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Connectivity

VoIP-Telefonanlage: Technik, Vorteile und Voraussetzungen einfach erklärt

Die Telefonie über das Internet wird in Unternehmen immer mehr zum Standard. Und das zu Recht. VoIP-Telefonanlagen bieten Ihnen eine enorme Funktionsvielfalt. Damit Sie keine Vorteile verpassen – von der Kosteneinsparung bis zum besseren Kundenservice – erklären wir Ihnen hier, was Sie zu dieser Technik wissen müssen.

Breitband-Anschlüsse, die eine hohe Internet-Geschwindigkeit bieten, verbreiten sich immer weiter. Sie machen die alten Telefon-Kupferleitungen und damit auch klassische Telefone überflüssig. Ihren Platz nehmen VoIP-Telefonanlagen ein, mit denen Sie über das Internet telefonieren (VoIP = Voice-over-Internet-Protocol). Egal, ob On-Premises- oder Cloud-Lösung – Sie profitieren von vielen Komfortfunktionen: beispielsweise die Verknüpfung mit Ihrem CRM-System, Weiterleitungen und automatisierte Rückrufe, die auch Ihre Kund:innen zu schätzen wissen. VoIP-Telefonanlagen markieren den nächsten Entwicklungsschritt in der Kommunikation.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine VoIP-Telefonanlage?

Vereinfacht gesagt, erlaubt Ihnen eine VoIP-Telefonanlage, über das Internet zu telefonieren – also über ein IP-Netzwerk (Internet-Protocol-Network) anstatt über analoge Telefonleitungen. Das bedeutet, dass die Gespräche in digitalen Datenpaketen verschickt werden. Physische Telefonleitungen benötigen Sie dafür nicht mehr.
VoIP-Telefonanlagen sind zu einem wichtigen Bestandteil der digitalen Transformation in der Unternehmenskommunikation geworden. Denn alte analoge Anlagen arbeiten mit einer separaten Infrastruktur, die schwer zu erweitern ist und sich einzig auf die Sprachübertragung fokussiert. Mit einer VoIP-Lösung überwinden Sie diese Einschränkungen und nutzen die Vorteile und Funktionen, die Ihnen moderne VoIP-Telefonanlagen bieten – vom Kundenservice über Videotelefonie bis zu Datenversand und Remote Work.

So funktioniert eine IP-Telefonanlage

Die grundlegende Funktion einer IP-Telefonanlage ist es, Sprache in digitale Datenpakete umzuwandeln, diese über ein IP-Netzwerk zu transportieren und am Zielort wieder in Sprachsignale umzuwandeln. Die IP-Telefonanlage fungiert als zentrale Steuerungseinheit: Sie verwaltet die Nebenstellen, leitet Anrufe weiter, stellt Funktionen wie Voicemail, Konferenzschaltungen und Anrufbeantworter bereit und kontrolliert die Kommunikation zwischen den verschiedenen Endgeräten und dem externen Telefonnetz.

So läuft ein Telefonat über eine VoIP-Telefonanlage ab:

Schritt 1 – Digitalisierung des Sprachsignals: Dieser Vorgang wird als Analog-Digital-Wandlung (ADC) bezeichnet. Die Qualität dieser Digitalisierung ist abhängig von der Abtastrate (zwischen 7 und 16 kHz) und der Bit-Tiefe (original: 64 Kbit/s, mit Komprimierungstechniken: zwischen 8 und 15 Kbit/s).
Schritt 2 – Paketierung: Die digitalisierten Sprachdaten werden in Datenpakete zerlegt. Jedes Paket enthält Header-Informationen – unter anderem Quell- und Ziel-IP-Adresse, Informationen zur Reihenfolge der Pakete und zur Fehlererkennung.
Schritt 3 – Übertragung über das IP-Netzwerk: Die Datenpakete werden über das IP-Netzwerk transportiert und dabei durch Router und Switches gesteuert.
Schritt 4 – Protokolle für die Sprachübertragung: Für die Übertragung der Sprachdaten kommen verschiedene Protokolle zum Einsatz. Eines ist das Real-Time Transport Protocol (RTP), das speziell für Echtzeitdaten wie Sprache und Video entwickelt wurde. Für die Steuerung der Verbindung spielt das Session-Initiation-Protocol (SIP) eine zentrale Rolle. Es ermöglicht den Austausch von Informationen zwischen den Endgeräten und der VoIP-Telefonanlage.
Schritt 5 – Empfang und Dekodierung: Am Zielort werden die Datenpakete wieder zusammengesetzt. Anschließend erfolgt die Digital-Analog-Wandlung (DAC). Dabei werden die digitalen Sprachdaten wieder in ein analoges Sprachsignal umgewandelt, das Sie über das Telefon hören können.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Vorteile einer VoIP-Telefonanlage

Dass sich VoIP-Telefonanlagen durchgesetzt haben, hat eine Reihe von Gründen. Diese Art der digitalen Kommunikation bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile.
Zahlreiche Funktionen: Die erweiterte Funktionalität ist einer der wichtigsten Vorteile von VoIP-Anlagen. Sie können beispielsweise Sprachnachrichten direkt in eine E-Mail umwandeln oder eingehende Anrufe automatisiert an die zuständigen Beschäftigten weiterleiten lassen. Auch Konferenzschaltungen und Anrufaufzeichnungen gehören bei modernen VoIP-Telefonanlagen zum Standardrepertoire.
Kostensenkung: Auch Kosteneinsparungen sind ein zentraler Vorteil bei VoIP-Telefonanlagen. Anrufe über das Internet oder private IP-Netzwerke sind oft deutlich günstiger als traditionelle Telefonverbindungen, insbesondere Ferngespräche und internationale Anrufe. Außerdem entfallen Kosten bei der Infrastruktur, da Sie keine separaten Telefonkabel benötigen. Auch die Hardware-Kosten sind niedriger, da Sie sogenannte Softphones beziehungsweise VoIP-Software auf Computern oder Mobilgeräten nutzen können.
Flexible Anpassbarkeit: Mit einer VoIP-Telefonanlage sind Sie flexibel aufgestellt. Sie können die Anlage jederzeit ganz einfach skalieren. Das Hinzufügen oder Entfernen von Nebenstellen ist in der Regel unkompliziert über eine Software möglich. Zudem sind Ihre Beschäftigten überall unter ihrer Dienstnummer zu erreichen, wo es Internet gibt – sei es im Büro, im Homeoffice oder auf Dienstreise.
Weitere Informationen zu diesen und weiteren Vorteilen einer VoIP-Telefonanlage finden Sie im verlinkten Beitrag.

Voraussetzungen für eine VoIP-Telefonanlage

Eine VoIP-Telefonanlage kommt für Ihr Unternehmen infrage, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
  • Internet-Verbindung: Entscheidend ist die Bandbreite Ihrer Internet-Verbindung. Pro gleichzeitig geführtem Gespräch benötigen Sie eine bestimmte Bandbreite. Als Faustregel gilt: mindestens 80 bis 100 Kbit/s im Up- und Downstream pro Sprachkanal – beziehungsweise 150 Kbit/s für einen Videocall in HD.
  • Netzwerkinfrastruktur: Ihr lokales Netzwerk muss in der Lage sein, den zusätzlichen Datenverkehr der VoIP-Telefonie zu bewältigen. Das umfasst Router, Switche und gegebenenfalls WLAN-Access-Points. Viele Unternehmen setzten deswegen auf eine stabile Netzwerkverkabelung statt auf WLAN.
  • IP-fähige Geräte: Eine VoIP-Lösung ist immer nur so gut wie die Geräte, mit denen Sie täglich arbeiten. Infrage kommen verschiedene VoIP-Telefone, etwa in Form von IP-Tischtelefonen (Hardphones), die direkt mit dem Netzwerk verbunden sind. Alternativ können sie Softphones verwenden. Theoretisch können Sie auch Ihre analogen Telefone weiternutzen. Es gibt VoIP-Adapter, die den Anschluss an ein IP-Netzwerk ermöglichen. Das könnte in einzelnen Fällen für eine Übergangszeit interessant sein.
Zusätzlich zu diesen physischen Voraussetzungen sollten Sie berücksichtigen, dass ein grundlegendes Know-how zu diesem Thema notwendig ist. Die meisten Anbieter von VoIP-Telefonanlagen bieten zwar einen guten Support. Allerdings kann es nicht schaden, eine Person vor Ort zu haben, die kurzfristig Fragen beantworten und kleinere Probleme beheben kann – und die vielleicht sogar Grundwissen in Sachen Netzwerktechnik hat.
Junge Frau telefoniert und schaut dabei auf ihren Computermonitor

Cloud-Telefonanlagen

Im Vergleich zu einem klassischen Festnetz-Anschluss bietet eine cloud-basierte Telefonanlage maximale Flexibilität. Sie sparen teure Investitionskosten, und wir kümmern uns mit kostenlosen Software-Updates darum, dass Ihre Anlage immer auf dem neusten Stand ist.

  • Alles aus einer Hand
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  • Sicherheit und Zuverlässigkeit an erster Stelle

VoIP-Telefonanlagen für Unternehmen: On-Premises oder in der Cloud?

Wenn Sie sich für eine VoIP-Telefonanlage für Ihr Unternehmen entscheiden, haben Sie die Wahl zwischen zwei verschiedenen Varianten: die On-Premises- und die Cloud-Lösung. Beide Varianten haben klare Vor- und Nachteile. On-Premises-Lösungen bieten mehr Kontrolle, erfordern aber höhere Anfangsinvestitionen und mehr Eigenverantwortung. Cloud-Lösungen zeichnen sich durch Flexibilität, geringe Anfangskosten und einfache Skalierbarkeit aus, setzen aber eine zuverlässige Internet-Verbindung und einen verlässlichen Partner voraus. Im Folgenden gehen wir genauer auf beide Varianten ein.

On-Premises-VoIP-Telefonanlage

Mit einer On-Premises-Lösung betreiben Sie Ihre persönliche Telefonzentrale in Ihrer Firma. Das bedeutet, Sie schaffen die Hardware selbst an: einen Telefonanlagen-Server, Netzwerk-Switches, Router, VoIP-Gateways (optional – um analoge Telefone in Ihr VoIP-System zu integrieren) und eventuell Hardphones (also Tischtelefone oder Handgeräte). Sie installieren und betreiben die gesamte Anlage selbst, sind auch für die Wartung zuständig und erwerben notwendige Software-Lizenzen.
Der entscheidende Vorteil einer On-Premises-VoIP-Telefonanlage ist, dass Sie die volle Kontrolle haben. Alle Kommunikationsdaten verbleiben im Unternehmen und Sie sind nicht von einem externen Partner abhängig. Zudem können Sie die Anlage spezifisch an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Die große Herausforderung dieser Variante ist – neben den Anfangsinvestitionen – das benötigte Know-how. Für Wartung und Updates benötigen Sie entsprechendes Fachpersonal. Auch Cybersecurity und Datenschutz fallen dann in Ihren Aufgabenbereich.

Cloudbasierte VoIP-Telefonanlage (gehostete Lösung)

Bei einer cloudbasierten VoIP-Telefonanlage (auch gehostete PBX oder virtuelle Telefonanlage) hostet und betreibt ein externer Anbieter die Telefonanlagen-Software und -Infrastruktur im dortigen Rechenzentrum. Sie greifen über das Internet auf die Funktionen der Telefonanlage zu. Ihre IP-Telefone oder Softphones verbinden sich über das Internet mit den Servern des Anbieters. Sie zahlen in der Regel monatliche Gebühren pro Nutzer:in oder pro Funktion.
Der zentrale Vorteil dieser Lösung ist, dass Sie viele komplexe Aufgaben outsourcen und sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren können. Ihr Anbieter kümmert sich um eine zuverlässige Verfügbarkeit ohne nennenswerte Ausfallzeiten, Wartung und Updates. Cloud-Service-Anbieter sind bei diesen Themen meist besser aufgestellt, da sie sich täglich mit diesen Herausforderungen beschäftigen.
Der Nachteil einer Cloud-Lösung ist, dass Sie vollständig von Ihrer Internet-Verbindung abhängig sind. Ohne lassen sich die Vorteile einer Cloud-Lösung nicht einmal firmenintern nutzen. Bei On-Premises-Lösungen sind bei einem Internet-Ausfall zumindest die internen Kolleg:innen erreichbar.
Menschen vor einer Wand

Microsoft Teams Telefonie

Nutzen Sie Microsoft Teams auch als Telefonanlage. Mit Teams telefonieren Sie von außerhalb Ihres Unternehmens mit der selben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.

  • Ihre Telefonnummer bleibt
  • Mobiles Arbeiten ortsunabhängig und mit jedem Gerät
  • Flexibel skalierbar

Das Wichtigste zu VoIP-Telefonanlagen in Kürze

  • Mit einer VoIP-Telefonanlage telefonieren Sie über das Internet.
  • Zentrale Aufgabe einer VoIP-Telefonanlage ist es, Sprache in Datenpakete umzuwandeln bzw. eingehende Datenpakete in Sprache zu übersetzen.
  • Die wichtigsten Vorteile einer VoIP-Telefonanlage sind die Funktionsvielfalt, mögliche Kosteneinsparung, die hohe Flexibilität und Skalierbarkeit.
  • Bei einer VoIP-Telefonanlage für Ihr Unternehmen haben Sie die Wahl zwischen einer cloudbasierten (gehosteten) Lösung und einer On-Premises-Variante.
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