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Eine Frau telefoniert an einem Schreibtisch per Smartphone, vor ihr steht hochkant ein Tablet mit Tastatur.
Unified Communication

Führung im Homeoffice: So sorgen Sie für optimale Arbeitsergebnisse auch ohne Büro-Anwesenheit

Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
15.11.2023
10 Min.

    Wie gelingt Führung im Homeoffice? Die Digitalisierung und die damit einhergehende Flexibilisierung der Arbeitswelt haben das Arbeiten im Homeoffice immer wichtiger gemacht. Spätestens seit der Coronakrise, in der es zeitweise sogar eine Homeoffice-Pflicht gab, ist die Präsenz im Büro nicht mehr selbstverständlich. Auch der Wunsch nach einer besseren Work-Life-Balance bei vielen Arbeitnehmern treibt diesen Trend voran. Doch wie gehen Sie als Führungskraft professionell damit um und verhindern, dass die neuen Freiheiten möglicherweise ausgenutzt werden?

    Das Thema Homeoffice stellt für viele Führungskräfte eine Herausforderung dar. Denn als Folge von Corona wird klar: Homeoffice wird Unternehmen auch in Zukunft prägen und als gleichwertig zur Präsenz im Büro bestehen bleiben. Das heißt konkret: Viele Arbeitnehmer:innen sind auch nach der Coronazeit im Homeoffice geblieben. Wie können Sie als Führungskraft am besten mit der gemeinsamen Arbeit auf Distanz umgehen? Und was macht eine gute Führung im Homeoffice aus?

    Inhaltsverzeichnis

    Homeoffice wird immer wichtigerSo funktioniert Führung im HomeofficeHomeoffice: Herausforderung für FührungskräfteKonzept Homeoffice: Grundsätze für Teamarbeit

    Homeoffice wird immer wichtiger

    Die Coronakrise war für viele Unternehmen und Beschäftigte eine Zäsur: Ein Homeoffice-Angebot von Seiten der Unternehmen an ihre Arbeitnehmer:innen wurde vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Mittlerweile ist die Corona-Arbeitsschutzverordnung ausgelaufen, aber viele Geschäftsleitungen behalten das Angebot für ihre Mitarbeiter:innen bei oder weiten es sogar aus – aus guten Gründen.
    Googles Zentraleuropachef Philipp Justus zeigte sich nach der Einführung des Homeoffice laut „Süddeutscher Zeitung“ überrascht: „Es hat erstaunlich gut funktioniert.“ Abteilungsübergreifend erledigten die Mitarbeiter:innen ihre Aufgaben nach einer kurzen Umstellungszeit genauso effektiv von zuhause aus, so Justus.
    Insgesamt arbeiteten im Jahr 2022 laut dem Statistikportal des Bundes „Destatis.de“ 24,2 Prozent aller Erwerbstätigen zumindest gelegentlich im Homeoffice. Der Trend zum hybriden Arbeiten im Büro und von zuhause aus hält auch nach Corona an. In den kommenden Jahren werden immer mehr Unternehmen Homeoffice einführen oder ausbauen, wie Umfragen zeigen.
    Unternehmen, die sich bisher nicht mit dem Thema auseinandergesetzt haben, sollten dies daher dringend tun. Denn auch Arbeitnehmer:innen gewöhnen sich an die neue Norm. Wer den besten Köpfen seiner Branche keine Homeoffice-Option anbietet, wird es schwer haben, diese für sein Unternehmen zu gewinnen.
    Wie können Geschäftsleitungen also erfolgreich die Möglichkeit zum Arbeiten im Homeoffice einführen oder verbessern? Zuerst gilt es zu verstehen, was sich bei der Arbeit auf Distanz verändert, um daraufhin aktiv das Führungsverhalten an die neue Situation anzupassen.

    So funktioniert Führung im Homeoffice

    Beim Arbeiten auf Distanz ändert sich für Sie als Führungskraft vor allem die Kommunikation: Die Mitarbeiter:innen sind nicht mehr direkt sicht- und ansprechbar. Absprachen finden über das Videokonferenzen, via Smartphone, E-Mails, das Festnetztelefon oder Chat-Programme statt. Ein Gespräch ist dabei nicht immer spontan möglich. Es sollte geplant werden und erhält dadurch im Unterschied zum informellen Plausch auf dem Büroflur einen offizielleren Charakter. Zudem geht es bei der oft schriftlichen Kommunikation meist sehr sachlich zu. Die emotionale Komponente geht hierdurch schon mal verloren oder wird gar nicht bzw. falsch interpretiert. Im schlimmsten Fall kann es bei einer Mail-Kommunikation zu Missverständnissen und gegenseitigen Vorwürfen kommen, die im direkten Austausch so nie aufgetreten wären.
    Die Führung im Homeoffice erfordert daher eine andere Herangehensweise als die klassische Büroarbeit. Die unmittelbare, räumliche Zusammenarbeit entfällt. Anstelle der direkten Führung bietet sich eine indirekte Vorgehensweise an. Ein zentraler Punkt hier ist: Nicht mehr die erfasste Arbeitszeit bzw. der geleistete Aufwand stehen im Mittelpunkt, sondern vor allem das Ergebnis. Heißt konkret: Eine räumliche Zusammenarbeit ist nicht notwendig, solange am Ende das gewünschte Ergebnis vorliegt und alle Beteiligten mit der Arbeitsleistung zufrieden sind.
    Junge Frau arbeitet zuhause am Tablet

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    Homeoffice: Herausforderung für Führungskräfte

    Die Hauptaufgabe einer Führungskraft mit Mitarbeitern im Homeoffice ist es daher vor allem, Ziele zu definieren und Mitarbeiter:innen alles zur Verfügung zu stellen, was zur Erreichung dieser Ziele notwendig ist. Wie der/die Mitarbeiter:in hingegen zum Ziel gelangt, ist ihm/ihr selbst überlassen, solange die vorgegebene Zeit eingehalten wird. Selbstverständlich stehen Sie als Führungskraft für Fragen zur Verfügung, aber das kleinteilige Begleiten des Arbeitsprozesses entfällt und ist ohnehin außer in Anlernphasen vielerorts nicht mehr zeitgemäß.
    Gleichzeitig tragen Sie eine Verantwortung für Ihre Mitarbeiter:innen, müssen sicherstellen, dass diese ihre Arbeit im Homeoffice ungestört verrichten und ihre Ergebnisse rechtzeitig abliefern können. Dafür benötigen Sie Einblick in deren Arbeit. Diesen Spagat zwischen Distanz und Nähe gilt es als Herausforderung für Sie als Führungskraft mit Beschäftigten im Homeoffice zu meistern.
    Arbeiter mit Helm schaut auf sein Smartphone

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    Konzept Homeoffice: Grundsätze für Teamarbeit

    Das Konzept Homeoffice schränkt die unmittelbaren Kommunikationsmöglichkeiten zwangsläufig ein. Umso wichtiger ist es, Aufgaben, Zuständigkeiten und Abläufe im Voraus festzulegen, um damit Irritationen und Unsicherheiten entgegenzuwirken.

    Vorausschauende Planung

    Eine vorausschauende Planung ist die Grundlage dafür, dass das Konzept Homeoffice funktioniert. Definieren Sie deshalb Ziele und Prozesse klar und am besten schriftlich. Jede:r weiß um die eigenen Aufgaben und kennt die wichtigen Ansprechpartner:innen. Unsicherheiten sollten Sie schnell auffangen. Wenn es Neuerungen in den Abläufen gibt, müssen Sie diese an alle weitergeben, zum Beispiel im Gruppenchat.

    Eigenverantwortung

    Alle Mitarbeiter:innen im Homeoffice müssen zudem lernen, eigenverantwortlich zu handeln. Nicht jede:r kommt mit den neuen Handlungsfreiheiten im Homeoffice zurecht und braucht Hilfe, beispielsweise im Zeitmanagement. Am Ende müssen aber alle Mitarbeitenden im Homeoffice in der Lage sein, die Arbeit selbst nach den Vorgaben planen und organisieren zu können.

    Kommunikation

    Auch die Planung der Kommunikation gehört zu den Grundsätzen der Teamarbeit im Homeoffice. Dabei sollten Sie nicht nur festlegen, über welche Kanäle der Austausch stattfinden soll. Zusätzlich brauchen Sie auch einen kleinen Kommunikations-Knigge: Wie soll der allgemeine Umgang gestaltet sein? Wie lange ist man erreichbar? Gibt es eine Kernarbeitszeit? Was ist zu tun, wenn andere nicht antworten?
    Junger Mann bedient sein Smartphone

    CorporateVPN mit My Office Number

    Gestalten Sie Ihre Kommunikation effizient: Wählen Sie flexibel, welche Nummer bei Ihren ausgehenden Anrufen vom Handy angezeigt werden soll – Ihre Festnetz-Nummer oder Ihre Handy-Nummer. Nutzen Sie dazu ein Virtuelles Privates Netzwerk (VPN) und My Office Number VPN.

    Zusätzlich erreichen Sie Ihre Mitarbeitenden schnell unter einer Kurzwahl.

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    So funktioniert Onboarding im Homeoffice

    Eine vorbildliche Führung zeigt sich schon beim Onboarding im Homeoffice: Viele Arbeitnehmer:innen starten in ihren neuen Job, ohne jemals das Büro am Firmensitz oder in einer Zweigstelle betreten zu haben. Deshalb ist es wichtig, diese Mitarbeiter:innen aus der Ferne in ihren neuen Arbeitsplatz zu integrieren. Das Wichtigste dabei ist die Vorbereitung, das sogenannte Preboarding.

    Ein Preboarding durchführen

    Vor dem ersten Arbeitstag sollten Sie eine Mail an die/den neuen Mitarbeiter:in senden, in der Sie den Einarbeitungsablauf skizzieren, Ansprechpartner:innen nennen, die wichtigsten Dokumente verlinken sowie die technischen Voraussetzungen klären. Dazu gehört zum Beispiel, ob die Mitarbeiter:innen eine VPN-Einwahlverbindung brauchen.

    Den ersten Arbeitstag gestalten

    Am ersten Arbeitstag sollte gleich zum Anfang ein virtuelles Kennenlernen per Videochat mit den wichtigsten Ansprechpartner:innen stattfinden, in dem Sie die Arbeitsaufgaben festlegen und das weitere Vorgehen vereinbaren.

    Kennlern-Termine vorbereiten

    Um schnell ins Team zu kommen, sollten neue Mitarbeiter:innen gleich zu Beginn ihres neuen Jobs mit allen Kolleg:innen virtuelle Kennlerntermine ausmachen.

    Onboarding-Partner:innen zuteilen

    Stellen Sie neuen Mitarbeiter:innen einen Onboarding-Paten an die Seite, der die wichtigsten Abläufe zeigt und für Fragen zur Verfügung steht. Dabei sollte es sich um einen erfahrenen Mitarbeitenden handeln. Der oder die Pat:in sollte gleich zu Anfang feste Termine für einen regelmäßigen Austausch per Videochat festlegen.

    Eine Onboarding-App nutzen

    Mit einer Onboarding-App binden Sie den neuen Mitarbeiter:innen gleich virtuell ins Unternehmen ein. Der Ablauf des Onboardings im Homeoffice, Kontakte, Informationen, Termine und Informationen über den neuen Arbeitgeber sind hier übersichtlich zusammengefasst und erleichtern die Einarbeitung. Beliebte Onboarding-Apps sind etwa die von Talmundo oder von Heaven HR.
    Eine Frau sitzt vor einem Bildschirm, der in sechs kleine Einzelfelder aufgeteilt ist, in denen die Oberkörper von Menschen erscheinen.
    Ziele festlegen und die Mitarbeiter koordinieren – am besten geht das mit regelmäßigen Videokonferenzen

    Tipps für Arbeitgeber zur Führung im Homeoffice

    Eine indirekte Führung mit Zielvorgaben verändert die Zusammenarbeit und setzt teils eine Menge Vertrauen voraus. Es gibt jedoch ein paar Tipps, die Ihnen die Führung im Homeoffice erleichtern.

    Regeln für die Arbeit im Homeoffice

    Legen Sie die Grundregeln der Kommunikation fest: Bestimmen Sie, wie oft, zu welchem Zweck und über welche Kanäle der Austausch zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen stattfindet. Planen Sie zum Beispiel am Beginn jedes Arbeitstages eine Videokonferenz als Morgenmeeting ein. Welche Videokonferenz-Tools Sie nutzen können, erfahren Sie an anderer Stelle hier im V-Hub.

    Teamchat einrichten

    Richten Sie Teamchats ein, in denen es um einen arbeitsrelevanten Austausch und Wissenstransfer geht, aber auch solche, die sich um Alltägliches drehen, wie gemeinsame Essensbestellungen oder Erlebnisse sowie Hobbies und private Interessen. Neben dem Austausch von Informationen und Anekdoten erhalten Sie im Chat durch den anhaltenden Austausch ein tägliches Stimmungsbild ihrer Mitarbeitenden im Homeoffice.

    Regelmäßiges Feedback ermöglichen

    Arbeitnehmer:innen kommen unterschiedlich gut mit der Arbeit von zu Hause aus zurecht. Einige empfinden es als Bereicherung, anderen fehlt der regelmäßige, persönliche Austausch und sie fühlen sich vielleicht allein gelassen. Versuchen Sie allen Mitarbeiter:innen eine unterstützende Arbeitsatmosphäre zu bieten. Vereinbaren Sie regelmäßige Feedbacks oder Einzelgespräche, um zu erfahren, wie es ihnen geht und ob sie Unterstützung brauchen.

    Das Gemeinschaftsgefühl stärken

    Auch wenn die Kommunikation in den Teams im Homeoffice gut funktioniert, kann es immer mal zu Missverständnissen oder Unzufriedenheit kommen. Führungskräfte sollten hier von Anfang an gegensteuern, indem sie die Möglichkeit für einen lockeren Austausch schaffen. Das kann ein gemeinsames Essen sein, ein After-Work-Drink oder eine andere Veranstaltung mit persönlicher Anwesenheit. Auch virtuell können Sie solche Team-Events veranstalten, etwa mit einem gemeinsamen Quiz oder einem Gruppen-Mittagessen als Videokonferenz. Das beugt Missverständnissen vor und fördert das Gemeinschaftsgefühl.

    Technik auf den neuesten Stand bringen und dort halten

    Informieren Sie sich über die technischen Voraussetzungen, um die Arbeit von zuhause aus für Ihre Mitarbeiter möglich zu machen. Wie richten Sie ein VPN ein? Brauchen Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung? Klären Sie diese Fragen früh genug. Denken Sie auch an das Arbeiten unterwegs. Auch hier können Sie Ihrem Team mit Tipps und den richtigen Hilfsmitteln helfen, produktiv zu sein.
    Videokonferenz auf einem Notebook

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    Wie Führung im Homeoffice gelingen kann

    Neben den genannten Faktoren, die zu einer erfolgreichen Führung im Homeoffice beitragen können, spielt die Zeit eine wesentliche Rolle. Lassen Sie sich und ihren Mitarbeitenden Zeit, sich auf die neuen Arbeitsumstände einzustellen. Besprechen Sie Unklarheiten und Probleme aktiv mit Kolleg:innen. Gehen Sie nicht davon aus, dass alles klappt, nur weil es einmal erklärt wurde, sondern koordinieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen im Homeoffice aktiv und holen Sie Feedback ein.
    Nutzen Sie die regelmäßigen Videochats auch dafür, das System Homeoffice jederzeit zu verbessern. Wie das Büro ist auch das Homeoffice ein dynamischer Raum, der eine stetige Optimierung verlangt. Passen Sie Ihren Führungsstil an diese Dynamiken an, um mit ihrem Team dauerhaft erfolgreich zu sein.
    Lesen Sie hier mehr darüber, wie die Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes, des sogenannten Digital Workplace, die Arbeit und Führung im Homeoffice unterstützen kann.

    Das Wichtigste zur Arbeit im Homeoffice in Kürze

    • Das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Immer mehr Unternehmen bieten die Arbeit von zuhause für ihre Mitarbeiter:innen neu an oder bauen ihr Angebot aus. Das erfordert von allen Beteiligten eine teils große Umstellung. Die Führung im Homeoffice muss sich daran anpassen.
    • Mit der Arbeit im Homeoffice ändert sich vor allem die Kommunikation: Spontane direkte Gespräche werden abgelöst von einem terminlich geplanten Austausch. Für die Führung bedeutet dies, dass eine direkte Kontrolle des Arbeitsprozesses kaum noch möglich ist. An dessen Stelle tritt eine indirekte Kontrolle, die Zielvorgaben macht und den Mitarbeitenden den Weg zur Erreichung des Ziels überlässt.
    • Als Führungskraft stehen Sie vor der Herausforderung, Mitarbeitenden die Ruhe zu lassen, die sie für die Bewältigung ihrer Arbeitsaufgaben benötigen, sie aber gleichzeitig nicht aus den Augen verlieren und eventuell auftretende Probleme zu übersehen.
    • Um neue Mitarbeitende von Anfang an in das Unternehmen einzubinden, sollten Sie das Onboarding im Homeoffice genau planen: Vom Preboarding über die Organisation des ersten Arbeitstags und den Ansprechpartner:innen.
    • Führungskräfte müssen verinnerlichen, wie sehr sich ihre Rolle ändert und sich aktiv mit Unsicherheiten und Herausforderungen auseinandersetzen. Um Aufgaben und Ziele zu planen und zu koordinieren, sollten Sie umsichtig und vorausschauend kommunizieren. Optimieren Sie die Zusammenarbeit im Homeoffice stetig, um dauerhaft erfolgreich zu sein.
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