterlegen.

Mehr Struktur und Überblick im Geschäftsalltag

Auf die Verwaltungsoberfläche sowie die Gesamtansicht aller Termine haben Sie dabei ebenfalls via Desktop und Mobilgerät Zugriff. Dort können Sie Ihren Mitarbeiter:innen Aufträge zuteilen, Termine verschieben oder auch absagen, wobei sich direkt ein alternativer Vorschlag eintragen lässt.
Das System legt zudem Kontaktlisten an, die sich bei Buchungen automatisch mit den Informationen füllen, die Ihre Kund:innen hinterlegt haben. Verschiedene Ansichten strukturieren die Termine und die Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter:innen. So behalten Sie auch an stressigen Tagen den nötigen Überblick und können sich statt auf das Termin-Management ganz auf Ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren.
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