Microsoft Teams gehört zu den meistgenutzten Business-Kommunikationsplattformen überhaupt. Als Bestandteil von Microsoft 365 (ehemals Office 365) wird die Software weltweit millionenfach verwendet. Lesen Sie hier, wie Sie Microsoft Teams über das Microsoft Teams Admin Center für Ihr Unternehmen einrichten und verwalten.
Als Werkzeug zum Videokonferieren, Chatten, Telefonieren oder auch zum Teilen von Notizen und Dokumenten ist Microsoft Teams ein echtes Multitool unter den Kommunikationsplattformen. Doch bevor Sie die Software einsetzen können, müssen Sie sie zuerst einmal konfigurieren. Hierfür stellt Ihenn der Hersteller das Microsoft Teams Admin Center zur Verfügung.
Das Microsoft Teams Admin Center ist eine webbasierte Konsole und Benutzeroberfläche für Microsoft 365 Business. Hierüber richten Sie Microsoft Teams wahlweise als eigenständigen Dienst oder als Bestandteil von Microsoft 365 Business in Ihrem Unternehmen ein.
Gleichzeitig nutzen Sie das Microsoft Teams Admin Center zum Administrieren der Kommunikationsplattform. Hier finden Sie die zentrale Benutzerverwaltung und legen Richtlinien und Konfigurationsoptionen an. Durch das Einbinden entsprechender Microsoft-Applikationen, Powershell-Skripte oder Drittanbieter-Programme automatisieren Sie wiederkehrende Wartungsaufgaben direkt im Admin Center.
Im Einzelnen können Sie mit dem Microsoft Teams Admin Center Folgendes machen:
Benutzerverwaltung: Admins können Benutzerkonten anlegen, löschen und verwalten. Vorhandene Benutzerkonten lassen sich konfigurieren und Benutzerlizenzen zuordnen.
Teamverwaltung: In diesem Bereich erstellenm, verwalten oder löschen Sie Teams, legen Teamrichtlinien fest, konfigurieren Kanäle oder fügen Mitglieder zu den Teams hinzu, beziehungsweise nehmen sie wieder aus den Teams heraus.
Einstellungen und Konfiguration: Administrator:innen legen hier globale, unternehmensweise Einstellungen für Teams fest - einschließlich der Konfiguration von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien, den externen Zugriffseinstellungen und den Benutzungsberechtigungen.
App-Verwaltung: Die Verwaltungsoberfläche erlaubt die Zuordnung von Apps in Teams. Hier ist es möglich, benutzerdefinierte Apps bereitzustellen und zu verwalten sowie App-Richtlinien festzulegen.
Berichterstellung und Überwachung: Mit dem Admin Center überwachen Sie Ihre Kommunikationsplattform. Auf Wunsch liefert Ihnen das Admin Center auch regelmäßig Berichte zur Nutzung von Teams in Ihrem Unternehmen, etwa über die Aktivität der Benutzer:innen oder die technische Qualität der Anrufverbindungen („Quality of Service“).
Über das Microsoft Teams Admin Center verwalten Sie die Kommunikationsplattform Teams für Ihre Mitarbeiter:innen, legen neue Benutzer:innen an oder automatisieren Routineaufgaben.
Effektive Teamverwaltung und Richtlinien
Viele manuelle Arbeiten und Routinetätigkeiten für Microsoft Teams können Sie automatisieren. Hierfür können Sie sogenannte PowerShell-Skripte und Graph API-Automatisierungstools verwenden. Zahlreiche Vorlagen erleichtern Ihnen den Einstieg in die Entwicklung eigener Skripte.
Häufig arbeiten Admininstrator:innen nicht nur mit Microsoft-Applikationen, sondern auch mit Tools von Drittanbietern. Das Admin Center bietet auch hierfür zahlreiche Schnittstellen, um im Unternehmen eingeführte Automatisierungstools von Drittanbietern weiter zu verwenden. Ein Beispiel hierfür ist der im Beitrag beschriebene AvePoint Virtual Assistant für Microsoft Teams.
Einsatz von Richtlinien
Über Teams-Richtlinien lassen sich Einstellungen standardisieren. So können Sie anpassen, wie Mitarbeiter:innen im Unternehmen mit Microsoft Teams arbeiten. Dabei handelt es sich bei den sogenannten Richtlinien um vorkonfigurierte Einstellungen. Diese helfen dabei, die Abläufe und Zugriffsmöglichkeiten in Teams zu steuern und einzuschränken beziehungsweise freizugeben. Dabei lassen sich Zugriffsrechte gruppenorientiert oder für einzelne Personen festlegen.
Zum Einrichten von Zugriffsmöglichkeiten stehen Ihnen fünf Hauptarten von Teams-Richtlinien zur Verfügung:
Richtlinienpakete: Diese Pakete enthalten Zusammenstellungen vordefinierter Konfigurationen, die Sie Gruppen und Personen zuweisen können und die Ihnen so die Administration durch Mustervorgaben erheblich vereinfachen.
Besprechungsrichtlinien: Diese Richtlinien dienen der Steuerung und Rechteverwaltung in Besprechungen. Damit legen Sie die zur Verfügung stehenden Funktionen fest – wie beispielsweise den Bereich Bildschirmübertragung oder den Bereich für den Nachrichtenversand im Chatbereich für Besprechung und andere Funktionen.
Sprach- und Anrufrichtlinien: Diese Verwaltungsebene regelt die Einstellungen zu Notruf, Anruf-Routing und Anrufer-ID.
App-Richtlinien: Hiermit regeln Sie, welche Applikationen Nutzer:innen installieren dürfen und wie sie diese steuern können. Auch die Zugriffsrechte für Gruppen und einzelne Personen können Sie hiermit bestimmen. Sie regeln beispielsweise, wer Apps nutzen und installieren darf oder Änderungen an der App-Leiste in Microsoft Teams vornehmen kann.
Nachrichtenrichtlinien: In dieser Ebene findet die Steuerung von Chat- und Kanalfunktionen statt. Hier ist es möglich, Freigaben oder Sperren für Chatkanäle einzurichten und Nachrichten zu löschen. Außerdem können Sie Lesebestätigungen, die Nutzung der erweiterten Chat-Funktionen sowie Nachrichten mit Prioritätsmeldungen in Teams anlegen und administrieren.
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Vorteile der App-Verwaltung über Microsoft Teams Admin Center
Das Microsoft Teams Admin Center bietet komprimierten browserorientierten Zugang zu allen Verwaltungs- und Einrichtungsfunktionen von Microsoft Teams. Darüber hinaus beinhaltet es weitergehende Möglichkeiten, wie beispielsweise die Verwaltung von Apps in Teams. So können Sie unterschiedliche Bereiche der Administration und Freigaberegelung einrichten:
App-Berechtigungen: Im Admin Center lassen sich die Berechtigungen für einzelne Apps steuern. Außerdem können Sie dort festlegen, welche Apps in Teams installiert werden dürfen und welche Berechtigungen sie haben.
App-Bereitstellung: Das Admin Center regelt, welche Apps für die Organisation verfügbar sein sollen. Hier lassen sich Apps zur Nutzung genehmigen oder ablehnen, bevor sie von Gruppen einzelner Personen installiert werden können.
App-Compliance überwachen: Das Admin Center ermöglicht es Ihnen, die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien für Apps zu gewährleisten. Hier lässt sich prüfen, ob Apps den Sicherheitsstandards und Policies des Unternehmens entsprechen.
App-Installationen überwachen: Das Admin Center gibt Auskunft darüber, welche Apps installiert wurden und welche davon häufig genutzt werden. Abteilungen, Gruppen oder auch einzelne Personen im Unternehmen können die Daten auswerten.
App-Veröffentlichungen steuern: Sie können festlegen, ob Personen Apps aus dem öffentlichen Store installieren dürfen; oder ob die Installation auf von Ihnen genehmigte Apps beschränkt ist.
App-Entwicklertools: Das Admin Center bietet Entwicklertools, mit denen Admins benutzerdefinierte Apps erstellen und verwalten können. Sie können eigene Apps entwickeln oder vorhandene Apps anpassen, um den Anforderungen Ihrer Organisation gerecht zu werden.
Mit dem Microsoft Teams Admin Center richten Sie im Browser einzelne Apps passend für Ihre Teams ein, automatisieren Routeaufgaben oder fügen externe Apps über eine entsprechende Schnittstelle hinzu.
Mehr IT-Sicherheit durch Reporting und Data Loss Prevention
Im Microsoft Teams Admin Center können Sie sich gegen ungewollte Freigaben im Bereich Data Loss Prevention (DLP) absichern. DLP ist unter Microsoft 365 Business ein wichtiges Thema. DLP-Richtlinien helfen Ihnen, sensible Inhalte sicher zu verwahren, den Zugriff auf Nachrichten und Dokumente in Microsoft Teams zu regeln und diese vor unautorisiertem Zugriff durch Dritte zu schützen.
Über DLP-Richtlinien schränken Sie außerdem die Weitergabe vertraulicher Informationen über Chat-Kanäle ein. Bei Versuch, entsprechend geschützte Informationen in einem Teams-Chat weiterzugeben, werden die versendeten Nachrichten innerhalb von Sekunden gelöscht. Nur autorisierte Empfänger:innen können Dokumente öffnen, die durch DLP-Richtlinien geschützt sind. Dabei sind alle Prozesse über die Protokolle des Admin Center auch später noch nachvollziehbar.
Diese sicherheitsrelevanten DLP-Funktionen können Sie auch auf andere Applikationen unter Microsoft 365 Business sowie OneDrive, SharePoint und die App-Version von MS-Teams ausweiten.
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Aufgabenmanagement mit dem AvePoint Virtual Assistant für Teams
Der Avepoint Virtual Assistant (AVA) ist eine KI-basierte Lösung der Firma Avepoint, die Microsoft Teams um nützliche Features ergänzt. Der Chatbot des AvePoint Virtual Assistant entlastet Sie bei der IT-Administration oder sucht für Sie nach verloren gegangen Dokumenten.
Der AvePoint Virtual Assistant erlaubt es ausgewählten Personen oder Gruppen, im Dialog Basisfunktionen wie die Inhaltssuche von Teams zu nutzen. Entsprechend eingerichtet, kann AVA ganze SharePoint-Bereiche oder auch Webseiten-Content durchsuchen. Im Dialog lassen sich so beispielsweise einzelne in einem Kanal versendete Dateien wiederherstellen – innerhalb von Microsoft Teams, OneDrive oder SharePoint.
Empfohlener externer Inhalt
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Das Wichtigste zu Microsoft Teams Admin Center in Kürze
Das Microsoft Teams Admin Center ist ein leistungsstarkes Tool, das Sie bei der Administration von Microsoft Teams unterstützt.
Mit dem Admin Center können Administrator:innen Teams und Kanäle erstellen, Personen verwalten, Richtlinien festlegen, Sicherheitseinstellungen konfigurieren und vieles mehr.
Admininstrator:innen können über das Admin Center Gruppen in Microsoft Teams erstellen, benennen und organisieren. Sie können Kanäle anlegen, Zugriffsrechte festlegen, Kanalrichtlinien konfigurieren und Teamvorlagen erstellen, um wiederkehrende Strukturen zu vereinfachen.
So genannte Richtlinien erlauben die Steuerung von Microsoft Teams innerhalb des Unternehmens. Dabei können Admininstrator:innen Richtlinien für Besprechungen, Chats, Dateifreigabe, Apps und andere Funktionen festlegen. Außerdem können sie darüber Compliance- und Sicherheitseinstellungen konfigurieren.
Das Admin Center ermöglicht es, die Nutzung von Teams im Unternehmen genau zu analysieren. Administrator:innen können Berichte über Aktivitäten, Nutzungsstatistiken, Gerätenutzung und andere Metriken generieren. Dies hilft bei der Identifizierung von Trends und Verbesserungsmöglichkeiten.
Microsoft bietet umfangreiche Unterstützung und Ressourcen für das Microsoft Teams Admin Center. Administrator:innen im Unternehmen können auf die offizielle Dokumentation, Schulungen, Community-Foren und den technischen Support von Microsoft zugreifen, um Nutzer:innen bei der Verwaltung und Fehlerbehebung zu helfen.
Drittanbieter wie beispielsweise Avepoint erweitern die Möglichkeiten von Microsoft Teams Admin Center durch zusätzliche Funktionalitäten wie beispielsweise Chatbots.
Ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) ist Ihre sichere Datenverbindung von außerhalb in Ihr Unternehmen, gut geschützt auch über unsichere Verbindungswege hinweg. Doch was, wenn Ihre VPN-Verbindung nicht zustande kommt, ständig abbricht oder Probleme auf Ihrem Computer macht? Wir haben die häufigsten Schwierigkeiten beim Thema VPN und Tunneling zusammengetragen und passende Lösungen gefunden.
Eine VPN-Verbindung stellt von jedem beliebigen Ort aus eine sichere Verbindung mit Ihrem Firmennetzwerk her. Dabei werden sämtliche Daten, die Sie aus Ihrem sogenannten Intranet (also dem firmeninternen, eigens abgesicherten Netzwerk) beziehen und die Sie dorthin schicken, unterwegs aufwändig verschlüsselt. Nur Sie als Empfänger:in und Ihre Gegenseite im Unternehmen „wissen”, wie die Entschlüsselung funktioniert. Ein Abhören der Verbindung ist also nahezu unmöglich – für den Umgang mit Firmeninterna bei der Arbeit von Zuhause ist das besonders wichtig.
Doch wenn die VPN-Verbindung Probleme macht, ist es mit der Arbeit häufig erstmal vorbei. Dabei liegt das Problem oft an:
falschen Netzwerkeinstellungen
geänderten Serveradressen auf Anbieterseite
blockierten Ports
falsch konfigurierten Firewalls oder
Problemen mit der VPN-Software selbst
Wichtige Firmendaten sind dann im Homeoffice oder unterwegs nicht mehr verfügbar. So verzögern sich beispielsweise dringende Abgaben oder Datenübermittlungen auf unbestimmte Zeit. Dabei lassen sich viele typische Probleme mit virtuellen privaten Netzwerken ziemlich leicht abstellen.
Unsere Übersicht zeigt Ihnen exemplarisch Lösungswege für typische VPN-Probleme unter Windows 10 und 11. Für Mac-Nutzer und solche mit sogenannten Custom-VPNs (eigene Software, die von Ihrem Unternehmen bereitgestellt wird, wie beispielsweise Surfshark oder ExpressVPN) funktionieren die meisten Lösungsansätze ähnlich. Ansonsten hilft Ihnen zumeist der Support des jeweiligen Anbieters weiter. Und Mac-Nutzer finden auf den Apple-Hilfeseiten umfangreiche Unterstützung rund um das Thema VPN-Verbindungen.
Diese Collaboration-Tools für effiziente Projektarbeit sollten Sie kennen
Collaboration-Tools sind Online-Anwendungen für die Zusammenarbeit in Unternehmen. Mit Programmen wie Microsoft Teams, Slack und Jira konferieren oder chatten Sie mit Ihren Kollegin:innen, tauschen Dateien aus und managen gemeinsame Projekte. Richtig eingesetzt, vereinfachen diese Programme die Kommunikation und Zusammenarbeit erheblich.
Der moderne Arbeitsalltag hat sich gewandelt: Anstatt wie früher zur selben Zeit am Arbeitsplatz im Unternehmen zusammenzukommen, arbeitet die Beschäftigten in vielen Unternehmen heute oft von unterschiedlichen Orten aus und zu unterschiedlichen Zeiten am selben Projekt.
Doch wenn die Projektteilnehmer:innen nicht mehr miteinander in einem Büro sitzen, wird der reibungslose Informationsfluss und -austausch umso wichtiger. Viele Unternehmen setzen daher auf Collaboration-Tools für den firmeninternen Informationsaustausch: Die Anwendungen sparen Zeit und strukturieren Ihre projektbezogene Kommunikation.
Was Collaboration-Tools sonst noch alles leisten und wie sich die bekanntesten Anwendungen voneinander unterscheiden, erfahren Sie hier.
Der Begriff Work-Life-Balance beschreibt das Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben. Eine gute Work-Life-Balance zeichnet sich dadurch aus, dass neben dem Job ausreichend Zeit und Energie für die Familie, den Freundeskreis und Fitness bleibt. Studien zeigen, dass dies vor allem für jüngere Beschäftigte bei der Arbeitgeberwahl wichtig ist. Erfahren Sie hier, wie Sie die Work-Life-Balance in Ihrem Unternehmen fördern können, welche Modelle es hierfür gibt und welche Vorteile sich daraus ergeben.
Wechselnde Arbeitszeiten, ständige Erreichbarkeit über Smartphones und der Ausgleich von Personalknappheit durch Überstunden: Ein Gleichgewicht zwischen Beruf und Freizeit zu finden, kann zur Herausforderung werden. Geht es verloren, wirkt sich das negativ auf das Wohlbefinden aus, im schlimmsten Fall folgt ein Burn-out.
Moderne Arbeitsmodelle bieten Lösungen für eine bessere Work-Life-Balance. Doch zugleich wird der Begriff infrage gestellt. Häufig lautet die Kritik: Auch Arbeit sei Leben, beides sei untrennbar verbunden.
Die Digitalisierung revolutioniert auch weiterhin die Arbeitswelt. Expert:innen aus Praxis und Forschung geben Handlungsempfehlungen für Führungskräfte: So sieht moderne Erwerbstätigkeit aus und so wird Ihr Unternehmen fit für die Arbeit 4.0.
Wer unternehmerisch erfolgreich sein will, muss stets die Zukunft im Blick haben. Märkte und Produktionsmethoden ändern sich. Ganze Branchen verschwinden möglicherweise und werden durch neue ersetzt. Wie reagieren Sie auf diese Veränderungen? Welche strategischen Entscheidungen treffen Sie für die Zukunft Ihres Unternehmens?
Und besonders wichtig: Wie sichern Sie Ihrem Unternehmen in unruhigen wirtschaftlichen Zeiten die wichtigsten Ressourcen, nämlich Motivation, Engagement und Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiter:innen?
Produktiv arbeiten: Zehn Tipps für den digitalen Arbeitsplatz
Sie fühlen sich ständig unter Druck und der Tag ist häufig zu kurz für die lange Aufgabenliste? Produktives Arbeiten ist oft nur eine Frage der richtigen Organisation, Zielsetzung und Priorisierung. Auch moderne Technik und aktuelle Software können die Produktivität buchstäblich automatisch steigern helfen.
Für optimale Ergebnisse und mehr Effizienz im papierlosen Büro lohnt es sich manchmal auch, an anderen Stellschrauben zu drehen. Mit diesen Tipps optimieren Sie Ihren Workflow und steigern Ihre Produktivität am digitalen Arbeitsplatz.