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Person am Schreibtisch mit Notebook, darüber schwebende Icons für Dokumente, Ordner und eine Cloud symbolisieren die Online-Datensicherung
Security

Back-up erstellen: So einfach ist Datensicherung

Portrait von Freca DumreseFreca Dumrese
09.10.2024
10 Min.

    Praktisch jedes Unternehmen kennt es: Durch einen Systemausfall, einen Cyberangriff, versehentliches Löschen oder andere Ursachen sind wichtige Daten von jetzt auf gleich einfach weg. Deshalb sind Back-ups im Geschäftsumfeld das A und O jeder Digitalstrategie. Wenn Versicherungsverträge, Rechnungen oder Kundendaten nur digital vorliegen, ist der Datenverlust ohne Back-up für Unternehmen ein großes Dilemma. Doch was ist die beste Methode, um Back-ups zu erstellen und wodurch zeichnet sich eine gute Datensicherungsstrategie aus?

    Dazu sollten Sie überlegen, welche Daten Sie in welchem Zeitintervall sichern möchten, ob dies vollständig oder teilweise erfolgen soll, und ob physische Datenträger oder Online-Back-ups Priorität haben sollen. Als besonders einfache und sichere Lösung setzt sich die automatisierte Online-Datensicherung immer mehr durch. Damit können Sie auch Daten und Betriebssysteme von Mitarbeitenden im Homeoffice und von mobilen Geräten für den Notfall absichern.

    Wie genau Back-ups funktionieren und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen effektiv einsetzen, erfahren Sie hier.

    Inhaltsverzeichnis

    Was ist ein Back-up?Warum sind Back-ups so wichtig?Wie oft sind Back-ups nötig?Arten von Back-ups

    Was ist ein Back-up?

    Back-ups sind Sicherheitskopien von Daten und Systemen, die dazu dienen, diese im Fall eines Datenverlusts schnell wiederherzustellen. Im digitalen Raum gibt es verschiedene Gründe für mögliche Datenverluste. Daher sind regelmäßige Back-ups ein Bestandteil der Cybersecurity.
    Im Einzelnen umfassen Back-ups in Unternehmen zum Beispiel folgende Bereiche:
    • Kundendaten: Kontaktinformationen, Bestellhistorien, Protokolle
    • Finanzdaten: Buchungsbelege, Steuerunterlagen, Rechnungen
    • Personaldaten: Personalakten, Gehaltsabrechnungen
    • Projektdaten: Dateien und Dokumente zu laufenden Projekten
    • Systemkonfigurationen: Individuelle Einstellungen und Konfigurationen von Servern, Netzwerken, IT-Systemen
    • Anwendungsdaten: Programmdaten, die von Anwender:innen selbst erstellt wurden; teils auch geschäftskritische Daten (Passwörter, Identitäten)
    • Prozessdaten: Qualitative oder quantitative Daten zu Produktionsprozessen
    • Geschäftsdaten: Verträge, Versicherungen, Berichte
    • E-Mails und Kommunikation: Mailinhalte und Kommunikationsprotokolle
    Angesichts der Fülle der heute bewegten und gespeicherten Daten stellt sich die Frage, wie man im Unternehmen eine sinnvolle Routine für das Erstellen der Back-ups etabliert. Moderne Arbeitsmodelle beinhalten vielfach die Arbeit im Homeoffice und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Auch digitale Geschäftsprozesse wie zum Beispiel im Internet of Things (IoT) sorgen für wachsende Datenmengen. Als Folge daraus verändern sich Back-up-Strategien kontinuierlich und bedürfen in regelmäßigen Abständen einer Prüfung.
    Bei der Wahl der richtigen Methode ist es wichtig zu wissen, dass Back-ups als Sicherheit für Notfälle und allein dem Wiederherstellen der Daten dienen. Demnach sind Back-ups nicht mit dem Archivieren von Daten gleichzusetzen. Letzteres umfasst auch das Speichern länger nicht genutzter Daten, zum Beispiel um gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu erfüllen. Es gibt auch Mischformen aus Archivierung und Back-up, beispielsweise mithilfe von Raid-Laufwerken oder in redundanten Clouds, wo wichtige Daten gleich mehrfach archiviert und gesichert werden.

    Warum sind Back-ups so wichtig?

    Wenn im Büro oder im Homeoffice ein Computer oder Serversystem abstürzt, die Hardware defekt oder das Betriebssystem nicht mehr funktionsfähig ist, kann die Wiederherstellung der Daten viel wertvolle Zeit kosten, wenn kein strukturiert durchgeführtes, aktuelles Back-up vorliegt.
    In manchen Fällen ist das Zurücksetzen des kompletten Systems auf den letzten aktuellen Stand des Back-ups die Rettung. Gerade bei schwerwiegenden Software- oder Hardwarefehlern oder nach einem Hackerangriff ist so eine Disaster Recovery Gold wert. Diese ersetzt defekte Soft- oder Hardware und stellt die Daten soweit möglich wieder her. Anschließend können Sie Ihre betrieblichen Aktivitäten in der Regel rasch wieder aufnehmen.
    In Ausnahmefällen nützt jedoch auch ein komplettes Back-up des aktuellen Systems und aller Daten nichts, nämlich wenn sogenannte Ransomware auch auf das angeschlossene Back-up-Medium übergegriffen hat und nun den Zugriff auf die Daten versperren. Zeitgemäße Back-up-Lösungen bieten deswegen unterschiedliche Wiederherstellungszeitpunkte, gespeichert als sogenannte Snapshots. Im Schadensfall stellen Sie einfach den letzten Snapshot vor dem Virusbefall wieder her. So verlieren Sie lediglich die seit diesem Zwischenstand gespeicherten Daten.
    Drei wichtige Risiko-Faktoren machen eine Back-up-Strategie für Unternehmen unverzichtbar:
    • Vorbeugen gegen Datenverlust: Technische Defekte, Virenbefall, Naturkatastrophen, Cyberkriminalität, Gebäudeschäden, Brand, Diebstahl oder menschliche Fehler wie versehentliches Löschen von Daten gehören zu den häufigsten Gründen für einen Datenverlust.
    • Wiederherstellen nach Systemausfall: Konnektivitätsbedingte Ausfälle beispielsweise durch Probleme bei der Stromversorgung, Ausfälle des Kühlsystems, überhitzte Server, beschädigte Speichermedien oder Dateien sind in digitalen Arbeitswelten Teil der Realität. Deswegen sollten Sie nicht nur Dateien und Datenbanken, sondern auch Betriebssysteme, Anwendungen, Programme und individuellen Konfigurationen sichern. Dann geht die Datenwiederherstellung im Notfall zügig voran.
    • Schutz gegen Cyberkriminalität: Der digitale Raum eröffnet leider auch neue Möglichkeiten für die Kriminalität. Verhindern Sie, dass Kriminelle Ihr Unternehmen schädigen, und schützen Sie es insbesondere gegen Ransomware-Angriffe, damit Ihre Daten nicht verloren gehen oder der Zugriff darauf blockiert wird.
    Mit einem guten Back-up-Konzept und einem zeitgemäßem IT-Notfallplan sind Sie gut gewappnet, um im Schadensfall selbst ganze Computersysteme schnell wieder komplett neu aufzusetzen.

    Wie oft sind Back-ups nötig?

    Die Frage der Häufigkeit von Back-ups lässt sich nur individuell beantworten. Sie hängt von den Arbeitsprozessen in Ihrem Unternehmen ab und davon, wie viele Daten in der täglichen Arbeit entstehen.
    Während es für kleine Handwerksbetriebe mit wenigen Kund:innen schon ausreichen kann, einmal im Monat Back-ups von Kundendaten, Aufträgen und Rechnungen zu erstellen, benötigen kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die etwa einen Online-Shop betreiben, wöchentliche, tägliche oder sogar häufigere Back-ups.
    Wenn mehrere Personen gemeinsam einen digitalen Arbeitsplatz (Digital Workplace) oder eine Cloud nutzen, synchronisieren sich Daten meist schnell und teils in Echtzeit. In diesen Fällen ist es hilfreich, alle Daten automatisiert und mehrmals täglich als Kopie auf einem Back-up-Server abzulegen, um eine stets aktuelle Datenwiederherstellung zu gewährleisten.
    Um herauszufinden, welche Back-up-Methode für Sie geeignet ist, oder ob Sie sogar unterschiedliche Methoden kombinieren wollen, sollten Sie im ersten Schritt identifizieren, wie häufig und welche Daten Sie sichern möchten. Hierfür müssen Sie alle Datenverarbeitungssysteme inventarisieren und bestimmen, welche davon wesentlich für Ihre Geschäftstätigkeit sind.
    Gut gelaunter Mann mit einem Headset vor einem Notebook.

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    Arten von Back-ups

    Generell unterscheidet man zwischen Back-ups auf physischen Speichermedien und der Online-Datensicherung. Online-Datensicherungen sind nicht unbedingt dasselbe wie das Speichern von Daten in einer Cloud (Cloud Storage); es handelt sich um zwei verschiedene Dienste, die unterschiedliche Vorteile bieten.

    Back-up auf physischen Datenträgern (Zusatzhardware)

    Der Vorteil eines Back-ups auf physischen Datenträgern ist, dass Dritte von außen kaum auf die Daten zugreifen können. Das Handling ist einfach, aber die Lebenszeit zusätzlicher Hardware ist begrenzt. Externe Festplatten können im Laufe der Zeit technische Defekte aufweisen, gestohlen oder zerstört werden. Unternehmen müssen die Funktionstüchtigkeit der Datenträger regelmäßig überprüfen, sie verwalten und vor Verlust schützen.

    NAS-Back-up

    Netzwerkbasiertes Speichern mit Network Attached Storage (NAS) ist eine fortschrittliche Methode der internen Datensicherung im Unternehmen und im Homeoffice. NAS-Systeme sind kleine Computer mit eigenem Prozessor, Betriebssystem und Festplatten. Ein NAS-Gerät wird einfach per Kabel an einen Router oder einen Netzwerk-Switch angeschlossen, um Daten von mehreren Endgeräten gleichzeitig und ortsunabhängig nutzen zu können sowie automatisch Back-ups zu erstellen.
    NAS-Systeme mit zwei oder mehr Festplatten ermöglichen es, Originaldaten auf einer Festplatte zu speichern und auf einer oder mehreren anderen Festplatten zu sichern („spiegeln). Der Vorteil von NAS-Systemen ist, dass sie völlig autonom arbeiten. Das heißt, dass Unternehmen die Datenhoheit haben. Ein Nachteil kann die eher geringe Arbeitsgeschwindigkeit sein.

    Online-Back-up

    Der Begriff „Online-Back-up“ bezeichnet eine Online-Datensicherung, die in der Regel über das Internet, extern, vollautomatisch und unsichtbar im Hintergrund abläuft. Spezialisierte Anbieter stellen Unternehmen hierfür leistungsstarke externe Speicherlösungen zur Verfügung. Als Cloud-Lösungen ermöglichen Online-Back-ups die zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit. Sie entlasten Unternehmen auch insofern, dass keine Investitionen in eigene Hardware anfallen.
    Online-Back-ups bieten zudem Schutz vor physischem Datenverlust, etwa durch Diebstahl oder Feuer. Allerdings erhöht sich bei der Online-Datensicherung das Risiko eines unbefugten Zugriffs. Auch die Möglichkeit eines Ausfalls können Sie nicht völlig ausschließen, auch wenn die Zuverlässigkeit hier mittlerweile enorm hoch ist.

    Cloud-Back-up (Cloud Storage)

    Cloud-Back-ups und Online-Back-ups funktionieren aus technischer Sicht ähnlich, allerdings bietet der Cloud-Speicher (Cloud Storage) neben Sicherheitskopien in der Cloud zusätzliche Software und Optionen, die über die Funktion der reinen Datenspeicherung hinausgehen.
    Entsprechende Systeme skalieren, automatisieren und strukturieren Ihre Cloud-Back-ups nach Ihren Wünschen. Als Unternehmen können Sie entscheiden, ob Sie die Verwaltung der Daten selbst organisieren oder dem Cloud-Anbieter überlassen wollen. Hierfür stehen Cloud Service Level Agreements (CSLA) zur Verfügung. Der Begriff Cloud-Storage bezeichnet lediglich den in einer Cloud verfügbaren Speicherplatz. Unternehmen können diesen auch für andere Aufgaben nutzen. Die Datensicherung erfolgt üblicherweise automatisch durch Software in Intervallen, die das Unternehmen individuell festlegen kann.

    Back-up-Strategien für Unternehmen

    In vielen Unternehmen haben Online- und Cloud-Back-ups die lokalen Back-ups nahezu ersetzt oder auf wenige Einsatzgebiete beschränkt. Ein Grund dafür ist, dass Sie den Aufwand für das Management von Back-ups nach außen verlagern können und externe Anbieter Ihnen auch bei der Entwicklung einer geeigneten Back-up-Strategie helfen. Darüber hinaus können Sie Kosten sparen, da Sie kein Geld für Anschaffung, Wartung und Problemlösung von Back-up-Servern aufwenden müssen.
    Für ein höheres Maß an Sicherheit gibt es auch für kleine und mittlere Unternehmen mittlerweile Private Clouds, die – anders als Public Clouds – nur das Unternehmen selbst nutzt. Private Clouds sind entweder physisch oder als Service verfügbar. In der Praxis sind KMU jedoch von Angeboten dieser Art oft überfordert.
    Manchmal ist eine intelligente Kombination aus Private Cloud, Public Cloud und eventuell sogar zusätzlichen Back-ups auf physischen Speichermedien die richtige Lösung.
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    Die 3-2-1-Regel für Back-ups

    Für eine hybride Back-up-Strategie, d.h. die Verbindung von Cloud-Back-ups und lokalen Back-ups empfehlen Expert:innen die sogenannte 3-2-1-Datensicherung. Diese beinhaltet jeweils drei Sicherheitskopien auf je zwei unterschiedlichen Speichermedien, wovon sich mindestens eines außerhalb des Unternehmensstandortes befindet.
    Je nach Arbeitsmodell können Betriebe diese Regel individuell abwandeln. Für Back-ups der Computer von Mitarbeiter:innen, die von zu Hause aus arbeiten, können die bordeigenen Ressourcen bereits ausreichend sein. Betriebssysteme wie Windows oder MacOS bieten Möglichkeiten für die Schnellsicherung der Geräte. In der Regel schließen Nutzer:innen hierfür einfach ein externes Back-up-Laufwerk an und legen den Sicherungsumfang und Zeitplan fest.
    Für Smartphones bieten Hersteller automatische Back-ups an, die in den Geräteeinstellungen ein- oder ausgeschaltet werden können. Android-Handys sichern die Daten meist in der Google-Cloud, iPhones in der iCloud. Sie können auch diese Option in Ihre Back-up-Strategie einbeziehen.
    Technikaffine Nutzer:innen können einfach eine externe Festplatte mit einem USB-SATA-Adapter an ihr mobiles Gerät in ihrem Büro zu Hause anschließen. Alternativ kann auch das firmeneigene NAS, sofern vorhanden, diese Aufgabe übernehmen.
    Die meisten NAS-Geräte sind eher für kleine Firmen oder Privatkunden geeignet, aber für eine Zweigstelle oder Außenstelle könnte es die richtige Option sein. Übrigens sind auch NAS-Back-ups in der Cloud möglich. Viele Cloud-Dienstleister haben dafür zuverlässige Angebote. Für eine solche Lösung sprechen die einfache Handhabung und die geringen Einstiegskosten. Bei dieser „kleinen“ Lösung wären Ihre Daten auch gegen Diebstahl, Brand und ähnliche Verlustquellen geschützt.
    Unkenntlicher Computerhacker tippt auf einem Smartphone

    Lookout: Die Sicherheitslösung für mobile Endgeräte

    Schützen Sie Ihre gemeinschaftlich genutzten mobilen Endgeräte ganz einfach mit der Lookout-App vor Cyber-Angriffen.

    Installieren Sie einfach die Lookout-App auf allen mobilen Geräten Ihres Unternehmens. Oder integrierten Sie Lookout Advanced in Ihre bestehenden Unified Endpoint Management-Lösungen (UEM) und steuern somit den einfachen Roll-Out in Ihrer mobilen Flotte.

    Mehr zu Lookout

    Back-up erstellen: Das Wichtigste im Überblick

    • Back-ups sind Sicherheitskopien von Daten und Systemen und dienen dazu, diese im Fall eines Datenverlusts schnell wiederherzustellen.
    • Die Methode zum Erstellen der Datensicherung hängt unter anderem von der Datenmenge, den Speicherintervallen und den Arbeitsabläufen im Betrieb ab.
    • Im Unternehmen sind Back-ups unerlässlich, um Datenverluste zu vermeiden, Daten nach einem Systemausfall wiederherzustellen oder gegen Cyberkriminalität zu schützen.
    • Gängige Speichermethoden sind Back-ups auf physischen Datenträgern wie Festplatten, z. B. per NAS-Datensicherung, sowie die Online-Datensicherung in der Cloud.
    • Viele Expert:innen empfehlen als Back-up-Strategie eine hybride Lösung auf Basis der 3-2-1-Regel. Diese beinhaltet je drei Sicherheitskopien auf jeweils zwei verschiedenen Speichermedien, von denen sich eine außerhalb des Unternehmensstandortes befinden muss. Dies ist wichtig, um den Betrieb vor Datenverlust im Falle eines Brandes oder einer Naturkatastrophe zu schützen.
    • Back-ups sind ein wesentlicher Bestandteil der betrieblichen Sicherheit. Sie sollten Teil der regelmäßigen Routine sein. Als schnelle und sichere Lösung spielt die automatisierte Online-Datensicherung in der Cloud eine immer wichtigere Rolle in Unternehmen jeder Größe.
    Portrait von Freca DumreseFreca Dumrese
    09.10.2024
      # Tags:SicherheitTippsServiceCloud
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