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Draufsicht eines Schreibtisches mit Notebook und Maus. Auf der Notebook-Tastatur eine Haftnotiz mit dem handschriftlichen Vermerk „Out of Office“.
Unified Communication

Microsoft Outlook: So richten Sie eine Abwesenheitsnotiz ein

Portrait von Dr. Lorenz SteinkeLorenz Steinke
28.03.2025
8 Min.

    Ob Dienstreise, Außentermin oder Urlaub: Mit einer Abwesenheitsnotiz informieren Sie Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen bequem per Outlook, dass Sie gerade nicht erreichbar sind. Wie das funktioniert, lesen Sie hier.

    Wenn Sie längere Zeit nicht am Arbeitsplatz sind oder Urlaub haben, übernimmt Outlook auf Wunsch den Versand einer entsprechenden E-Mail-Antwort für Sie. Mit den Outlook-Regeln können Sie sogar einstellen, wem genau Sie diese Nachricht zusenden und wem nicht.

    Inhaltsverzeichnis

    Outlook: Die Unterschiede zwischen den VersionenOutlook (classic): Abwesenheitsnotiz anlegen und als Vorlage speichernEine Abwesenheitsnotiz in Outlook (classic) einrichtenOutlook (classic): Abwesenheit im Terminkalender vermerken

    Outlook: Die Unterschiede zwischen den Versionen

    Aktuell gibt es bei Microsoft unterschiedliche Programme unter dem Namen Outlook. Dies sind zum einen das aktuelle Outlook 2024 aus Office 2024 sowie Outlook 365, das Sie als Software-as-a-Service über das Paket Microsoft 365 Business beziehen können.
    Daneben hat Microsoft seine frühere E-Mail-Anwendung „Mail und Kalender“ in „Outlook (neu)“ umbenannt. Deshalb führt der Konzern die Versionen Outlook 2024 und Outlook 365 jetzt offiziell als Outlook (classic). Mittelfristig soll Outlook (neu) das klassische Outlook ersetzen.
    Outlook (neu) hat eine modernere Programmoberfläche und ist auf eine leichtere und schnelle Bedienung speziell auch für Einsteiger ausgerichtet. Dafür fehlen einige Funktionen, die Benutzer:innen aus den bisherigen Outlook-Versionen kennen.
    Nachfolgend finden Sie zuerst die Anleitung für Abwesenheitsnotizen unter Outlook (classic). Weiter unten lesen Sie, wie Sie diese unter Outlook (neu) einrichten und im Kalender eintragen.

    Outlook (classic): Abwesenheitsnotiz anlegen und als Vorlage speichern

    Um eine Abwesenheitsnotiz mit Outlook (classic) einzurichten, müssen Sie zuerst eine E-Mail-Vorlage erstellen. Diese Vorlage enthält Ihren gewünschten Standardtext, den Outlook später als Antwort auf eingehende E-Mails passend adressiert und versendet. Dazu gehen Sie vor wie folgt:
    1. Klicken Sie in Outlook auf „Neue E-Mail“ und öffnen Sie so das Eingabefenster.
    2. Füllen Sie die Betreffzeile aus, beispielsweise wie folgt: „Abwesenheitsnotiz – ich bin im Urlaub vom 30.1. bis 9.2.“.
    3. Klicken Sie in das Textfeld und geben Sie hier Ihre Abwesenheitsnotiz in voller Form ein, etwa: „Guten Tag, ich bin vom 30.1. bis zum 9.2. im Urlaub. Eingehende E-Mails werden in dieser Zeit nicht gelesen. Meine Vertretung in Abwesenheit ist Person XY.“
    4. Klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Speichern unter“.
    5. Vergeben Sie einen passenden Dateinamen, beispielsweise „Abwesenheitsnotiz“ in der Zeile „Dateiname:“ und ändern Sie den „Dateityp“ in der Zeile darunter auf „Outlook-Vorlage (*.oft)“.
    6. Den Speicherpfad können Sie so belassen, wie das Programm ihn vorgibt. Dieser lautet üblicherweise C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.
    7. Klicken Sie auf „Speichern“.
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    Eine Abwesenheitsnotiz in Outlook (classic) einrichten

    Nun können Sie Ihre Abwesenheitsnotiz aktivieren. Dazu erstellen Sie unter Outlook (classic) eine sogenannte Regel:
    1. Klicken Sie im Hauptfenster von Outlook auf „Datei“. Achtung: Dies funktioniert nur, wenn Sie sich wirklich im Hauptfenster von Outlook befinden und nicht in einem geöffneten E-Mail-Fenster, wo es einen gleichnamigen Menüpunkt gibt.
    2. Im so geöffneten Bildschirm klicken Sie auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
    3. Klicken Sie im neuen Fenster auf den Reiter „Neue Regel“.
    4. Wählen Sie in der so geöffneten Liste für Schritt 1 unten „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“.
    5. Bei Schritt 2 brauchen Sie nichts mehr auszuwählen und klicken auf „Weiter >“.
    6. Wählen Sie in Schritt 1 des nächsten Fensters per Häkchen aus, welche E-Mails Sie mit einer Abwesenheitsnotiz beantworten möchten. Sinnvoll ist beispielsweise die Auswahl „die meinen Namen im Feld ‚An‘ enthält“ oder „die meinen Namen im Feld ‚An‘ oder ‚Cc‘ enthält“. Letzteres verwenden Sie, wenn Sie auch auf solche E-Mails antworten wollen, bei denen Sie nur Adressat in Kopie (Cc = Carbon Copy) sind.
    7. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Weiter >“.
    8. Tragen Sie Ihre Antwortvorlage ein. Dazu setzen Sie ein Häkchen vor „diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten“.
    9. Welche Vorlage Sie nehmen, wählen Sie unten unter Schritt 2 aus, indem Sie auf das blau gefärbte und unterstrichene „einer bestimmten Vorlage“ klicken.
    10. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Auswahl von Vorlagen. Ändern Sie die Auswahl hinter „Suchen in:“ auf „Vorlagen im Dateisystem“. Nun sehen Sie eine Liste aller Outlook-Vorlagen in Ihrem System.
    11. Klicken Sie auf die Vorlage „Abwesenheitsnotiz“, die Sie im vorherigen Kapitel erstellt haben, und dann auf „Öffnen“.
    12. Zurück im vorherigen Fenster sehen Sie, dass die Regel Ihre Abwesenheitsnotiz übernommen hat.
    13. Aktivieren Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einem Klick auf „Fertig stellen“.
    Beim Schließen erhalten Sie den Hinweis, dass die Regel nur vollständig ausgeführt werden kann, solange Sie Ihre E-Mails ausschließlichmit Outlook prüfen.
    Dieser Hinweis gilt insbesondere für sogenannte POP3-Konten. Denn bei solchen Konten werden E-Mails in der Standardeinstellung direkt vom Server heruntergeladen, dort gelöscht und nur noch lokal vom jeweiligen E-Mail-Programm gespeichert.
    Nutzen Sie ein solches POP3-Konto in mehreren E-Mail-Programmen zugleich, kann Outlook somit nicht „sehen“, welche E-Mails Sie mit den anderen Programmen heruntergeladen haben – und diese E-Mails dann auch nicht mit einer Abwesenheitsnotiz beantworten.
    Benutzen Sie mehrere E-Mail-Programme parallel, sollten Sie Ihr E-Mail-Konto daher generell als IMAP-Konto betreiben. Auch auf dem Smartphone mit Microsoft Outlook als Handy-App können Sie die E-Mail-Abfrage per IMAP einrichten.
    Achtung: Innerhalb Ihres Unternehmens merkt sich Outlook üblicherweise, wem es bereits eine Abwesenheitsnotiz gesendet hat. Absender:innen von außerhalb erhalten die Notiz möglicherweise als Antwort auf jede weitere E-Mail erneut. Dies hängt aber auch davon ab, wie Ihr unternehmenseigener E-Mail-Server eingestellt ist.
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    Outlook (classic): Abwesenheit im Terminkalender vermerken

    Damit niemand Sie versehentlich zu einer Konferenz hinzufügt, die während Ihrer Abwesenheit stattfindet, sollten Sie Ihre Abwesenheit auch in Ihrem Terminkalender vermerken. Das geht unter Outlook (classic) ganz einfach:
    1. Klicken Sie im Hauptfenster von Outlook links auf das Terminkalender-Symbol.
    2. Wählen Sie „Neuer Termin“.
    3. Im nächsten Fenster geben Sie Start- und Enddatum Ihrer Abwesenheit ein. Sie können Uhrzeiten an einem bestimmten Tag auswählen oder ganztägige Abwesenheiten einrichten, beispielsweise für längere Urlaube – setzen Sie dafür ein Häkchen vor „Ganztätig“.
    4. Als „Titel“ oder im Nachrichtenfeld tragen Sie den Grund Ihrer Abwesenheit ein oder schreiben einfach „Abwesend“.
    5. Wenn Sie möchten, können Sie bei „Anzeigen als:“ die Einstellung von „Gebucht“ ändern auf „Außer Haus“. Dann ist für Ihre Kolleg:innen auch farblich im Kalender gut erkennbar, dass Sie in diesem Zeitraum abwesend sind.
    6. Bestätigen Sie den neuen Termin mit „Speichern & Schließen“. Damit ist er für alle Kolleg:innen sichtbar, die Ihren Terminkalender abonniert haben. Geschäftspartner:innen können dies nicht sehen – außer, Sie teilen sich auch mit diesen einen gemeinsamen Kalender-Server.

    Outlook (neu): So richten Sie die Abwesenheitsnotiz hier ein

    Beim funktionsreduzierten Outlook (neu) brauchen Sie keine Vorlage-Datei für Ihre Abwesenheitsnotiz. Zum Einrichten gehen Sie wie folgt vor:
    1. Klicken Sie im Hauptfenster auf das Menü „Ansicht“ und dann auf die „Ansichteinstellungen“ mit dem Zahnrad daneben.
    2. Gehen Sie zu „Konten | Automatische Antworten“. Falls Sie mehrere E-Mail-Konten eingerichtet haben, wählen Sie hier das gewünschte Konto aus – oder Sie wiederholen den Vorgang für alle gewünschten Konten, falls Sie Abwesenheitsnotizen für mehrere Konten einrichten möchten.
    3. Aktivieren Sie den Schieberegler vor „Automatische Antworten aktivieren“.
    4. Setzen Sie ein Häkchen vor: „Antworten nur in einem bestimmten Zeitraum senden“.
    5. Tragen Sie Startdatum und -zeit sowie Enddatum und -zeit Ihrer Abwesenheit ein.
    6. Schreiben Sie den gewünschten Benachrichtigungstext in das Textfenster darunter.
    7. Setzen Sie bei Bedarf ein Häkchen vor „Antworten nur an Kontakte senden“. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Abwesenheitsnotiz nur an Ihnen bekannte Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen geht und nicht beispielsweise an Spam-Versender, deren Nachrichten in Ihrem Postfach landen.
    8. Bestätigen Sie mit „Speichern“.
    Gegenüber den sehr individuell konfigurierbaren Regeln in Outlook 2024 und Outlook 365 ist die Abwesenheitsfunktion von Outlook (neu) deutlich weniger anpassungsfähig. Dafür ist die Abwesenheitsnotiz hier sehr schnell eingerichtet und Sie müssen nicht erst eine Vorlage erstellen.
    Microsoft entwickelt alle Outlook-Versionen fortlaufend weiter. Es kann also sein, dass Outlook (neu) bald ebenfalls leistungsfähige Abwesenheitsregeln erhält. Einen entsprechenden Menüpunkt „Regeln“ gibt es dort schon. Damit können Sie beispielsweise eingehende E-Mails automatisiert in Unterordner verschieben. Die Regelfunktion unterstützt aber bisher noch nicht das Versenden von Abwesenheitsnotizen.Outlook (neu): So richten Sie die Abwesenheitsnotiz hier ein
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    Bei Outlook (neu) eine Abwesenheit im Terminkalender vermerken

    Auch Kalendereinträge funktionieren bei Outlook (neu) etwas anders als bei Outlook (classic). So gehen Sie bei dieser Programmversion vor:
    1. Klicken Sie im Hauptfenster links oben auf den Briefumschlag bzw. auf „Neues Ereignis“.
    2. Wählen Sie im so geöffneten Kontext-Menü „Ereignis“.
    3. Im folgenden Fenster geben Sie Start- und Enddatum Ihrer Abwesenheit ein. Sie können Uhrzeiten an einem bestimmten Tag auswählen oder ganztägige Abwesenheiten einrichten, beispielsweise für längere Urlaube – setzen Sie dafür ein Häkchen vor „Ganztätig“.
    4. Als „Titel“ oder im Nachrichtenfeld tragen Sie den Grund Ihrer Abwesenheit ein oder schreiben einfach „Abwesend“.
    5. Bestätigen Sie den neuen Termin mit „Speichern & Schließen“. Damit ist er für alle Kolleg:innen sichtbar, die Ihren Terminkalender abonniert haben. Geschäftspartner:innen können dies nicht sehen – außer, Sie teilen sich auch mit diesen einen gemeinsamen Kalender-Server.
    6. Klicken Sie oben links auf das blaue „Speichern“-Feld.

    Das Wichtigste zur Abwesenheitsnotiz unter Outlook in Kürze

    • In Outlook können Sie sehr einfach eine Abwesenheitsnotiz für Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen hinterlegen.
    • In Outlook 2024 und Outlook 365 richten Sie die Abwesenheitsnotiz als sogenannte Regel ein.
    • Im funktionsreduzierten Outlook (neu) gibt es dafür einen anderen Menüpunkt und eine einfacher gehaltene Funktion.
    • Damit Ihre Kolleg:innen Sie während Ihrer Abwesenheit nicht versehentlich für Konferenzen eintragen, sollten Sie zusätzlich einen entsprechenden Kalendereintrag in Ihrem Outlook-Kalender erstellen.
    Portrait von Dr. Lorenz SteinkeLorenz Steinke
    28.03.2025
      # Tags:
      Microsoft 365OfficeTippsBusiness BasicsMobiles Arbeiten
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