Viele analoge Telefonhörer hängen an Kabeln von oben herunter
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Telefonanlage auf VoIP umstellen – so geht‘s

Viele Unternehmen nutzen bis heute eine veraltete Telefonanlage, bei der wertvolle Funktionen fehlen. Dabei könnten sie mit einer modernen VoIP-Anlage nicht nur ihren Kundenservice verbessern, sondern auch ihren Mitarbeiter:innen nützliche Hilfsmittel für die tägliche Arbeit an die Hand geben. So gelingt die Umstellung auf ein modernes Telefoniesystem.

Das Telefonat mit den Kund:innen gilt als die „akustische Visitenkarte“ eines jeden Unternehmens. Mit intelligenten Zusatzfunktionen und schneller Erreichbarkeit per Telefon verbessern Sie somit die Customer Journey, also das Einkaufserlebnis Ihrer Kund:innen.

Eine moderne Telefonanlage bietet Anrufer:innen viele praktische Komfortfunktionen. Das kann beispielsweise ein automatischer Rückrufservice sein; und das Angebot, Anrufer:innen bei Rückfragen direkt zum Mobiltelefon des Kundendienstes weiterzuleiten, der gerade unterwegs ist. Mit einer VoIP-Anlage ist dies alles kein Problem.

Inhaltsverzeichnis

Was ist VoIP?

VoIP ist im Grunde nur eine andere Bezeichnung für Internettelefonie. Die Abkürzung VoIP steht für Voice over IP und bezeichnet die digitale Sprachtelefonie („Voice“) über sogenannte IP-Netzwerke. Damit sind Computernetze wie das Internet gemeint, die auf dem „Internet Protocoll“ (IP) basieren.
Frühere Telefonanlage basierten oft auf analoger Technik, in Fachkreisen auch als „Plain Old Telephone Service“ (kurz: POTS) bekannt. Auf Deutsch bedeutet dies so viel wie „einfacher alter Telefondienst“. Eine andere Bezeichnung hierfür war „Public Switched Telephone Network“ (PSTN, auf Deutsch: öffentlich vermitteltes Telefonnetz).
Bei diesem alten System wurde noch für jedes einzelne Telefonat eine eigene physische Leitung benötigt. Es konnten also zeitgleich immer nur so viele Gespräche geführt werden, wie es Doppeladern zwischen der Telefonanlage im Unternehmen und der Ortsvermittlungsstelle gab. Überlastete Telefonanlagen in den Hauptgeschäftszeiten waren früher keine Seltenheit.
Neuere Anlagen unterstützen daher ab Ende der 1980er-Jahre den ISDN-Standard. Die Abkürzung steht für Integrated Services Digital Network oder auch Integriertes Sprach- und Datennetz. ISDN war der erste digitale Telefonstandard in Deutschland. Damit konnten beispielsweise zwei Gespräche gleichzeitig über nur eine Telefonanleitung geführt werden.
Inzwischen gibt es kein ISDN im öffentlichen deutschen Telefonnetz mehr. Das Netz wurde mit zunehmender Verbreitung von DSL-Anschlüssen flächendeckend auf den Digitalstandard All-IP umgestellt. Es gibt allerdings noch Firmen-Telefonanlagen, die intern weiter mit ISDN arbeiten und zum öffentlichen Telefonnetz hin die Anrufe per All-IP übertragen. Zu diesem Zweck sind sie mit einem entsprechenden Wandler an das öffentliche Telefonnetz angebunden. Technisch sind sie trotzdem veraltet und bieten viele Funktionen nicht, die mit heutigen VoIP-Systemen möglich sind.
Telefonanlage

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Gründe für eine Umstellung von ISDN auf VoIP

Für die Umstellung einer älteren analogen oder ISDN-Telefonanlage auf ein modernes VoIP-System gibt es viele gute Gründe:
  • Veraltete Technologie: Die ISDN-Technik ist seit einigen Jahren ein weltweites Auslaufmodell. Viele Hersteller liefern bereits keine Ersatzteile mehr für vorhandene ISDN-Anlagen. Dies gilt auch für die noch älteren Analoganlagen. Daher sollten Sie rechtzeitig auf aktuelle Technik wechseln, bevor Sie im Schadensfall plötzlich ganz ohne Telefonanlage sind.
  • Mehr Möglichkeiten: ISDN war zu seiner Zeit als Digitalstandard komfortabler als analoge Systeme. Doch inzwischen ist es selbst durch noch bessere und leistungsfähigere Digitalstandards mit deutlich mehr Komfort- und Produktivitätsfunktionen ersetzt. Diese Funktionen helfen Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen bei der täglichen Arbeit. So können Sie sich beispielsweise mit Ihrem Telefon-Benutzerkonto an jedem beliebigen Telefon in Ihrem Unternehmen anmelden. Alle Anrufe für Ihre persönliche Durchwahl kommen dann dort an und Sie sehen auf dem jeweiligen Gerät Ihr persönliches Rufnummernverzeichnis, können Ihren Anrufbeantworter dort abhören und Ihre Anruf-Historie einsehen.
  • Sprachagenten: Eine moderne VoIP-Anlage bietet Ihnen bessere Schnittstellen für die Integration externer Dienste, beispielsweise für Sprachagenten auf Basis von künstlicher Intelligenz.
  • Kanalübergreifende Kommunikation: Eine moderne Telefonanlage können Sie per Unified Communications (UC) besser mit anderen Kommunikationskanälen im Unternehmen verknüpfen, beispielsweise mit Mobiltelefonen oder Videokonferenzsystemen. Auch eingehende E-Mails oder Chatnachrichten können Sie auf Ihrem Telefon-Display einsehen oder das Bild Ihrer Überwachungskamera an Ihr Telefon übertragen.
  • Skalierbarkeit: Eine VoIP-Telefonanlage ist besser skalierbar und wächst problemlos mit, wenn Ihr Unternehmen größer wird. So haben Sie beispielsweise mehr Durchwahlen im Unternehmen und mehr Leitungen, über die Ihre Mitarbeiter:innen ins öffentliche Netz telefonieren können.
  • Höhere Sprachqualität: Die Sprachqualität ist bei VoIP-Anlagen in der Regel wesentlich besser als bei analogen oder ISDN-Anlagen. Während die analoge Telefonie nur Frequenzen zwischen 300 und 3.400 Hertz überträgt und damit einen Teil der menschlichen Sprache einfach wegfiltert, hat VoIP mit 50 bis 7.000 Hertz ein viel größeres Frequenzband. So verstehen Sie beispielsweise Gesprächspartner:innen besser, die in lauten Umgebungen oder aus dem Auto heraus anrufen.
  • Mehrere Standorte unter derselben Nummer: Mit einer VoIP-Telefonanlage können Sie mehrere Unternehmensstandorte in einem virtuellen Telefonnetz zusammenfassen – mit einheitlicher Einwahl und standardisierten Durchwahlen. Eingehende Anrufe können Sie beispielsweise auf Tastendruck an Kolleg:innen aus Ihrer Abteilung in einer anderen Stadt oder im Homeoffice weiterleiten und umgekehrt per Call Picking von deren Anschlüssen auf den eigenen Apparat holen.
  • Kostenersparnis: Die VoIP-Telefonie spart Kosten. Sie zahlen an den Anbieter üblicherweise eine monatliche Miete je nach der Größe Ihrer Anlage und der Anzahl der Leitungen in das Internet. Zusätzlich fällt eine geringe Gebühr für ausgehende Gespräch an, wobei es auch Flatrates und Auslands-Flatrates gibt. Interne Gespräche sind in der Regel komplett kostenlos. Damit liegen die meisten Unternehmen, die auf VoIP umstellen, deutlich unter ihren bisherigen Gesprächsgebühren für die analoge Telefonie.
Junge Geschäftsfrau telefoniert am Schreibtisch

Unified Communications: Die Vorteile

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Anforderungen für die Umstellung

Bevor Sie Ihre bisherige Telefonanlage durch eine moderne VoIP-Anlage ersetzen, sollten Sie zuerst eine Bestandsaufnahme machen:
  • Nach welchen Standards arbeitet Ihre bisherige Anlage und welche Standards unterstützen Ihre Telefone? Sollen diese weitergenutzt werden?
  • Welche anderen Endgeräte sind aktuell an Ihre Anlage angeschlossen und welche Anschlüsse und Telefonprotokolle benötigen diese jeweils? Gibt es beispielsweise eine Alarmanlage, Faxgeräte, Kassensysteme, fernüberwachte Zugangskontrollen oder andere Geräte, die nur nach ISDN-Standard arbeiten können?
  • Wie ist Ihre bisherige Anlage technisch angeschlossen? Welche langfristigen Verträge haben Sie dazu mit dem Anbieter oder einem Servicepartner geschlossen?
Diese Informationen sollten Sie zusammentragen, bevor Sie sich zur Anschaffung einer neuen VoIP-Telefonanlage beraten lassen. Denn nur so kann Ihr Telefonanbieter oder Systemhaus die richtige Anlage für Sie empfehlen. Ihr Anbieter prüft auch, welche Internetbandbreite Sie für eine VoIP-Anlage zusätzlich benötigen.
Eine Hand tippt auf die Tastatur eines stationären Telefons

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Wahl der Übertragungsmethode und eines Anbieters

Eine VoIP-Telefonanlage richten Sie in der Regel über einen Breitband-Internetanschluss ein. Das kann beispielsweise ein FTTH-Hausanschluss mittels Glasfaser sein oder auch ein klassisches VDSL-Produkt.
Aber auch über Kabelinternet können Sie Ihre VoIP-Telefonanlage mit dem Internet verbinden. Einen solchen Anschluss nennt man dann auch „Voice over Cable“ (VoC, auf Deutsch: Sprachtelefonie über Kabel).
Wichtig ist, dass die verfügbare Bandbreite zur Größe der Telefonanlage passt. Als Richtwert gilt dabei, dass jedes Telefonat etwa 100 Kilobit pro Sekunde an Bandbreite im Upload- und Download benötigt.
Über einen einzigen Glasfaseranschluss mit 1000 Megabit pro Sekunde könnten Sie also problemlos alle Gespräche eines mittelgroßen Unternehmens vermitteln und hätten noch genug Bandbreite für zusätzliche Internet-Downloads.
Je nach Anbieter können Sie anstelle einer klassischen Telefonanlage auch eine virtuelle Cloud-Telefonanlage buchen. Damit wird nahezu die gesamte Anlagentechnik als Software in die Cloud ausgelagert. Ihre Tischtelefone verbinden Sie einfach über einen Ethernetanschluss mit Ihrem Firmennetz, von wo die Geräte sich durch Ihre Firewall mit der Cloud-Telefonanlage im Internet verbinden. Eine solche Cloud-Anlage ist wartungsarm und je nach Vertrag übernimmt Ihr Anbieter das Einrichten oder Ändern von Anschlüssen für Sie. Oder Sie machen dies selbst über eine entsprechende Weboberfläche in der Cloud Ihres Anbieters.

Das Wichtigste zur Umstellung auf VoIP in Kürze

  • Die Abkürzung VoIP beschreibt Sprachtelefonie über das Internet. Das Kürzel leitet sich vom englischen „Voice over IP“ ab, wobei IP für IP-Netze wie das Internet steht.
  • Die VoIP-Anlage ist der Nachfolger früherer Firmen-Telefonanlagen, die noch analog waren oder den inzwischen abgeschalteten Digitalstandard ISDN verwendet haben.
  • In vielen Firmen sind noch immer alte Anlagen im Einsatz, die nach außen über einen entsprechenden Wandler an das öffentliche Telefonnetz angeschlossen sind, aber viele Funktionen nicht bieten, die bei heutigen VoIP-Anlagen selbstverständlich sind.
  • Eine VoIP-Anlage bietet Ihnen viele Vorteile und zusätzliche Komfortfunktionen gegenüber früheren analogen oder ISDN-Anlagen.
  • Durch den Umstieg auf die VoIP-Telefonie können Sie je nach Nutzungsprofil teilweise erheblich Kosten sparen, insbesondere bei Auslandsgesprächen.
  • Die meisten Breitbandanschlüsse über Glasfaser, VDSL oder Kabelinternet bieten ausreichend Bandbreite (auch) für die VoIP-Telefonie.
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