Was sind mobile Daten und was sollten Sie darüber wissen?

• Datenverbrauch im Ausland: Bei Dienstreisen ins Ausland, insbesondere außerhalb der EU, gelten oft andere Tarife und auch Ihr Datenvolumen kann deutlich geringer sein als im Inland. Durch Datensparsamkeit kommen Sie dort länger mit Ihrem Volumen aus. Tipp: Alternativ können Sie Auslands-Datenpakete hinzubuchen. Dann surfen Sie außerhalb von Deutschland im gleichen Tarif wie am Firmensitz oder sogar mit Flatrate.
• Datenverbrauch durch Apps: Für Smartphones gibt es eine Vielzahl an oft kostenlosen Apps auf Google Play beziehungsweise im App Store von Apple. Doch viele dieser Anwendungen senden permanent Daten an ihren Hersteller und verlangen regelmäßige Updates. Seien Sie sparsam mit der Installation vermeintlich praktischer Software-Werkzeuge – zumal Sie in der Regel auch nicht sicher sagen können, welche Daten genau die Apps versenden. Empfehlung: Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen hierzu den Kurzratgeber „Sicherer Umgang mit Apps auf mobilen Geräten“ des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an die Hand. Diesen finden Sie auf den Seiten des BSI im Internet.
• Generelle Datenspeichernutzung: Egal, ob Daten über das Mobilfunknetz oder beispielsweise Ihr Firmen-WLAN auf dem Smartphone landen: Ältere Endgeräte sind oft nicht für größere Datenmengen ausgelegt, wie sie heutzutage vielfach anfallen. Bei vielen Smartphones können Sie beispielsweise den Speicher nachträglich nicht mehr erweitern und dieser läuft dann leicht mit Daten voll. Durch Datensparsamkeit können Sie die Nutzungsdauer dieser Endgeräte etwas erhöhen. Sie können aber auch Angebote wie Vodafone Business Rent and Care nutzen. Dann haben Sie immer aktuelle Smartphones und Tablets für Ihr Team.

• E-Mail-Abruf passend einstellen: Kontrollieren Sie, wie oft Ihr E-Mail-Programm neue E-Mails abruft. Meist reicht ein automatischer Abruf alle fünf Minuten bei der täglichen Arbeit völlig aus.
• Kleinere Bilddateien verwenden: Versenden Sie Ihre mit dem Smartphone aufgenommenen Bilder nicht in der höchstmöglichen Auflösung. Bei modernen Smartphone-Kameras sind die Bilder oft 10 bis 20 Megabyte groß. So große Dateianhänge werden aber von vielen E-Mail-Servern ohne Rückmeldung abgelehnt – die E-Mails kommen also eventuell gar nicht beim Empfänger an.
• Datensparende Back-ups erstellen: Nutzen Sie bei der mobilen Datensicherung differenzielle Back-up-Verfahren. Dann werden nur jene („differierenden“) Daten gesichert, die sich seit dem letzten Back-up verändert haben.
• Geeignete Datenformate bevorzugen: Wenn Sie häufig Daten an viele Mitarbeiter:innen weitergeben, können Sie mit den passenden Datenformaten viel Datenvolumen sparen. Der Mitschnitt einer Videokonferenz verbraucht mehr mobile Daten als die Zusammenfassung derselben Videokonferenz in Textform. Mit künstlicher Intelligenz wie dem Microsoft Copilot können Sie derartige Zusammenfassungen aus Videos sogar automatisiert erstellen lassen und dann ganz einfach weiterverteilen.
• Günstige Tageszeiten für die Datensicherung nutzen: Automatisieren Sie datenhungrige Prozesse wie Back-ups oder die Synchronisierung Ihres Benutzerverzeichnisses und legen Sie diese Datenverkehre möglichst in Zeitfenster, in denen Ihr Endgerät üblicherweise im Firmennetz eingebucht ist.
• Passenden Videohintergrund verwenden: Richten Sie in Ihrer Videokonferenz-Software einen schlichten, einfarbigen Bildhintergrund ein, den Sie auf Reisen verwenden. Je weniger bewegte Inhalte Ihre Kamera im Bildhintergrund mit aufnehmen und übertragen muss, desto weniger Daten fallen insgesamt für die Videoaufzeichnung an. So sparen Sie nicht nur mobile Daten, wenn Sie unterwegs am Flughafen oder aus dem Hotel an Konferenzen teilnehmen. Im Idealfall gibt es dadurch auch weniger Bild- und Tonausfälle bei einer schlechten Verbindung.
• Verlinkungen für große Dokumente nutzen: Wenn Sie eine Präsentation oder eine andere große Datei an viele Kolleg:innen verteilen möchten, nutzen Sie hierfür Ihren gemeinsamen Dateiordner im Firmennetz und verteilen Sie nur einen Link auf die Datei – statt die Datei direkt zu verschicken. Viele Kolleg:innen möchten unterwegs ohnehin nicht die ganze Präsentation auf Ihr Smartphone erhalten, sondern diese lieber bei passender Gelegenheit selbst abrufen. Nichts ist ärgerlicher als das verzögerte Herunterladen der Bordingcard auf dem Weg zum Flieger, weil der mobile Datenverkehr noch durch den Download anderer, großer E-Mail-Anhänge blockiert ist.
• Künstliche Intelligenz passend einsetzen: Viele Apps von der Business-Software bis zum Bildbearbeitungsprogramm setzen heute auf künstliche Intelligenz (KI). Damit können Sie bei der Arbeit viel Zeit sparen. Doch einige KI-Werkzeuge brauchen dafür eine sehr schnelle Datenanbindung an die jeweilige Hersteller-Cloud und versenden reichlich Daten. Seien Sie daher in Umgebungen mit schlechter Internet-Anbindung zurückhaltend mit solchen KI-Funktionen oder nutzen Sie Tools, die auf Edge Computing setzen und ihre KI-Berechnungen direkt auf Ihrem Smartphone ausführen.
• Cloud-Services nutzen: Viele Firmennetze sind von außerhalb nur über eine VPN-Verbindung erreichbar. Das erhöht den Cyberschutz, kann aber auch Ihre Datenverbindung ausbremsen, etwa bei Downloads aus einem schlecht angebundenen Abteilungsordner. Prüfen Sie daher, ob Sie wichtige Daten für Ihr Team in eine externe Private Cloud auslagern können, die an Ihren bevorzugten Arbeitsorten im In- und Ausland besonders gut an den jeweiligen Internet-Backbone angebunden ist. Wie schnell der Zugriff auf Reisen funktioniert, verrät Ihnen Ihr Cloud-Dienstleister.

Mobile Daten besonders schnell per 5G