Was allgemein für alle Meetings gilt, egal ob in physischer oder in virtueller Form, gilt umso mehr für die Telefonkonferenz. Nur eine ruhige Umgebung garantiert, dass Sie sich voll und ganz auf das Gespräch mit den anderen Teilnehmer:innen konzentrieren können. Sie sind vor allem als Einladende:r darauf angewiesen, sämtliche Redebeiträge gut zu verstehen, um darauf eingehen zu können. Behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass die Audioqualität mancher Gesprächsteilnehmer:innen schlecht sein kann – etwa, wenn diese aus dem Ausland zugeschaltet sind oder schlechten Mobilempfang haben.
Sorgen sie also für eine ruhige Atmosphäre, indem Sie für die Besprechung einen separaten Raum verwenden. Sie können beispielsweise einen Konferenzraum reservieren, ganz wie bei einer „richtigen“ Konferenz vor Ort. Dieser sollte natürlich über ein Telefon verfügen, falls Sie nicht ohnehin Ihr Notebook mit einem Softphone und einem Headset verwenden. Denken Sie daran, über Telefon oder Software Zugriff auf das Telefonverzeichnis Ihres Unternehmens zu haben, um die Teilnehmer:innen anrufen zu können. Steht Ihnen kein separater Raum zur Verfügung, sorgen Sie dafür, dass Sie in ihrem Firmenbüro oder im Homeoffice ungestört sind. Dafür sollten Sie sich vorab mit Kolleg:innen besprechen, und diese gegebenenfalls bitten, den Raum während der Telefonkonferenz möglichst nicht zu betreten. Ein Schild an der Tür und eine Statusmitteilung in Ihren Kollaborationsanwendungen und/oder Ihrem Outlook-Kalender sorgt zudem dafür, dass andere Personen sehen, dass Sie gerade nicht erreichbar sind.