Zu den Kernaufgaben des Flottenmanagements gehören neben der Fahrzeug- und Fahrerverwaltung auch die Routenplanung und die Fahrzeugortung. Unterhält Ihr Unternehmen mehr als zwei Fahrzeuge, kann eine Flottenmanagement-Software Ihren Mitarbeiter:innen viel Arbeit abnehmen. Wie die digitalisierte Flottenverwerwaltung im Detail funktioniert, lesen Sie im folgenden Abschnitt.
Sichere Dokumentenverwaltung
In vielen Unternehmen wird neben den üblichen Stammdaten genau dokumentiert, welche Fahrer:innen welche Fahrerlaubnis besitzen. Dabei handelt es sich unter Umständen um hunderte sehr detaillierte und dabei vertrauliche Datensätze, die Ihre Fuhrparkmanager:innen früher mühsam per Hand in Listen eintragen mussten. Dank Flottenmanagement-Software gehört dieser „Papierkrieg“ der Vergangenheit an: Die meisten solcher Systeme bieten eigene elektronische Ablagen für sensible Daten – wie etwa Angaben auf Führerscheinen.
Schadenmanagement
Kommt es zu Schäden an Ihren Fahrzeugen oder werden sogar Menschen bei Unfällen mit einem Fahrzeug verletzt, zieht dies häufig einen umfangreichen Verwaltungsaufwand nach sich. So müssen Ihre Sachbearbeiter:innen beispielsweise die Kostenübernahme von Schäden klären oder eine passende Werkstatt finden.
Das beschädigte Fahrzeug muss ersetzt werden und Ihre Mitarbeiter:innen verteilen die noch vorhandenen Ressourcen neu. Mithilfe einer Flottenmanagement-Software ist das kein Problem: Die meisten auf dem Markt erhältlichen Programme regeln die oben genannten Abläufe automatisch.
Fahrzeugbuch führen
Die lückenlose Dokumentation aller Einsätze und Fahrzeugdaten ist ein wichtiger Teilbereich des Fuhrparkmanagements. In diesem Zusammenhang ist es egal, ob Ihr Unternehmen im Transport- und Logistikbereich tätig ist oder Sie die Fahrtendokumentation Ihres Vertriebsaußendienstes organisieren müssen.
Mit Lösungen wie zum Beispiel „Connected Cars“ von Vodafone können Sie alle relevanten Daten Ihres Fuhrparks automatisch und in Echtzeit erfassen. So kann Ihr Unternehmen dank des Internet of Things nicht nur ihre Fahrten optimieren und dadurch Betriebskosten senken, sondern auch steuerrechtliche Anforderungen wie ein Fahrtenbuch auf elektronischem Wege erfüllen.