Google Drive: Mit diesen Tipps nutzt Du den Cloudspeicher optimal

Spätestens seit dem Beginn der Ära Home­of­fice ist die Ver­wen­dung von Cloud­spe­ich­ern essen­ziell wichtig gewor­den. Tipps für Google Dri­ve machen die Arbeit noch effek­tiv­er – beru­flich wie privat.

Google Drive organisieren: Speicher aufräumen und Ordner färben

Google Dri­ve hat eine Menge Funk­tio­nen, die Dir helfen, Deine Dat­en zu organ­isieren und den Überblick zu behal­ten. Wichtig ist dabei, dass Du die max­i­male Spe­icherka­paz­ität nicht über­schre­itest. Aber manch­mal ist es schw­er, die Übeltäter zu find­en, wenn der Platz auf Google Dri­ve knapp wird.

Ein ein­fach­er Tipp kann Abhil­fe schaf­fen: In der Seit­en­leiste find­est Du unter „Spe­icher­platz“ eine Angabe, wie viel Giga­byte (GB) Du derzeit nutzt. Klickst Du darauf, öffnet sich eine Über­sicht mit Deinen Dateien – und zwar nach Größe sortiert. So find­est Du schnell alte Pro­jek­te oder große Video­dateien, die Du nicht mehr benötigst, die aber jede Menge Platz fressen. Du musst Dich nicht durch die Unterord­ner wühlen, um diese Dateien zu finden.

Die Spe­icherangabe in Google Dri­ve lässt sich anklick­en und zeigt anschließend die größten Spe­icher­fress­er. — Bild: drive.google.com / Screen­shot: Featured

Bei den Unterord­nern kannst Du für mehr Über­sicht sor­gen, indem Du ihnen unter­schiedliche Far­ben zuweist. So siehst Du auf einen Blick, welchen Ord­ner Du wofür ver­wen­d­est – oder Du kannst Pri­or­itäten mit ver­schiede­nen Far­ben darstellen.

Ver­schiedene Far­ben sor­gen für mehr Über­sichtlichkeit bei den Ord­nern von Google Dri­ve. — Bild: drive.google.com / Screen­shot: Featured

Sicherheit: Dateien verschlüsseln und Freigaben zeitlich begrenzen

Wenn Du mit sen­si­blen Dat­en arbeitest und sie mit anderen teilst, kannst Du in Google Dri­ve Dateien ver­schlüs­seln. Dazu benötigst Du das Add-on „Secure File Encryp­tion”. Damit kannst Du Dateien ver­schlüs­seln, bevor Du sie hochlädst. Nur mit dem von Dir beim Upload fest­gelegten Pass­wort lassen sich diese Dateien herunterladen.

Geteilte Ord­ner und Dateien für gemein­sames Arbeit­en mit anderen kannst Du zudem mit ein­er Art Ablauf­da­tum verse­hen. Das gilt allerd­ings nur für die Unternehmensver­sion von Google Dri­ve – Pri­vatan­wen­dern ste­ht diese Option nicht zur Verfügung.

Eine Freiga­be zeitlich begrenzen:

1. Öffne die gewün­schte Datei.
2. Klicke oben rechts auf den Menüpunkt „Freigeben“.
3. Gib die Datei für alle notwendi­gen Mit­bear­beit­er frei und klicke abschließend auf „Senden”.
4. Gehe erneut auf „Freigeben”.
5. Klicke rechts neben dem gewün­scht­en Kon­takt auf dessen Rolle (Mit­bear­beit­er, Kom­men­ta­tor oder Betrachter).
6. Wäh­le im Kon­textmenü „Vorüberge­hen­den Zugriff verwalten”.
7. Daraufhin erscheinen unter dem aus­gewählten Kon­takt zwei Eingabefelder für Datum und Uhrzeit. Hier kannst Du ein­stellen, bis wann der- oder diejenige auf das Doku­ment zugreifen darf.
8. Klicke auf „Spe­ich­ern”, um den Vor­gang abzuschließen.

So kannst Du von Anfang an sicherge­hen, dass später nie­mand, der gar nicht mehr beim Pro­jekt ist, an sen­si­ble Dat­en gelangt.

Eine zeitlich begren­zte Freiga­be sorgt für mehr Sicher­heit in Google Dri­ve. — Bild: drive.google.com / Screen­shot: Featured

Retten: Offline-Arbeit und Versionshistorie

Du kannst auch offline an Doku­menten in Google Dri­ve arbeit­en. Das ist sehr hil­fre­ich, wenn das Inter­net ein­mal aus­fall­en sollte – oder wenn Du unter­wegs bist. Voraus­set­zung: Du nutzt den Chrome-Brows­er und instal­lierst die Chrome-Erweiterung „Google Docs Offline”. Hast Du die Doku­mente vor der Offline-Arbeit syn­chro­nisiert, kannst Du prob­lem­los auch ohne Inter­net damit arbeit­en. Bist Du wieder am Netz, syn­chro­nisierst Du erneut, damit auch in der Cloud alles auf dem neuesten Stand ist.

Ist ein­mal etwas schiefge­gan­gen und Du musst alte Ver­sio­nen ein­er Datei wieder­her­stellen, hil­ft die Ver­sion­shis­to­rie – ein­er der wichtig­sten Tipps für das Arbeit­en mit Google Dri­ve. Öffne die gewün­schte Datei und gehe zu „Datei | Ver­sio­nen ver­wal­ten”. Hier lassen sich alte Dateiver­sio­nen wieder­her­stellen. In Google-Tabellen gibt es sog­ar eine Ver­sion­shis­to­rie für jede einzelne Zelle: Klicke mit der recht­en Maus­taste auf die gewün­schte Zelle und wäh­le dann „Änderungsver­lauf anzeigen“. In Google Docs funk­tion­iert es ähn­lich, wen­ngle­ich nicht ganz so kleinteilig.

Ist in Google Dri­ve etwas schiefge­gan­gen, ist der Ver­sionsver­lauf Dein bester Fre­und. — Bild: drive.google.com / Screen­shot: Featured

Mit Google Drive Dokumente scannen und Grafiken direkt hochladen

Ein sehr nüt­zlich­es Tool ist der Google-Dri­ve-Doku­menten­scan­ner. Diese Funk­tion der Android-App von Dri­ve dig­i­tal­isiert Deine Doku­mente. Ob Kassen­bon, wichtiges Behör­den­schreiben oder Notizzettel: Drücke lange auf das Icon der App und wählen dann aus dem Kon­textmenü „Scan­nen“. Jet­zt kannst Du die Doku­mente mit der Kam­era ein­scan­nen. Sie wer­den automa­tisch im PDF-For­mat in Dri­ve gespe­ichert – und sind sog­ar durchsuchbar.

Auch im Brows­er auf dem Desk­top-Rech­n­er kannst Du Grafiken und mehr ohne Umwege in Dri­ve spe­ich­ern: Lade Dir die Chrome-Erweiterung „In Google Dri­ve spe­ich­ern” herunter. Alles, was Du an Bildern, Dateien, Linkzie­len etc. im Netz find­est, lässt sich dann direkt auf Dri­ve spe­ich­ern. Klicke ein­fach mit der recht­en Maus­taste auf das gewün­schte Item und wäh­le im Kon­textmenü „In Google Dri­ve speichern”.

Kompatibilität: Office-Dokumente und PDFs bearbeiten und erstellen

Als Nutzer von Google Dri­ve weißt Du bere­its, dass die Soft­ware mit vie­len Dateifor­mat­en klarkommt. Selb­st PDFs kannst Du direkt bear­beit­en, wenn Du sie mit Google Docs öffnest. Bei ein­fachen Doku­menten mit Text funk­tion­iert das pri­ma. Doch enthal­ten die Dateien Bilder und Tabellen, gerät die Tech­nik oft an ihre Gren­zen: Hier ist Vor­sicht geboten, damit die For­matierung nicht zer­schossen wird.

Du kannst Google-Dri­ve-Dateien wie Tabellen, Doku­mente und Präsen­ta­tio­nen aber auch in ver­schiede­nen For­mat­en exportieren und herun­ter­laden. Öffne die gewün­schte Datei und gehe zu „Datei | Herun­ter­laden”. Je nach Art des Doku­ments hast Du hier ver­schiedene Optio­nen. Eine Google-Tabelle kannst Du beispiel­sweise als Excel-Datei, im Open­Doc­u­ment-For­mat, als PDF oder HTML spe­ich­ern. Über­prüfe im Anschluss die Darstel­lung im herun­terge­lade­nen Doku­ment – teil­weise ist sie nicht kom­plett iden­tisch mit der Darstel­lung des Google-Doku­ments im Browser.

Google Dri­ve lässt Dich Dateien in vie­len ver­schiede­nen For­mat­en spe­ich­ern. — Bild: drive.google.com / Screen­shot: Featured

Zusam­men­fas­sung unser­er Google-Drive-Tipps:

• Ein Klick auf die Anzeige des belegten Spe­icher­platzes offen­bart die größten Dateien und damit die Platzfresser.
• Färbe Ord­ner ein, um schneller den zu find­en, den Du suchst.
• Mit einem zusät­zlichen Plug-in kannst Du wichtige Dateien verschlüsseln.
• Mit einem Unternehmen­skon­to bei Google Dri­ve kannst Du Dateifreiga­ben zeitlich begrenzen.
• Im Chrome-Brows­er kannst Du mit der passenden Erweiterung auch offline an Deinen Google-Doku­menten arbeiten.
• Die Ver­sion­shis­to­rie hil­ft beim Wieder­her­stellen alter Ver­sio­nen von Google-Drive-Dateien.
• Mit der Smart­phone-App von Google Dri­ve kannst Du Doku­mente einscannen.
• Die Brows­er-Erweiterung „In Google Dri­ve spe­ich­ern” erle­ichtert das direk­te Able­gen von Dateien, Screen­shots und Co. in dem Cloudspeicher.
• Über „Datei | Herun­ter­laden” kannst Du Google-Dri­ve-Doku­mente in ver­schiede­nen gängi­gen Office-For­mat­en speichern.

Hast Du noch mehr Tipps für Google Dri­ve? Sag sie uns in den Kommentaren!