Mit Microsoft Teams erhalten Sie eine Allround-Lösung zur digitalen Kommunikation, eingebettet in das beliebte Microsoft 365 Business. Wie Sie Teams nutzen, welche Preis-Modelle es für Unternehmen gibt, wie Sie eine Besprechung planen und vieles mehr erfahren Sie hier.
Die Digitalisierung ermöglicht nicht nur vollkommen neue Geschäftsmodelle. Sie revolutioniert auch die Art und Weise, wie Mitarbeiter:innen untereinander kommunizieren und kooperieren. Microsoft Teams kann hier wichtige Aufgaben für Unternehmen und andere Organisationen übernehmen – bereits in der Gratisversion für Privatnutzer:innen und Bildungseinrichtungen können Sie wichtige Profi-Funktionen nutzen.
Der flexible, jederzeitige Austausch von Informationen ist in der Geschäftswelt mit ihrer sich verändernden Arbeitskultur wichtiger denn je. Er ist heute entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg. Microsoft Teams bildet hierfür das verbindende Element innerhalb der Microsoft 365 Business-Welt sowie (über die „Connectors“-Funktion) auch nach außen hin zu YouTube, DropBox und Co.
Chatten, Team-Funktionen nutzen, einen Kalender verwalten, Videokonferenzen abhalten und zusätzliche Apps installieren: Die Möglichkeiten von Teams sind verglichen mit Alternativangeboten wie der Google Suite und Standalone-Lösungen wie Zoom auch dank der Integration mit der M365-Suite geradezu riesig.
Dabei können Privatpersonen und Bildungseinrichtungen Microsoft Teams sogar kostenlos nutzen. Speziell für kleinere Unternehmen ist hingegen die preisgünstige Variante Microsoft Teams Essentials gedacht, die bereits vieles an Bord hat, was man auch von den Enterprise-Versionen für Großunternehmen kennt.
In der Gratisvariante können Sie unter anderem:
unbegrenzt viele Gruppenbesprechungen mit einer Dauer von bis zu 60 Minuten zu veranstalten (teilnehmen können Sie auch an längeren Besprechungen, wenn deren Veranstalter ein bepreistes Teams-Abonnement nutzt),
dazu bis zu 100 Teilnehmer:innen einladen,
pro Nutzer:in 5 Gigabyte Cloud-Speicher nutzen,
unbegrenzt mit Kolleg:innen und Kund:innen chatten,
die Teams-Dateifreigabe, Aufgabenliste und Live-Abstimmungen nutzen.
Bei den kostenpflichtigen Versionen von Microsoft Teams können je nach Preismodell bis zu 20.000 Teilnehmer:innen gleichzeitig an Live-Ereignissen und bis zu 300 Benutzer:innen an einer einzigen Teams-Besprechung teilnehmen – was selbst für sehr große Organisationen ausreichend sein dürfte.
Zur Auswahl für Firmen stehen die Varianten Microsoft Teams Essentials, Microsoft 365 Business Basic und Microsoft 365 Business Standard. Für Großunternehmen schneidet Microsoft individuelle Enterprise-Lösungen ganz nach Bedarf zu.
Über ein zusätzliches Abonnement können Sie für Ihr Unternehmen auch den Microsoft Copilot hinzubuchen, der Teams um Funktionen mit künstlicher Intelligenz (KI) erweitert. Die KI erstellt Ihnen beispielsweise am Ende von Konferenzen Besprechungsprotokolle, übersetzt Texte in andere Sprachen oder beantwortet Standardanfragen Ihrer Kund:innen automatisiert per Chat.
Des Weiteren haben Sie mit einem kostenpflichtigen Teams Zugriff auf Profifunktionen wie Hintergrund-Weichzeichner (siehe unten), Gastzugriff, Bildschirmfreigabe, gemeinsame Dokumenterstellung und sogar die Möglichkeit, in der Web-Version von Microsoft 365 Business gemeinsam an Word-, Excel-, PowerPoint- und OneNote-Dateien zu arbeiten.
Die Anwendung erinnert im Wesentlichen an die Skype-for-Business-Technologie in Verbindung mit Azure-Active-Directory-Konten (Azure AD). Zudem punktet Microsoft Teams bei der Abschirmung sensibler Informationen. Als Bestandteil von Microsoft 365 Business bringt es dessen bewährte Sicherheitsmechanismen für Datenschutz und Datensicherheit mit.
Mit Microsoft Viva bietet Ihnen Microsoft außerdem ein Erweiterungspaket für Teams, mit dem Sie Mitarbeiterumfragen automatisieren, Chat- und Newskanäle für den unternehmensweiten Austausch erstellen und interne Kampagnen aufsetzen.
Fertig für Sie eingerichtet und startklar: Microsoft 365 Business mit Vodafone Services
Produktivität steigern. Sicherheit stärken. Und sich dabei komplett auf Ihr Business konzentrieren? Das geht. Unsere Expert:innen helfen mit Ihren Microsoft 365 Business-Lizenzen. So haben Sie Zeit für Ihr Kerngeschäft.
So nutzen Sie Teams mit iOS, Android oder auf dem PC
Sofern Sie Microsoft Teams nicht ohnehin bereits als Bestandteil eines Microsoft-365-Abonnements nutzen, müssen Sie für Ihr Unternehmen eine Teams-Lizenz registrieren. Dafür richten Sie auf der Teams-Anmeldeseite beim erstmaligen Aufrufen ein neues Benutzerkonto ein und geben hierbei an, ob Sie das Programm für Bildungszwecke (Schulen oder Hochschulen), für den Kontakt zu Freunden und Familie oder beruflich nutzen wollen. In den ersten beiden Fällen ist die Nutzung kostenlos.
Je nach gewählter Option geht es nun folgendermaßen weiter:
Teams für Bildungseinrichtungen: Registrieren Sie sich und Ihr Institut auf der Microsoft-365-Education-Seite, um Teams kostenlos für Schulen, Hochschulen oder andere Bildungseinrichtungen zu erhalten.
Teams für Freunde und Familie: Nutzen Sie die Teams-App für Android oder iOS, um mit Freunden und Familie in Kontakt zu bleiben. Für Desktop-Calls empfiehlt Microsoft im privaten Umfeld hingegen Skype.
Teams für Arbeitsumgebungen und Organisationen: Sofern Ihre Mailadresse noch nicht bei Microsoft registriert ist, führt die Webseite Sie nun durch die Anmeldeschritte. Der Microsoft-Vertrieb selbst oder ein Partnerunternehmen helfen Ihnen dabei, sich entsprechend für Teams anzumelden.
Um die Software zu nutzen, benötigen Sie außerdem noch ein Microsoft-Konto, das Sie jederzeit über die Microsoft-Konto-Website anlegen können. Möglicherweise haben Sie bereits eines, das Sie beispielsweise anstelle eines lokalen Benutzerkontos zum Anmelden unter Windows nutzen.
Diese Funktionen bietet Microsoft Teams
Die letzten Jahre haben trotz aller Veränderungen in der Arbeitswelt gezeigt, dass Konferenzen und Besprechungen nach wie vor sehr wichtig sind. Sie dienen unter anderem der Entwicklung von neuen Prozessen, Produkten und Dienstleistungen, aber auch der generellen Zusammenarbeit und Koordination in Unternehmen. Doch längst müssen Arbeitsgruppen und Projektteams nicht mehr an einem Ort physisch zusammenkommen.
Mit Microsoft Teams ist das standortunabhängig möglich. Chat-basiert bringt das System alle Beteiligten ähnlich wie bei der bekannten Meeting-Plattform Zoom in einem virtuellen Raum zusammen. Egal wo – niemand muss dafür den Arbeitsplatz verlassen. Die Cloud-Funktionalität von Microsoft 365 Business im Allgemeinen und von Microsoft Teams im Besonderen (als Bestandteil entsprechender Microsoft 365 Business-Abonnements von Vodafone) macht es möglich. Das spart Unternehmen und ihren Mitarbeiter:innen wertvolle Zeit und teilweise erhebliche Reisekosten.
Microsoft meint mit Teams nicht nur Menschen und deren Interaktionen, sondern darüber hinaus auch Inhalte und sinnvolle Tools für Projekte und Aufgaben. Aus diesem Grund ist Teams als zentrale „Drehscheibe“ für Daten unterschiedlichster Art gedacht. Zum Beispiel können Sie damit Dokumente, Grafiken, Bilder, Tabellen, Videos oder Audio-Dateien innerhalb von Chat-Channels teilen (sogenanntes „Screen Sharing“). Bei Microsoft Teams heißen diese Arbeitsbereiche „Kanäle“. Darin gibt es dann spezielle „Registerkarten“ mit den zugehörigen Inhalten.
Microsoft Teams ist kein Solist innerhalb der Microsoft-365-Suite. Daher ist das Programm tief in die Software-Sammlung integriert. Zu seinen Mitspielern dort gehören unter anderem SharePoint Online, Exchange Online, OneNote sowie Word, Excel und PowerPoint. Der gemeinsame Austausch läuft dabei schnell und sicher über die Cloud.
Microsoft erweitert die Features von Teams fortlaufend. Für Unternehmen besonders interessant: die Möglichkeit, mit sehr vielen Teilnehmer:innen gleichzeitig zu kommunizieren und der kontinuierliche Support durch neue Features und Updates.
Videokonferenzen mit vielen Teilnehmer:innen sind mit Microsoft Teams problemlos möglich.
Zusätzlich bietet Teams Videokonferenz-Funktionen für den professionellen Einsatz:
Virtueller Meeting-Look: Arrangieren Sie die Konterfeis Ihrer Gesprächspartner:innen in virtuellen Konferenzräumen und Hörsälen, sodass der Eindruck einer „echten“ Besprechung entsteht.
Individuelle Layouts: Anstelle einer bildschirmfüllenden PowerPoint-Präsentation können Sie diese auch verkleinert in den Hintergrund stellen, sodass Sie ähnlich wie ein Nachrichtensprecher Inhalte präsentieren.
Geteilte Meetings: Gerade bei längeren Sitzungen kann es sinnvoll sein, die Teilnehmer:innen zwischendurch in Gruppen aufzuteilen. Teams ermöglicht dies mit Hilfe sogenannter „Breakout Rooms“.
Meeting-Nachlese: Die digitale Nachlese umfasst eine Aufnahme des Meetings sowie Transkripte, ein Chatprotokoll und alle in der Veranstaltung geteilten Dateien. Das ist nicht nur für Mitarbeiter:innen interessant, die nicht teilnehmen konnten. Die Nachlese funktioniert auch als Gedächtnisstütze oder Protokoll, falls bei den Teilnehmer:innen später noch einmal Fragen zur Veranstaltung auftauchen.
Web-Seminar-Funktionen: Automatische E-Mail-Erinnerungen, detaillierte Reportings zu den einzelnen Teilnehmer:innen und mehr machen es Online-Session-Anbietern leicht, entsprechende Veranstaltungen zu organisieren.
Praktisch: Eine eine KI-gestützte Belegungserkennung soll Veranstalter:innen warnen, wenn ein (realer) Meeting-Raum zu voll ist. Zu diesem Zweck können Sie spezielle „Teams Panels“ außen am Besprechungsraum anbringen. Diese liefern später kommenden Mitarbeiter:innen wichtige Informationen zu bevorstehenden und laufenden Meetings auf einen Blick.
Microsoft überarbeitet auch die Anruffunktionen regelmäßig. So ist es möglich, Anruf-Warteschlangen nacheinander mit einem Teams-Channel zu verbinden. Gerade für Hotline-Anbieter dürfte dies sehr interessant sein. Gleichzeitig wächst die Liste der Länder kontinuierlich an, in denen Sie Einwahlnummern anbieten können.
Zusätzlich finden Sie Funktionen für Vorlagen bestimmter Meeting-Anlässe (beispielsweise Krisenmanagement oder Betreuung von Patient:innen), einen Infobereich, eine Suchfunktion sowie die reibungslose Integration weiterer Microsoft-365-Komponenten.
Offen für Partner: Die Integration mit SAP, DocuSign, Trello und Co.
Microsoft Teams eignet sich auch über die Grenzen von Microsoft 365 Business hinaus für digitale Verknüpfungen: Die Anwendung kann Verknüpfungen zu zahlreichen Partner-Anwendungen herstellen, etwa von SAP, DocuSign, Trello und Google. Damit erweist sich Teams als besonders flexibles Integrationstalent.
Das zeigt sich auch in anderer Hinsicht: Microsoft Teams arbeitet nämlich gleichermaßen mit unterschiedlicher Hardware zusammen. Es versteht sich mit stationären Desktop-PCs und iMacs ebenso gut wie mit portablen Geräten, also Laptops, Tablets und Smartphones der wichtigsten Betriebssysteme iOS und Android in Form einer jeweils passenden App.
Online-Arbeitsgruppen zu bestimmten Themen vereinfachen die Projektarbeit
Ein Team ist eine Gruppe von Menschen, die dauerhaft oder zeitlich begrenzt gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten. In Unternehmen können solche Ziele einzelne Aufgaben, aber auch größere Projekte und Veranstaltungen wie Produktpräsentationen und Messeauftritte sein.
Microsoft Teams bringt alle Beteiligten zusammen – je nach Bedarf in geschlossenen oder öffentlichen Runden, als feste Teilnehmer:innen oder Gäste, per Text-, Audio- und Videoübertragung. Dabei unterscheidet die Software folgende drei Rollen:
(Team-)Besitzer: Gruppenbesitzer:innen fungieren als Administrator:innen und können sämtliche Einstellungen bearbeiten. Außerdem können sie weitere Mitglieder zu Besitzer:innen ernennen.
Mitglieder: Diese aktiven Teilnehmer:innen können Kanäle hinzufügen oder umbenennen, aber auch Register, Connectors und Bots hinzufügen.
Gäste: Gelegentliche Teilnehmer:innen an den Teams-Funktionen bleiben die oben beschriebenen Rechte verwehrt. Allerdings ermöglicht der Status auch externen Kontakten die Teilnahme an Besprechungen.
Die entscheidende Funktion bei der Zusammenstellung der Arbeitsgruppen üben die jeweiligen Team-Besitzer:innen aus. Ist Microsoft Teams unternehmensweit verfügbar, können sie sämtliche (oder lediglich ausgewählte) Mitarbeiter:innen in einen Kooperationskanal einladen. Nötig sind dazu nur die Namen der Eingeladenen.
Darüber hinaus kann Teams Kontakte hinzufügen, die nicht zur eigenen Organisation gehören. Auch bereits bestehende, anderweitige Microsoft-365-Gruppen lassen sich integrieren. Microsoft Teams synchronisiert alle Teilnehmer:innen und deren relevante Daten automatisch und regelmäßig. Alle sind damit immer auf dem gleichen Wissensstand.
Besitzer:innen haben außerdem mehrere Möglichkeiten, um das eigene Team zu verwalten. Dazu können sie in der Anwendung ein Teambild einfügen, Unterkanäle etablieren (und dies auch bestimmten Personen erlauben) sowie Registerkarten, GIF-Dateien, "Aufkleber" und Memes integrieren. Außerdem können sie andere Personen zu Mitbesitzer:innen des Teams ernennen, etwa um Aufgaben und Zuständigkeiten mit ihnen zu teilen. Grundsätzlich ist es allen Benutzer:innen des Programms möglich, Team-Besitzer:in zu sein und einen neuen Channel aufzusetzen.
Mehr Zusammenarbeit auf allen Ebenen
Wenn Sie Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie Ihre Belegschaft möglichst dazu animieren, die bis dato ungewohnte Anwendung konsequent zu nutzen. Erläutern Sie vorab die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und Vorteile zum Beispiel geeigneten Personen, die das Erlernte in die einzelnen Abteilungen weitertragen.
Zusätzlich können Sie auch einen Teams-Info-Channel einrichten, in den Sie alle Mitarbeiter:innen einladen. Dort können sie sich direkt im Programm über die Funktionen und eventuelle Schwierigkeiten bei der Umstellung auf Teams austauschen. Auch interne Schulungen sind sinnvoll. Wichtig ist jedenfalls, eventuell vorhandene organisatorische Silos zu knacken und so abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen zu unterstützen.
Im Idealfall fördert Microsoft Teams die Zusammenarbeit auf und zwischen allen Ebenen Ihres Unternehmens. So lassen sich nicht nur Aufgaben gemeinsam und transparent lösen: Ideen, Verbesserungsvorschläge oder Synergieeffekte ergeben sich meist automatisch durch die hürdenlose Kommunikation. Gute Ratschläge und Impulse der Mitarbeiter:innen können auf diese Weise bestehende Hierarchiegrenzen einfacher überwinden als zuvor.
Übrigens: Mit Microsoft Teams Essentials bietet Microsoft eine praktische Kommunikationslösung für kleine und mittelständische Unternehmen an.
Empfohlener externer Inhalt
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Sie möchten eine Teams-Besprechung aufsetzen, wissen aber nicht genau, wie? Ihnen stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
Sie nutzen die Teams-Kalenderfunktion zur Terminplanung.
Sie legen einen Termin via Outlook-Kalender an und fügen eine Teams-Besprechung hinzu.
Sie starten eine Gruppenunterhaltung und fügen einen Video-Chat hinzu.
Sie nutzen den Teams-Terminassistenten, um eine Besprechung zu planen.
So legen Sie eine Besprechung über den Teams-Kalender an
Sie können die Teams-App nutzen, um freie Termine zu finden und eine Teams-Besprechung zu planen:
Wählen Sie in der Teams-App dazu zunächst den „Kalender“ aus.
Wählen Sie nun „+ Neue Besprechung“ (rechts oben).
Geben Sie die Details Ihrer Besprechung an wie den Titel, gewünschte Teilnehmer:innen, den geplanten Zeitpunkt und die Dauer, mögliche Wiederholungen, den Ort (optional) usw.
Wählen Sie „Speichern“, um den gewünschten Teilnehmer:innen eine Termineinladung zu schicken.
Alternativ können Sie in der Kalenderansicht auch mit „Jetzt besprechen“ eine Sofortbesprechung starten oder einem Meeting beitreten, dessen Besprechungs-ID Sie kennen („Mit einer ID beitreten“).
So legen Sie eine Teams-Besprechung via Outlook-Kalender an
Der Outlook-Kalender ist besonders praktisch, da er nicht nur auf Ihre Termine Zugriff bietet, sondern auf Wunsch auch auf die Ihrer Kolleg:innen. So finden Sie schnell und einfach einen freien Termin, für den Sie eine Besprechung planen können. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:
Starten Sie den Outlook-Kalender.
Blenden Sie auf Wunsch die Kalender von Kolleg:innen ein, um einen freien Termin zu finden.
Klicken Sie oben links auf „Neuer Termin“ und anschließend im Reiter „Termin“ auf „Teams-Besprechung“, um die Besprechung mit einem Teams-Event zu versehen.
Alternativ legen Sie oben im Hauptmenü des Kalenders einfach eine „Neue Teams-Besprechung“ an.
Fügen Sie im Feld „Titel“ eine Beschreibung und im Reiter „Terminplanungs-Assistent“ unter „Erforderlich“ und „Optional“ Teilnehmer:innen hinzu.
Sobald Sie alle gewünschten Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf „Speichern & schließen“, um eine Einladung zu Ihrem Teams-Termin zu versenden.
Mit dem Button „Jetzt besprechen“ starten Sie im Kalender-Hauptmenü auf Wunsch auch eine Spontanbesprechung. Daraufhin öffnet sich das Teams-Besprechungsfenster und Sie haben die Möglichkeit, über die üblichen Kanäle Einladungen zu dieser Besprechung zu versenden.
Eine Besprechung in Microsoft Teams können Sie ganz einfach über den Kalender in Outlook planen.
So funktionieren Gruppen-Channels mit optionalem Video-Chat
Die Mitglieder einer Teams-Arbeitsgruppe schließen sich häufig in Gruppen-Channels zusammen. Jeder dieser Kanäle verfügt über eine individuelle, separate E-Mail-Adresse. So können Sie Mitteilungen direkt über Outlook dorthin senden. Nimmt ein Channel-Mitglied nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine erhaltene Einladung wahr, macht das Programm die Person auf die neue Nachricht aufmerksam.
Der Chat in Teams ist jedoch mehr als nur eine Unterhaltung: Darin können Sie Audio- und Videokonferenzen starten, zu denen Sie automatisch alle aktuellen und neu hinzukommenden Teilnehmer:innen einladen. Etwa bei Besprechungen von Dokumenten in Excel, PowerPoint oder Word können alle Teilnehmer: innen diese parallel einsehen und bearbeiten. Außerdem ist der Chatverlauf in Teams fortschreibend und daher eine zeitsparende Alternative zum (internen) E-Mailverkehr.
Sämtliche über Teams versendete Dateien sind automatisch für alle Empfänger:innen in einem SharePoint-Online-Laufwerk für den späteren Zugriff oder die gemeinsame Bearbeitung gespeichert. Microsoft Teams ist zudem in der Lage, bestehende Gruppenmitgliedschaften und Inhalte aus Exchange Online und SharePoint Online hierhin zu migrieren.
So funktioniert die schnelle Terminplanung mithilfe des Assistenten
Zum Inventar von Teams gehört auch ein praktischer Terminassistent. Dieser lässt sich sowohl aus Teams als auch aus Outlook heraus aufrufen. Er findet für Sie freie Zeiträume für Besprechungen oder Videokonferenzen in kleiner oder großer Runde, wenn es schwierig ist, einen gemeinsamen Termin und Raum manuell zu finden.
Auch hier leistet die enge Verknüpfung zwischen Microsoft Teams und Outlook mit seiner Kalenderfunktion wertvolle Dienste: Damit ist das Organisieren, Verschieben oder Absagen von – nicht nur virtuellen – Meetings deutlich einfacher. Alles ist zentral planbar.
Mit nur wenigen Klicks können Sie zusätzlich auch Applikationen wie Microsoft Planner in Teams einbinden und somit einzelne Projektaufgaben festlegen und zuweisen. Die Mitglieder haben so jederzeit volle Transparenz über ihren Projektstatus. In Teams lassen sich praktische Bots integrieren, welche die Suche nach Kolleg:innen vereinfachen. So bekommen Sie treffsichere Aussagen zu Fragen wie zum Beispiel „Wer berichtet an Frau Schneider?“
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Den aktuellen Hintergrund in Teams ausblenden oder ersetzen
Sie können in Teams den aktuellen Bildhintergrund mit einem Weichzeichner-Effekt versehen oder ihn sogar ganz ersetzen. Das funktioniert wie folgt:
Rufen Sie innerhalb einer Konferenz im Web das Drei-Punkte-Menü am unteren Bildschirmrand auf bzw. wechseln Sie mobil zu den Besprechungssteuerelementen.
Klicken Sie nun auf „Weitere Aktionen | Hintergrundeffekte anzeigen“.
Wählen Sie einen Hintergrund durch Klicken aus. Er wird nun hinter Ihnen als Vorschau angezeigt.
Alternativ können Sie auch ein eigenes Bild hochladen oder sich für „Weichzeichnen“ entscheiden.
Die Einstellungen können Sie auch im virtuellen Wartebereich vornehmen. In diesem Fall beginnen Sie Ihren Call direkt mit dem Hintergrund Ihrer Wahl.
Und noch ein Tipp: Verwenden Sie einen möglichst einfarbigen Hintergrund oder einen sogenannten Greenscreen (ein Hintergrund in einheitlich grüner Farbe). In diesem Fall klappt das Ersetzen des Hintergrunds völlig problemlos.
So stellen Sie den Status in Microsoft Teams auf „immer verfügbar“
In Microsoft Teams können Sie festlegen, wann Sie beschäftigt oder abwesend und wann Sie verfügbar sind. Ein kleines Symbol in Ihrem Profilbild gibt Auskunft darüber, wie Ihr Status ist: Grün gilt für verfügbar, Gelb steht für abwesend beziehungsweise „gleich zurück“, während Rot „beschäftigt“ oder „nicht stören“ signalisiert. Ein farbloses „x“ hingegen markiert Sie als komplett offline.
Teams ändert gewöhnlich automatisch Ihren Status, wenn Sie die App nur im Hintergrund verwenden, wenn Sie in einer Besprechung sind oder wenn Ihr Rechner in den Energiesparmodus geht. Sie können Ihren Status allerdings auch auf „immer verfügbar“ einstellen, um zu signalisieren, dass Sie prinzipiell auch während anderer Termine erreichbar sind. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie in Teams auf Ihr Profilbild.
Gehen Sie dann unter Ihrer E-Mail-Adresse auf die Option „Statusmeldungen“. Hier können Sie Ihren Status manuell anpassen.
Beim Reiter zu „Statusmeldung löschen nach“ stellen Sie die Auswahl auf „Nie“.
Das Wichtigste zu Teams im Überblick
Microsoft Teams ist eine der erfolgreichsten Business-Lösungen für (teil-)virtuelle Meetings. Es bringt Ihre Belegschaft über cloud- und chatbasierte Kanäle zusammen und ist als Desktop- und Smartphone-App sowie als Browser-Anwendung nutzbar.
Daten, Texte, Bilder oder Videos tauschen Sie ganz einfach per Teams aus.
Microsoft Teams stehen viele Funktionen von Microsoft 365 sowie Partner-Anwendungen offen, beispielsweise in Kombination mit Outlook.
Die Teilnehmer:innen können alle Dokumente parallel bearbeiten. Sie stehen automatisch in einem Sharepoint-Online-Laufwerk zur Verfügung.
Der fortschreibende Chatverlauf erspart Zeit und ist eine gute Alternative zum E-Mailverkehr.
Kleinunternehmen und Selbstständige können Teams in begrenztem Umfang kostenlos nutzen.
Microsoft Teams kann als wichtiger Baustein für eine unternehmensweite Unified-Communications-Lösung dienen. Was hinter dem Begriff Unified Communications & Collaboration (UCC) steckt, wie smarte Business-Kommunikation Ihre Position im Wettbewerb stärkt und auf was es im digitalen Geschäftsbetrieb sonst noch ankommt, erfahren Sie in unserem kostenlosen PDF-Whitepaper zum Thema UCC.
Kollaborativer und effizienter arbeiten mit Microsoft Teams und Copilot
Ganze 60% mehr Produktivität dank KI-basierter Assistenten wie Copilot: Alexander Eggers von Microsoft spricht mit Christoph Burseg über das volle Potenzial moderner Arbeitsmethoden und Zusammenarbeit.
Kollaborativer und effizienter arbeiten mit Microsoft Teams und Copilot
Ganze 60% mehr Produktivität dank KI-basierter Assistenten wie Copilot: Alexander Eggers von Microsoft spricht mit Christoph Burseg über das volle Potenzial moderner Arbeitsmethoden und Zusammenarbeit.
Microsoft Teams Essentials: Das kann die günstigere Teams-Version
Microsoft Teams Essentials ist eine preiswerte Kommunikationslösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) für die Zusammenarbeit in hybriden Arbeitsumgebungen. Teams Essentials ist als Einzelangebot auch ohne Microsoft 365 erhältlich und bietet die meisten Funktionen der Vollversion von Teams, mit einigen Einschränkungen und Grenzen. Lesen Sie hier, was Microsoft Teams Essentials alles kann und wie Sie die günstige Teams-Version optimal nutzen, um Ihre Arbeit in Projektteams so effizient wie möglich zu gestalten.
Unter den Lizenz-Angeboten der Kollaborationssoftware Microsoft Teams erfüllt Teams Essentials die Anforderungen an modernes New Work zum kleinen Preis. Unbegrenzte Gruppenbesprechungen online bis zu 30 Stunden, Verfügbarkeit für bis zu 300 Teilnehmende pro Meeting sowie Telefon- und Web-Support zu jeder Zeit – diese Obergrenzen entsprechen bereits dem Funktionsumfang der teureren Angebote Microsoft 365 Business Basic und Business Standard für den KMU-Bereich. Im Vergleich zur Vollversion ist aber beispielsweise der Cloudspeicher auf zehn Gigabyte statt ein Terabyte pro Nutzer:in begrenzt.
Eine frühere kostenlose Teams-Version hat Microsoft zum 12. April 2023 eingestellt. Stattdessen gibt es eine neue, funktionsreduzierte Free-Variante, die den Anforderungen einer Geschäftsanwendung aber nicht entspricht. Diese ist für Privatanwender:innen, Vereine und Bildungseinrichtungen gedacht.
Jetzt anmelden: Microsoft 365 Copilot in der Praxis
Erleben Sie den KI-Assistenten für Ihren Arbeitstag – Microsoft 365 Copilot – im Einsatz. In unserem 45-minütigen Briefing zu verschiedenen Terminen präsentieren Ihnen unsere Expert:innen mit Praxisbeispielen, wie Ihnen der Copilot in den Office-Anwendungen das Arbeitsleben erleichtert.
Outlook-Kontakte synchronisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Android- und iOS-Smartphones
Outlook ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken: Es ist das in Unternehmen am häufigsten genutzte Programm, um E-Mails, Termine und Kontakte zu verwalten. Damit Sie mit PC, Notebook, Tablet und Smartphone überall auf die selben Daten zugreifen können, müssen Sie Ihr Outlook-Konto entsprechend synchronisieren. Wie das auf Mobilgeräten funktioniert, lesen Sie hier.
Eines vorweg: Am einfachsten ist die geräteübergreifende Outlook-Nutzung via Cloud. Denn hier greifen alle Apps und Browser automatisch auf dieselben Kontodaten in Ihrer Datenwolke zu. Eine manuelle Outlook-Synchronisation ist bei Outlook unter Microsoft 365 Business daher nicht notwendig.
Ältere Outlook-Varianten nutzen hingegen eine zentrale „Personal Folder Storage“-Datei (kurz: PST-Datei), die Sie mit allen Endgeräten verknüpfen müssen. Noch komplizierter wird es, wenn Sie auch noch Programme von Drittherstellern mit den Daten synchronisieren müssen. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Outlook-Kontakte überall nutzen und auch Ihre Smartphone-Kontakte aus anderen Systemen in Outlook importieren.
Ein Inhaltsverzeichnis in Word erstellen: So geht’s
Ob White Paper, Fallstudie oder Geschäftsbericht: Ein Inhaltsverzeichnis gibt Ihren Texten den letzten Schliff und erleichtert Ihren Leser:innen die Arbeit mit langen Dokumenten. Mit der passenden Programmfunktion von Microsoft Word erstellen Sie Ihre Inhaltsübersicht im Handumdrehen. Erfahren Sie hier, was diese Funktion sonst noch alles kann und wie Sie sie optimal nutzen.
Microsoft Word als Teil von Microsoft 365 Business unterstützt Sie mit vielen praktischen Features beim Erstellen und Gestalten Ihrer Dokumente. Eines davon ist das automatische Anlegen eines Inhaltsverzeichnisses (Gliederung). Das ist besonders in digitalen Dokumenten sehr komfortabel zu verwenden: Wenn Sie auf eine Überschrift in der Gliederung klicken, springen Sie direkt in das entsprechende Textkapitel.
Aber auch in ausgedruckten Schriftstücken hilft Ihnen das Word-Inhaltsverzeichnis, sich besser zurechtzufinden. Wir zeigen Ihnen, auf was Sie beim Erstellen einer Inhaltsübersicht in der Word-Desktop-App achten sollten und wie Sie Ihre Word-Dokumente mit weiteren Indizes noch übersichtlicher machen.
Ein PDF in Word umwandeln: Diese Möglichkeiten gibt es
Eine PDF-Datei kann man nicht in ein Word-Dokument einbauen? Doch, das geht. Mit dieser Anleitung ist das überhaupt kein Problem. Es führen sogar gleich mehrere Wege zum Ziel. Wir beschreiben sie Ihnen Schritt für Schritt: So einfach können Sie ein PDF in Word einfügen.
PDF-Dokumente sind im Geschäftsleben weit verbreitet. Adobe PDF (Portable Document Format) ist dank entsprechender Reader-Software auf unzähligen Endgeräten lesbar, vom Windows- und MacOS-Arbeitsplatzrechner über das Smartphone bis hin zum Raspberry Pi oder einem ESP32-Microcoller. Damit ist PDF ein echtes Multitalent. Leider können Sie PDF-Dateien mit dem kostenlosen Adobe Acrobat standardmäßig nur lesen, aber nicht bearbeiten. Höchstens das Ausfüllen von Formularfeldern ist manchmal möglich.
Dabei wäre es oft sehr praktisch, eine PDF-Datei etwa in Microsoft Word zu öffnen und dort damit zu arbeiten. Mit den richtigen Werkzeugen funktioniert dies tatsächlich. Lesen Sie hier, was Sie dafür machen müssen.
