Rechnung

Die XRechnung ist eine elektronische Original-Rechnung gemäß §14 UStG. Sie ist ein neuer elektronischer Standard für öffentliche Auftraggeber in Deutschland gemäß EU-Verordnung 2014/55/EU vom 16. April 2014 und wird in Deutschland mit der E-Rechnungsverordnung umgesetzt.

Die XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei gemäß EN 16931 (CEN-konform). Als Format können Sie im Standard das Format UBL oder CII beauftragen. Auf https://www.xoev.de/xrechnung-16828 finden Sie weitere Infos zum Thema XRechnung. 

Die Verpflichtung zur XRechnung ist in den Verordnungen des Bundes und der einzelnen Bundesländer festgelegt. Für öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung verpflichtend. Der Geltungsbereich ist in der jeweiligen Rechtsverordnung des Bundes und der einzelnen Bundesländer festgelegt.

Sie finden die erforderlichen Daten als Pflichtfelder in den Auftragsformularen.

Sie bekommen die steuerrechtlich relevante Rechnung ohne rechnungsbegleitende Dokumente. Sie können auf Wunsch auch in die XML-Datei eingebettete Einzelverbindungsdaten im csv-Format bekommen – nur über den Versandweg PEPPOL, aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht per E-Mail. Die rechnungsbegleitenden Dokumente können Sie weiter im Firmenkundenportal herunterladen – falls Sie das beauftragt haben.

Per E-Mail oder PEPPOL. Die Verschlüsselung hängt vom jeweiligen E-Mail Server des Empfängers ab. Die E-Mails werden per TLS-Verschlüsselung versandt, wenn der E-Mal Server des Empfängers das unterstützt. Sonst werden die E-Mails unverschlüsselt versandt.

Sie können die Auftragsformulare zur Einrichtung der XRechnung hier herunterladen: zu den Formularen. Sobald wir alles eingerichtet haben, bekommen Sie Ihre Vodafone-Rechnungen im Format XRechnung. Ihre Papier-Rechnungen entfallen automatisch. Sie müssen nichts dafür tun.  

Einzelne geheimhaltungsbedürftige Daten, z.B. Kundennummern, können von der Pflicht zur Nutzung der XRechnung ausgenommen sein. Das ist gesetzlich so geregelt. Wir müssen also sicherstellen, dass wir nur die Kundennummern einrichten, die für die Übertragung relevant sind. Dafür brauchen wir die Angabe von Ihnen.

Dafür gibt es 2 Gründe: 1. Wir müssen sicherstellen, dass der Auftraggeber ein öffentlicher Auftraggeber ist. Denn nur öffentliche Auftraggeber sind berechtigt, die XRechnung zu nutzen, uns also einen rechtskräftigen Auftrag zu erteilen. Mit den Angaben aus dem Auftragsformular können wir nicht verpflichtete Auftraggeber ausschließen, also die Privatwirtschaft. 2. Um die XRechnung einzurichten, brauchen wir bestimmte Informationen, z.B. den Versandweg, das Datenformat und die Angabe, ob Einzelverbindungsnachweise gebraucht werden oder nicht. 

Sobald wir Ihren vollständigen Auftrag haben, brauchen wir ca. 4 Wochen, um Ihre XRechnung einzurichten.

Mit Ihrem Auftrag stellen wir alle von Ihnen beauftragten Kundennummern auf XRechnung um. Die erste XRechnung bekommen Sie für den nächsten Abrechnungszeitraum nach der Einrichtung.