Mit Cloud-Telefonie auf Erfolgskurs

Bei der Auslieferung empfindlicher Waren wie frischer Lebensmittel und medizinischer Güter zählt jede Sekunde. Gleichzeitig steht die Logistikbranche vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu digitalisieren – sowohl zur Optimierung bestehender Dienstleistungen als auch zur Erschließung neuer Märkte. Wie dies mit der modernen und flexiblen Telefonielösung Vodafone Business UC mit RingCentral gelingt, zeigt das Beispiel von Ludwig Meyer Logistik.

Die Herausforderung

Nachhaltige und flexible Logistik

Nachhaltigkeit spielt für Meyer Logistik eine tragende Rolle. Seit über einem Jahrzehnt setzt das Unternehmen dabei auf alternative Antriebe wie CNG, Hybrid, vollelektrische LKW, LNG und Wasserstoff. Die Fahrzeuge legten über sechs Millionen Kilometer zurück und reduzierten den CO₂-Ausstoß um über 500 Tonnen. Ergänzend kommen emissionsärmere Kühlaggregate und umweltfreundliche Kühlmittel zum Einsatz. Daher ist auch konsequente Digitalisierung für das Unternehmen unverzichtbar – Prozesse, die zum Teil vor Jahrzehnten definiert wurden, werden auf Effizienz und Nachhaltigkeit überprüft und bei Bedarf angepasst.

Dies beinhaltet nicht zuletzt Sprach- und Datenkommunikation. Dabei sind die Fahrer der rund 1.200 Transportfahrzeuge in erster Linie über Mobiltelefone erreichbar, hinzu kommen Tablets, etwa für Ladungsverwaltung oder Routenplanung. Die in den mobilen Endgeräten eingesetzten SIM-Karten bezieht Meyer Logistik von Vodafone Business. Ein relevanter Anteil der in der Firmenzentrale und an rund 90 weiteren Standorten tätigen Beschäftigten – von Disponenten bis zu Hotline-Mitarbeitenden – benötigt jedoch klassische Festnetzanschlüsse und dafür eine unternehmensweite TK-Anlage. Ende 2022 entschied sich Meyer Logistik, diese Funktion in die Cloud auszulagern und dafür die Lösung Vodafone Business UC mit RingCentral einzusetzen.

Das Unternehmen

International agierender Logistikexperte

Die Ludwig Meyer GmbH & Co. KG blickt auf eine 75-jährige Unternehmensgeschichte zurück. Heute zählt der international agierende Logistikexperte, dessen Unternehmenszentrale sich im hessischen Friedrichsdorf befindet, mehr als 1.800 Mitarbeitende und einen hochmodernen Fuhrpark mit über 1.200 Verteilfahrzeugen. Das Unternehmen ist spezialisiert auf temperaturgeführte Logistik von Lebensmitteln und empfindlichen Waren – also beispielsweise die Versorgung von Supermärkten über die „letzte Meile“.

Der Unternehmensbereich „Medical Service“ transportiert empfindliche medizinische Güter und Proben von und zu Arztpraxen, Kliniken und Laboren. Das Familienunternehmen wird mittlerweile von der dritten Eigentümergeneration geführt.

Die Lösung

Unified Communications dank RingCentral

Die Kommunikationsanforderungen in den Niederlassungen von Meyer Logistik ähneln in vielen Aspekten denen unzähliger anderer Unternehmen: Einige Mitarbeitende nutzen Tisch- oder Schnurlostelefone, andere bevorzugen das Telefonieren über eine App auf ihrem Arbeitsrechner. Für Videokonferenzen mit internen Kolleg:innen oder Geschäftspartnern ist eine Integration in Microsoft Teams unverzichtbar. Mobile Mitarbeitende möchten unter ihrer Nebenstellen-Rufnummer auch unterwegs auf dem Smartphone erreichbar sein.

Hinzu kommen aber noch spezifische Anforderungen, die sich aus der Tätigkeit in der Logistikbranche ergeben: So sind etwa Warenlager und Kühlhäuser typischerweise aus Stahlbeton gebaut, sodass dort tätige Mitarbeitende auf Telefonie über den Funkstandard DECT angewiesen sind. Diese Ausgangslage hat das Unternehmen bei der Migration seiner Telefonanlage in die Cloud berücksichtigt.

Für die meisten Mitarbeitenden reichen die Standardfunktionen von RingCentral aus. Da das Unternehmen auch eine Kunden-Hotline betreibt, lässt sich für die dort tätigen Mitarbeitenden definieren, welche Nebenstellen in die Hotline-Rufkreise einbezogen werden sollen. Die Unified-Communications-Anbindung (UC) realisierte das Unternehmen durch ein RingCentral-Plugin in Microsoft Teams. Die RingCentral-App ist auf allen Arbeitsrechnern installiert, auf Wunsch können die Nutzer Tisch- oder Schnurlostelefone per Parallelruf einbeziehen.

„Vodafone Business hat unseren Bedarf auf Anhieb verstanden und uns bei der Umsetzung tatkräftig zur Seite gestanden. Die Zusammenarbeit ist sehr partnerschaftlich“, berichtet Stefan Andreas Pietrowski, IT Team Lead bei Meyer Logistik. „Die virtuelle TK-Anlage bietet uns eine enorme Flexibilität und lässt sich einfach administrieren.“ Weitere Vorteile zeigen sich etwa bei einem Mitarbeiterwechsel: „In diesem Fall ist eine Festnetznummer sehr einfach über das intuitive Dashboard neu zuzuweisen.“

Zudem haben sich laut Stefan Andreas Pietrowski auch die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden und die Sprachqualität der Telefonate durch die Einführung von RingCentral deutlich verbessert.

Die Vorteile

Flexible Kommunikation mit RingCentral

Die cloudbasierte Kommunikationsanlage RingCentral ist an allen Standorten von Meyer Logistik verfügbar. Sie erlaubt den Mitarbeitenden auch mobiles Arbeiten und den nahtlosen Wechsel zwischen verschiedenen Endgeräten und Kommunikationsformen. Rufnummernblöcke aus verschiedenen Vorwahlbereichen lassen sich komfortabel einbeziehen, die Mitarbeitenden der Hotline können nach Bedarf über Rufverteillisten einbezogen werden.

Als IT Team Lead bei Meyer Logistik war Stefan Andreas Pietrowski für die Migration der Telefonanlage des Unternehmens in die Cloud verantwortlich und ist heute für deren Administration zuständig. Wir haben mit ihm über die Vorteile der neuen Lösung Vodafone Business UC mit RingCentral und das Feedback der Mitarbeitenden gesprochen.

Welche Rolle spielt Digitalisierung in Ihrem Geschäft?

Stefan Andreas Pietrowski: Es gibt für uns sehr viele Gründe, konsequent auf Digitalisierung zu setzen. Sie hilft uns zum Beispiel dabei, unsere Prozesse effizienter zu gestalten, durch verringerten Energiebedarf nachhaltiger zu werden – und nicht zuletzt, in Zeiten des Fachkräftemangels unsere Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern, indem wir mobiles Arbeiten sowie moderne Arbeitsplätze anbieten können.

Warum haben Sie die TK-Anlage von Meyer Logistik auf RingCentral umgestellt und damit in die Cloud gebracht?

Stefan Andreas Pietrowski: Mit der Vorgängerlösung waren wir zunehmend unzufrieden – zuletzt hat uns der Support des Anbieters auf unsere Anfragen gar nicht mehr geantwortet. Es war also klar, dass wir etwas ändern wollten. Nach einer Marktrecherche und dem Austausch mit unseren Partnern bei Vodafone Business haben wir uns entschieden, konsequent auf eine moderne, cloudbasierte Lösung zu setzen.

Was sind aus Ihrer Sicht die größten Vorteile, die RingCentral Ihrem Unternehmen bringt?

Stefan Andreas Pietrowski: Die zentrale Verwaltung und die deutlich vereinfachte Administration haben uns in der IT-Abteilung sehr entlastet. Hinzu kommt die große Flexibilität der Lösung, etwa bei der Einbeziehung oder der Definition von Rufverteillisten für die Hotline.

Welches Feedback erhalten Sie denn von Mitarbeitenden?

Stefan Andreas Pietrowski: Alle sind mit der sehr hohen Stabilität und der besseren Sprachqualität ausgesprochen zufrieden. Zudem entdecken die Kolleginnen und Kollegen zunehmend die neuen Möglichkeiten, die ihnen die moderne, cloudbasierte Lösung bietet.

Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit mit Vodafone?

Stefan Andreas Pietrowski: Vodafone Business hat unseren Bedarf auf Anhieb verstanden und uns bei der Umsetzung tatkräftig zur Seite gestanden. Wir tauschen uns regelmäßig aus, die Wege sind kurz und effizient. Dabei erfolgt die Zusammenarbeit immer auf Augenhöhe und macht einfach Spaß.

Die traditionelle analoge Telefonanlage hat in Zeiten von KI, 5G und Smartphones ausgedient – das ist inzwischen auch kleinen und mittelständischen Unternehmen klar. Oft besteht jedoch noch Unsicherheit darüber, welche Alternative die besten Chancen auf eine wettbewerbsfähige Zukunft bietet. Cloud-Telefonanlagen sind eine flexible und kosteneffiziente Kommunikationslösung, die auch die Bedürfnisse von KMUs abdeckt. Sie ermöglichen standortunabhängige Erreichbarkeit, einfache Skalierbarkeit und zahlreiche Zusatzfunktionen.

Cloud-Telefonlösungen wie RingCentral von Vodafone Business bieten dem Mittelstand eine zukunftssichere, kosteneffiziente und flexible Kommunikationslösung. Sie unterstützen mobiles Arbeiten, steigern die Erreichbarkeit und integrieren sich nahtlos in bestehende IT-Systeme. Für Unternehmen, die wachsen und wettbewerbsfähig bleiben wollen, sind sie eine ideale Wahl. Möchten Sie mehr über die Vorteile von RingCentral für Ihr Unternehmen erfahren? Wir beraten Sie gerne!