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Unified Communication
Funktionen und Vorteile von VoIP-Software
14.01.2025
7 Min.
Sparen Sie sich klobige Telefone an den Arbeitsplätzen Ihrer Belegschaft. VoIP-Software bringt das Telefon auf den Computer und erweitert es um moderne Funktionen wie Chat, Dateiversand und Videotelefonie. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Telefonie digitalisieren.
VoIP-Software vereinfacht die Kommunikation, indem sie sperrige Hardware und unflexible Telefonanlagen überflüssig macht. Alles, was Sie brauchen, finden Sie auf Ihrem Computer. Dank VoIP-Software kann Ihr Team flexibler arbeiten und eine Vielzahl an Funktionen nutzen, die ein klassisches Telefon nicht bietet. All das gilt auch unterwegs und im Homeoffice – vorausgesetzt, es ist eine Internetverbindung vorhanden.
Inhaltsverzeichnis
Was ist VoIP-Software?
„VoIP“ steht für „Voice-over-Internet-Protocol“. Vereinfacht gesagt können Sie mit VoIP-Software über das Internet telefonieren. Das Programm wandelt das Gesagte in Datenpakete um und sendet diese Pakete über die Internetverbindung an den oder die Empfänger:innen. So sparen Sie sich das klassische Telefon am Schreibtisch und nutzen stattdessen Laptop, Tablet oder Computer mit einem Headset – oder direkt das Smartphone. So sind Sie und Ihr Team flexibler und können auch von zu Hause oder unterwegs das „Firmentelefon“ nutzen.
VoIP-Software nutzt das Session Initiation Protocol (kurz: SIP), um Anrufe aufzubauen, zu verwalten und zu beenden. Es identifiziert die Teilnehmenden am Gespräch, prüft bei Anrufen die Verfügbarkeit, stellt die Verbindung her, übernimmt die Datenübertragung und beendet das Gespräch auch wieder. Das SIP ist so etwas wie der Hausmeister der VoIP-Software: Es stellt sicher, dass die zur Verfügung gestellten Features funktionieren.
Unterschiede zwischen Hardware-VoIP und Software-VoIP
Es gibt zwei Varianten von VoIP: Hardware- und Software-VoIP. Bei Hardware-VoIP verwenden Sie spezielle Telefone oder Adapter, die Sie direkt an Ihr Firmennetzwerk anschließen. Diese Geräte wickeln die Anrufe über das Internet ab. Sie bieten häufig eine bessere Sprachqualität als analoge Telefone und sind einfach zu bedienen – genau wie herkömmliche Telefone. Allerdings sind die Anschaffungskosten höher und die Flexibilität ist geringer als bei Software-VoIP, da Sie zusätzliche Hardware benötigen.
Software-VoIP funktioniert mit einer Software auf Computern oder Smartphones, die die Internetverbindung des Geräts für Anrufe nutzt. Das Ganze nennt sich auch Softphone. Diese Variante ist kostengünstiger und flexibler, ist aber von der Geräteleistung abhängig.
Grundsätzlich gilt: Hardware-VoIP ist gut für hohe Sprachqualität, Software-VoIP für Flexibilität und ein Plus an Funktionen.
Funktionen von VoIP-Software
Welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihrem VoIP-Anbieter ab. Es gibt kostenlose VoIP-Lösungen wie Jitsi, Skype und 3CX, die Basisanwendungen wie Telefonie, Chats und Filesharing unterstützen. Doch moderne und kostenpflichtige Softwarelösungen bieten deutlich mehr. Die Funktionsauswahl ist teilweise sehr umfangreich.
Zu den bekanntesten Funktionen moderner VoIP-Software gehören:
- Sprachanrufe: Anrufe über das Internet führen und annehmen
- Videoanrufe: Videokonferenzen abhalten
- Instant Messaging: Textnachrichten versenden und empfangen
- Anrufbeantworter: Sprachnachrichten aufzeichnen (falls Sie nicht erreichbar sind)
- Anrufweiterleitung: Anrufe an andere Nummern weiterleiten (z.B. Smartphone)
- Halten und Makeln: Anrufe halten und zwischen verschiedenen Gesprächen wechseln
- Rufnummernanzeige: Rufnummern von Anrufer:innen anzeigen lassen
- Kontakte: Kontakte in einem digitalen Adressbuch verwalten
- Konferenzschaltungen: Telefonkonferenzen mit mehreren Teilnehmer:innen führen
- Bildschirmfreigabe: Bildschirm während eines Anrufs teilen
- Dateifreigabe: Dateien während eines Anrufs senden und empfangen
- Anrufaufzeichnung: Telefongespräche aufnehmen
- Warteschleifen: Musik oder Ansagen abspielen lassen, während Anrufer:innen warten
- Virtuelle Telefonanlage: Eine virtuelle Telefonanlage erstellen, mit mehreren Durchwahlen und Funktionen wie automatischer Anrufverteilung
- Fax über IP: Faxe über das Internet senden und empfangen
- Text-to-Speech: Textnachrichten vorlesen lassen
- Sprachverschlüsselung: Telefongespräche für mehr Sicherheit verschlüsseln
Einsatzbereiche in Unternehmen
Die Vielzahl an Funktionen macht VoIP-Software für Unternehmen jeder Größe interessant. Die Programme bieten für beinahe jeden Einsatzbereich die passende Lösung. Das gilt vor allem, wenn Sie die Vorteile von 5G bereits in Ihrer Firma nutzen. Im Folgenden finden Sie einige Anwendungsbeispiele:
Interne Kommunikation
Mit VoIP-Software vernetzen Sie Ihre Firmenstandorte einfach und effizient – egal ob Büro, Fabrik oder Homeoffice. So lassen sich Meetings und Telefonkonferenzen unkompliziert abhalten. Für kleinere Anfragen oder für den Dateiaustausch unterstützt VoIP-Software Instant Messaging.
Externe Kommunikation
Mit VoIP-Software verbessern Sie unter anderem den Kundenservice und Support, beispielsweise mit Funktionen wie Warteschleife, Anrufweiterleitung und -aufzeichnung. Außerdem profitieren Vertriebsabteilungen von der Integration eines CRM-Systems in Ihre VoIP-Software: Ihr Team hat damit alle notwendigen Kundendaten griffbereit. Weiterhin eignet sich VoIP-Software zur Einrichtung eines Callcenters.
Zusätzliche Einsatzbereiche
Sie können Ihr Kommunikationsangebot durch VoIP-Software erweitern. Davon profitieren beispielsweise Ihre Beschäftigten: Mit VoIP-Software ist Ihr Team auch im Homeoffice oder unterwegs unter der üblichen Firmenrufnummer erreichbar – einzige Voraussetzung ist ein Internetanschluss. Außerdem können Sie virtuelle Teams einrichten. Viele VoIP-Softwarelösungen bieten dafür spezielle Gruppenfunktionen (etwa Gruppenchats, vereinfachte Konferenzschaltungen und Projektmanagement-Tools). So agieren Arbeitsgruppen über verschiedene Standorte hinweg effizienter.
Vorteile von VoIP-Software
VoIP-Lösungen haben klassische Telefonanlagen mittlerweile bei einer ganzen Reihe von Unternehmen abgelöst – vom Start-up bis zum großen Konzern. Neben der oben beschriebenen Funktionsvielfalt gehören zu den Vorteilen von VoIP-Software:
- Niedrige Kosten: VoIP-Software kann Ihnen helfen, Kommunikationskosten zu senken. Denn die Gesprächstarife sind üblicherweise günstiger als bei klassischen Telefonleitungen – vor allem bei Ferngesprächen. Außerdem sind die Wartungskosten geringer und die Ausgaben für Hardware minimal.
- Hohe Flexibilität: VoIP-Software lässt sich auf einer Vielzahl von Geräten nutzen. Vom klassischen Desktop-Computer über den Laptop bis hin zu Tablet und Smartphone. Das macht die Technologie sehr flexibel: Sie und Ihre Belegschaft können überall telefonieren, wo Sie Internet haben. Die Software lässt sich in der Regel leicht einrichten, und der Kundendienst kann Probleme oft schnell beheben.
- Bequeme Skalierbarkeit: Wächst Ihr Unternehmen, lässt sich VoIP-Software mit wenig Aufwand auf weiteren Geräten installieren. Nutzer:innen lassen sich leicht hinzufügen oder entfernen.
Passende VoIP-Softwarelösungen
Auf dem Markt gibt es sehr viele Anbieter von VoIP-Softwarelösungen. Wenn Sie erst einmal in die Technologie reinschnuppern wollen, können Sie einen der kostenlosen Dienste testen. Diese bieten zwar meist nur eingeschränkte Funktionen, können Ihnen aber bei der Entscheidungsfindung helfen. Zu den Anbietern kostenloser VoIP-Software gehören Microsoft Skype, 3CX, Jitsi, Google Choice, MicroSIP, Ekiga und Linphone.
Bei VoIP-Lösungen spielt die Kompatibilität eine entscheidende Rolle. Einige wenige Softwarelösungen lassen sich beispielsweise nicht auf Apple-Geräten installieren (z.B. Phoner). Die meisten Anwendungen arbeiten jedoch cloudbasiert und bieten spezielle Apple-Lösungen. Dazu gehören:
- 3CX
- Aircall
- Starface
- Pascom
- Dialfire
- Ringover
- Placetel
- Freshcaller
- JustCall
- Onoff Business
- Nextiva
- Sipgate
Kriterien für die Auswahl von VoIP-Software
Bevor Sie sich für eine VoIP-Software entscheiden, müssen Sie einige Daten erheben und zentrale Fragen beantworten.
- Wie viele Beschäftigte sollen das Tool nutzen? Manche Anbieter konzentrieren sich auf größere bzw. kleinere Unternehmen. Lassen Sie sich beraten und klären Sie, ob Sie den Service bekommen, den Sie benötigen.
- Welche Kosten müssen Sie einplanen? Bei manchen VoIP-Softwarelösungen fallen anfangs einmalige Kosten an, etwa für die Einrichtung der Programme oder die Freischaltung bestimmter Funktionen. Vergleichen Sie außerdem die monatlichen Kosten mit Ihrer aktuellen Lösung.
- Wie ist das Kommunikationsverhalten in Ihrem Unternehmen? Welche Funktionen benötigen Sie wirklich und auf welche können Sie verzichten? Das hilft bei der Wahl des richtigen Softwarepakets.
- Planen Sie bestimmte Anwendungen? Für die Einrichtung eines Callcenters oder für die Optimierung des CRM eignet sich andere VoIP-Software als für die Vernetzung von Teams und Standorten.
- Besitzen Sie die geeignete Hardware? Zum einen sollten Sie sicherstellen, dass die gewählte VoIP-Lösung mit Ihrer bestehenden Hardware kompatibel ist. Zum anderen sollten Sie kontrollieren, ob Ihre Internetbandbreite für VoIP-Telefonie ausreicht. Dies ist bei den meisten professionellen Business-Internetanschlüssen der Fall. Als Faustregel gilt, dass Sie etwa 100 Kbit/s pro Gespräch (Up- und Download) benötigen. Außerdem lohnt sich der Kauf guter Headsets: Sie sollten bequem sitzen und entweder über einen langlebigen Akku für die Bluetooth-Verbindung verfügen oder sich per Kabel anschließen lassen.
Die meisten Anbieter von VoIP-Software beraten Sie individuell, um die Lösungen auf Ihr Unternehmen zuzuschneiden. Oft können Sie außerdem kostenlose Testphasen in Anspruch nehmen.
Das Wichtigste zu VoIP-Software in Kürze
- „VoIP“ steht für „Voice-over-Internet-Protocol“. Mit dieser Technologie telefonieren Sie über das Internet.
- VoIP-Software bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen, die weit über die klassische Telefonie hinausgehen, etwa Chats und Dateiaustausch.
- Mit VoIP-Software können Sie Ihre Unternehmenskommunikation flexibler gestalten und Kosten senken.
14.01.2025
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