Mit Microsoft Outlook auf Ihrem Handy haben Sie zu jeder Zeit und überall Zugriff auf Ihre E-Mails und Termine. Die Einrichtung ist simpel und in wenigen Schritten erledigt. Hier erfahren Sie, wie Sie vorgehen.
Egal, ob iOS oder Android – Microsoft Outlook ist auf beinahe allen modernen Smartphones verfügbar. Für viele gehört die Einrichtung sogar zu den ersten Schritten bei der Inbetriebnahme eines neuen Handys. So können Sie beispielsweise Geschäftsreisen effizienter nutzen, indem Sie etwa auf dringende E-Mails antworten, ggf. Termine verschieben oder mit dem Smartphone an Meetings teilnehmen.
Im Folgenden beschreiben wir die Einrichtung von E-Mail-Adressen, die Ihr Unternehmen über Hosting-Anbieter betreibt – also normalerweise dort, wo Sie Ihre Unternehmens-Domain registriert haben. In diesem Fall sind einige Detaileinstellungen notwendig. Nutzen Sie Ihre E-Mail-Adressen über Microsoft 365 Business oder andere Anbieter wie Google oder Yahoo, verläuft der Einrichtungsprozess anders: In der Regel brauchen Sie nur Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort einzugeben – Outlook zieht sich die meisten anderen Einrichtungsinformationen selbst.
IMAP (Internet Message Access Protocol) und POP3 (Post Office Protocol Version 3) sind zwei grundlegende Protokolle, die verwendet werden, um E-Mails von einem E-Mail-Server abzurufen. Der wesentliche Unterschied liegt darin, wie diese Protokolle mit dem E-Mail-Server interagieren und wo die E-Mails gespeichert werden.
IMAP: Die E-Mails bleiben auf dem Server gespeichert. Änderungen, die Sie an E-Mails vornehmen (z.B. lesen, löschen, verschieben), werden mit dem Server synchronisiert. Sie können von mehreren Geräten aus auf Ihre E-Mails zugreifen – und alle Geräte zeigen denselben Stand an.
POP3: E-Mails werden in der Regel vom Server heruntergeladen und lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Standardmäßig werden die E-Mails nach dem Herunterladen vom Server gelöscht. Eine Synchronisation zwischen den Geräten findet nicht statt.
Für die Organisation des Büroalltag ist der Microsoft Outlook-Kalender ein zentraler Baustein. Das wichtige Tool ist in Microsoft Business und früheren Versionen meistens enthalten. Neben umfangreichen E-Mail-Funktionen haben Sie die Möglichkeit, den Kalender mit Ihren Kolleg:innen zu teilen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier. Den eigenen Outlook-Kalender mit Kolleg:innen zu teilen, ist oft der beste Weg, um Terminkollisionen zu vermeiden und Transparenz zu schaffen. Das ist gerade bei gemeinsamen Projekten, Homeoffice und viel Kommunikationsbedarf wichtig. Früher funktionierte das entweder gar nicht, nur als Momentaufnahme, ohne Aktualisierungen oder ohne Schreibzugriff. Mittlerweile bietet Ihnen Microsoft 365 Business genau diese so wichtigen Funktionen, wenn Sie eine Exchange-Umgebung dazugebucht haben. In Unternehmen ist dies mittlerweile Standard. Wir zeigen Ihnen, wie dies in den einzelnen Outlook-Versionen mit und ohne Exchange-Anbindung funktioniert.
Microsoft Teams Essentials ist eine preiswerte Kommunikationslösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) für die Zusammenarbeit in hybriden Arbeitsumgebungen. Teams Essentials ist als Einzelangebot auch ohne Microsoft 365 erhältlich und bietet die meisten Funktionen der Vollversion von Teams, mit einigen Einschränkungen und Grenzen. Lesen Sie hier, was Microsoft Teams Essentials alles kann und wie Sie die günstige Teams-Version optimal nutzen, um Ihre Arbeit in Projektteams so effizient wie möglich zu gestalten. Unter den Lizenz-Angeboten der Kollaborationssoftware Microsoft Teams erfüllt Teams Essentials die Anforderungen an modernes New Work zum kleinen Preis. Unbegrenzte Gruppenbesprechungen online bis zu 30 Stunden, Verfügbarkeit für bis zu 300 Teilnehmende pro Meeting sowie Telefon- und Web-Support zu jeder Zeit – diese Obergrenzen entsprechen bereits dem Funktionsumfang der teureren Angebote Microsoft 365 Business Basic und Business Standard für den KMU-Bereich. Im Vergleich zur Vollversion ist aber beispielsweise der Cloudspeicher auf zehn Gigabyte statt ein Terabyte pro Nutzer:in begrenzt. Eine frühere kostenlose Teams-Version hat Microsoft zum 12. April 2023 eingestellt. Stattdessen gibt es eine neue, funktionsreduzierte Free-Variante, die den Anforderungen einer Geschäftsanwendung aber nicht entspricht. Diese ist für Privatanwender:innen, Vereine und Bildungseinrichtungen gedacht.
Erleben Sie den KI-Assistenten für Ihren Arbeitstag – Microsoft 365 Copilot – im Einsatz. In unserem 45-minütigen Briefing zu verschiedenen Terminen präsentieren Ihnen unsere Expert:innen mit Praxisbeispielen, wie Ihnen der Copilot in den Office-Anwendungen das Arbeitsleben erleichtert.
Beratung für Geschäftskunden: Online, telefonisch oder vor Ort.
