Gmail: Aktuelle Tipps und Tricks für eine bessere Anwendung

Anwen­der des kosten­losen Dien­stes Gmail schätzen das Online-Post­fach mit sein­er reduzierten Optik, nutzen aber oft nicht all seine Möglichkeit­en. Mit unseren Tipps kannst Du noch mehr aus Gmail her­aus­holen und den Dienst nach Deinen Vor­lieben konfigurieren. 

Die nor­male Ansicht von Gmail wirkt aufgeräumt und ist frei von Wer­beein­blendun­gen, was die meis­ten User sehr angenehm find­en. Hin­ter der schlicht­en Fas­sade find­est Du aber jede Menge kom­fort­abler Ein­stellmöglichkeit­en, von denen wir einige zusam­mengestellt haben. Begin­nen wir mit dem Ende von „Uuups, zu schnell gek­lickt” – Gmail hat näm­lich eine Rückruf-Option.

Zu früh geklickt: E-Mails zurückrufen

Das ist wohl jedem schon mal passiert: Du hast bes­timmt auch schon mal zu schnell auf „Senden” gek­lickt und dabei erst noch einen Tippfehler ent­deckt, den falschen Empfänger bemerkt oder den Anhang vergessen. Das kann sehr ärg­er­lich sein, beson­ders, wenn es sich um wichtige Kor­re­spon­denz han­delt. In Gmail brauchst Du Dir kaum noch Sor­gen darum machen, denn hier kannst Du den Fehler kor­rigieren: Vor­eingestellt ist eine Rück­ruf­frist von 5 Sekun­den. Du kannst in den Ein­stel­lun­gen sog­ar bis zu 30 Sekun­den als Rück­ruf­frist auswählen. Dazu musst Du auf das Zah­n­rad-Sym­bol oben rechts klick­en > „Ein­stel­lun­gen” > Reit­er „All­ge­mein” > „E-Mail zurück­rufen”. Diese Ein­stel­lop­tion ist recht weit oben zu finden.

Versend­est Du dann eine neue E-Mail, wird am unteren linken Rand eine kleine Nachricht mit der Option „Rück­gängig machen” einge­blendet. Ein Klick darauf inner­halb der eingestell­ten Frist holt die versendete E-Mail zurück, sodass Du noch Änderun­gen vornehmen kannst.

Wünsch Dir was: Geplantes Senden zur Wunschzeit

Du möcht­est eine Bewer­bung am Mon­tag­mor­gen um 8:00 Uhr ver­schick­en, doch dann sitzt Du beim Zah­narzt? Oder eine Presse-Infor­ma­tion soll erst pünk­tlich zum Ablauf der Sper­rfrist ver­schickt wer­den? Gmail lässt zu, dass Du den Zeit­punkt für das Senden ein­er E-Mail wählst. Dazu schreib­st Du die Nachricht erst­mal kom­plett fer­tig, inklu­sive Betr­e­ff, Anhän­gen und Empfänger(n). Dann klickst Du neben dem „Senden”-Button auf den Pfeil nach unten, so dass Dir „Senden pla­nen” ange­boten wird. Im näch­sten Fen­ster kannst Du dann aus Vorschlä­gen wählen, oder über „Datum und Uhrzeit wählen” einen Zeit­punkt in der Zukun­ft frei einstellen.

Kurz und schnell: Shortcuts machen Gmail noch schneller

Damit dieser Tipp in Gmail funk­tion­iert, musst Du in den Ein­stel­lun­gen zunächst die Benutzung von Tas­tenkürzeln aktivieren. Dazu klickst Du wieder auf das Zah­n­rad oben rechts und fol­gst dem Pfad „All­ge­mein | Tas­tenkom­bi­na­tio­nen”. Die Option ist in der unteren Hälfte der Ein­stellmöglichkeit­en zu find­en. Sind die Tas­tenkürzel aktiviert, kannst Du ganz ein­fach und schnell einige der Grun­d­op­er­a­tio­nen ausführen:

• C: Begin­nt eine neue E-Mail.
• R: Antwort auf die geöffnete E-Mail.
• A: Antwort an alle.
• F: Leit­et die geöffnete E-Mail weiter.
• #: Löscht die geöffnete E-Mail.
• Z: Macht die let­zte Aktion rückgängig.
• Shift + 1: Markiert die geöffnete E-Mail als Spam.

Weit­ere Tas­tenkürzel kannst Du ver­wen­den und sog­ar indi­vidu­ell anpassen, wenn Du über die erweit­erten Ein­stel­lun­gen „Benutzerdefinierte Tas­tenkürzel” aktivierst. Dafür fol­gst Du dem Pfad „Ein­stel­lun­gen | Erweit­ert | Benutzerdefinierte Tas­tenkürzel”. Nach­dem Du die Aktivierung gespe­ichert hast, find­est Du unter „Ein­stel­lun­gen” ganz rechts den zusät­zlichen Reit­er „Tas­tenkürzel”. Hier kannst Du frei ein­stellen, mit welchen Short­cuts Du durch Gmail navigieren möchtest.

Ausloggen vergessen: So geht das Remote-Logout

Nutzt Du Dein Gmail-Kon­to gele­gentlich auf einem frem­den oder gar öffentlichen Rech­n­er? Dann ist es Dir vielle­icht schon mal passiert, dass Du näm­lich vergessen hast, Dich aus Deinem Kon­to abzumelden. Gmail bietet glück­licher­weise die Möglichkeit, sich mit einem Klick von allen offe­nen Sitzun­gen und von allen Geräten abzumelden. Diese Option ist allerd­ings nicht leicht zu find­en: Scrolle auf der Start­seite beziehungsweise dem Postein­gang ganz nach unten. Dort find­est Du eine Angabe wie „Let­zte Kon­toak­tiv­ität vor 21 Minuten”, darunter den Punkt „Details”. Klicke auf „Details”: Nun öffnet sich ein Pop­up-Fen­ster mit den let­zten Sitzun­gen. Mit einem Klick auf „Aus allen anderen Gmail-Web­sitzun­gen abmelden” kannst Du alle anderen offe­nen Sitzun­gen been­den und Dich auf allen anderen Geräten abmelden.

Pause machen: E-Mails zurückstellen

Der Postein­gang von Gmail erlaubt Dir, einge­gan­gene E-Mails für eine Weile zurück­zustellen. Wenn Du mit der Maus über eine solche Nachricht gehst, wird ganz rechts ein kleines Uhrsym­bol angezeigt. Klickst Du darauf, kannst Du Dich entwed­er für einen vorgeschla­ge­nen Zeit­punkt entschei­den, oder Du wählst mit „Datum und Uhrzeit” frei aus, wie lange die Nachricht pausiert wer­den soll. Sie wird dann in den Ord­ner „Zurück­gestellt” ver­schoben und wird nach Ablauf der eingestell­ten Frist wieder zurück in den Postein­gang ver­schoben. So kannst Du wichtige Dinge auch dig­i­tal mal „bei­seite leg­en”, ohne dass Du Gefahr läuf­st, sie zu vergessen.

Zusammenfassung unserer Tipps zur Gmail-Konfiguration

Selb­stver­ständlich hat Gmail noch viele weit­ere Fea­tures und Ein­stellmöglichkeit­en. In unseren Tipps haben wir uns auf diejeni­gen konzen­tri­ert, die wir beson­ders hil­fre­ich finden:

• Zurück­rufen von verse­hentlich gesende­ten Nachricht­en kann vor bösen Schnitzern bewahren.
• Das Senden zur Wun­schzeit ist in vie­len Sit­u­a­tio­nen praktisch.
• Short­cuts erle­ichtern das Arbeit­en mit Gmail.
• Das Remote-Logout schützt Deine Dat­en, wenn Du mal vergesslich bist.
• Mit der „Snooze”-Funktion kannst Du Deine Work-Live-Bal­ance managen.

Nutzt Du Gmail bere­its? Hast Du vielle­icht ganz eigene Tipps, die Du mit uns und anderen Nutzern teilen magst? Wir freuen uns auf Deinen Kommentar!