Mit Outlook empfangen und versenden Sie bequem alle Ihre beruflichen E-Mails, speichern Kontaktdaten und verwalten Ihre Termine. Neben vielen anderen Funktionen bietet Ihnen die Anwendung gleich mehrere Möglichkeiten, alle wichtigen E-Mails separat zu sichern.
Über 40 E-Mails erhalten Berufstätige in Deutschland durchschnittlich pro Arbeitstag. Das geht aus einer Studie des Branchenverbandes Bitkom hervor. Dabei dienen E-Mails keineswegs nur der schnellen digitalen Kommunikation. Oft sind sie auch ein praktisches Speichermedium.
Wie lautete noch einmal der Slogan für die anstehende Marketingkampagne? Welche Kolleg:innen haben sich unlängst per E-Mail als Projektverantwortliche für das neue Produkt vorgestellt? Im E-Mail-Ordner finden Sie die Antworten auf viele Fragen.
Gut ist es daher, wenn alle wichtigen E-Mails sicher abgelegt sind, bis das entsprechende Projekt abgeschlossen ist. Mit einem lokalen Backup sorgen Sie für zusätzliche Sicherheit bei Ihren E-Mails.
In den meisten Unternehmen werden alle wichtigen Geschäftsdaten regelmäßig von der IT-Abteilung gesichert. Dazu sollten auch die E-Mails auf dem E-Mail-Server gehören. Noch komfortabler funktioniert dies, wenn Sie beispielsweise eine Private Cloud für Ihr Unternehmen nutzen und Sie selbst oder Ihr Cloudanbieter alle Daten automatisiert sichern.
Sie können Ihr Cloud Backup sogar als Hot Backup betreiben. Dann können Sie verlorene Daten unterbrechungsfrei wiederherstellen und direkt damit weiterarbeiten.
Trotzdem gibt es gute Gründe, Ihre eigenen E-Mails regelmäßig zu sichern:
Mit einem eigenen Backup können Sie Dateien schnell wieder hervorholen, ohne dafür erst die Unternehmens-IT kontaktieren und ein Service-Ticket eröffnen zu müssen.
Wenn Sie einzelne E-Mails in Ihrem Postfach gelöscht haben, verschwinden diese auch vom E-Mail-Server. Ihr IT-Abteilung kann diese dann – je nach angewendetem Backup-Verfahren – nach einiger Zeit nicht mehr wiederherstellen.
In Ihrem eigenen Backup können Sie Ihre E-Mails auf Wunsch passend sortieren, beispielsweise nach Projekt, Abteilung oder Kundennummer. So finden Sie einzelne E-Mails schneller wieder und müssen nicht das komplette Postfach wiederherstellen, um eine einzelne Information zurückzuerhalten.
Ein solches Backup können Sie auch verwenden, um alle Ihre Outlook-Inhalte von einem alten Computer auf ein neues System zu übertragen.
Es kann also sehr sinnvoll, die eigenen E-Mails selbst zu sichern.
Beachten Sie: Die nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen beziehen sich auf die Vollversion von Outlook. Zurzeit gibt es bei Microsoft mehrere Programme unter dem Namen Outlook. Dies sind einerseits das aktuelle Outlook 2024 und außerdem Outlook 365, das Sie als Software-as-a-Service über das Paket Microsoft 365 Business beziehen können.
Zusätzlich hat Microsoft seine frühere E-Mail-Anwendung „Mail und Kalender“ vor einiger Zeit zu „Outlook(neu)“ umbenannt. Zur besseren Unterscheidung werden Outlook 2024 und Outlook 365 von Microsoft inzwischen als „Outlook(classic)“ bezeichnet. Mittelfristig soll Outlook(neu) die bisherigen Outlook-Versionen vollständig ersetzen.
Die nachfolgend beschriebenen Schritte für die Backups funktionieren so nur in den „classic“-Versionen.
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Grundsätzlich gibt es mehrere Wege, um E-Mails in Outlook zu sichern. Das erste Verfahren sichert Ihr komplettes Postfach in eine Datei. Mit dem zweiten Verfahren sichern Sie alle Ihre E-Mails einzeln. Das müssen Sie nicht händisch machen, denn dafür bietet Outlook Ihnen die praktische Regel-Funktion.
Gesamtes Postfach sichern
So einfach sichern Sie Ihr gesamtes Postfach über die entsprechende Export-Funktion von Outlook auf dem Computer:
Stellen Sie sicher, dass Sie im E-Mail-Modus von Outlook sind und nicht beispielsweise in der Kontakte- oder Kalenderansicht. Klicken Sie dazu auf den Briefumschlag ganz links.
Klicken Sie nun auf „Datei“, um das Datei-Menü zu öffnen und klicken Sie dort auf „Öffnen und Exportieren“.
Jetzt wählen Sie per Klick auf die entsprechende Box „Importieren/Exportieren“ aus. Damit gelangen Sie zurück in die E-Mail-Ansicht.
Auf dem Bildschirm öffnet sich das Auswahlfenster „Import/Export-Assistent“. Hier wählen „in Datei exportieren“ aus und klicken unten auf „Weiter >“.
Im nächsten Dialog wählen Sie „Outlook-Datendatei (*.pst)“ und klicken wieder auf „Weiter >“.
Nun wählen Sie aus, welches Postfach Sie sichern möchten. Falls Sie nur eines haben, steht dort auch nur eines zur Auswahl, das standardmäßig bereits markiert ist. Das Häkchen vor „Unterordner einbeziehen“ lassen Sie stehen, damit auch Ihre gesamte Postfachstruktur mit gesichert wird. Dann klicken Sie auf „Weiter >“.
Jetzt wählen Sie unter „Exportierte Datei speichern unter:“ einen Zielort und einen Namen für Ihr Backup aus. Speicherort kann beispielsweise ein lokaler Ordner auf Ihrem Arbeitsplatz-Computer sein oder ein angeschlossenes Sicherungslaufwerk. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Weiter >“.
Im letzten Fenster behalten Sie alle Einstellungen bei und klicken auf „Fertig stellen“. Sie können nun zur Sicherheit ein Kennwort vergeben. Diese Option sollten Sie nutzen und dann auf „OK“ klicken.
Im Durchschnitt über 40 E-Mails erhalten Berufstätige in Deutschland Tag für Tag. Mit einem intelligent sortierten Backup behalten Sie die Übersicht bei Ihrer Datensicherung.
E-Mails einzeln per Regel sichern
Sie können Ihre E-Mails auch automatisiert in einem separaten Ordner sicher, den Sie auf einem Laufwerk Ihrer Wahl einrichten. Das kann beispielsweise Ihre lokale Festplatte sein oder ein Sicherungslaufwerk, das Sie an Ihren Computer anschließen. Wichtig ist, dass dieses Laufwerk zukünftig immer erreichbar ist, wenn Sie Outlook benutzen. Sonst funktioniert die automatische Sicherung nicht.
Lokalen Sicherungsordner erstellen
Klicken Sie im Hauptfenster von Outlook auf „Neue Elemente“. Dieses Element sehen Sie nur, wenn Sie gerade im E-Mail-Modus von Outlook sind und nicht beispielsweise im Kalender. Sehen Sie es nicht, klicken Sie auf den Briefumschlag ganz links und dann auf „Neue Elemente“.
Im so geöffneten Kontextmenü wählen Sie „Weitere Elemente“ aus und dann ganz unten per Klick die „Outlook-Datendatei“.
Nun wählen Sie in der Zeile „Dateiname:“ eine aussagefähige Bezeichnung für Ihren Backup-Ordner, beispielsweise „Sicherung-Firmenmails“.
Bevor Sie jetzt den Ordner erstellen, müssen Sie in der Auswahl links den gewünschten Speicherort auswählen, also Ihre Sicherungslaufwerk. Denn nur dann wird Ihr Ordner auch wirklich dort angelegt. Nehmen Sie nach Möglichkeit nicht die oberste Ebene von Laufwerk C. Denn dort darf Ihr Outlook nur einen Ordner anlegen, wenn Sie dort auch Administratorrechte haben, was auf vielen Business-Computern so nicht der Fall ist.
Haben Sie den gewünschten Zielort ausgewählt, klicken Sie auf „OK“ – und der Ordner ist sofort in Outlook verfügbar. Sie sehen ihn jetzt auch im Hauptfenster von Outlook unten.
Regel für das automatische Sichern einrichten
Klicken Sie im Hauptfenster von Outlook auf „Datei“. Achtung: Dies funktioniert nur, wenn Sie dies wirklich im Hauptfenster von Outlook machen und nicht in einem geöffneten Outlook-Nachrichtenfenster, wo es auch einen gleichnamigen Menüpunkt „Datei“ gibt.
Im so geöffneten Bildschirm klicken Sie auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ und öffnen damit das Fenster „Regeln und Benachrichtigungen“.
Klicken Sie auf den Reiter „Neue Regel“ und dann in der Liste für den 1. Schritt unten auf „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“.
In der nächsten Auswahl klicken Sie einfach ohne ein Häkchen zu setzen auf „Weiter >“. Den Hinweis „Diese Regel wird jede Nachricht, die Sie erhalten, angewendet. Ist dies korrekt?“ bestätigen Sie per Klick auf „Ja“.
Jetzt setzen Sie ein Häkchen vor „eine Kopie davon in den Ordner Zielordner verschieben“. Im unteren Fenster müssen Sie nun das Wort „Zielordner“ anklicken. Damit öffnen Sie ein Auswahlfenster.
Hier wählen Sie per Klick Ihren Backup-Ordner aus. Im Beispiel oben haben wir ihn „Sicherung-Firmenmails“ genannt. Dann klicken Sie oben rechts auf „OK“.
Mit einem Klick auf „Fertig stellen“ schließen Sie die Einrichtung Ihrer Sicherungsregel ab. Nun erscheint noch ein Hinweis, dass diese Outlook-Regel nicht für E-Mails ausgeführt werden kann, die Sie mit anderen E-Mail-Programmen herunterladen. Das ist nur von Bedeutung für Sie, falls Sie mit einem weiteren Endgerät oder einer anderen Anwendung auf denselben Postfach-Ordner zugreifen und Mails damit von Ihrem E-Mail-Server abholen. Bestätigen Sie diesen Hinweis mit einem Klick auf „OK“.
Ab sofort wird mit dieser Regel Ihr eingehender Mail-Verkehr in Ihrem Wunschordner als Kopie gesichert.
Falls Sie auch bereits erhaltene Mails aus Ihrem Outlook-Postfach nachträglich sichern möchten, klicken Sie im Regel-Fenster einmal auf die gerade erstellte Regel, dann auf „Regel jetzt anwenden“. Nun setzen Sie ein Häkchen vor dem Namen Ihrer Regel, dann auf „Jetzt ausführen“ und dann auf „Schließen“. Damit haben Sie alle Mails aus Ihrem Ordner in Ihrem Sicherungsordner kopiert. Das sollten Sie aber nicht mehrmals tun, sonst liegen die E-Mails dort auch mehrfach; denn Outlook prüft nicht, ob eine E-Mail zuvor bereits einmal gesichert wurde.
Der Vorteil dieses Sicherungsverfahrens ist die große Übersichtlichkeit Ihres Backups. Sie haben hier direkten Zugriff auf alle Ihre E-Mails. Weil Sie diese lokal speichern, gelten hier auch nicht die Unternehmensvorgaben zur Größe Ihres Postfachs auf dem E-Mail-Server.
Ein weiterer Vorteil: Sie können mit diesem Verfahren auch unterschiedliche Backup-Ordner für einzelne Projekte oder Zeiträume anlegen. Die Regel-Funktion von Outlook ist sehr leistungsfähig. Unter Schritt 4 der Regelerstellung können Sie per Häkchen E-Mails beispielsweise gezielt nach Betreffzeile oder Absender:in sichern.
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Die Wiederherstellung eines kompletten Postfach-Ordners funktioniert ähnlich einfach wie die Datensicherung. Einen ganzen Postordner stellen Sie so wieder her:
Klicken Sie im Hauptfenster von Outlook auf den Briefumschlag ganz links.
Klicken Sie nun auf „Datei“, um das Datei-Menü zu öffnen und dort auf „Öffnen und Exportieren“.
Wie beim Sichern wählen Sie auch zum Wiederherstellen per Klick die Box „Importieren/Exportieren“ aus.
Im Auswahlfenster „Import/Export-Assistent“ wählen Sie „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ und klicken auf „Weiter >“.
Im nächsten Dialog wählen Sie „Outlook-Datendatei (*.pst)“ und klicken wieder auf „Weiter >“.
Nun müssen Sie Outlook mitteilen, wo Sie Ihr Backup abgelegt haben. Diesen Dateipfad tragen Sie ein unter „Zu importierende Datei“. Den Rest lassen Sie so und klicken auf „Weiter >“.
Outlook frage nun, aus was für einem Ordner Sie importieren möchten. Hier sollte üblicherweise „Outlook-Datendatei“ stehen. Die restlichen Einstellungen sollten Sie so belassen. Dann kopieren Sie auch Unterordner wieder mit zurück – und zwar in Ihr Haupt-Postfach. Bestätigen Sie per Klick auf „Fertig Stellen“.
Die Wiederherstellung kann nun einige Momente dauern, da Outlook auch andere Inhalte wie Kalenderdaten und Kontakte in die entsprechenden Unterordner zurückspielt. Ist dies alles abgeschlossen, können Sie Ihr Outlook wieder normal verwenden und sehen alle wiederhergestellten Inhalte.
Haben Sie Ihre E-Mails einzeln per Regel gesichert, können Sie diese zum Wiederherstellen einfach unter Outlook aus Ihrem Backup-Ordner wieder in den regulären Postfach-Ordner verschieben. Je nach Anzahl und Größe der E-Mails kann dies aber eine Zeit dauern.
Umstellung auf einen anderen Arbeitsplatzcomputer
Mit der Postfach-Sicherung können Sie auch komplette Outlook-Inhalte von einem alten auf einen neuen Arbeitsplatz-Computer übertragen.
Denken Sie aber daran, dass ab dem Öffnen des Backup-Ordners auf dem neuen Computer das alte Outlook auf dem alten Computer keine E-Mails mehr von Ihrem E-Mail-Server herunterladen und dann auf dem Server löschen sollte. Denn sonst fehlen Ihnen diese E-Mails auf dem neuen Computer.
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Das Wichtigste zum Sichern von E-Mails in der Zusammenfassung
Mit einem lokalen Backup Ihrer E-Mails gewinnen Sie zusätzliche Datensicherheit und können alte E-Mails schneller wiederfinden.
Outlook bietet Ihnen gleich zwei unterschiedliche Möglichkeiten, um Ihre Korrespondenz mehrfach zu sichern.
Mit den Regel-Funktionen von Outlook können Sie E-Mails sogar nach Themen oder Absendern getrennt in mehreren Backup-Ordnern speichern.
Das Backup in eine Outlook-Datendatei ist außerdem praktisch, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz-Computer wechseln und am neuen Gerät auf Ihre alten E-Mails zugreifen möchten.
Microsoft Outlook: So richten Sie eine Abwesenheitsnotiz ein
Ob Dienstreise, Außentermin oder Urlaub: Mit einer Abwesenheitsnotiz informieren Sie Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen bequem per Outlook, dass Sie gerade nicht erreichbar sind. Wie das funktioniert, lesen Sie hier.
Wenn Sie längere Zeit nicht am Arbeitsplatz sind oder Urlaub haben, übernimmt Outlook auf Wunsch den Versand einer entsprechenden E-Mail-Antwort für Sie. Mit den Outlook-Regeln können Sie sogar einstellen, wem genau Sie diese Nachricht zusenden und wem nicht.
Textbausteine in Outlook anlegen: So funktioniert es
Microsoft Outlook ist eines der meistgenutzten E-Mail-Programme. In der Geschäftswelt ist es seit vielen Jahren der Quasi-Standard für den elektronischen Schriftverkehr. Mit wenigen Mausklicks holen Sie noch mehr aus der Anwendung heraus und sparen sich lästige Mehrfach-Eingaben sich immer wiederholender Texte. So geht’s.
Grußformeln, Anreden oder auch standardisierte Hinweise zu Ihren Lieferbedingungen: In geschäftlichen E-Mails gibt es viele Inhalte, die sich regelmäßig wiederholen. Deshalb bietet Microsoft Outlook eine einfache Möglichkeit, um bei solchen wiederkehrenden Inhalten Zeit und Aufwand zu sparen.
So richten Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Handy ein
Mit Microsoft Outlook auf Ihrem Handy haben Sie zu jeder Zeit und überall Zugriff auf Ihre E-Mails und Termine. Die Einrichtung ist simpel und in wenigen Schritten erledigt. Hier erfahren Sie, wie Sie vorgehen.
Egal, ob iOS oder Android – Microsoft Outlook ist auf beinahe allen modernen Smartphones verfügbar. Für viele gehört die Einrichtung sogar zu den ersten Schritten bei der Inbetriebnahme eines neuen Handys. So können Sie beispielsweise Geschäftsreisen effizienter nutzen, indem Sie etwa auf dringende E-Mails antworten, ggf. Termine verschieben oder mit dem Smartphone an Meetings teilnehmen.
Für die Organisation des Büroalltag ist der Microsoft Outlook-Kalender ein zentraler Baustein. Das wichtige Tool ist in Microsoft Business und früheren Versionen meistens enthalten. Neben umfangreichen E-Mail-Funktionen haben Sie die Möglichkeit, den Kalender mit Ihren Kolleg:innen zu teilen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Den eigenen Outlook-Kalender mit Kolleg:innen zu teilen, ist oft der beste Weg, um Terminkollisionen zu vermeiden und Transparenz zu schaffen. Das ist gerade bei gemeinsamen Projekten, Homeoffice und viel Kommunikationsbedarf wichtig. Früher funktionierte das entweder gar nicht, nur als Momentaufnahme, ohne Aktualisierungen oder ohne Schreibzugriff.
Mittlerweile bietet Ihnen Microsoft 365 Business genau diese so wichtigen Funktionen, wenn Sie eine Exchange-Umgebung dazugebucht haben. In Unternehmen ist dies mittlerweile Standard. Wir zeigen Ihnen, wie dies in den einzelnen Outlook-Versionen mit und ohne Exchange-Anbindung funktioniert.
Microsoft Teams Essentials: Das kann die günstigere Teams-Version
Microsoft Teams Essentials ist eine preiswerte Kommunikationslösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) für die Zusammenarbeit in hybriden Arbeitsumgebungen. Teams Essentials ist als Einzelangebot auch ohne Microsoft 365 erhältlich und bietet die meisten Funktionen der Vollversion von Teams, mit einigen Einschränkungen und Grenzen. Lesen Sie hier, was Microsoft Teams Essentials alles kann und wie Sie die günstige Teams-Version optimal nutzen, um Ihre Arbeit in Projektteams so effizient wie möglich zu gestalten.
Unter den Lizenz-Angeboten der Kollaborationssoftware Microsoft Teams erfüllt Teams Essentials die Anforderungen an modernes New Work zum kleinen Preis. Unbegrenzte Gruppenbesprechungen online bis zu 30 Stunden, Verfügbarkeit für bis zu 300 Teilnehmende pro Meeting sowie Telefon- und Web-Support zu jeder Zeit – diese Obergrenzen entsprechen bereits dem Funktionsumfang der teureren Angebote Microsoft 365 Business Basic und Business Standard für den KMU-Bereich. Im Vergleich zur Vollversion ist aber beispielsweise der Cloudspeicher auf zehn Gigabyte statt ein Terabyte pro Nutzer:in begrenzt.
Eine frühere kostenlose Teams-Version hat Microsoft zum 12. April 2023 eingestellt. Stattdessen gibt es eine neue, funktionsreduzierte Free-Variante, die den Anforderungen einer Geschäftsanwendung aber nicht entspricht. Diese ist für Privatanwender:innen, Vereine und Bildungseinrichtungen gedacht.
Die Beraterinnen und Berater helfen Ihnen kostenlos und unabhängig bei praktischen Fragen und geben konkrete Tipps. Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin um Ihr Anliegen zu besprechen.
