Fast jede:r Berufstätige hatte schon mit unterschiedlichen Produkten aus dem mittlerweile breiten Sortiment der Videokonferenz-Software zu tun, zum Beispiel um „remote“ aus dem Homeoffice heraus zu arbeiten. Von Konferenzen zwischen zwei Personen bis zu großen Events mit mehreren hundert Teilnehmenden bedienen die Tools die Ansprüche von Betrieben jeder Größe. Technisch nutzen Videokonferenz-Tools dafür die Datenübertragung von visuellen und auditiven Signalen über das Internet. Die Signale werden erfasst, umgewandelt und komprimiert sowie am Zielort in Echtzeit in visuelle und auditive Signale umgewandelt. Somit ist die Kommunikation flüssig und synchron, genau wie bei einem persönlichen Gespräch.
Die meisten Videokonferenz-Lösungen stehen für alle Geräteklassen zur Verfügung: als Desktop-, Mobile oder Browser-App zum Beispiel für PC, Laptops, Smartphones und Tablets. Einige der Lösungen sind in der Basisvariante oder zumindest für einen Testzeitraum kostenfrei. Darüber hinaus gibt es bei den Anbietern je nach Funktionsumfang und Teamgröße verschiedene Preismodelle.
Die wichtigsten Funktionen von Videokonferenz-Software
Um das passende Videokonferenz-Tool auswählen zu können, müssen Sie sich zunächst überlegen, welche Funktionen für Ihr Unternehmen wichtig sind. Wollen Sie ausschließlich Video-Calls durchführen oder möchten Sie mit den Teilnehmenden zum Beispiel auch Dokumente austauschen und Ihren Bildschirm teilen?
Wichtig für die Auswahl ist außerdem die Größe der Teams, mit denen Sie konferieren wollen. Für große Teams könnte es zum Beispiel von Bedeutung sein, dass sich einzelne Teilnehmende für die Gruppenarbeit in kleiner Runde in einen Breakout-Raum zurückziehen zu können.
Folgende Funktionen gehören in der Regel zum Standardumfang von Videokonferenz-Software:
mindestens ein virtueller Meetingraum für Videocalls
Einladungsmanagement mit Versand von Daten für die sichere Einwahl in ein Meeting
Bildschirmfreigabe
Chatfunktion
Funktionen für die Moderation der Meetings
Nachbereitung durch Protokolle oder Video-Aufzeichnungen
Zusatzfunktionen
Je Videokonferenz-Tool und Geräteklasse sind viele weitere Funktionen möglich. Hier sind einige Beispiele für die Zusatzfunktionen von Videokonferenz-Programmen:
Dateienaustausch
Breakout-Räume für die Gruppenarbeit
Whiteboards
Individuelle Gestaltung von Meetingräumen
Live-Transkription und Untertitel
Integrierte Software für das Customer Relationship Management (CRM)
Verknüpfung mit relevanten Geschäftsdaten, zum Beispiel für das Management von Folgeanrufen
Funktionen für die Marketing-Automatisierung
Cloudbasierte Lösungen für Unified Communications und Collaboration (UCC) unterstützen hybride Arbeitsumgebungen darüber hinaus optimal, indem sie die Videokonferenz-Tools mit weiteren Anwendungen für die Kommunikation und Zusammenarbeit auf einer Plattform verknüpfen. Auf diese Weise können Beschäftigte von überall so arbeiten, als wären sie am Arbeitsplatz im Büro.