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Homeoffice-Ausstattung: Tipps für ideale Arbeitsbedingungen

In den vergangenen Jahren hat das Homeoffice enorm an Bedeutung gewonnen. Immer mehr Arbeitnehmer:innen arbeiten regelmäßig von zu Hause aus. Unternehmen und Angestellte stehen jedoch vor der Herausforderung, die Arbeit effizient in die eigenen vier Wände zu verlagern. Viele stellen sich Homeoffice mit einem Notebook auf dem Sofa, ein paar Akten im Regal und einem griffbereiten Smartphone vor. Doch das reicht nicht aus: Die Homeoffice-Ausstattung sollte bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Möbel und Hardware sind wichtig, aber auch die passenden Programme und Prozesse spielen eine entscheidende Rolle. Modernes Cloud-Computing, zentrales Geräte- und Sicherheitsmanagement sowie klare Absprachen und Kommunikation sind notwendig, damit die Arbeit im Homeoffice funktioniert. Diese Faktoren sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen im Homeoffice nicht nur zufriedener sind, sondern auch produktiver arbeiten.

Dieser Artikel erklärt, worauf Sie achten müssen, wenn Ihre Belegschaft teilweise im Homeoffice arbeitet – und welche Vorteile und Herausforderungen damit verbunden sind.

Inhaltsverzeichnis

Was Ihre Angestellten im Homeoffice benötigen

Büromöbel

Schreibtisch und Stuhl: Die wichtigsten Möbelstücke sind ein passender Schreibtisch und ein entsprechender Schreibtischstuhl. Als Hauptarbeitsmittel neben dem Rechner sollten Sie am Sitzmobiliar keinesfalls sparen. Fehlhaltungen können bei stundenlanger Schreibtischarbeit zu gesundheitlichen Schäden führen. Küchenstuhl und Esstisch eignen sich allenfalls, um gelegentlich dort zu arbeiten – als dauerhafter Homeoffice-Arbeitsplatz ist dieser Ort nicht zu empfehlen. Stattdessen sind ergonomisch geformte Büromöbel und gegebenenfalls ein höhenverstellbarer Schreibtisch das Mittel der Wahl. Vor allem ein Wechsel zwischen Sitzen und Stehen kann Verspannungen und Rückenschmerzen vorbeugen. Für kleinere Wohnungen mit begrenztem Platz zum Arbeiten ist beispielsweise ein Wandklapptisch mit höhenverstellbarem Board eine Alternative. Tageslichtlampen nutzen: Ein weiterer wichtiger Faktor ist das Licht. Oft sind die Räume, die für die Arbeit im Homeoffice genutzt werden, zu klein und schlecht beleuchtet. Oder er handelt sich um gewöhnliche Wohnräume, die umfunktioniert wurden. Die Lichtverhältnisse sind hier meist schlechter als im Firmenbüro, was zu Einschränkungen der Konzentration und Produktivität führen kann.
Hier helfen Tageslichtlampen. Sie erzeugen ein weiches Licht, das augenschonender ist und vor allem als natürlicher wahrgenommen wird. Sie simulieren das Sonnenlicht und dienen als Serotonin-Ankurbler. Spezielle Tageslichtlampen, die die UV-Strahlung imitieren, sind sogar Vitamin-D-Spender. Permanent schlechte Lichtverhältnisse können zu einer sogenannten Winterdepression führen; auch in diesem Fall kann eine Tageslichtlampe helfen und die Symptome lindern. Es empfiehlt sich entweder eine entsprechende Deckenlampe oder eine seitlich auf dem Schreibtisch platzierte Tischlampe.

Technische Ausstattung

Für ein funktionierendes Homeoffice gibt es in den meisten Fällen nicht viele technische Voraussetzungen – doch einige grundlegende Bedingungen sollten erfüllt sein. Dazu gehört ein schneller Internet-Anschluss mit entsprechend leistungsfähigem Router. An anderer Stelle im V-Hub finden Sie Tipps, wie Sie die Internet-Geschwindigkeit im Homeoffice steigern können.
Außerdem sollten die Geräte im Homeoffice den Anforderungen der heutigen Arbeitswelt entsprechen: Rechner/Notebook: Kernstück des Homeoffice ist in der Regel der Computer. Was Ihre Mitarbeiter:innen benötigen, hängt stark von ihren Tätigkeiten ab. In den meisten Fällen ist ein Laptop empfehlenswert – vor allem, wenn Kolleg:innen zwischen Homeoffice und Büro wechseln. Das Notebook sollte über ausreichend Rechenleistung und (Arbeits-)Speicherkapazität verfügen, um gängige Anwendungen für den Digital Workplace auszuführen. Meistens nennen die Hersteller von Tools auf ihren Webseiten die nötigen Systemvoraussetzungen. Erledigt Ihr Unternehmen rechenintensive Aufgaben, etwa im Grafikbereich, empfiehlt sich ein Desktop-Computer mit entsprechend leistungsfähiger Grafikkarte.
Monitor: Je nach Aufgabenbereich und dem zur Verfügung stehenden Platz ist ein zusätzlicher Monitor sinnvoll. Diesen schließen Ihre Mitarbeiter:innen an ihr Notebook an und erzeugen damit mehr Fläche, um z.B. gleichzeitig in verschiedenen Anwendungen zu arbeiten. Auch und gerade in Verbindung mit einem Desktop-Rechner sind mehrere Monitore hilfreich. Achten Sie generell auf eine gute Auflösung (mindestens Full HD), möglichst geringe Eingabeverzögerung (<20 ms) und eine hohe Bildwiederholfrequenz (>85 Hz), um die Augen an einem langen Arbeitstag zu schonen.
Webcam: Notebooks besitzen normalerweise eine fest verbaute Webcam – günstige Laptops arbeiten allerdings häufig mit schlecht auflösenden Kameras, die die Bildqualität vor allem bei schlechten Lichtverhältnissen schmälern. Achten Sie also auf eine vernünftige Auflösung (mindestens Full HD) und idealerweise auf eine Kameraklappe. Vorteil: Selbst wenn Kriminelle bei einem Cyberangriff auf die Webcam zugreifen, können sie dank der Klappe nichts sehen. Dasselbe gilt natürlich für separate Webcams für Standrechner.
Headset/Mikrofon: Egal, ob Sie eine interne oder externe Digitalkamera für Videobesprechungen verwenden – häufig liefern deren integrierte Mikrofone keine gute Audioqualität. Gerade wenn es im Homeoffice häufig Störgeräusche gibt, sollten Sie für Besprechungen und Anrufe auf ein Headset zurückgreifen. Hier reichen günstige Office-Headsets mit ausklappbarem Minimikrofon meist aus. Unterwegs genügt üblicherweise ein Smartphone-Headset.
Smartphone: Ein aktuelles Smartphone ist in diesem Zusammenhang schon fast selbstverständlich. Abgehende Anrufe lassen sich inzwischen so einstellen, dass im Display der Gesprächspartner:innen die Firmennummer erscheint. Voraussetzung ist jedoch, dass das Smartphone in die VoIP-Telefonanlage des Unternehmens eingebunden ist. Nach außen wirkt das Homeoffice damit wie ein normaler Büroarbeitsplatz im Unternehmen.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Ausstattung fürs Homeoffice: Die Kostenfrage

Es gibt kein Recht auf und auch keine Pflicht zum Homeoffice. Die Arbeit dort geschieht nach Absprache zwischen dem Arbeitgeber und seinen Angestellten. Einigen sich beide Seiten auf Tätigkeiten von zu Hause aus, muss der Arbeitgeber grundsätzlich für die Kosten aufkommen. Er hat dafür Sorge zu tragen, dass Mitarbeiter:innen im Homeoffice ihren Tätigkeiten auf die gleiche Weise nachgehen können wie am Firmenarbeitsplatz. Dazu zählen das Mobiliar sowie sämtliche Arbeitsmittel. Häufig sind Schreibtische und Stühle bei den Angestellten vorhanden, sodass es zumeist um die entsprechende technische Ausstattung geht, also Computer und Telekommunikationsgeräte. Daneben ist ein entsprechend eingerichteter Digital Workplace nötig, um die Mitarbeiter:innen in die betrieblichen Prozesse einzubinden.
Eine weitere wichtige Frage betrifft die laufenden Kosten im Homeoffice: Für Strom- und Telefonkosten beispielsweise muss ebenfalls der Arbeitgeber aufkommen – im Fall von geteilter geschäftlicher und privater Nutzung entsprechend anteilig beziehungsweise im Rahmen einer Aufwandspauschale.
Eine Sonderregelung betrifft das Prinzip Bring Your Own Device (BYOD): Hierbei nutzen Angestellte ihre privaten Geräte auch für geschäftliche Aufgaben. Dies erfordert allerdings eine klare Regelung und Verwaltung des Geräts durch den Arbeitgeber sowie die strikte Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Daten. Das funktioniert etwa durch getrennte Benutzerkonten, besondere Rechteverwaltung und separate Partitionen auf den Festplatten.
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Wichtige Grundlage: Klare Regeln und Vereinbarungen

Damit Homeoffice-Modelle in Unternehmen funktionieren, sind klare Regeln notwendig. Nur wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen sich auf gemeinsame Vereinbarungen stützen können, laufen die täglichen Geschäftsprozesse reibungslos und konfliktfrei ab. Aus diesem Grund halten Sie im Idealfall die Homeoffice-Regelungen Ihres Unternehmens schriftlich fest und kommunizieren diese offen gegenüber Ihren Mitarbeiter:innen.
Neben den oben aufgeführten Punkten zur technischen Ausstattung und zum Mobiliar sollten Ihre Homeoffice-Regelungen folgende Punkte berücksichtigen:
  • Feste Arbeitszeiten: Auch im Homeoffice sollten feste Arbeitszeiten gelten. Diese sind durch betriebliche oder individuelle Vereinbarungen anpassbar – Ihre Mitarbeiter:innen sollten sie in diesem Rahmen aber einhalten. Daneben sind natürlich auch flexible Arbeitszeitmodelle möglich.
  • Kontrollpflicht: Sie haben als Arbeitgeber:in eine gewisse Kontrollpflicht. Dabei dürfen Sie allerdings keine Rechte wie das Fernmeldegeheimnis oder das allgemeine Persönlichkeitsrecht missachten.Das wäre etwa bei Videoüberwachung im Homeoffice der Fall. Die Kontrolle der Arbeitszeiten und Arbeitsergebnisse erfolgt meistens mittels geeigneter Tools und auf Basis einer guten Projektplanung und -übersicht. Klare Regelungen, eine regelmäßige Kommunikation sowie konkrete Zielvorgaben festigen bei längerer Tätigkeit im Homeoffice das Vertrauen in die Mitarbeiter:innen.
  • Projektsteuerung: Die Projektsteuerung erfordert für Mitarbeiter:innen im Homeoffice etwas andere Herangehensweisen. Feste Besprechungs- oder Feedbacktermine sowie To-do-Listen sorgen für einen organisatorischen Rahmen. Technische Lösungen innerhalb des Digital Workplace wie Projektmanagement- und Kollaborationstools garantieren eine transparente Abbildung von Projektfortschritten und Arbeitszeiten. Ein Missbrauch der Arbeitszeit im vermeintlich „unüberwachten“ Homeoffice ist damit sehr unwahrscheinlich. Denn durch schlechte Arbeitsergebnisse oder häufige Abwesenheiten bei Kommunikationsversuchen würde es schnell auffallen, wenn jemand zu Hause nicht zuverlässig arbeitet.
Weitere Tipps finden Sie im V-Hub-Artikel zum Thema Führung im Homeoffice.
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Vorteile einer sinnvollen Homeoffice-Regelung

Neue und möglicherweise noch nicht erprobte Regelungen klingen vielleicht zunächst nach einem enormen Mehraufwand. Doch sie lohnen sich für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter:innen im Homeoffice meist schon nach kurzer Zeit. Explizite Absprachen und Regelungen sorgen für Transparenz und eine höhere Zufriedenheit auf beiden Seiten. Mit festen Regeln schaffen Sie für Ihre Angestellten Struktur und Verlässlichkeit, was sich auch positiv auf deren Produktivität auswirkt.
Präzise Regelungen sorgen besonders am Anfang dafür, dass Mitarbeiter:innen sich bei der Arbeit außerhalb der Firmenräume in einem vertrauten organisatorischen Rahmen bewegen. Auch die Unterstützung des Unternehmens hinsichtlich der Homeoffice-Ausstattung und der klaren Aufteilung zwischen Firmen- und Privatgeräten schafft Sicherheit, vor allem in etwaigen Haftungsfragen.
Klar vereinbarte Arbeitsaufgaben und Zielvorgaben in bestimmten Zeiträumen sowie eine regelmäßige projektgebundene Kommunikation spielen in diesem Zusammenhang ebenfalls eine wichtige Rolle. Ist das System etabliert, entsteht schnell eine vertrauensvolle Basis zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen im Homeoffice. Diese Sicherheit, eine bessere Work-Life-Balance sowie Zeit- und Geldersparnis sorgen für eine höhere Produktivität der Angestellten im Homeoffice.

Das Wichtigste zur Homeoffice-Ausstattung in Kürze

  • Für ein funktionales Homeoffice gibt es meist nicht viele technische Voraussetzungen, aber ein schneller Internet-Anschluss ist unerlässlich.
  • Mitarbeiter:innen im Homeoffice sollten über einen modernen Computer verfügen, eventuell mit einem Zweitmonitor. Dazu kommen eine gut auflösende Webcam plus Mikrofon sowie ein aktuelles Smartphone.
  • Das Unternehmen sollte die Geräte bereitstellen. Wenn Angestellte private Geräte für die Arbeit nutzen, muss der Arbeitgeber ein stringentes Gerätemanagement sicherstellen.
  • Neben der technischen Ausstattung sollten Unternehmen und Mitarbeiter:innen im Homeoffice auf gute Arbeitsbedingungen achten, etwa ergonomisch geformte Stühle und Eingabegeräte sowie Tageslichtlampen.
  • Klare Absprachen und Regelungen zwischen Arbeitgeber und Angestellten im Homeoffice sind wichtig. Feste Vereinbarungen von Arbeitszeiten, gute Projektsteuerung und transparente beidseitige Kommunikation sorgen langfristig für höhere Zufriedenheit, größere Motivation und mehr Produktivität Ihrer Mitarbeiter:innen.
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