Eine Frau sitzt an einem Tisch und trägt ein Headset. Mit der rechten Hand fasst sie an den Kopfhörer, in der linken Hand schreibt sie mit einem Stift auf einen Notizblock.
Connectivity

Tipps und Regeln für erfolgreiche Telefonkonferenzen

Kommunikation in Unternehmen findet heute auf viele unterschiedliche Arten statt – zum Beispiel per E-Mail, Business-Messenger und Kollaborations-Tool. Doch das Telefon hat längst nicht ausgedient und ist ein wichtiger Teil der Unified-Communication, einem Konzept, dass all diese Formen zusammenführt. Auch Besprechungen in Gruppen finden nach wie vor über das Telefon statt. Denn statt auf Videokonferenzen setzen viele Unternehmen auf reine Audiokonferenzen. Doch was sollten Sie dringend beachten, damit Ihre Telefonkonferenz ein Erfolg wird?

Mittlerweile gibt es viele verschiedene Anbieter, über die Sie Telefonkonferenzen abhalten können. Sie können aber auch Kommunikations-Suiten wie etwa Microsoft Teams verwenden, um eine solche Konferenz durchzuführen. Vor dem Start einer telefonischen Besprechung mit mehreren Teilnehmer:innen brauchen Sie aber eine gute Vorbereitung und verbindliche Regeln. Hier erfahren Sie, was Sie tun müssen, damit Ihre Telefonkonferenz ein Erfolg wird.

Inhaltsverzeichnis

Bereiten Sie sich auf die Telefonkonferenz vor

Eine gute Vorbereitung ist das A und O für eine erfolgreiche Telefonkonferenz – unabhängig davon, wie viele Personen daran teilnehmen oder welche Themen Sie behandeln. Diese Dinge sollten Sie bereits im Vorfeld beachten, wenn Sie eine Telefonkonferenz planen und vorbereiten:
  • Inhalt: Definieren Sie zunächst die Inhalte der Telefonkonferenz. Strukturieren Sie die Dinge, die Sie besprechen möchten, zunächst für sich und halten Sie diese schriftlich fest. Um welche Themen soll es konkret gehen? Welche Fragen sollen geklärt werden? Welchen Fortschritt soll die Konferenz in Bezug auf Ihre Geschäftsprozesse erzielen?
  • Teilnehmer:innen: Bestimmen Sie ausgehend von den inhaltlichen Gesichtspunkten, wer an der Konferenz teilnehmen soll. Die Auswahl richtet sich danach, ob es um grundlegende und übergeordnete Fragen gehen soll oder die operative Umsetzung bestimmter Aspekte. Wählen Sie anhand dessen aus, ob Sie eher Führungspersonen oder ausführende Personen einladen wollen.
  • Zeit: Stecken Sie einen zeitlichen Rahmen ab. Dieser sollte nicht zu knapp bemessen sein, aber auch nicht zu groß. Schätzen Sie ab, welche Zeit Sie in der ausgewählten Runde benötigen, um unterschiedliche Betrachtungsweisen und Meinungen zu ermöglichen. Gleichzeitig sollten Sie die Teilnehmenden dazu anhalten, die Themen zielgerichtet und ergebnisorientiert zu behandeln.
  • Terminplanung: Bestimmen Sie einen Termin für die Telefonkonferenz, der möglichst in der normalen Arbeitszeit der beteiligten Personen liegt. Beachten Sie dabei gegebenenfalls hybride Arbeitszeiten und mögliche Differenzen aufgrund verschiedener Zeitzonen.
  • Einladung: Senden Sie allen Teilnehmer:innen eine Einladung zu – am besten per E-Mail. Fügen Sie möglichst einen Link für Microsoft Outlook hinzu. Auf diese Weise erhalten Sie eine direkte Antwort; und die Gäste können den Termin direkt in ihren Kalender übertragen. Senden Sie ebenfalls die Agenda oder Tagesordnungspunkte sowie das Ziel der Konferenz zu, damit sich die Eingeladenen ebenfalls inhaltlich vorbereiten können. Nennen Sie auch die Einwahlnummer und die Zugangs-PIN oder für das entsprechende Konferenzsystem, das sie verwenden – etwa Microsoft Teams.
  • Ausländische Teilnehmer:innen: Berücksichtigen Sie möglichst unterschiedliche Zeitzonen und kommunizieren am besten Konferenz- und Ortszeit gleichermaßen. Weisen Sie auf eine einheitliche Konferenzsprache hin – bei internationalen Konferenzen ist dies in der Regel Englisch.
Menschen vor einer Wand

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Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung

Was allgemein für alle Meetings gilt, egal ob in physischer oder in virtueller Form, gilt umso mehr für die Telefonkonferenz. Nur eine ruhige Umgebung garantiert, dass Sie sich voll und ganz auf das Gespräch mit den anderen Teilnehmer:innen konzentrieren können. Sie sind vor allem als Einladende:r darauf angewiesen, sämtliche Redebeiträge gut zu verstehen, um darauf eingehen zu können. Behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass die Audioqualität mancher Gesprächsteilnehmer:innen schlecht sein kann – etwa, wenn diese aus dem Ausland zugeschaltet sind oder schlechten Mobilempfang haben.
Sorgen sie also für eine ruhige Atmosphäre, indem Sie für die Besprechung einen separaten Raum verwenden. Sie können beispielsweise einen Konferenzraum reservieren, ganz wie bei einer „richtigen“ Konferenz vor Ort. Dieser sollte natürlich über ein Telefon verfügen, falls Sie nicht ohnehin Ihr Notebook mit einem Softphone und einem Headset verwenden. Denken Sie daran, über Telefon oder Software Zugriff auf das Telefonverzeichnis Ihres Unternehmens zu haben, um die Teilnehmer:innen anrufen zu können.
Steht Ihnen kein separater Raum zur Verfügung, sorgen Sie dafür, dass Sie in ihrem Firmenbüro oder im Homeoffice ungestört sind. Dafür sollten Sie sich vorab mit Kolleg:innen besprechen, und diese gegebenenfalls bitten, den Raum während der Telefonkonferenz möglichst nicht zu betreten. Ein Schild an der Tür und eine Statusmitteilung in Ihren Kollaborationsanwendungen und/oder Ihrem Outlook-Kalender sorgt zudem dafür, dass andere Personen sehen, dass Sie gerade nicht erreichbar sind.
Telefonanlage

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Klären Sie die Regeln für die Telefonkonferenz

Da sich die Teilnehmer:innen im Unterschied zu einer Videokonferenz bei einer Telefonkonferenz nicht sehen können, sind verbindliche und einheitliche Regeln wichtig. Sie sollten dies vorher klären – entweder im Rahmen der Agenda oder durch eine kurze Ansprache zu Beginn der Konferenz. Folgende Regeln sollten bei einer reinen Audiokonferenz gelten:
  • Geben Sie klare Anweisungen und bitten Sie alle, sich daran zu halten. Nehmen Sie selbst nicht als Moderator:in an einer Telefonkonferenz teil, befolgen Sie Anweisungen der Moderation gewissenhaft.
  • Die Teilnehmer:innen sollten deutlich sprechen und durch kurze Pausen am Ende ihrer Beiträge Antworten der Gesprächspartner:innen ermöglichen.
  • Lassen Sie alle Personen vor jedem Redebeitrag Ihren Namen nennen, damit alle anderen wissen, wer gerade spricht.
  • Teilnehmer:innen lassen andere Personen ausreden und sprechen in der Regel nur, wenn sie direkt angesprochen werden oder ihnen das Wort erteilt wird.
  • Die Diskussion findet auf einer sachlichen und freundlichen Ebene statt. Meinungsverschiedenheiten werden sachlich diskutiert. Dazu zählt auch der Verzicht auf eine beleidigende Sprache und anstößige Ausdrücke.
  • Melden Sie sich nur dann zu Wort, wenn Sie etwas Substanzielles beizutragen haben. Reden um des Redens willen ist in einer Telefonkonferenz unerwünscht.
  • Signalisieren Sie Zustimmung nur mit kurzen Bestätigungen und nicht mit der Wiederholung von Inhalten.
  • Schalten Sie wenn möglich Ihr Mikrofon stumm, um Störgeräusche zu vermeiden, wenn Sie nicht sprechen – etwa in einem Büro bei einem Softphone. Denken Sie aber stets daran, das Mikrofon wieder einzuschalten, da dies im Unterschied zu einer Videokonferenz nicht für die anderen Teilnehmer:innen sichtbar ist und diese Sie nicht darauf aufmerksam machen können.
Frau telefoniert mit Headset

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Das sollten Sie bei der Moderation beachten

Wenn Sie die Konferenz selbst moderieren, dann sollten Sie einige weitere Dinge beachten.
  • Seien Sie pünktlich und wählen Sie sich bereits einige Minuten vor dem offiziellen Beginn ein.
  • Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz so, dass Sie wichtige Unterlagen und Informationen in Papierform oder auf dem Bildschirm schnell verfügbar haben.
  • Stellen Sie sich und alle Teilnehmer:innen zu Beginn vor.
  • Überprüfen Sie, ob alle Personen sich gegenseitig gut hören können.
  • Wiederholen Sie zu Beginn die Regeln, die für die Konferenz gelten.
  • Umreißen Sie kurz den Zweck und das Ziel der Zusammenkunft, um inhaltlich einzuleiten.
  • Erteilen Sie einer bestimmten Person das Wort, nachdem Sie eröffnet haben.
  • Achten Sie darauf, dass die Teilnehmer:innen zielführend in Bezug auf das Thema diskutieren.
  • Unterbinden Sie allzu lange Monologe oder Ausführungen, die zu weit vom Thema wegführen.
  • Machen Sie Notizen. Diese können Sie verwenden, um in eigenen Redebeiträgen darauf einzugehen oder um sie nach der Konferenz in das Protokoll einfließen zu lassen. Machen Sie diese am besten mit einem Stift auf Papier, um Störgeräusche durch die Tastatur zu vermeiden.
  • Senden Sie im Anschluss an die Telefonkonferenz ein kurzes Protokoll mit den wichtigsten behandelten Punkten und Beschlüssen an die Teilnehmer:innen und bedanken Sie sich noch einmal für deren Teilnahme.
  • Vereinbaren Sie gegebenenfalls einen Folgetermin.
Junge Geschäftsfrau telefoniert am Schreibtisch

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Regeln bei einer Telefonkonferenz: Das Wichtigste in Kürze

  • Audiogespräche und Telefonkonferenzen sind noch immer ein wichtiger Teil der Unified Communication in Unternehmen.
  • Zum Erfolg einer Telefonkonferenz gehören eine gute Vorbereitung und klare Regeln bezüglich des Ablaufs und des Gesprächsverhaltens.
  • Kommunizieren Sie bereits im Vorfeld wichtige Daten wie den Termin, die Kennwörter und die Links zum Einloggen bei einer Telefonieanwendung wie etwa Microsoft Teams. Legen Sie eine Konferenzsprache fest und versenden Sie eine Agenda zur inhaltlichen Vorbereitung an die teilnehmenden Personen.
  • Sorgen Sie während der Konferenz für eine störungsfreie Umgebung, zum Beispiel in einem ruhigen Büro oder einem Konferenzraum.
  • Stellen Sie zu Beginn fest: alle Teilnehmer:innen, den Inhalt, die Gesprächsregeln und das Ziel der Telefonkonferenz.
  • Sorgen Sie für eine klare und höfliche Gesprächsführung und achten Sie darauf, dass alle Personen nicht vom Thema abschweifen.
  • Senden Sie nach der Konferenz ein Exzerpt mit den wichtigsten besprochenen Inhalten an alle Teilnehmer:innen und vereinbaren sie gegebenenfalls einen Folgetermin.
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