Person sitzt mit einem Notebook am Tisch und hält ein Smartphone in der Hand, darüber Symbole für die Cloud, Server und Daten.
Connectivity

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Eine Cloud-Telefonanlage ist das Herzstück der modernen Business-Kommunikation. Damit telefonieren Sie unkompliziert von überall und erhalten darüber hinaus viele Collaboration-Tools. Das macht die Cloud-Telefonie auch für die hybride Arbeitswelt attraktiv. Die virtuelle Telefonanlage wird in der Cloud gehostet; Hardware in den Büroräumen brauchen Sie dafür nicht mehr. Wie eine cloudbasierte Telefonanlage funktioniert, erfahren Sie hier.

In der heutigen Arbeitswelt müssen sich Unternehmen immer komplexeren Herausforderungen stellen. Dazu gehört es zum Beispiel, Nachwuchskräfte zu rekrutieren, die viel von zu Hause aus arbeiten wollen, zu Spitzenzeiten die Personaldecke aufzustocken und auch, mitunter kurzfristig neue Standorte zu erschließen.

Mit einer Cloud-Telefonanlage werden Betriebe jeder Größe diesen Anforderungen besser gerecht: Sie ist flexibel, skalierbar, vereinfacht die Verwaltung und spart Kosten. Je nach Anbieter gehören nützliche Collaboration-Funktionen wie Messaging, Team-Chat und Videotelefonie bereits standardmäßig zum Umfang.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Virtuelle Cloud-Telefonanlagen funktionieren wie herkömmliche physische Telefonanlagen: Sie vermitteln Telefongespräche in das öffentliche Telefonnetz. Nur erfolgt die Telefonie dabei nicht klassisch über den Telefonanschluss, sondern über das Internet, genauer gesagt über Voice over IP (VoIP). Cloud-Telefonie heißt deshalb auch Internettelefonie. Alles, was Sie dafür brauchen, sind IP-fähige Endgeräte, zum Beispiel ein Smartphone, Laptop oder ein IP-fähiges Tischtelefon.
Das wesentliche Merkmal einer Cloud-Telefonanlage ist, wie der Name schon sagt, dass sie sich in der Cloud befindet. Entsprechend benötigen Unternehmen dafür keine teure Hardware und sparen Platz und Kosten für die Installation, die Verwaltung sowie für die Wartung.
Das zweite wichtige Merkmal: Über die cloudbasierte Telefonanlage können Sie Ihre geschäftliche(n) Rufnummer(n) ortsunabhängig nutzen – auch wenn Sie im Homeoffice oder unterwegs arbeiten. Dies war eine Revolution für die Art und Weise, wie die Geschäftswelt per Telefon kommuniziert.
Im deutschsprachigen Raum sind virtuelle Telefonanlagen in der Cloud auch als „Cloud PBX“ oder „Hosted PBX“ bekannt. Das Kürzel „PBX“ steht für den englischen Begriff „Private Branch Exchange“, was man mit „Nebenstellenanlage“ oder „Teilnehmervermittlungsanlage“ übersetzen kann.
Diese Begriffe verweisen auf unterschiedliche technische Prinzipien, auf denen Cloud-Telefonanlagen basieren können. Im Fall der „Hosted PBX“ stellt der Cloud-Telefonie-Anbieter Ihrem Unternehmen einen eigenen Server zur Verfügung. Von dort aus betreiben Sie Ihre Cloud-Telefonanlage nach dem Prinzip Platform-as-a-Service (PaaS). „Cloud PBX“ hingegen bezeichnet allgemein eine internetbasierte Variante der Telefonanlage, für die sie den Anbieter frei wählen können.
Grafischer Aufbau einer Cloud-PBX. Links sind die Telefoniegeräte außerhalb eines Unternehmens zu sehen, in der Mitte die innerhalb des Unternehmens und rechts das Symbol für die vom Anbieter gehostete Telefonanlage in der Cloud.
Die Cloud-PBX verbindet die Telefoniegeräte Ihres Unternehmens ortunabhängig miteinander.
Cloud-Telefonanlagen von Vodafone beruhen wiederum auf dem IP-Centrex-Prinzip. Das heißt, Sie erhalten Ihre Telefonanlage über einen festen, erfahrenen Provider. IP-Centrex ist eine sichere internetbasierte Lösung, die sich in Industrieländern bewährt hat. Für die Verwaltung steht Ihnen ein Webinterface zur Verfügung, auf Wunsch individuell zugeschnitten auf Ihre Bedürfnisse. Die Lösung ist besonders anwenderfreundlich und lässt sich schnell umsetzen – selbst mit vielen individualisierten Funktionen wie Anrufweiterleitung, Besetztlampenfeldern oder Anrufbeantworter. Der Auf- und Abbau von Verbindungen erfolgt über das sogenannte Session-Initiation-Protocol (SIP) im Internet.
Wichtig: Für eine cloudbasierte Telefonanlage sind in jedem Fall zuverlässige Netzwerkverbindungen die Voraussetzung. Diese sind heute jedoch in den meisten Unternehmen Standard. Prüfen Sie bei der Auswahl Ihres Dienstleisters auch, welche Sicherheitsstandards er bietet.
Junge Frau telefoniert und schaut dabei auf ihren Computermonitor

Cloud-Telefonanlagen

Im Vergleich zu einem klassischen Festnetz-Anschluss bietet eine cloud-basierte Telefonanlage maximale Flexibilität. Sie sparen teure Investitionskosten, und wir kümmern uns mit kostenlosen Software-Updates darum, dass Ihre Anlage immer auf dem neusten Stand ist.

  • Alles aus einer Hand
  • Hohe Funktionalität
  • Sicherheit und Zuverlässigkeit an erster Stelle

Die Vorteile von Cloud-Telefonanlagen

Cloud Computing ist ein Treiber für die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. Immer mehr Unternehmen optimieren ihre internen Prozesse mit digitalen Lösungen, auch bei der Telefonie. Für Anrufer:innen macht es keinen Unterschied, ob zum Beispiel ein:e Kundendienstmitarbeiter:in am Bürotisch arbeitet oder im Homeoffice.
Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf Cloud-Telefonanlagen. Sie bieten Unternehmen viele Vorteile und einen breiten Funktionsumfang, der herkömmliche Telefonanlagen übertrifft. Daneben überzeugen cloudbasierte Telefonanlagen vor allem durch Kosteneinsparungen und eine zuvor unerreichte Flexibilität.
Dies sind die wesentlichen Vorteile der Cloud-Telefonanlage:
  • Günstige Anschaffung: Die Installation erfolgt in der Regel einfach über einen Computer per Installationsassistenten, was Zeit spart und den Einrichtungsprozess im Vergleich zur klassischen Telefonanlage verkürzt. Tischtelefone sind für Mitarbeitende im Unternehmen nicht mehr die Voraussetzung; sie können auch über den Computer und mobile Geräte mit einem Headset telefonieren.
  • Einfache Wartung: Gerade für kleine und mittlere Unternehmen kann es eine Entlastung darstellen, Geräte nicht selbst warten und aktualisieren zu müssen. Wer auf ein gehostetes Telefonsystem setzt, braucht nur noch zu telefonieren. Die Wartung obliegt dem Anbieter.
  • Kostenersparnis: Der Investitionsaufwand für eine stationäre Telefonanlage, aufwändige technische Arbeiten an der Gebäudeinfrastruktur und Kosten für die Wartung entfallen. Viele Anbieter berechnen außerdem die Nutzungsgebühren nur auf Basis der tatsächlich angefallenen Telefonkosten.
  • Hohe Flexibilität: Eine Telefonanlage in der Cloud wächst problemlos mit der Zahl der Mitarbeitenden. Sie lässt sich außerdem mit wenigen Klicks an den Bedarf von Unternehmen jeder Größe anpassen. Auch die Einbindung oder Änderung von Standorten ist schnell machbar.
  • Sicherheit: Die Software und die Sicherheitsfunktionen der Telefonanlage in der Cloud sind immer auf dem neusten Stand. Um die Sicherheit zu steigern, sind ergänzende Methoden möglich – wie etwa die Zweifaktorauthentifizierung bei der Anmeldung einzelner Nutzer:innen.
  • Einfache Bedienung: In der Regel lassen sich Telefonanlagen in der Cloud einfacher bedienen als eine herkömmliche physische Telefonanlage. Alle Funktionen werden übersichtlich über ein Kundenkonto angezeigt, das Sie über den Webbrowser erreichen. Hier können Sie mit wenig Aufwand neue Geräte, Nebenstellen oder Mitarbeitende anlegen.
  • Mobilität: Eine Telefonanlage in der Cloud vereinfacht die Zusammenarbeit in hybriden Arbeitsumgebungen, beispielsweise im Homeoffice und bei der mobilen Arbeit. Mitarbeitende können mit der Cloud-PBX zusätzlich zu ihren VoIP-Tischtelefonen von verschiedenen Standorten aus über ihre geschäftliche Rufnummer telefonieren. Dabei sind sowohl eingehende als auch ausgehende Anrufe möglich sowie das gesamte Spektrum der herkömmlichen Telefonie, beispielsweise Voicemail, Anrufweiterleitungen und mehr.
Geschäftsfrau mit Tablet im Arm

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Funktionen von Telefonanlagen in der Cloud

Mit einer Cloud-Telefonanlage stehen Ihnen alle klassischen Business-Funktionen und viele ergänzende Features zur Verfügung, die die Kommunikation in Ihrem Unternehmen weiter vereinfachen können. IP-basierte Telefonanlagen lassen sich als Teil von Lösungen für die Unified Communications & Collaboration (UCC) in Ihr Unternehmen integrieren. Ihre cloudbasierte Telefonanlage und Funktionen verwalten Sie komfortabel über einen Desktop-Client, den es in verschiedenen Versionen für Windows und MacOS gibt.
Zum Funktionsumfang einer Cloud-Telefonanlage gehört in der Regel:
  • Halten
  • Makeln
  • Rufvermittlung
  • Kurzwahl
  • Besetztlampenfelder (BLF)
  • Individuelle Anrufbehandlung (z.B. Anrufweiterleitung außerhalb der Geschäftszeiten)
  • Online-Fax, papierlos (Fax2Mail und Web2Fax)
  • Möglichkeit der nahtlosen Anbindung von Microsoft Teams
Besonders hilfreich für mittlere und größere Unternehmen sind beispielsweise die Besetztlampenfelder. Hier senden die Geräte innerhalb der PBX-Cloud ihren Status kontinuierlich an das System, damit alle Team-Mitglieder sehen können, wer gerade erreichbar ist. Im Falle Ihrer Abwesenheit können dann die Kolleg:innen einen Anruf entgegennehmen, sodass Sie kein wichtiges Telefonat verpassen und die Kundenzufriedenheit steigt.
Darüber hinaus punktet die Cloud Telefonanlage mit einer Vielzahl von zusätzlichen, optionalen Funktionen (teilweise rund 100). Besonders erwähnenswert sind die folgenden Funktionen:
  • Telephone Application Programming Interface (TAPI): Mit TAPI lässt sich die Telefonie aus unterschiedlichen Anwendungen heraus ansteuern, zum Beispiel aus einer Mail oder aus der Software für das Customer Relationship Management (CRM).
  • Konferenznummer: Teilnehmer:innen können sich mit dieser Rufnummer und einer PIN in eine Telefonkonferenz einwählen.
  • Verschiedene Identitäten: Einige Cloud-Telefonanlagen ermöglichen es, von einem Endgerät mit mehreren Rufnummern zu telefonieren.
  • Interactive Voice Response (Sprachmenü): Mit dieser Funktion können Sie Anrufer:innen vorsortieren und sie direkt den richtigen Gesprächspartner:innen zuweisen.
Menschen vor einer Wand

Microsoft Teams Telefonie

Nutzen Sie Microsoft Teams auch als Telefonanlage. Mit Teams telefonieren Sie von außerhalb Ihres Unternehmens mit der selben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.

  • Ihre Telefonnummer bleibt
  • Mobiles Arbeiten ortsunabhängig und mit jedem Gerät
  • Flexibel skalierbar

Das gilt es bei cloudbasierten Telefonanlagen zu beachten

Cloud-Telefonie erfordert ein stabiles Internet und eine bestimmte Bandbreite. Ein Rechenbeispiel: Ein einzelnes aktives Telefongespräch braucht etwa 100 kBit/s; für fünf parallel geführte Telefonate sind entsprechend etwa 500 kBit/s im Up- und Downstream nötig.
Wenn Sie diese Werte mit der Anzahl der telefonierenden Mitarbeiter:innen multiplizieren, finden Sie heraus, welche Bandbreite in Ihrem Fall die Voraussetzung für eine Cloud-Telefonanlage ist. Außerdem müssen Sie in Ihre Berechnung die sonstige Internetnutzung, den E-Mail-Verkehr und weitere Arbeiten mit einbeziehen.
Darüber hinaus ist Sicherheit ein wichtiges Thema bei der Planung, denn nicht jede cloudbasierte Telefonanlage bietet die gleichen Sicherheitsstandards. Wichtige Qualitätsmerkmale sind die verschlüsselte Datenübertragung, regelmäßige Updates und die physische Sicherheit der Server. Cloud-Telefonie gilt heute als ebenso sicher wie herkömmliche Telefonie. Je nach Betreiber, Serverstandort und Sicherheitsstufe ist sie sogar weniger angreifbar.
Wenn Sie sich eine neue PBX-Cloud-Anlage einrichten wollen, können Sie entweder neue Rufnummern vom Anbieter bestellen – oder auch vorhandene Telefonnummern portieren lassen. Die Ortsrufnummer richtet sich nach dem Standort Ihres Unternehmens.
Geschäftmann hält ein Tablet in den Händen

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Das Wichtigste zu Cloud-Telefonanlagen in Kürze

  • Eine Cloud-Telefonanlage ist eine internetbasierte Kommunikationslösung für die Telefonie im Unternehmen.
  • Dank der cloudbasierten Telefonanlage können Sie von überall, etwa von unterwegs oder im Homeoffice, in das öffentliche Telefonnetz telefonieren und Anrufe an Ihre Firmennummer erhalten.
  • Hardware im Büro brauchen Sie dafür nicht mehr; stattdessen nutzen Sie für Telefongespräche IP-fähige Endgeräte, zum Beispiel ein Smartphone, Laptop oder ein IP-fähiges Tischtelefon.
  • Die Verwaltung erfolgt einfach über einen Desktop-Client.
  • Eine Cloud-Telefonanlage lässt sich gut in ein modernes Unified-Communications-Konzept einbinden, zum Beispiel für die Telefonie via Microsoft Teams.
  • Cloud-Telefonanlagen sind besonders kosteneffizient, flexibel und skalierbar. Sie benötigen dafür stabiles Internet und eine bestimmte Bandbreite. Diese hängt auch von der Anzahl der parallel telefonierenden Mitarbeitenden ab.
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