Mit Microsoft Outlook auf Ihrem Handy haben Sie zu jeder Zeit und überall Zugriff auf Ihre E-Mails und Termine. Die Einrichtung ist simpel und in wenigen Schritten erledigt. Hier erfahren Sie, wie Sie vorgehen.
Egal, ob iOS oder Android – Microsoft Outlook ist auf beinahe allen modernen Smartphones verfügbar. Für viele gehört die Einrichtung sogar zu den ersten Schritten bei der Inbetriebnahme eines neuen Handys. So können Sie beispielsweise Geschäftsreisen effizienter nutzen, indem Sie etwa auf dringende E-Mails antworten, ggf. Termine verschieben oder mit dem Smartphone an Meetings teilnehmen.
Im Folgenden beschreiben wir die Einrichtung von E-Mail-Adressen, die Ihr Unternehmen über Hosting-Anbieter betreibt – also normalerweise dort, wo Sie Ihre Unternehmens-Domain registriert haben. In diesem Fall sind einige Detaileinstellungen notwendig. Nutzen Sie Ihre E-Mail-Adressen über Microsoft 365 Business oder andere Anbieter wie Google oder Yahoo, verläuft der Einrichtungsprozess anders: In der Regel brauchen Sie nur Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort einzugeben – Outlook zieht sich die meisten anderen Einrichtungsinformationen selbst.
IMAP (Internet Message Access Protocol) und POP3 (Post Office Protocol Version 3) sind zwei grundlegende Protokolle, die verwendet werden, um E-Mails von einem E-Mail-Server abzurufen. Der wesentliche Unterschied liegt darin, wie diese Protokolle mit dem E-Mail-Server interagieren und wo die E-Mails gespeichert werden.
IMAP: Die E-Mails bleiben auf dem Server gespeichert. Änderungen, die Sie an E-Mails vornehmen (z.B. lesen, löschen, verschieben), werden mit dem Server synchronisiert. Sie können von mehreren Geräten aus auf Ihre E-Mails zugreifen – und alle Geräte zeigen denselben Stand an.
POP3: E-Mails werden in der Regel vom Server heruntergeladen und lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Standardmäßig werden die E-Mails nach dem Herunterladen vom Server gelöscht. Eine Synchronisation zwischen den Geräten findet nicht statt.
Rundmails einzeln an viele Empfänger:innen zu versenden, ist eine zeitraubende Aufgabe. Deutlich einfacher funktionieren digitale Rundbriefe mithilfe sogenannter E-Mail-Verteiler unter Outlook. Einmal erstellt, erspart Ihnen ein Verteiler für die Zukunft viele Mausklicks. E-Mail-Verteiler unter Outlook bieten Ihnen viele Vorteile. Sie sparen damit nicht nur wertvolle Arbeitszeit für das Zusammenklicken der einzelnen Adressat:innen. Mit einem standardisierten Verteiler stellen Sie außerdem immer sicher, dass alle Personen wichtige Rundmails tatsächlich erhalten.
Name, Firma, E-Mail-Adresse und Telefonnummer - die Angabe einer ordnungsgemäßen Signatur in geschäftlichen E-Mails ist seit vielen Jahren verpflichtend. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in Microsoft Outlook sowohl in der App als auch im Browser eine Standardsignatur für Ihre Korrespondenz einrichten und ändern – und was diese enthalten muss. Es ist ein weitverbreitetes Missverständnis, doch Ihr Name und der Ihrer Firma allein reichen nicht aus: Wenn Sie Rechtssicherheit bei der Einrichtung Ihrer geschäftlichen Signatur erreichen wollen, müssen Sie weitere Angaben machen. Sonst riskieren Sie kostenpflichtige Abmahnungen. In Microsoft 365 Business und Outlook haben Sie glücklicherweise die Möglichkeit, Ihre E-Mails automatisch mit einer solchen digitalen Absenderangabe zu versehen. Wie Sie Ihre Outlook-Signatur ändern und wie Sie unterschiedliche Signaturen innerhalb eines E-Mail-Kontos verwenden, erfahren Sie in diesem Artikel.
Microsoft Outlook ist in vielen Unternehmen der Standard, um E-Mails zu senden und zu empfangen sowie Termine zu verwalten. Als Bestandteil von Microsoft 365 Business können Sie es zudem mit anderen Anwendungen wie Teams verknüpfen. Auf dem Markt gibt es viele Alternativen zu dem bekannten E-Mail-Client von Microsoft – doch leisten sie dasselbe und eignen sie sich tatsächlich für den Einsatz in Unternehmen? Ein Client, der lediglich E-Mails empfangen und senden kann, reicht heute für Unternehmen nicht mehr aus. Was Firmen brauchen, ist ein Programm, das integraler Bestandteil der geschäftlichen Unified-Communications-Lösungen wird. Es sollte also entweder weitere Funktionalitäten mitbringen oder gut mit Drittanwendungen verknüpfbar sein. Microsoft Outlook besticht in diesem Zusammenhang mit vielen Möglichkeiten innerhalb des Ökosystems von Microsoft 365 Business. Doch es gibt durchaus Programme anderer Anbieter, die infrage kommen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen Alternativen zu Outlook vor und gehen auf den jeweiligen Funktionsumfang ein.
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