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Unified Communication

Was ist Microsoft Dynamics 365?

Portrait von Dr. Lorenz SteinkeLorenz Steinke
19.12.2023
10 Min.

    Alle wichtigen Informationen zu Kundenkontakten, Produkten und Warenbestand stets im Überblick. Microsoft liefert mit Dynamics 365 die passende integrierte Software dafür und passt seine Softwaresuite auch an unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen an. So erhalten kleine und mittelständische Firmen leistungsfähige Planungswerkzeuge, wie es sie bisher nur für große Konzerne gab.

    Als Enterprise Resource Planning (ERP) wird die Planung, Steuerung und Verwaltung aller wichtigen Ressourcen im Unternehmen bezeichnet. Dazu gehören Maschinen und Betriebsmittel ebenso wie die Arbeitszeit der Mitarbeiter:innen oder der Warenein- und ausgang. Viele große Unternehmen setzen hierbei traditionell auf Produkte wie SAP ERP (ehemals R/3) und Oracle Cloud ERP. Der Markt wächst rasant, allein in Deutschland setzen Anbieter mit ERP-Lösungen mehr als zwei Milliarden Euro im Jahr um.

    Inhaltsverzeichnis

    Was ist Microsoft Dynamics 365? Business-Anwendungen, die in Dynamics 365 aufgegangen sind Programmfunktionen für unterschiedliche Geschäftsbereiche Die Vorteile von Microsoft Dynamics 365

    Was ist Microsoft Dynamics 365?

    Ist MS Dynamics 365 ein ERP-System?

    Microsoft Dynamics enthält zahlreiche Anwendungen für das Enterprise Resource Planning. Es bietet Ihnen darüber hinaus aber viele weitere Werkzeuge und Funktionen, beispielsweise für Ihr Kundenkontaktmanagement oder den Vertrieb.

    Sie möchten wissen, wie zufrieden Ihre Kund:innen mit Ihren Produkten sind und ob Sie bei Ihrem Lieferanten Ware nachbestellen sollten, weil Sie einen saisonalen Nachfrage-Anstieg erwarten? Haben alle Ihre Mitarbeiter:innen in der Fertigung bereits die verpflichtende Online-Sicherheitsschulung absolviert? Nur zwei von vielen gängigen Fragen im Geschäftsleben, die sich per integrierter Software leichter beantworten lassen. Gleich zwei für jedes Unternehmen zentrale Funktionen vereinigt Microsoft deshalb in seiner Software-Suite Dynamics 365 unter einer gemeinsamen Oberfläche. Während das Customer-Relationship-Management (CRM) die Beziehungen zwischen Kund:innen und Unternehmen regelt, wird über das Enterprise-Resource-Planning (ERP) die Planung, Steuerung und Verwaltung aller für die Geschäftsprozesse notwendigen Ressourcen organisiert.  Beides zusammen wirdseit 2016 unter dem Dach von Microsoft Dynamics 365 zusammengefasst und in Form einzelner Module als Cloud-Angebot per SaaS bereitgestellt. So können Sie aus einem Software-Baukasten die zu Ihrer Branche und Ihrem Unternehmen jeweils passenden Anwendungen direkt in der Cloud zusammenstellen. 
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    Business-Anwendungen, die in Dynamics 365 aufgegangen sind

    Microsoft Dynamics 365 ist kein komplett neues Produkt. Es setzt auf bekannte Microsoft-Anwendungen auf, die bereits seit vielen Jahren am Markt etabliert und damit vielen Anwender:innen vertraut sind. Entwickelt hat sich Microsoft Dynamics 365 aus den einstigen Microsoft Business Solutions. Diese wiederum gingen aus teils eingekauften, teils hauseigenen Business-Anwendungen hervor. In der Suite aufgegangen sind unter anderem: 
    • Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations (ehemals Microsoft Dynamics AX, davor ehemals Axapta von Navision-Damgaard) für die objektorientierte Organisation von ERP-Aufgaben in mittleren und größeren Unternehmen 
    • die Unternehmensverwaltung Business Central (ehemals Microsoft Dynamics NAV und davor Navision) 
    • Microsoft Dynamics GP (ehemals Great Plains), als Mid-Market-Software für Unternehmensbuchhaltung und Ressource-Planning sowie 
    • Microsoft Dynamics SL (ehemals Solomon), eine ERP-Software für kleinere Unternehmensstrukturen für Projektmanagement, Buchhaltung, Finanzen, Produktion, Außendienst und Supply Chain Management 
    • Microsoft Retail Management System (ehemals Microsoft Dynamics RMS Store Operations und davor Quicksell) 
    Daneben enthält die Business-Suite weitere Anwendungen, die speziell für die Business Solutions oder Dynamics 365 entwickelt wurden.
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    Programmfunktionen für unterschiedliche Geschäftsbereiche

    Mit der Neustrukturierung als Software-Suite Dynamics 365 sortiert sich das Paket heute entsprechend der Geschäftsbereiche, denen es seine Funktionen zur Verfügung stellt. Im Hintergrund werden alle Daten im Workflow durchgereicht. Zugleich gibt es Schnittstellen zu weiteren Microsoft-Anwendungen wie Sharepoint, Teams, Outlook oder anderen Office-Anwendungen. 
    • Im Segment „Kundendatenplattform“ finden Sie Tools, die Ihre Kundendaten erfassen und pflegen, Kundenströme verfolgen und per integrierter KI Abwanderungstrends, Abonnementnutzung oder Kundenverhalten und -zufriedenheit analysieren. Darüber hinaus helfen die Tools dabei, Rückmeldungen Ihrer Kund:innen auszuwerten, um hieraus Rückschlüsse für die Optimierung des Verkaufsprozesses(Customer Journey) zu gewinnen. 
    • Ihre Lieferkette überwachen und optimieren Sie mittels Dynamics 365 Supply Chain Management. Automatisierte Bestellservices und eine kanalübergreifende Omnichannel-Bestandsdatenübersicht sollen Ihnen helfen, Ihre Lagerbestände in Echtzeit zu überwachen und Einkaufsprozesse notfalls manuell anzustoßen. Hier sind außerdem Lern-Werkzeuge eingebunden, über die Sie Mitarbeiter:innen in der Fertigung oder Techniker:innen im Außendienst in einzelnen Prozessen oder im Umgang etwa mit erklärungsbedürftigen Ersatzteilen schulen. 
    • Ihr Geschäftsbereich Vertrieb erhält mit Microsoft Dynamics 365 Applikationen für die Identifikation und Ansprache einzelner Käufergruppen sowie Vorschläge für standardisierte, themenbezogenen Kundenansprache. Außerdem erkennt die Software Kund:innen, die aufgrund bisheriger Geschäftsvorfälle oder eines in letzter Zeit geänderten Einkaufsverhaltens besondere Aufmerksamkeit und Ansprache erfordern. 
    • In der Rubrik Service fasst Microsoft Dynamics 365 Anwendungen für den Kundenservice, den Außendienst (Field Service) und den Bereich Remote Assist zusammen. Letzterer liefert über Microsofts Mixed-Reality Plattform HoloLens beispielsweise den Service-Techniker:innen vor Ort, aber auch Endkund:innen Reparatur- oder Wartungsanleitungen. 
    • Für den Bereich Human Resources (HR) bietet die Software-Suite Tools für die Selbstverwaltung von Mitarbeiter:innen, etwa das eigenständige Buchen von Fortbildungen, die Kontrolle des Arbeitszeitkontos oder die Leistungsnachverfolgung. Für Führungskräfte gibt es hier eine Oberfläche zur Teamleistungs- und Feedbacknachverfolgung sowie eine Schnittstelle zu Microsoft Teams. 
    • Die Finance-Funktionen liefern Kontenpläne, erlauben automatisiertes Forderungs-Management und intelligentes Reporting an die Geschäftsleitung. Den regionalen Speicherort Ihrer Finanzdaten innerhalb des SaaS-Angebotes definieren Sie dabei als Kunde selbst. 
    • Ihre Marketing-Abteilung entwickelt aus Rückmeldungen von Kund:innen oder aus dem Vertrieb geeignete Marketing-Kampagnen, die Sie via Microsoft Dynamics 365 anstoßen, überwachen und auswerten. 
    Gut gelaunter Mann mit einem Headset vor einem Notebook.

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    Die Vorteile von Microsoft Dynamics 365

    Microsoft Dynamics 365 konnte seine Marktanteile im umkämpften ERP-Markt über die letzten Jahre fast kontinuierlich ausbauen. Dabei profitiert die Microsoft-Suite von einigen Vorteilen, die auch für Ihr Unternehmen wertvoll sein können: 
    • Microsoft Dynamics 365 enthält zahlreiche Schnittstellen und Konverter zu anderen Microsoft-Produkten, etwa zu den Office-Programmen Word und Excel. Das erleichtert das integrierte Arbeiten mit ERP-Modulen und Office-Anwendungen. 
    • Durch Eigenentwicklungen und den Zukauf etablierter Spezialanbieter und deren Anwendungen hat Microsoft eine umfassende ERP-Suite geschaffen, die branchenübergreifend funktioniert. 
    • Durch das offene Lizenzmodell können Sie sich genau die passenden Module für Ihre Business-Prozesse zusammenstellen und nur diese buchen und an Ihren Bedarf anpassen. 
    • Durch die Architektur als SaaS-Paket mit optionaler Datenspeicherung in der Cloud werden Sicherheitsfeatures wie Business Continuity und Disaster Recovery auch unter Microsoft Dynamics 365 möglich. So können Sie im Idealfall selbst bei einem Stromausfall oder einem Cyberangriff nahtlos weiterarbeiten. 

    Alternativen zu Microsoft Dynamics 365

    Lange Zeit galten ERP-Lösungen als komplex, teuer und aufwändig zu installieren, weswegen sie vor allem in Großunternehmen zum Einsatz kamen. Rund zwei Jahre dauerte es im Schnitt von der Erstellung eines Lastenheftes bis zur vollständigen Inbetriebnahme eines ERP-Software in größeren Organisationen. Inzwischen haben sich diese Zeiten zum Teil deutlich verkürzt. Zudem können viele Anpassungen und Erweiterungen auch im laufenden Betrieb über Updates oder das Hinzubuchen weiterer Module realisiert werden.   
    Mit dem Aufkommen cloudbasierter Individuallösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen ist ERP auch für den Mittelstand interessant geworden. Das gilt für Microsoft Dynamics 365 ebenso wie für die – inzwischen mehrheitlich ebenfalls cloudbasierten – Produkte der großen Wettbewerber: 
    • Marktführer bei den ERP-Lösungen ist der deutsche Hersteller SAP mit SAP ERP. Die Software wurde früher als R/3 und danach als mySAP vermarktet. Inzwischen ist SAP ERP zu einer umfangreichen Produktfamilie mit vielen unterschiedlichen Branchenlösungen und Lokalisierungen gewachsen. R/3 ging im Kern aus einer Finanzbuchhaltung hervor, die an Großkunden wie Konzerne und Behörden adressiert war. SAP war damit besonders in Deutschland lange Zeit Quasi-Industriestandard für Großunternehmen. Seitdem gewinnt SAP ERP aber auch im Mittelstand vermehrt Marktanteile. Die SAP-Lösung steht im Ruf, sehr komplex zu sein und benötigt daher viel Einarbeitungsaufwand. 
    • Auf Platz zwei folgt die Oracle Cloud ERP-Suite des texanischen Hard- und Softwareherstellers Oracle. Das Unternehmen kommt aus der Datenbankentwicklung (Oracle Database) und vertreibt daneben auch Server- und Speicherlösungen sowie kombinierte Produkte. Vor einigen Jahren übernahm der Konzern den Hard- und Software-Hersteller Sun, wodurch die Programmiersprache Java zur Oracle-Tochtermarke wurde. Java gehört heute zu den beliebtesten Programmiersprachen nicht nur in der ERP-Entwicklung, was Oracle in diesem Punkt einen leichten Heimvorteil verschafft. 
    • Der britische Software-Hersteller Sage entwickelte seine ERP-Lösungen aus Anwendungen für die Personalwirtschaft und das Customer-Relationship-Management. Zum heutigen Portfolio gehören unter anderem Sage X3 (ehemals Sage ERP X3) für Mittelständler mit 100 bis 500 Mitarbeitern, Sage 100 (ehemals Office Line 24) für kleinere Unternehmen und das windowsbasierte Sage 300 (ehemals ACCPAC). Im Unterschied zu den Wettbewerbern SAP und Oracle hat Sage seine Lösungen nicht aus dem Großkundengeschäft herunterskaliert, sondern ist schon immer auf den Mittelstand ausgerichtet. 
    Die häufig wechselnden Produktnamen deuten es bereits an: Der Markt für ERP-Lösungen befindet sich in einem dynamischen Wandel. Die führenden Anbieter migrieren ihre ERP-Lösungen in die Cloud und stellen dabei immer neue Branchenpakete zusammen oder integrieren Technologien wie künstliche Intelligenz und Big Data Analytics. Die auch weiterhin lieferbaren On-Premises-Lösungenfür die Installation auf Endgerätenam Kundenstandort verlieren demgegenüber stetig Marktanteile und Bedeutung. Durch die Zweigleisigkeit aus Cloud- und On-Premises-Lösungen gibt es aktuell eine Vielzahl an Produkten auf dem Markt. 
    Für die meisten Firmen ist die Wahl eines ERP-Partners eine strategische Entscheidung, die auf viele Jahre die internen Prozesse bestimmen und prägen wird. Daher sollten Sie die einzelnen Produkte sorgsam vergleichen, auf ihre Eignung für Ihre jeweiligen Geschäftsfälle prüfen und sich dabei gegebenenfalls beraten lassen.  
    Dabei sollten Sie nicht nur auf Ihre originären ERP-Prozesse schauen, sondern auch auf die Einbindung in weitere Unternehmensabläufe, beispielsweise in Ihrer Warenwirtschaft, beim Customer-Relationship-Management (CRM) oder Ihrem Rich Business Messaging (RBM).
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    Welches Lizenzmodell ist das Richtige?

    Microsoft vermarktet die Applikationen von Dynamics 365 über ein Netzwerk aus Resellern und Beratungsunternehmen, die meist auf bestimmte Branchen spezialisiert sind. Ein besonderer Fokus liegt hierbei auf Einzelhandel, Dienstleistung, Fertigung, Finanzdienstleistungen und der öffentlichen Verwaltung. Bei der Suche nach den passgenauen Lösungen unterstützen wir Sie gern – sprechen Sie uns einfach an.

    Microsoft Dynamics 365 und die DSVGO

    ERP-Systeme erfassen und speichern üblicherweise auch persönliche Daten, beispielsweise von Ihren Mitarbeiter:innen und Ihren Kund:innen. Alle in der EU ansässigen oder tätigen Unternehmen müssen deshalb innerhalb ihrer ERP-Installationen auch die Vorgaben Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten und erfüllen. 
    Neben den Prinzipien der Datensparsamkeit und der obligatorischen Einwilligung von Mitarbeiter:innen und Kund:innen zur Erfassung persönlicher Daten ist insbesondere bei Cloudlösungen auch der Speicherort dieser Daten von besonderer Bedeutung.  Ein Datenstandort in der EU oder einem zertifizierten Drittstaat, eine sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von der Erfassung der Daten bis zu deren Speicherung sowie die Löschung nicht mehr benötigter persönlicher Daten gehören zu den grundlegenden Prinzipien eines DSGVO-konformen Umgangs mit Daten.
    Daher sollten Sie mit Ihrem ERP-Dienstleister auch dieses Thema bei der Einführung von Microsoft Dynamics 365 besprechen.Microsoft hat diesbezüglich in den vergangenen Jahren bereits einige Änderungen an seinen Software-Architekturen vorgenommen. Um sicher zu gehen, sollten Sie darüber hinaus noch weitere Maßnahmen ergreifen. So gibt es von verschiedenen Anbietern beispielsweise Erweiterungen oder Tool-Boxes für Microsoft 365 und Microsoft Dynamics 365, mit denen Sie Ihren Datenverkehr zwischen Abteilungen, Standorten und Cloudspeichern sicher verschlüsseln.  
    Ergänzend sollten Sie auch Ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig zum verantwortlichen und DSGVO-konformen Umgang mit persönlichen Daten schulen. Gerade integrierte Software-Lösungen bieten immer auch Möglichkeiten, persönliche Daten ungewollt unverschlüsselt weiterzugeben oder an Orten zu speichern, die nicht der DSGVO entsprechen.
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    Das Wichtigste zu Microsoft Dynamics in Kürze

    • Microsoft Dynamics 365 ist eine Software-Suite für das Enterprise Resource Planning (ERP).  
    • Darüber hinaus enthält das Software-Paket Applikationen für Customer-Relationship-Management (CRM). 
    • Als cloudbasierte SaaS-Lösung ist Microsoft Dynamics 365 modular aufgebaut, sodass Sie sich ein Anwendungspaket speziell für Ihre Branche und Unternehmensgröße zusammenstellen können. 
    • Auch kleine und mittelständische Unternehmen finden innerhalb der Suite Lösungen für ihre jeweiligen Geschäftsprozesse. 
    • Eine einmal eingeführte ERP-Lösung wird in der Regel über viele Jahre genutzt. Daher sollten Sie sich vor der Entscheidung für eine Lösung umfassend beraten lassen.
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    Portrait von Dr. Lorenz SteinkeLorenz Steinke
    19.12.2023
      # Tags:UCCDigitalNew WorkMicrosoft 365Business BasicsOffice
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