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Unified Communication
Voicemail: So funktioniert das System der digitalen Sprachnachrichten
14.10.2022
10 Min.
Sie sind gerade in einem Meeting und verpassen wichtige Anrufe? Der moderne Arbeitsalltag setzt zwar häufig ständige Erreichbarkeit voraus, doch zwischen Büroarbeitsplatz, Homeoffice, Meetings und Geschäftsreisen sind Sie tatsächlich nicht immer verfügbar. Der klassische Anrufbeantworter hat in diesem Zusammenhang ausgedient. Stattdessen sorgt die Voicemail-Funktion dafür, dass Sie Mitteilungen über eingegangene Sprachnachrichten erhalten und diese anhören können – unabhängig davon, ob jemand Sie auf dem Festnetztelefon im Büro oder auf dem Smartphone erreichen wollte.
Der Begriff Voicemail bezeichnet sowohl die Funktion der digitalen Mailbox als auch die Sprachnachrichten, die darauf eingehen. Hierzulande wird der Begriff Mailbox (übersetzt: „Briefkasten“) oft synonym zu Voicemail verwendet – gemeint ist jedoch das Gleiche.
Ob Nachrichten von Kolleg:innen, dringende Anliegen von Vorgesetzten oder Anfragen von Kund:innen – Voicemails können mittels entsprechender Telefonanlagen und Software auch von Festnetzgeräten in Ihrem Unternehmen auf Mobilgeräte weitergeleitet werden.
Was Voicemails sind, wie sie funktionieren und warum sie gegenüber dem althergebrachten Anrufbeantworter viele Vorteile bieten, erfahren Sie in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Voicemail?
Vielleicht kennen Sie das von früher: Sie waren geschäftlich unterwegs oder den ganzen Tag in einer Konferenz. Als Sie dann an Ihren Büroarbeitsplatz zurückkehrten, blinkte der Anrufbeantworter und enthielt viele dringende Nachrichten, da Sie nicht erreichbar gewesen sind. Für manche Anfragen war es unter Umständen bereits zu spät und dadurch konnten wichtige Dinge nicht geklärt werden.
Eine Voicemail hingegen ist eine digitale Sprachnachricht, die Absender:innen aufnehmen und ihr Telefonanbieter auf seinen Servern speichert. Hinterlassen beispielsweise Kund:innen dringende Nachfragen, erfahren Sie per Kurznachricht, E-Mail oder App-Benachrichtigung davon und können sie von unterwegs jederzeit abhören. Sie reagieren zu dem Zeitpunkt und von dem Ort aus darauf, an denen es Ihnen möglich ist – beispielsweise nach der Beendigung eines Meetings oder der Ankunft an einem Reiseziel.
Wie die meisten stationären Anrufbeantworter generiert die Voicemail eine Audiodatei – die klassischen Kassetten haben weitestgehend ausgedient. Die Netzbetreiber speichern die Dateien der Voicemail aber im Unterschied zum Anrufbeantworter auf einem Server. Deshalb können Sie theoretisch mit allen Geräten, die einen Netzzugang besitzen, jederzeit und von jedem Standort darauf zugreifen.
Doch damit nicht genug: Sie können Voicemail-Nachrichten per App verwalten, bearbeiten und weiterleiten. Die Einbindung der Voice-over-IP-Telefonanlage Ihres Unternehmens in Ihr Unified-Communications-System (UC) erlaubt Ihnen die optimale Handhabung von Voicemails – so erreicht jede Nachricht verlässlich den oder die Adressat:in.
Sprachnachrichten gehören im geschäftlichen Alltag dazu – Voicemails erreichen verlässlich ihre Empfänger:innen.
Diese Funktionen bieten Voicemails
Voicemails bieten einen deutlich größeren Funktionsumfang als Nachrichten, die Sie auf einen Anrufbeantworter sprechen. Gegenüber den früheren Systemen überträgt die Voicemail alle Informationen digital, sodass Sie weder auf einen Ort noch auf ein bestimmtes Gerät beschränkt sind, wenn Sie Nachrichten absetzen oder abhören möchten.
Darüber hinaus bieten Ihnen Voicemails weitere Möglichkeiten für die Nutzung und Weiterverarbeitung. Dazu gehören:
- flexibles Abhören auf unterschiedlichen Endgeräten
- Pausierung sowie Vor- und Zurückskippen von Nachrichten
- individuelle Ansagen und Benachrichtigungen per SMS oder E-Mail
- gleichzeitiger Versand an viele Adressat:innen, zum Beispiel an ein Projektteam oder eine komplette Abteilung Ihres Unternehmens
- Verwaltung, Kategorisierung und Priorisierung von Nachrichten durch Unified-Communications-Software
- Informationen über Absender:innen, Länge und Zeitpunkt der Nachricht (in UC-Umgebungen sowie Visual-Voicemail-Apps)
Voicemail-to-E-Mail
Die Bezeichnung Voicemail-to-E-Mail trägt es schon im Namen: Mit dieser Funktion schicken Sie Voicemail-Nachrichten als Audiodatei in das E-Mail-Postfach der Empfänger:innen. Anstatt einer Eingangsbenachrichtigung liegt die von Ihnen aufgenommene Nachricht also direkt vor – der oder die Adressat:in kann sie abhören und muss keine weiteren Schritte unternehmen.
Die Funktion Voicemail-to-E-Mail ist gewöhnlich in Voice-over-IP-Telefonanlagen integriert und muss nicht eigens hinzugebucht werden. Durch dieses flexible System erreichen Ihre Nachrichten beispielsweise Mitarbeiter:innen im Außendienst oder auf Geschäftsreisen. Gerade bei dringenden Nachrichten bietet dieses System Komfort und Zeitersparnis.
Einen Schritt weiter geht die Transkriptionsfunktion von Voicemail-Nachrichten: Hierbei wandelt das Voicemail-System eine Audionachricht in eine Textnachricht um. Dies kann dann praktisch sein, wenn es nicht möglich oder gerade unpassend ist, eine Sprachnachricht abzuhören. Einen Text hingegen können die Adressat:innen schnell mal nebenher lesen.
Visual Voicemail
Die Visual Voicemail (übersetzt: visuelle, also „sichtbare“ Voicemail) ist eine Anwendung, die auf Ihrem Mobilgerät eingegangene Voicemails übersichtlich auflistet. Sie müssen Ihre Voicemail (beziehungsweise die Mailbox) nicht über die Nummer Ihres Telefonanbieters anrufen. Stattdessen sehen Sie direkt, wer Sie wann angerufen und welche Nachrichten hinterlassen hat – und können die Nachricht in der App direkt abhören.
Neben der Auflistung und dem Abspielen eingegangener Nachrichten bieten diese Apps eine Reihe von Zusatzfunktionen, die deren Verwaltung erleichtern. Darunter fallen beispielsweise Informationen über die Absender:innen, Bitten um einen Rückruf und eine Transkription der Nachricht.
So richten Sie die Voicemail auf Smartphones ein
Die Voicemail-Funktion hat unter der Bezeichnung „Visual Voicemail“ längst Einzug auf Smartphones und andere Mobilgeräte gefunden. In der Regel unterstützen Netzanbieter wie Vodafone die Funktionalität, damit Sie die Nachrichten der Voicemail (beziehungsweise Mailbox) ortsungebunden abrufen können. Dazu müssen Sie jedoch erst die Funktion aktivieren und zur besseren Verwaltung („Visualisierung“) eine entsprechende App auf dem Smartphone einrichten.
Gemein ist allen Geräten, dass Sie durch ein längeres Drücken der Ziffer ‚1‘ in der Telefon-App die Voicemail/Mailbox anrufen (alternativ können Sie bei Vodafone auch die Nummer 5500 wählen). Dort aktivieren oder deaktivieren Sie per Sprachmenü Ihre Visual Voicemail. Eingegangene Sprachnachrichten verwalten Sie mit Apps wesentlich einfacher, als Ihre Mailbox anzurufen und durch Sprachbefehle zu steuern.
Voicemail einrichten auf dem iPhone
Apple führte das Prinzip der Visual Voicemail im Jahr 2007 auf dem iPhone ein. Um die Funktion zu nutzen, müssen Sie die Voicemail Ihres Telefonieanbieters jedoch zunächst einrichten, falls Sie das noch nicht getan haben:
- Zuerst starten Sie auf dem Startbildschirm die Telefon-App, tippen auf „Voicemail“ und danach auf „Jetzt einrichten“.
- Erstellen Sie ein Passwort für Ihre Voicemail. Sie können das Passwort Ihres alten iPhones verwenden, wenn Sie dieselbe SIM-Karte auf einem neuen Gerät benutzen.
- Danach werden Sie aufgefordert, das Passwort erneut einzugeben.
- Entscheiden Sie sich für eine Option zur Begrüßung: „Standard“ richtet die von Apple vorgegebene Ansage ein; „Eigene“ bietet Ihnen die Möglichkeit, eine individuelle Begrüßung einzurichten, indem Sie danach auf „Aufnehmen“ klicken.
- Mit dem „Fertig“-Button sichern Sie Ihre Einstellungen – Ihre Visual Voicemail ist eingerichtet.
- Der Hinweis auf eingegangene Nachrichten ist künftig in der Telefon-App zu sehen. Dort können Sie die Voicemails abhören.
Voicemail einrichten auf Android
Auch auf Android-Geräten können Sie eine Voicemail einrichten. Das Open-Source-Betriebssystem bietet je nach Hersteller unterschiedliche Apps zur Verwaltung, sodass sich deren Menüführung etwas voneinander unterscheiden kann. Zur Einrichtung gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie die Visual-Voicemail-App Ihres Telefonanbieters oder eines Drittanbieters. Ein wichtiger Hinweis in diesem Zusammenhang: Die App „Google Voice“ ist aktuell noch nicht in deutschen Mobilfunknetzen nutzbar (Stand: Herbst 2022).
- Erstellen Sie das Passwort für Ihre Voicemail. Wenn Sie alte Zugangsdaten übernehmen (zum Beispiel durch Samsung Smart Switch), ist dies unter Umständen nicht notwendig.
- Richten Sie die gewünschte Begrüßung und weitere Parameter der App ein, um festzulegen, wie Ihre eingehenden Nachrichten dargestellt werden sollen.
- Speichern Sie die Einstellungen – Ihre Visual Voicemail ist damit eingerichtet.
- Geht künftig eine Nachricht ein, weist Sie ein Symbol Ihrer Voicemail-App auf dem Startbildschirm darauf hin.
Übrigens: Vodafone bietet Ihnen standardmäßig viele zusätzliche Funktionen rund um Ihre Mailbox bzw. Visual Voicemail – wie zum Beispiel die Profi-Mailbox.
Voicemail deaktivieren
Auf dem Smartphone können Sie Ihre Voicemail sehr einfach ausschalten: Sie rufen beim Netzbetreiber an und deaktivieren die Funktion. Bei Vodafone etwa ist dies die Nummer 5500. Dort können Sie die Voicemail mittels der Tastenkombination 272# abschalten.
Mit einer Visual-Voicemail-App empfangen und verwalten Sie geschäftliche Sprachnachrichten auf einfache Weise unterwegs.
Voicemail-Ansagen – Darauf sollten Sie achten
Sind Sie nicht zu erreichen, können Anrufer:innen eine Nachricht in Ihrer Voicemail/Mailbox hinterlassen. Im Unterschied zu privaten Ansagen, die durchaus witzig oder provokativ sein können, sollten Sie bei geschäftlichen Voicemail-Ansagen stets die gebotene Seriosität walten lassen. Unter Umständen handelt es sich um wichtige Anrufe von Kund:innen oder Geschäftspartner:innen, die nicht durch eine launige Ansage irritiert werden sollten.
Daneben kann es sein, dass eine neue Kontaktperson versucht, Sie zu erreichen. Hört diese Ihre Stimme und Ansage zum ersten Mal, ist dies der erste Eindruck, den sie von Ihnen (und damit von Ihrem Unternehmen) bekommt. Wie auch der Schriftverkehr per E-Mail fungiert Ihre Voicemail-Ansage also gewissermaßen als „Visitenkarte“ Ihres Unternehmens.
Folgende Hinweise sollten Sie beachten, um Ihre Voicemail-Ansage zu einem professionellen Aushängeschild für Ihr Unternehmen zu machen:
- Nehmen Sie die Aufnahme an einem ruhigen Ort ohne Hintergrundgeräusche auf.
- Überlegen Sie vorher, was Sie sagen möchten, und schreiben Sie den Text auf.
- Lesen Sie den Text aber nicht ab, sondern sprechen Sie frei.
- Üben Sie das Einsprechen des Textes, bis er Ihnen vertraut ist.
- Drücken Sie sich klar und verständlich aus, verzichten Sie auf Floskeln und schmückendes Beiwerk.
- Stehen Sie regelmäßig in Kontakt mit Kund:innen, formulieren Sie nach deren Bedürfnissen: Diese wollen wissen, wann sie erreichbar sind oder zurückrufen und nicht, wann dies nicht der Fall ist.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Ansage alle wichtigen Informationen enthält und maximal 20 Sekunden lang ist.
Wie hören Sie Voicemail-Nachrichten ab?
Eine Voicemail funktioniert zwar prinzipiell ähnlich wie ein Anrufbeantworter, Sie können sie aber aufgrund ihrer digitalen Natur viel leichter abrufen. Während Sie den Anrufbeantworter stationär abhören oder anrufen, besitzen Sie bei Voicemail-Nachrichten deutlich flexiblere Möglichkeiten, um diese anzuhören.
Sie können Voicemail-Ansagen innerhalb Ihrer Unified-Communications-Umgebung im Unternehmen abhören. Die meisten UC-Plattformen liefern die Verwaltung Ihrer geschäftlichen Telefonie mit oder bieten Module/Apps zur Erweiterung mit Voicemail-Funktionen. Sie können Ihre Nachrichten, die die VoIP-Anlage des Unternehmens speichert, also theoretisch von jedem Gerät aus abrufen, das mit Ihrer UC-Plattform verbunden ist.
Auf dem Smartphone gibt es drei Möglichkeiten: Sie rufen Ihre Voicemail/Mailbox unter der bekannten Nummer an (bei Vodafone ist dies die 5500), Sie hören die Nachrichten in der Virtual-Voicemail-App ab oder Sie stellen die Verbindung zur UC-Plattform Ihres Unternehmens her.
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So erkennen Sie Voicemail-Spam
Spam trifft heutzutage nicht nur als E-Mail in Ihrem Postfach ein und stellt in vielerlei Hinsicht eine Gefahr dar. Auch auf Smartphones drohen Gefahren: Der „Smishing“ genannte Betrug per SMS weist Sie auf vermeintliche Voicemail-Sprachnachrichten hin, die es gar nicht gibt. Diese gefälschten SMS enthalten jedoch keinen Link zu Ihrer Mailbox, sondern führen Sie auf schädliche Webseiten. In manchen Fällen laden Sie durch einen unbedachten Klick Malware auf Ihr Smartphone.
Eine besonders perfide Variante ist das so genannte „Vishing“: Hier rufen Sie nicht die Mailbox über eine mitgeschickte Nummer an, sondern die vermeintliche Servicenummer Ihres Telefonanbieters. Dabei handelt es sich aber um eine Täuschung: Dort werden Sie aufgefordert, Ihre persönlichen Daten preiszugeben, um auf Ihre Voicemail zugreifen zu können – diese landen damit aber direkt bei Kriminellen.
Seien Sie also stets misstrauisch, wenn Sie eine derartige SMS erhalten. Tippen Sie nicht auf den enthaltenen Link, sondern rufen Sie Ihre Mailbox/Voicemail über die offizielle Nummer an. Oder Sie verwalten Ihre Voicemail-Nachrichten über die offizielle Visual-Voicemail-App Ihres Telefonanbieters oder eines seriösen Drittanbieters.
Generell empfiehlt es sich, die Sicherheitseinstellungen aller Mobilgeräte Ihres Unternehmens per Enterprise Mobility Management (EMM) zu verwalten, um gleiche Sicherheitsstandards auf allen Geräten zu herzustellen. Das geschieht zum Beispiel durch automatisierte Updates und eine Drittanbietersperre.
Voicemail als Teil von Unified Communications
Unified Communications (UC) beschreibt, wie verschiedene digitale Kommunikationswerkzeuge miteinander kommunizieren. Ein typisches Beispiel für UC ist der Anruf von Kund:innen, wenn die gewünschten Sachbearbeiter:innen nicht per Telefon erreichbar sind. Die Kund:innen hinterlassen stattdessen eine Nachricht im Voicemail-System der Telefonanlage. Das UC-System versendet diese Audiodatei per E-Mail an die Adresse der abwesenden Mitarbeiter:innen, damit diese auch von anderen Orten aus auf die Nachricht reagieren können.
Expert:innen bezeichnen diese Art des Informationsaustauschs zwischen verschiedenen Geräten als „All-IP“-Kommunikation, da sämtliche IP-fähige Endgeräte Ihres Unternehmens eingebunden werden können. Dies hat den Vorteil, dass Sie und Ihre Mitarbeiter:innen standortunabhängig auf Anfragen reagieren können, in diesem Fall auf eingegangene Voicemails.
Durch diese Einbindung von Voicemail sowie durch den weiteren Datenaustausch per UC können sich Entscheidungsprozesse in Ihrem Unternehmen spürbar beschleunigen.
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Voicemail: Das Wichtigste in Kürze
- Voicemail bietet als Teil von Unified Communications in Unternehmen viele Vorteile gegenüber dem klassischen Anrufbeantworter.
- Bei Abwesenheit können Sie die digitalen Voicemail-Audiofiles überall abhören und zeitnah darauf reagieren.
- Auf dem Smartphone richten Sie Voicemail mit wenige Schritten ein und verwalten Ihre eingegangenen Nachrichten mit einer Visual-Voicemail-App.
- Sorgen Sie für ein zentrales Enterprise Mobility Management, um Voicemail-Spam zu minimieren.
- Binden Sie Voicemail effektiv in Unified Communications ein, trägt die Funktion dazu bei, Entscheidungsprozesse in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen – zum Beispiel in der Kundenkommunikation.
14.10.2022
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