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Unified Communication

Nie wieder Updates einspielen: 9 Gründe für den Umstieg auf Microsoft 365 Business

Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
14.02.2024
9 Min.

    Microsoft 365 Business ist mehr als nur eine Bürosoftware: Neben den klassischen Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint bietet es unter anderem praktische Online-Dienste zur gemeinsamen Zusammenarbeit. Mit Microsoft 365 Copilot können Sie sogar eine Assistenzfunktion auf Basis von künstlicher Intelligenz in das Programmpaket integrieren. Warum diese und weitere Gründe auch für kleinere Unternehmen für einen Umstieg auf Microsoft 365 Business sprechen, erfahren Sie in diesem Artikel.

    Mit Microsoft 365 Business beschleunigen Sie aufgrund der integrierten Anwendungsstruktur die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen. Sie und Ihre Mitarbeiter:innen können die vielfältigen Tools der Suite ganz an Ihre Bedürfnisse anpassen, um Aufgaben und Workflows zu optimieren. Das Programmpaket verbessert nicht nur die täglichen Arbeitsabläufe von Einzelpersonen und ganzen Projektteams, sondern es sprechen viele weitere Gründe für den Umstieg auf das cloudbasierte Microsoft 365 Business. Nicht zuletzt entfällt durch den Verzicht auf eine eigene Exchange-Umgebung (On-Premises-System) das Einspielen von Updates.

    Inhaltsverzeichnis

    1. Alle Anwendungen unter einem Dach und aus der Cloud2. Arbeiten von überall aus3. Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten und Projekten4. Ein Multiplattform-System für alle Endgeräte

    1. Alle Anwendungen unter einem Dach und aus der Cloud

    Einer der Hauptvorteile von Microsoft 365 Business ist der Umfang: Neben klassischer Bürosoftware wie Word, Excel und PowerPoint bietet die abonnementbasierte Anwendungssuite eine Vielzahl weitere Apps und Funktionen. Dazu gehört beispielsweise Outlook als vollintegrierter E-Mail-Client mit angeschlossenen Kalenderfunktionen, ein sogenannter „Personal Information Manager“.
    Mit Microsoft Teams erhalten Sie zudem eine umfangreiche Kollaborationsanwendung, in der Sie die Kommunikationskanäle Ihres Unternehmens zusammenführen können. Weitere Dienste wie Planner erleichtern Ihnen auf Wunsch das Projektmanagement; und in den Lizenzen ab Microsoft 365 Business Standard steht Ihnen bei Bedarf mit SharePoint eine umfassende Ressourcenverwaltung für Ihre Cloud-Daten zur Verfügung.
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    2. Arbeiten von überall aus

    Microsoft 365 Business ist primär eine cloudbasierte Anwendung, doch nicht ausschließlich: Sie können sich ab der Business-Standard-Lizenz aussuchen, ob sie die Programmsuite lokal auf Ihrer Festplatte speichern oder direkt im Browser aus der Cloud heraus ausführen möchten. Damit sind Sie im Zweifel nicht auf eine Internetverbindung angewiesen, um Dokumente bearbeiten zu können.
    Die von Ihnen bearbeiteten Dateien können Sie lokal speichern oder im integrierten Cloud-Speicher OneDrive sichern. Damit ermöglichen Sie die automatische Synchronisierung mit weiteren berechtigten Geräten und Nutzer:innen – innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens.
    Bereits in der kleinsten Business-Variante integriert Microsoft 365 Business 1 Terabyte Cloud-Speicherplatz pro Benutzer:in. Theoretisch können Sie den Speicher darüber hinaus unbegrenzt erweitern. Damit steht Ihnen begleitend zu den Anwendungen von Microsoft 365 Business immer genug Platz für Ihre Projekte und Unternehmensdaten in der Cloud zur Verfügung.
    Mobiles Arbeiten ist mit Microsoft 365 Business ebenfalls kein Problem: Da Sie nicht auf eine lokale Installation auf Ihrem Gerät angewiesen sind, können Sie von jedem Ort mit Internetverbindung auf Ihre Daten in der Cloud zugreifen und diese im Browser mit den Apps von Microsoft 365 Business bearbeiten.

    3. Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten und Projekten

    Sie können die täglichen Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen durch die Arbeit mit Microsoft 365 Business vereinfachen und beschleunigen: Die Programm- und Funktionsvielfalt unter einem Dach bietet einen integrierten Arbeitsablauf über alle Komponenten von Microsoft 365 Business hinweg. Haben Sie ein Projekt gestartet, können Sie daran anwendungsübergreifend und gemeinsam mit anderen Personen in Ihrem Unternehmen weiterarbeiten. Dabei kann Sie auf Wunsch auch das KI-Tool Microsoft 365 Copilot unterstützen.
    Ein Beispiel: Wenn Sie eine Produktpräsentation erstellen, können Sie damit in Word beginnen und die Datei mittels OneDrive in der Cloud speichern. Danach fügen Kolleg:innen etwa Tabellen oder andere Elemente aus Excel hinzu. Bei einer anschließenden Projektbesprechung im ebenfalls integrierten Microsoft Teams arbeiten Sie dann gemeinsam in Echtzeit daran weiter.
    Haben Sie die Präsentation fertiggestellt, geben Sie die Datei einfach per SharePoint für andere Personen frei. Alternativ können Sie die Datei per Outlook als E-Mail versenden, bevor Sie beispielsweise Ihren Kund:innen oder anderen Personengruppen das Projekt per PowerPoint on- oder offline präsentieren.

    4. Ein Multiplattform-System für alle Endgeräte

    In Unternehmen kommen normalerweise viele unterschiedliche Endgeräte zum Einsatz. Dazu zählen Rechner an festen Büroarbeitsplätzen und Mobilgeräte wie Notebooks, Tablets und Smartphones. Wenn es keine Unternehmensrichtlinien zum Gebrauch der mitgebrachten Geräte von Angestellten gibt („Bring Your Own Device“), unterscheiden sich diese häufig auch hinsichtlich des Betriebssystems und der Konfiguration.
    Nutzen Sie Microsoft 365 Business, stellt dies für die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen kein Problem dar: Sie und Ihre Mitarbeiter:innen können Microsoft 365 Business auf allen gängigen Plattformen und Geräten gleichermaßen nutzen. Es ist nicht notwendig, separate Lizenzen für etwa Windows, macOS und Android zu erwerben. Gleichzeitig stehen Ihnen die Daten durch die Synchronisation per Cloud sofort auf anderen Geräten zur Verfügung – zum Beispiel, wenn Sie unterwegs per Tablet an einer Datei gearbeitet haben und dies im Büro am PC fortsetzen möchten.
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    5. Nie wieder Updates einspielen

    Die Anwendungen von Microsoft 365 Business stehen Ihnen per Cloud zur Verfügung, als Software-as-a-Service (SaaS). Dies bedeutet, dass Sie keine Lizenzen für lokal installierte Programme erwerben, sondern Software für einen Abonnementpreis nutzen, die Microsoft über das Internet bereitstellt. Bei SaaS als Cloud-Service müssen Sie sich weder um die Infrastruktur der Hardware kümmern, noch um das Hosting, also die Bereitstellung der Webanwendungen für Ihr Unternehmen. Einen eventuell vorhandenen eigenen Exchange-Server können Sie also getrost abstellen und gegebenenfalls für andere Zwecke nutzen. Dadurch sparen Sie Ressourcen, die Sie an anderer Stelle gewinnbringend einsetzen können.
    Microsoft als Anbieter sorgt in einer Microsoft 365 Business-Umgebung dafür, dass Ihnen immer die aktuellen Versionen der Programme in der Cloud bereitstehen – und je nach gewählter Lizenz auch als installierbare Anwendungen für sämtliche Nutzer:innen. Auf diese Weise enthalten Sie jederzeit automatisch neue Funktionalitäten, Fehlerbehebungen und Sicherheitsupdates – und nie wieder bremst Sie ein lokales Update zur falschen Zeit aus. So wahren Sie jederzeit die volle Produktivität und mögliche Sicherheitsrisiken durch fehlende Updates bleiben gleichzeitig auf ein Minimum begrenzt.

    6. Individuell anpassbare Lizenzen für maximale Flexibilität

    Auch den Funktionsumfang von Microsoft 365 Business können Sie bequem an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Dabei gilt: Sie bezahlen grundsätzlich nur für das, was Sie auch gebucht haben.
    Reichen Ihnen zum Beispiel bei einzelnen Mitarbeiter:innen Lizenzen für die Funktion der Apps im Browser aus? Dann genügt Microsoft 365 Business Basic. Sollen andere Mitarbeiter:innen im Büro mit den gängigen Apps wie Word, Excel und Co. am PC arbeiten? Dann ist Microsoft 365 Business Standard die passende Lizenz. Hier finden Sie die komplette Übersicht aller Microsoft 365 Business-Lizenzen mit Vodafone Services.
    Übrigens: Für große Unternehmen ab 300 Mitarbeiter:innen eignen sich wiederum die unterschiedlichen Microsoft 365 Enterprise-Lösungen. Bei Vodafone unterstützen wir Sie gerne dabei, die richtige Lösung von Microsoft 365 Business für Ihre Bedürfnisse zu finden – egal für welche Unternehmensgröße.

    7. Datensicherheit auf höchstem Niveau

    Auch für die Sicherheit ist bei Microsoft 365 Business gesorgt: Outlook verschlüsselt Ihre E-Mails zum Schutz Ihrer persönlichen und geschäftlichen Informationen mit dem „Advanced Encryption Standard“ (AES). Diese Blockverschlüsselung mit einer Schlüssellänge von 256 Bit ist sicherer als die bei anderen E-Mail-Programmen meist übliche einfache SSL-Verschlüsselung (SSL = Secure Socket Layer).
    Microsoft verschlüsselt auch den OneDrive-Speicher mit AES- und SSL-Protokollen zur Datenübertragung von der und in die Cloud. Höhere Lizenzen von Microsoft 365 Business bieten zudem eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) sowie weitergehende Funktionen zum Schutz vor Cyberbedrohungen wie Ransomware und Phishing. Durch die Serverstandorte in Deutschland erfüllt die Microsoft-Cloud die Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
    Arbeiten am Tablet im Gegenlicht

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    8. Transparente Kosten ohne Überraschungen

    Bei Microsoft 365 Business bezahlen Sie nur das, was Sie benötigen. Statt teuren Lizenzen für On-Premises-Lösungen mit unter Umständen nie genutzten Funktionen können Sie im Rahmen des Abonnementmodells genau den Funktionsumfang buchen, den Sie brauchen. Außerdem entfällt damit die Notwendigkeit, lokale Lizenzen nach deren Ablauf zu erneuern.
    Sie können die Anzahl der Lizenzen für Microsoft 365 Business flexibel an veränderte geschäftliche Erfordernisse anpassen und je nach Bedarf erhöhen oder vermindern. Programmupdates stehen Ihnen dabei jederzeit ohne Aufpreis zur Verfügung – auch dies ist ein Vorteil gegenüber lokalen Installationen mit beschränkten Supportzeiträumen.

    9. Entlastung Ihrer IT-Abteilung

    Mit Microsoft 365 Business und Vodafone Services entlasten Sie Ihre firmeneigene IT: Sie benötigen keine eigenen Administrator:innen zum Betrieb und zur Bereitstellung der Anwendungen für Ihre Belegschaft. Gleichzeitig ist es nicht notwendig, eigene Server zu betreiben und zu warten. Auf diese Weise sparen Sie nicht nur laufende Kosten, sondern auch die regelmäßige Erneuerung der Hardware entfällt dank des praktischen Software-as-a-Service-Modells von Microsoft 365 Business.
    Unternehmen erhalten mit Microsoft 365 Business in Verbindung mit den Vodafone Services eine Komplettlösung, bei denen Expert:innen von Vodafone den gesamten IT-Support und das Nutzermanagement abdecken: Vom Onboarding auf Wunsch mit Daten- und E-Mail-Migration, über das fortlaufende User-Management inklusive Help Desk Support bei Fragen und Problemen rund um Microsoft 365 Business ist alles dabei.
    Weder Sie noch Ihre Angestellten müssen sich dann mit der Verwaltung von Accounts oder der Anpassung von Tools und Updates für Ihr Unternehmen befassen. Sie benötigen also keine besondere IT-Expertise oder eine eigene IT-Abteilung, um effektiv mit Microsoft 365 Business zu arbeiten. Gleichzeitig sorgen wir auch für die Durchsetzung aller Richtlinien zur Datensicherheit und Compliance.
    Vodafone stellt mit seinen Services rund um die Themen Installation, Wartung und Betrieb von Microsoft 365 Business sicher, dass Sie sich bei der Arbeit mit voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
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    9 Gründe für den Umstieg auf Microsoft 365 Business: Das Wichtigste in Kürze

    • Microsoft 365 Business bietet Anwendungen für jedes geschäftliche Bedürfnis: klassische Bürosoftware ebenso wie umfangreiche Kollaborationsanwendungen für die gemeinsame Arbeit im Unternehmen.
    • Damit garantiert die umfangreiche Programmsuite einen Workflow ohne Unterbrechungen, der Ihre täglichen Geschäftsprozesse beschleunigt.
    • Da Microsoft 365 Business in der Cloud bereitsteht, können Sie von jedem Ort aus an Ihren Dateien arbeiten – egal ob per PC oder Mobilgerät.
    • Alle Benutzer:innen erhalten automatisch einen Cloud-Speicher von 1 Terabyte für Ihre Daten. Dieser ist flexibel erweiterbar.
    • Microsoft legt Wert auf Sicherheit: E-Mails und Cloud-Daten werden per AES-Protokoll verschlüsselt. In den höheren Business-Lizenzen von Microsoft 365 erhalten Sie weitere umfangreiche Cybersecurity-Funktionen für die Sicherheit Ihrer Daten.
    • Entlastung Ihrer IT-Abteilung: Neben den transparenten Kosten durch das praktische Abonnementmodell und die kostenlosen Updates sinkt Ihr Verwaltungsaufwand enorm. Sie benötigen keine eigenen Server oder andere neue Hardware, um die Funktionen von Microsoft 365 Business bereitzustellen – und die Administration rund um Ihre Firmenlizenzen können Sie an Vodafone abgeben. Wenden Sie sich dazu gerne an uns.
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      # Tags:OfficeMicrosoft 365ServiceUCC
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