Kalender mit einem Stift darauf liegend
Unified Communication

Microsoft Bookings: Einfache Terminplanung für Unternehmen

Jede Menge E-Mails und Telefonate bis der Termin endlich steht, doch dann sagt Ihr Kontakt im letzten Moment ab und bittet erneut um Verschiebung: Die manuelle Organisation von Terminen kann für Unternehmen sehr zeitaufwändig sein. Deshalb bietet Ihnen Microsoft den Dienst „Bookings“ als Erweiterung zu Microsoft 365 Business. Damit optimieren Sie Ihr Termin-Management.

Mit rund 60 Millionen geschäftlichen Nutzer:innen ist Microsoft 365 die weltweit führende Business-Software – wohl nicht zuletzt, weil Online-Dienste wie Exchange, Teams und der Cloud-Service OneDrive professionelle Lösungen für die interne sowie externe Unternehmenskommunikation bieten. Auch die Terminfindung mit Ihren Kund:innen können Sie mit einem integrierten Dienst aus dem Microsoft 365-Portfolio vereinfachen: Microsoft Bookings heißt der Service, den Abonnent:innen von Microsoft 365 Business nutzen können.

Inhaltsverzeichnis

Automatische Terminbuchung als Kundenservice

Mit Microsoft Bookings bieten Sie Ihren Kund:innen eine eigenes Portal für die Terminfindung und -Buchung. Statt umständlich E-Mails zu schreiben oder anzurufen, wählen Ihre Kund:innen einfach freie Terminfenster aus und wählen Uhrzeit und Wunsch-Ansprechparter:in. Das System sendet dann eine E-Mail-Bestätigung an Ihre Kund:innen, die den Eintrag in ihren Kalender übernehmen können. Erinnerungen werden auf Wunsch ebenfalls automatisch versendet. In vielen Branchen sind derartige Kundenportale bereits Standards und viele Kund:innen freuen sich über diesen Komfort und Service.
Falls die Buchung doch einmal verschoben werden soll, legen Sie als Unternehmer:in fest, in welchem Zeitraum Absagen oder Verschiebungen möglich sein sollen. Sämtliche Einträge synchronisieren sich auch automatisch mit den Kalendern Ihrer Mitarbeiter:innen – nicht nur über den Outlook-Kalender in Microsoft 365 Business, sondern auch mit Diensten wie Outlook.com oder Google Kalender.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

Fertig für Sie eingerichtet und startklar: Microsoft 365 Business mit Vodafone Services

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Terminbuchungen für kleinere und mittlere Unternehmen

Microsoft Bookings vereinfacht die Terminorganisation für kleine und mittlerer Unternehmen und ist damit auch für Dienstleister sehr interessant. Denn dort fallen oft besonders viele Kundentermine und Meetings an. Damit ist das Service-Tool von Microsoft beispielsweise für Friseursalons, Physiotherapeut:innen oder auch Arzt- und Heilpraxen interessant.
Praktisch: Das Buchungstool gibt Ihren Kund:innen einen Überblick über freie Termine, so dass diese ganz einfach den für sie passenden Slot wählen können.
Ihre Kund:innen können den Service über eine Website nutzen, die sowohl von Desktop-Rechnern als auch Mobilgeräten aufgerufen werden kann. Den Link dahin können Sie Ihren Kund:innen beispielsweise auf Ihrer Facebook-Seite, in Ihrer Instagram-Bio, auf Ihrer eigenen Webseite oder oder per E-Mail-Newsletter zur Verfügung stellen.
Auf der Buchungs-Website von Bookings pflegen Sie die wesentlichen Informationen zu Ihrem Geschäft ein, beispielsweise welche Leistungen Sie anbieten, wie viele Kund:innen gleichzeitig bedient werden können und wie Ihre Geschäftszeiten sind. Außerdem müssen Sie im System noch Ihre Unternehmens-Kontaktdaten für die Benachrichtigungen und Kalendereinträge hinterlegen.

Mehr Struktur und Überblick im Geschäftsalltag

Auf die Verwaltungsoberfläche sowie die Gesamtansicht aller Termine haben Sie dabei ebenfalls via Desktop und Mobilgerät Zugriff. Dort können Sie Ihren Mitarbeiter:innen Aufträge zuteilen, Termine verschieben oder auch absagen, wobei sich direkt ein alternativer Vorschlag eintragen lässt.
Das System legt zudem Kontaktlisten an, die sich bei Buchungen automatisch mit den Informationen füllen, die Ihre Kund:innen hinterlegt haben. Verschiedene Ansichten strukturieren die Termine und die Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter:innen. So behalten Sie auch an stressigen Tagen den nötigen Überblick und können sich statt auf das Termin-Management ganz auf Ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren.
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Frau steht in einem hellen Raum und guckt lächelnd auf ihr Notebook

Microsoft Viva: Das Mitarbeiter-Portal für Kommunikation, Wissen und Fortbildungsangebote im Überblick

In vielen Unternehmen ist das Arbeiten im Homeoffice oder mobil auf Reisen heute Normalität. Dabei hift Coworking-Software wie Microsoft 365 mit Teams. Damit aber auch in verteilten Teams mit vielen Videokonferenzen der persönliche Kontakt und der individuelle Austausch mit den Kolleg:innen nicht zu kurz kommen, braucht es eine weitere Kommunikationsplattformen. Eine solche Plattform will Microsoft Viva sein. Projekte, Arbeitsgruppen und Schulungen leben von einer empathischen, „echten“ Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmer:innen. Das funktioniert nicht allein per Videokonferenz oder E-Mail. In Zeiten von New Work, in denen hybride Arbeitsmodelle zur Norm werden und die Kolleg:innen nicht mehr zwangsläufig im selben Raum oder Gebäude arbeiten, müssen Arbeitgeber daher neue Kommunikationsplattformen für den Austausch untereinander schaffen. Doch beliebte Messenger-Dienste wie WhatsApp stoßen hier schnell an Grenzen. Zudem werden sie oft auch privat genutzt, sodass sich private und dienstliche Nutzung ungewollt vermischen. Hier setzt Microsoft Viva an, eine KI-gestützte, integrierte Tool-Suite, die zahlreiche Module für unterschiedliche Aspekte der Zusammenarbeit bereitstellt. Der Clou dabei: Alle Anwendungen werden über Microsoft Teams gesteuert und damit über ein Werkzeug, das viele bereits kennen und nutzen. Erfahren Sie hier, was die Employee-Experience-Platform (EXP) alles kann, welche Komponenten Viva beinhaltet und wie Sie den modernen Workplace auch auf sozialer Ebene voranbringen.

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