Google Kalender: 7 Funktionen und Tipps für mehr Produktivität

Der Google-Kalen­der ist für viele Men­schen ein wertvolles Tool, um den All­t­ag zu organ­isieren. Aus­führliche Infor­ma­tio­nen zu seinen Funk­tio­nen und prak­tis­che Tipps find­est Du hier.

Ob Anfänger oder Pow­er-User – wenn Du ein Kon­to bei Google hast, ver­wen­d­est Du mit Sicher­heit den prak­tis­chen Google-Kalen­der. Mit sein­er Hil­fe kannst Du Deine Ter­mine organ­isieren und ersche­inst zu jed­er Verabre­dung und jedem Meet­ing pünktlich.

Einen einzigen Kalender führen

Viele Anwen­der machen den Fehler, mehrere Kalen­der für unter­schiedliche Zwecke zu ver­wen­den – das führt aber meis­tens zu Verse­hen und ver­passten Ter­mi­nen. Nutze daher nach Möglichkeit lediglich einen Google-Kalen­der für Deinen beru­flichen und pri­vat­en All­t­ag. Der Grund: Da es sich um einen Online-Kalen­der han­delt, lässt er sich mit allen Geräten syn­chro­nisieren. Außer­dem sind alle Angaben in der Cloud gesichert und kön­nen jed­erzeit abgerufen wer­den, selb­st wenn ein Gerät ver­loren geht. Und wenn Du (beispiel­sweise aus beru­flichen Grün­den) doch mehrere Kalen­der ver­wen­den musst, kannst Du den jew­eils anderen Kalen­der ganz leicht einblenden.

Video: YouTube / Simon

So arbeitest Du mit mehreren Kalendern

Ist dein Tag mit zahlre­ichen Auf­gaben gefüllt? Dann kannst Du diese auf mehrere sep­a­rate Kalen­der aufteilen, zum Beispiel für pri­vate Ter­mine, Beruf, Vere­in­sak­tiv­itäten etc. Logge Dich ein­fach in Dein Kon­to ein und rufe den Ter­min­plan­er von Google auf. Auf der linken Seite find­est Du den But­ton „Weit­ere Kalen­der hinzufü­gen“. Klicke auf das Plus-Sym­bol daneben und wäh­le die erste Option „Neuer Kalen­der“. Trage anschließend einen Namen sowie eine Beschrei­bung ein und wäh­le die Zeitzone.

Mit einem abschließen­den Klick auf „Kalen­der erstellen“ wird der neue Ter­min­plan­er ein­gerichtet. Du find­est ihn ab sofort in der linken Spalte Deines Ter­min­plan­ers unter dem Punkt „Meine Kalen­der“. Willst du alle deine Ter­mine auf einen Blick in ein­er Ansicht sehen, kannst du auch alle Kalen­der gle­ichzeit­ig in deine Ansicht ein­blenden lassen: Dazu hakst du links unter „Meine Kalen­der“ ein­fach alle gewün­scht­en Plan­er an.

Verwende Tastenkombinationen

Eine der prak­tis­chsten Google-Kalen­der-Funk­tio­nen sind die vor­pro­gram­mierten Tas­tenkom­bi­na­tio­nen, die Du ver­wen­den kannst. Lerne sie auswendig, um den Google-Kalen­der schneller nutzen zu können:

• Mit der Taste „T“ ruf­st Du den heuti­gen Tag auf.
• Drücke die Taste „C“, um ein neues Ereig­nis zu erstellen.
• Wech­se­le mit der Taste „3“ oder „M“ zur Monatsansicht.

Eine Liste mit allen Short­cuts find­est Du hier.

Ändere die Kalenderansicht

Vier Tage, eine Woche oder gle­ich ein Jahr – Deine kom­menden Ter­mine kannst Du Dir von Google in ver­schiede­nen Ansicht­en anzeigen lassen. Öffne den Google-Kalen­der in Deinem Web­brows­er und ändere die Ansicht mit einem Klick auf das Drop-Down-Menü rechts oben neben dem „Einstellungen“-Zahnrad. Fol­gende Ansicht­en ste­hen zur Wahl:

• Tage­san­sicht
• 4-Tage­san­sicht
• Wochenan­sicht
• Monat­san­sicht
• Jahre­san­sicht
• Ter­minüber­sicht

Dateianhänge hinzufügen

Egal ob Du an ein­er Online-Kon­ferenz teil­nimmst oder ein bes­timmtes Spread­sheet zu einem späteren Zeit­punkt benötigst – Doku­mente und andere Dateien kannst Du prak­tis­cher­weise im Ter­min­plan­er von Google hochladen. Erstelle ein­fach einen neuen Ter­min oder bear­beite einen vorhan­de­nen Ein­trag. Klicke auf „Anhang hinzufü­gen | Hochladen“. Falls Du Google Dri­ve ver­wen­d­est, kannst Du Dateien direkt aus dem Cloud-Spe­ich­er auswählen.

Attach files to your events so your guests are ful­ly pre­pared with the infor­ma­tion they need → https://t.co/MZhTCK4y8T pic.twitter.com/MtWgd2yiHa

— Google Cal­en­dar (@googlecalendar) 30. August 2017

Geburtstage im Kalender anzeigen lassen

Wenn Du Dich nur mit großen Anstren­gun­gen an die Geburt­stage Dein­er Lieb­sten erin­nern kannst, hil­ft Dir der Google-Kalen­der weit­er. Geburt­stage wer­den automa­tisch Deinem Kalen­der hinzuge­fügt, wenn sich die notwendi­gen Dat­en in Google-Kon­tak­te befind­en oder Du die Per­so­n­en bei Google+ als Verbindung hinzufügst.

Finde einen geeigneten Zeitpunkt für Meetings

Heutzu­tage ist es nicht immer ein­fach, Zeit für Meet­ings und andere Events zu find­en. Glück­licher­weise besitzt der Google-Kalen­der eine prak­tis­che Funk­tion, die Dir diese Auf­gabe erle­ichtert. Füge einem Ereig­nis ein­fach Teil­nehmer hinzu, indem Du den Ter­min bear­beitest und im recht­en Bere­ich in das Feld „Gäste hinzufü­gen“ den Namen beziehungsweise die E-Mail-Adresse ein­trägst. Klicke anschließend auf die Reit­erkarte „Zeit­punkt find­en“. Wenn Deine Gäste Ihren Kalen­der für Dich freigegeben haben, kannst Du an dieser Stelle ihre Ter­mine sehen. Klicke im Kalen­der­raster auf einen gewün­scht­en Zeit­punkt und bestätige die Angabe mit einem Klick auf „Spe­ich­ern“.

Event-Einladung per E-Mail versenden

Früher war es ziem­lich umständlich, jed­er Per­son eine Ein­ladung zu einem Event per E-Mail zu senden. Wenn Du ein Ereig­nis mit dem Google-Kalen­der planst, übern­immt das Online-Tool diese Auf­gabe für Dich. Öffne einen Ter­min zur Bear­beitung und klicke auf der recht­en Seite auf „Gäste“. Gib dort die E-Mail-Adressen aller Teil­nehmer ein. Gäste, die den Google-Kalen­der nicht nutzen, wer­den per E-Mail benachrichtigt.

Video: YouTube / Tech Impact

Zusammenfassung

Mit unseren prak­tis­chen Tipps wirst Du den Google-Kalen­der in vollem Umfang nutzen und Deine Pro­duk­tiv­ität steigern kön­nen. Ver­giss nicht, den Google-Kalen­der auf Dein Smart­phone oder Tablet zu instal­lieren, damit Du auch unter­wegs einen Überblick über Deine Ter­mine hast.

Möcht­est Du unsere Google-Kalen­der-Tipps ergänzen? Dann schreibe Deine Vorschläge gern in die Kommentare.