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Outlook-Fenster auf einem Notebook-Bildschirm. Darauf sind farbige Textbausteine zu sehen.
Unified Communication

Textbausteine in Outlook anlegen: So funktioniert es

Portrait von Dr. Lorenz SteinkeLorenz Steinke
27.03.2025
7 Min.

    Microsoft Outlook ist eines der meistgenutzten E-Mail-Programme. In der Geschäftswelt ist es seit vielen Jahren der Quasi-Standard für den elektronischen Schriftverkehr. Mit wenigen Mausklicks holen Sie noch mehr aus der Anwendung heraus und sparen sich lästige Mehrfach-Eingaben sich immer wiederholender Texte. So geht’s.

    Grußformeln, Anreden oder auch standardisierte Hinweise zu Ihren Lieferbedingungen: In geschäftlichen E-Mails gibt es viele Inhalte, die sich regelmäßig wiederholen. Deshalb bietet Microsoft Outlook eine einfache Möglichkeit, um bei solchen wiederkehrenden Inhalten Zeit und Aufwand zu sparen.

    Inhaltsverzeichnis

    Einführung in die Outlook-Textbausteine Was ist der Unterschied zwischen AutoText, Schnellbausteinen und Textbausteinen?Anlegen von TextbausteinenSuchen und verwenden

    Einführung in die Outlook-Textbausteine

    Textbausteine – auf Englisch auch „Quick Parts“ genannt – sind ein Begriff aus der Textverarbeitung. Sie können damit häufig benötigte Inhalte speichern und bei Bedarf mit einem oder wenigen Klicks oder Tastenkombinationen in Dokumente einfügen.
    Mit der zunehmenden Integration der Office-Programme hat auch Outlook verschiedene Funktionen aus der Microsoft-Textverarbeitung Word übernommen – beispielsweise Textbausteine, die Sie auch in E-Mails nutzen können. Nachfolgend lesen Sie, wie dies in Outlook funktioniert.
    Achtung: Unter dem Oberbegriff „Outlook“ vertreibt Microsoft derzeit unterschiedliche Programme und Programmversionen seiner verbreiteten E-Mail- und Kalender-Software:
    Dazu gehört zum einen die bisherige Kaufversion von Outlook, die Microsoft als Teil seiner momentan aktuellen Office-Suite 2024 unter dem Namen Outlook 2024 anbietet. Parallel dazu hat Microsoft seit 2011 eine Online-Variante von Outlook im Angebot. Diese trägt als Teil des Software-as-a-Service-Paketes Microsoft 365 Business den Namen Outlook 365.
    Letztere Version wird regelmäßig weiterentwickelt und unterscheidet sich daher inzwischen deutlich von Outlook 2024. Beispielsweise bietet der Microsoft Copilot von Outlook 365 einige Funktionen, die nur in dieser Outlook-Variante enthalten sind. Der Copilot ist Microsofts Werkzeug für die Aufgabenautomatisierung mithilfe künstlicher Intelligenz.
    Außerdem hat Microsoft im Jahr 2023 das Produkt „Outlook (neu)“ vorgestellt, einen kostenlosen Nachfolger der bisher ebenfalls kostenlosen E-Mail-Anwendung „Mail und Kalender“. Diese Anwendung war bis dato Bestandteil des Microsoft-Betriebssystems und konnte auch über den Microsoft-Store jederzeit gratis nachinstalliert werden. Inzwischen verteilt Microsoft über Betriebssystem-Updates sein Outlook (neu) schrittweise auf allen Computern mit Windows 10 und 11.
    Zur einfacheren Unterscheidung laufen die anderen Versionen von Outlook, also Outlook 365 und Outlook 2024 inklusive aller Vorgänger, bei Microsoft nun unter dem neuen Oberbegriff „Outlook (classic)“. Outlook (neu) unterscheidet sich von Outlook (classic) durch ein deutlich anderes Aussehen und einen reduzierten und teilweise auch abweichenden Funktionsumfang.
    Sollten Sie einzelne der nachfolgend geschilderten Funktionen in Ihrer Outlook-Version also nicht finden, ist auf Ihrem Computer möglicherweise Outlook (neu) als E-Mail-Programm installiert anstelle von Outlook 365 oder Outlook 2024.
    Wenn Sie Textbausteine verwenden wollen, müssen Sie zu Outlook (classic) zurückwechseln und dieses wieder als E-Mail-Programm aktivieren. Sie finden alle auf Ihrem Computer installierten Outlook-Versionen übrigens in der App-Ansicht Ihres Start-Menüs unter „Alle Apps“ beim Buchstaben „O“.
    Diese Versionen von Outlook gibt es aktuell:
    • Outlook 365: Teil des Programmpaketes Microsoft 365 Business
    • Outlook 2024: Teil des Programmpaketes Office 2024
    • Outlook (neu): Nachfolger von Mail und Kalender
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    Was ist der Unterschied zwischen AutoText, Schnellbausteinen und Textbausteinen?

    Im Zusammenhang mit Textbausteinen haben Sie vielleicht auch von Schnellbausteinen und AutoText gelesen. Im Prinzip handelt es sich hierbei jeweils um dasselbe Werkzeug. Die in vielen Textverarbeitungen üblichen Textbausteine heißen bei Microsoft einfach Schnellbausteine.
    AutoText wiederum ist eine Variante der Schnellbausteine. In Word besteht der größte Unterschied darin, dass AutoText in der Standardvorlage „Normal.dotm“ gespeichert wird und somit direkt in allen Dokumenten verfügbar ist, die auf dieser Standardvorlage basieren. Schnellbausteine werden hingegen in der Vorlage „Building Blocks.dotx“ abgelegt, die Sie erst gesondert speichern und aktiv in andere Dokumente einbinden müssen.
    In Outlook werden sowohl Textbausteine als auch AutoText in der Vorlage „normalEmail.dotm“ gespeichert. Im Menü erscheinen sie dennoch in unterschiedlichen Übersichten unter ihren jeweiligen Bezeichnungen. Für die Arbeit mit den beiden Features macht das aber keinen großen Unterschied.
    Übrigens: In AutoText und Schnellbausteinen können Sie nicht nur Text speichern, sondern beispielsweise auch Bilder, Textformatierungen und sogar Hyperlinks. Beachten Sie aber, dass Hyperlinks in E-Mails immer auch ein Einfallstor für Cyberattacken sein können. Benutzen Sie also niemals ungeprüft Vorlagen mit Schnellbausteinen, die unbekannte Dritte Ihnen zur Verfügung stellen.

    Anlegen von Textbausteinen

    Um einen neuen Textbaustein zu erstellen, gehen Sie vor wie folgt:
    1. Schreiben Sie zuerst den gewünschten Textbaustein in das Textfeld von Outlook, so als wollten Sie eine E-Mail schreiben.
    2. Markieren Sie den Text und drücken Sie die Tastenkombination ALT + F3.
    3. Im so geöffneten Fenster „Neuen Baustein erstellen“ vergeben Sie einen Namen für Ihren Textbaustein. Dieser Name sollte kürzer sein als der gesamte Schnellbaustein. Denn über dieses Kürzel können Sie ihn später aufrufen.
    4. Die übrigen Eintragungen im Fenster können Sie einfach so beibehalten.
    5. Bestätigen Sie mit Enter.
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    Suchen und verwenden

    Alle Textbausteine und AutoTexte sind sofort nach dem Anlegen verfügbar. Es gibt zwei Möglichkeiten, sie aufzurufen:
    • Tippen Sie in das Textfenster von Outlook die ersten Buchstaben des Namens Ihres Bausteins ein. Nach dem dritten oder vierten Buchstaben erscheint über dem Text eine Box mit dem Schnellbaustein und dahinter in Klammern „Eingabetaste drücken, um einzufügen“. Wenn Sie nun Enter drücken, wird Ihre Eingabe durch den vollständigen Schnellbaustein ersetzt.
    • Alternativ können Sie auch einfach nur den ersten Buchstaben des Schnellbaustein-Namens eingeben und F3 drücken. Sofern es keinen anderen Schnellbaustein gibt, dessen Name denselben Anfangsbuchstaben hat, wird der Baustein eingefügt. Gibt es mehrere Schnellbausteine mit diesem Anfangsbuchstaben, müssen Sie entsprechend die ersten beiden (oder mehr) Buchstaben eintippen und können dann F3 drücken.

    Umbenennen von Bausteinen

    Sie können Schnellbausteinen jederzeit einen neuen Namen geben:
    1. Klicken Sie auf „Neue E-Mail“, um das Textfeld für eine E-Mail zu öffnen.
    2. Die Liste Ihrer Schnellbausteine finden Sie im Outlook-Menü unter „Einfügen | Text | Schnellbausteine“. Falls Sie das Element „Text“ nicht sehen, haben Sie in Outlook das „Vereinfachte Menüband“ eingerichtet. In diesem Fall klicken Sie ganz rechts im Menüband auf die drei Punkte und gelangen dort zum Punkt „Schnellbaustein“.
    3. Bewegen Sie den Mauszeiger im so geöffneten Menü auf die Zeile „AutoText“ – schon sehen Sie Ihre Autotext-Schnellbausteine untereinander.
    4. Mit einem Rechtsklick auf einen Schnellbaustein oder AutoText öffnen Sie ein Kontextmenü.
    5. Klicken Sie auf „Eigenschaften bearbeiten …“, um den Namen des Bausteins zu ändern.
    6. Klicken Sie auf „OK“ und im Folgefenster unter „Möchten Sie den Eintrag für den Baustein neu definieren?“ auf „Ja“.
    Schon ist die Änderung umgesetzt und der Baustein zukünftig unter dem neuen Namen auswählbar.
    Achtung: Wenn Sie einem Schnellbaustein oder AutoText versehentlich den Namen eines bereits vorhandenen Elements geben, wird das alte Element ohne zusätzlichen Hinweis überschrieben.

    Speichern und Verteilen von Textbausteinen

    Outlook speichert AutoText und Schnellbausteine standardmäßig in der Datei „normalEmail.dotm“ ab, die üblicherweise im folgenden Windows-Ordner abgelegt ist: C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.
    Sie können die Vorlage normalEmail.dotm von dort kopieren und dann auch für andere Outlook-Installationen auf anderen Computern verwenden. Beachten Sie aber, dass Sie hierfür auf dem jeweiligen PC Zugriffsrechte auf die entsprechenden Ordner haben müssen. Möglicherweise verhindern die voreingestellten Sicherheitsrichtlinien Ihres Bürocomputers das. Wenden Sie sich ggf. an Ihre IT.
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    Löschen eines Textbausteins

    Nicht mehr benötigte Textbausteine und AutoTexte können Sie jederzeit löschen. Das funktioniert so:
    • Gehen Sie zu „Einfügen | Text | Schnellbausteine | AutoText“.
    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Schnellbaustein.
    • Wählen Sie im so geöffneten Kontextmenü „Organisieren und löschen“ und dann im Fenster „Bausteine-Manager“ noch einmal „Löschen“.
    • Bestätigen Sie das letzte Fenster „Möchten Sie den ausgewählten Baustein wirklich löschen?“ mit einem weiteren Klick auf „Ja“.
    Damit ist das Element entfernt.

    Outlook-Textbausteine: Das Wichtigste in Kürze

    • Mit Outlook-Textbausteinen fügen Sie Standardfloskeln und sich wiederholende Textabschnitte einfach und schnell in E-Mails ein.
    • Bei Microsoft heißen die Textbausteine auch Schnellbausteine oder AutoText.
    • Schnellbausteine und AutoText für Outlook-E-Mails können neben Text auch Formatierungen, Hyperlinks oder ganze Grafiken enthalten.
    • Einmal erstellte Schnellbausteine und AutoText können Sie sehr leicht umbenennen oder wieder löschen.
    • Das Weitergeben an andere Nutzer:innen oder das Übertragen auf weitere Computer ist etwas komplizierter. Nicht in jedem Fall erlauben die Sicherheitsrichtlinien im Firmennetzwerk das Kopieren bzw. Einfügen der E-Mail-Vorlage.
    Portrait von Dr. Lorenz SteinkeLorenz Steinke
    27.03.2025
      # Tags:
      Microsoft 365OfficeTippsBusiness BasicsMobiles Arbeiten
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