Ein Cloud-Printing-Dienst stellt die direkte Verbindung zwischen einem PC oder Mobilgerät und einem Drucker her. Er ersetzt somit den lokalen Treiber und die direkte Verbindung zum Drucker – und nutzt stattdessen ein System in der Cloud. Dieser „Umweg“ ermöglicht es, Druckaufträge zu verwalten und einen individuellen Auftrag jeweils an den gewünschten Drucker weiterzuleiten. Der Absende-Ort ist dabei unerheblich, ebenso das Gerät, von dem der Auftrag gesendet wird.
Die Anwendungen in der Cloud übernehmen auch die Verwaltung der darin erfassten Drucker: Das beinhaltet unter anderem die Konfiguration nach Inbetriebnahme, die Durchsetzung von Rechten und Gruppenrichtlinien, die Installation von Updates sowie die Überwachung von Füllständen bei Tonern und Tintenpatronen.
Um Cloud-Printing in Unternehmen zu nutzen, gibt es unterschiedliche Cloud-Modelle:
Tatsächliches Cloud-Printing findet also nur in der Full Public Cloud statt – die beiden anderen Lösungen benötigen lokale Software. Für deren Betrieb und Administration können weiterer Aufwand und Kosten entstehen. Das Modell des Full-Public-Cloud-Printing hatte der mittlerweile eingestellte Dienst Google Cloud Print ab 2010 etabliert – inzwischen gibt es andere Anbieter, die wir Ihnen weiter unten vorstellen.