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Ein Anwender überträgt Kontakte vom Smartphone in Outlook
Unified Communication

Outlook-Kontakte synchronisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Android- und iOS-Smartphones

Portrait von Ulrich SchmitzUlrich Schmitz
06.08.2024
10 Min.

    Outlook ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken: Es ist das in Unternehmen am häufigsten genutzte Programm, um E-Mails, Termine und Kontakte zu verwalten. Damit Sie mit PC, Notebook, Tablet und Smartphone überall auf die selben Daten zugreifen können, müssen Sie Ihr Outlook-Konto entsprechend synchronisieren. Wie das auf Mobilgeräten funktioniert, lesen Sie hier.

    Eines vorweg: Am einfachsten ist die geräteübergreifende Outlook-Nutzung via Cloud. Denn hier greifen alle Apps und Browser automatisch auf dieselben Kontodaten in Ihrer Datenwolke zu. Eine manuelle Outlook-Synchronisation ist bei Outlook unter Microsoft 365 Business daher nicht notwendig.

    Ältere Outlook-Varianten nutzen hingegen eine zentrale „Personal Folder Storage“-Datei (kurz: PST-Datei), die Sie mit allen Endgeräten verknüpfen müssen. Noch komplizierter wird es, wenn Sie auch noch Programme von Drittherstellern mit den Daten synchronisieren müssen. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Outlook-Kontakte überall nutzen und auch Ihre Smartphone-Kontakte aus anderen Systemen in Outlook importieren.

    Inhaltsverzeichnis

    Android-Kontakte in Outlook synchronisiereniPhone und iPad: Kontakte und Kalenderdaten in Outlook synchronisierenGoogle-Kontakte mit Outlook synchronisierenVCF- und CSV-Dateien in Outlook importierenOutlook-Kontakte synchronisieren: Das Wichtigste in Kürze

    Android-Kontakte in Outlook synchronisieren

    Wie sich Kontakte, Aufgaben und Termine von Microsoft Outlook mit einem Android-Smartphone synchronisieren lassen, hängt von der verwendeten Outlook-Version ab und davon, ob ein Microsoft-Exchange-Server verwendet wird.
    Auf dem Smartphone fügen Sie in der verwendeten E-Mail-App wie beispielsweise Googles Gmail ein zusätzliches Outlook-Konto ein. Bei Verwendung von POP3- beziehungsweise IMAP-Mailservern haben Sie so zwar Zugriff auf Ihre E-Mails, Ihre Kontakte synchronisieren sich jedoch nicht automatisch.

    Android-Gerät mit Outlook verbinden – so gehen Sie vor

    Um auch die Kontakte beim Datenabgleich zu berücksichtigen, müssen Sie über die Kontenverwaltung von Android ein Microsoft Exchange ActiveSync-Konto auf dem Smartphone einrichten. Damit können Sie Kontakte und Termine synchronisieren. Bedingung hierfür ist die Verwendung eines Exchange- oder Microsoft-365-Kontos. Die Vorgehensweise kann je nach Android-Version etwas abweichen, ist aber prinzipiell immer in dieser Form möglich:
    • Unter „Einstellungen“ im Menüpunkt „Konten“ wählen Sie die Option „Konto hinzufügen“ aus.
    • Bei der Auswahl der Kontentypen wählen Sie „Exchange“.
    • Nach Aufforderung geben Sie die Microsoft-365-Daten beziehungsweise Exchange ActiveSync-Adresse und das Passwort ein.
    • Als Serveradresse tragen Sie „s.outlook.com“ ein. Achten Sie darauf, die Checkbox bei „Der Server benötigt eine verschlüsselte SSL-Verbindung“ zu setzen. Danach wählen Sie aus, welche Daten zu synchronisieren sind. Als Option stehen E-Mails, Kontakte und Termine zur Auswahl.
    Die Synchronisierung findet immer dann statt, wenn Sie Ihr Konto über Ihre E-Mail-App aufrufen und eine Internetverbindung besteht. Ist die Datenübertragung bei mobiler Datenverbindung in den Benutzereinstellungen eingeschränkt oder ganz deaktiviert, ist eine Synchronisation nur bei bestehender WLAN- oder Direktverbindung per USB möglich.
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    Samsung-Kontakte mit Outlook synchronisieren

    Um auf Samsung-Smartphones Ihre (Samsung-)Kontakte zu synchronisieren, gehen Sie ähnlich vor. Dazu wählen Sie unter „Einstellungen“ die Punkte „Anwendungen | Outlook“. Wählen Sie nun „Kontakte“ und bestätigen Sie in der Outlook-App den Punkt „Kontakte synchronisieren“, wodurch die Synchronisation startet.

    iPhone und iPad: Kontakte und Kalenderdaten in Outlook synchronisieren

    Nutzen Sie ein iPhone oder ein iPad, ist iTunes die beste Möglichkeit, um Kontakte und Kalendereinträge in Outlook zu übertragen und zu synchronisieren. Falls sich iTunes noch nicht auf Ihrem Mobilgerät oder PC befindet (Mac-User:innen nutzen statt iTunes die iCloud, siehe die Erläuterung weiter unten), laden Sie es zunächst über die Internetseite von Apple herunter und installieren Sie es.
    Ist iTunes installiert, schließen Sie Ihr Apple-Gerät via USB an den Computer an und starten Sie iTunes. iPad oder iPhone sollten nun im Menü mit dem Gerätenamen auftauchen. Verwenden Sie einen USB-Hub, kann die Hardwareerkennung fehlschlagen.
    Zeigt iTunes Ihr iOS-Gerät nicht an, schließen Sie es direkt an einen freien USB-Port des PCs an. Erlauben und bestätigen Sie auf Ihrem iPhone oder iPad nach Aufforderung den Zugriff durch den PC. Danach taucht ein iPhone- beziehungsweise iPad-Symbol sowie der Name des Gerätes bei „Geräte“ in der Übersicht von iTunes auf. Wählen Sie das iPhone- beziehungsweise iPad-Symbol in der oberen Menüanzeige aus.
    Eine Frau sitzt vor einem Laptop und hält in einer Hand ein Smartphone
    Damit Sie alle Ihre Kontakte, Kalendereinträge und E-Mails aus Outlook auch auf Ihrem Smartphone sehen, müssen Sie bei nicht cloudbasierten Outlook-Versionen die Konto-Datei erst mit Ihrem mobilen Endgerät verbinden.
    Rechts neben der Anzeige für die Speicherbelegung befindet sich der Button zum Synchronisieren des Smartphones mit dem PC. Was synchronisiert werden soll, bestimmen Sie vorher einmalig unter „Infos“. Unter der Auswahl „Kalender“ wählen Sie „Outlook“. Dabei können Sie die Standardeinstellung „Alle Kalender“ oder eine der gelisteten Kalender wählen.
    Bei „Kontakte synchronisieren“ wählen Sie Outlook aus. Mit der Auswahl „Alle Kontakte” werden alle Kontakte komplett mit Outlook synchronisiert, während „Ausgewählte Gruppen” die Möglichkeit bietet, einzelne Kontakte für den Import auszuwählen.
    Nach Klick auf „Anwenden” beginnt die erste Synchronisierung der Kontakt- und Kalenderdaten. Zukünftig genügt es, nach Auswahl des iPhone-Symbols über den Synchronisieren-Button den Abgleich der Daten vorzunehmen.
    Möchten Sie die Daten automatisch synchronisieren, sobald das iPhone Verbindung mit dem PC oder WLAN hat, lässt sich das einstellen. Dazu wählen Sie in iTunes unter „Einstellungen“ im Unterpunkt „Übersicht“ unterhalb der Back-up-Anzeige die Optionen „Automatisch synchronisieren, wenn dieses iPhone verbunden ist“ sowie „Mit diesem iPhone über WLAN synchronisieren“ aus.
    Bei Verwendung von iPads steht in den Menüpunkten von iTunes entsprechend „iPad“ als Bezeichner. Beim Mac erfolgt die Synchronisierung von angebundenen Smartphones automatisch, sobald das Adressbuch mit der iCloud verbunden ist.
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    Google-Kontakte mit Outlook synchronisieren

    Googles Gmail ist inzwischen als preiswerte E-Mail-Lösung aus der Cloud recht verbreitet. Der Import von Kontaktdaten zu Outlook oder anderen Kontakt-Apps und E-Mail-Clients läuft dabei über das Dateiformat „Outlook CSV“. CSV steht für „CommaSeparated Values” und beschreibt den Aufbau eines Datenaustauschformats, bei dem in einer Textdatei Werte durch Komma getrennt sind.
    Im Gmail-Konto ist dazu die Kontakte-App aufzurufen. Diese findet sich beispielsweise in der App-Übersicht, die nach Anwahl des quadratischen Logos neben dem Profilbild erscheint. In der App ist dann der Punkt „Exportieren“ anzuwählen, worauf ein Auswahlfenster erscheint. Hier lassen sich „alle Kontakte“ oder bestimmte Kontaktgruppen zum Export selektieren. Als Dateiformat stehen „Google CSV“, „Outlook CSV“und „vCard“ für die iOS-Kontakte-App zur Auswahl.
    Für Outlook ist das Exportformat „Outlook CSV“ die richtige Wahl. Der Import der Daten findet mit der Outlook-Importfunktion statt. Bei Microsoft 365 ist diese Funktion über die Symbolleiste „Verwalten“ zu erreichen. In der Webapp-Version entspricht das dem Kontakte-Bereich mit dem Gruppensymbol. Über die Auswahl „Importieren von Kontakten“ ist es dann möglich, die Outlook-CSV-Datei auszuwählen und zu importieren.
    Das Bild zeigt eine Hand unter einer symbolischen Wolke

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    VCF- und CSV-Dateien in Outlook importieren

    Für den Import von Kontakten aus Android-Smartphones gibt es mehrere Methoden. Ältere Outlook-Versionen vor Microsoft 365 unterstützen noch Visitenkartendateien im VCARD- oder VCF-Format. Damit können Sie einzelne Kontaktdaten zwischen verschiedenen E-Mail-Programmen weiterreichen. Ein weiteres, hierfür geeignetes Datenformat ist das Tabellenformat CSV. Die Abkürzung CSV steht für „Comma separated values“ – zu deutsch etwa: Tabelle mit per Komma getrennten Werten.
    So gehen Sie vor, um Kontakte per VCF- oder CSV-Datei auszutauschen:
    Starten Sie zunächst auf dem Smartphone Ihre Kontakte-App. Danach tippen Sie auf die drei Punkte für „Mehr” und wählen dann „Alle auswählen“, um alle Kontakte zu selektieren. Dann gehen Sie auf das Netzwerksymbol für „Teilen“. Sie haben nun die Möglichkeit, eine VCF-Datei mit den gewählten Kontakten beispielsweise per E-Mail zu versenden, beziehungsweise in der Cloud oder über eine der anderen aufgelisteten Optionen zu teilen und abzuspeichern.
    Falls sich noch Kontakte auf der SIM-Karte Ihres Smartphones befinden, sollten Sie diese in den internen Speicher überführen, um die Kontakte dann zusammen mit den anderen als Outlook-Kontakte zusammenzuführen.
    Der Import der VCF-Dateien in Outlook findet bis Office 2016 über das Menü „Datei“ und dort den Unterpunkt „Importieren/Exportieren“ statt. Das Outlook im aktuellen Microsoft 365 unterstützt den Import von VCF-Dateien nicht mehr. Der Austausch von Kontaktdaten zwischen unterschiedlichen Applikationen und Systemen läuft dabei über CSV-Dateien. Die Vorgehensweise zum Import lesen Sie im Abschnitt „Google-Kontakte mit Outlook synchronisieren“.
    Eine kleine Ausnahme gibt es: Einzelne Kontakte, die beispielsweise per E-Mail im Outlook landen, lassen sich auch unter Micorsoft 365 per Drag & Drop oder per Mausklick in die Outlook-Kontakte einfügen.
    Eine weitere Möglichkeit bieten Konverter, die VCF-Dateien in das CSV-Format wandeln. Diese gibt es als Toolkits zum Download oder auch online als Webservice wie beispielsweise den Dienst „vCard to LDIF/CSV Converter“ von tribulat.com.
    Screenshot vom vCard-Import in Outlook
    Wenn Sie Ihre Kontakte im vCard-Format einzeln vorliegen haben, können Sie diese einfach per Drag & Drop in Outlook einfügen.

    Ein Wort zu PST-Dateien

    2010 legte Microsoft das Outlook-Dateiformat offen, was seinerzeit noch nicht cloudbasiert war und auf einer zentralen PST-Datei zur Speicherung von E-Mails, Kontakten und Kalenderdaten beruhte. Damit wurde der Zugriff von Fremdanwendungen auf Outlooks PST-Ordner möglich, was die Synchronisation von E-Mails, Kontakten und Kalenderdaten durch Toolkits und Programme außerhalb der Microsoft-Welt erlaubte. Auch wenn die aktuelle Outlook-Version innerhalb von Microsoft 365 in der Cloud nicht mehr mit PST-Dateien arbeitet, wird der Import dieses Dateiformats nach wie vor unterstützt.
    Dort, wo betriebssystemeigene Applikationen zum Datenabgleich nicht ausreichen, gibt es eine ganze Reihe von Toolkits, die per Mausklick Outlook-Kontakte zwischen den unterschiedlichen Systemwelten synchronisieren. AkrutoSync, CompanionLink, CodeTwo und Sync2 sind Beispiele für Applikationen von Drittanbietern, die sich auf das Zusammenspiel von Outlook mit iOS und Android spezialisiert haben.

    Häufige Fehlerquellen

    Generell können bei der Synchronisierung Probleme auftreten. Mögliche Fehlerquellen bei der Outlook-Synchronisierung sind:
    • Inkonsistente Daten: Wenn Kontakte auf mehreren Geräten manuell bearbeitet werden, kann es zu Inkonsistenzen in den Daten kommen.
    • Doppelt vorhandene Kontakte: Wenn die Synchronisierung nicht richtig funktioniert, können doppelt vorhandene Kontakte auftreten.
    • Kompatibilitätsprobleme: Outlook hat sich im Laufe der Zeit und mit Microsoft 365 Business erheblich weiterentwickelt. So kommt es, dass viele Synchronisierungs-Tipps in der neuen Outlook-Version nicht mehr wie beschrieben funktionieren.
    Übrigens: Neben der Synchonisierung von Kontakten ist auch ein gemeinsamer Teamkalender hilfreich für die gemeinsame und dezentrale Zusammenarbeit.
    Arbeiten am Tablet im Gegenlicht

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    Outlook-Kontakte synchronisieren: Das Wichtigste in Kürze

    • Outlook-Kontakte können Sie mit wenig Aufwand mit anderen Geräten und Diensten synchronisieren, so dass Sie auf alle Ihre Kontakte von jedem Gerät aus zugreifen können.
    • Am einfachsten ist die synchrone Outlook-Nutzung mit Web-Apps über die Cloud, da die verwendeten Applikationen oder Browser automatisch auf dieselbe Datenbasis zugreifen.
    • Für die Synchronisation von Android-Smartphones mit Outlook-Kontakten ist ein Microsoft-Exchange-ActiveSync-Konto auf dem Smartphone einzurichten.
    • Bei Nutzung von Windows und iPhone bietet iTunes die beste Möglichkeit, um Kontakte und Kalendereinträge in Outlook zu übertragen und zu synchronisieren.
    • Der Import von Kontaktdaten zu Outlook oder anderen Kontakt-Apps und E-Mail-Clients läuft über das Dateiformat „Outlook CSV“.
    • Ab Microsoft 365 unterstützt Outlook VCF-Dateien (VCARD-Format) nicht mehr als Listen-Austauschformat. Einzelne VCF-Kontakte können Sie aber dennoch per Drag & Drop importieren.
    Damit die geräteübergreifende Kommunikation gut und sicher funktioniert, sollten Sie dabei auch immer die Smartphone-Sicherheit im Blick behalten. Schließlich sind die Daten auf Ihren Business-Endgeräten für Diebe bares Geld wert.
    Apropos geräteübergreifende Kommunikation: Was hinter dem Begriff Unified Communications steckt, wie smarte Business-Kommunikation Ihre Position im Wettbewerb stärkt und auf was es im digitalen Geschäftsbetrieb sonst noch ankommt, erfahren Sie in unserem kostenlosen PDF-Whitepaper zum Thema UCC.
    Portrait von Ulrich SchmitzUlrich Schmitz
    06.08.2024
      # Tags:Microsoft 365AndroidBusiness BasicsiOSService
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